白星

摘要：檔案管理信息化是未來發(fā)展的必然趨勢之一。基于信息化背景，結(jié)合各類信息知識及技術(shù)開展檔案管理優(yōu)化操作具有關(guān)鍵意義和價(jià)值。本文先針對信息化背景下檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行了分析，隨后提出了一些相關(guān)的優(yōu)化策略，以期為提升當(dāng)代檔案管理整體水平做貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：信息化背景;檔案管理;優(yōu)化策略;管理水平

引言：信息時(shí)代的來臨，為檔案管理帶來機(jī)遇的同時(shí)，也帶來了諸多挑戰(zhàn)，信息化背景下的檔案管理工作難度及復(fù)雜性均大幅提升，針對此類現(xiàn)狀，有必要通過積極優(yōu)化和創(chuàng)新檔案管理工作模式，促使檔案管理更好的滿足現(xiàn)代化、信息化發(fā)展需求，進(jìn)而達(dá)到提升檔案管理整體水平的目的。

一、信息化背景下檔案管理特點(diǎn)

第一，信息化背景下，紙質(zhì)檔案數(shù)量不斷減少，數(shù)字載體檔案增加，檔案管理呈現(xiàn)出對象數(shù)字化的特點(diǎn);第二，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，人員工作量及壓力大，信息化背景下，檔案管理注重強(qiáng)調(diào)存儲(chǔ)及管理，管理對象數(shù)字化發(fā)展，數(shù)字檔案的數(shù)量也日益增加，針對檔案管理人員來講，開展高質(zhì)量的信息化檔案利用操作越來越重要[1]。

二、信息化背景下檔案管理的優(yōu)化策略

（一）推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)

實(shí)際開展各環(huán)節(jié)檔案管理操作的過程中，原始檔案資料的數(shù)量較多，如果單純利用人力進(jìn)行管理，由于失誤及各種原因?qū)е洛e(cuò)誤問題出現(xiàn)的可能性高，也會(huì)使許多對檔案安全造成不良影響的因素出現(xiàn)?；诖?，信息化背景下，優(yōu)化檔案管理的過程中，應(yīng)重視創(chuàng)建完善的信息化管理系統(tǒng)，積極采取和創(chuàng)新多種有效手段，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，對優(yōu)化檔案管理質(zhì)量、提升各環(huán)節(jié)工作綜合效率存在積極影響。

在建設(shè)信息化系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，若不能在各環(huán)節(jié)檔案管理開展中對其加以科學(xué)應(yīng)用，將無法達(dá)到預(yù)期效果。所以，對檔案管理進(jìn)行相關(guān)研究及推廣操作中，應(yīng)重視結(jié)合檔案管理實(shí)際情況及現(xiàn)實(shí)需求，有針對性的擇選和應(yīng)用各類信息管理技術(shù)。同時(shí)，參考出現(xiàn)可能性較大的各類問題及相關(guān)影響因素，合理改良及更新各類技術(shù)，促使其滿足現(xiàn)代信息化檔案管理實(shí)際要求。

（二）強(qiáng)化重視，加大投資

現(xiàn)階段，我國多數(shù)單位在開展檔案管理工作的過程中，由于所開展各種經(jīng)營活動(dòng)開展的目標(biāo)依舊為盈利，投入到檔案管理中的資金在短時(shí)間內(nèi)又無明顯收益，導(dǎo)致其多會(huì)將資金投入到市場、銷售等經(jīng)濟(jì)效益較為明顯的部門中，對檔案管理重要性缺乏了解，不愿投入過多資金，缺少長遠(yuǎn)眼光。檔案管理作為確保單位規(guī)范發(fā)展、正常運(yùn)營的關(guān)鍵因素，發(fā)揮的作用至關(guān)重要[2]。

通過對員工資料開展的縱向及橫向比較，便能夠了解到單位各部門及相關(guān)人員的實(shí)際工作及發(fā)展?fàn)顩r，以便發(fā)現(xiàn)、提前預(yù)測可能出現(xiàn)的各種問題。根據(jù)單位月度、季度、年度銷售業(yè)績，便能夠了解到相應(yīng)產(chǎn)品在市場中的實(shí)際發(fā)展情況，有助于精準(zhǔn)、全面的把握市場動(dòng)態(tài)，了解市場行情，提高產(chǎn)品優(yōu)化針對性。

基于此，各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員有必要基于思想層面上優(yōu)化自身理念，對推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的重要性進(jìn)行正確、全面的了解，并將各環(huán)節(jié)建設(shè)工作納入至日常建設(shè)內(nèi)容中，加大資金投入力度。同時(shí)，建設(shè)過程中也需要確保規(guī)劃科學(xué)性，應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況及現(xiàn)代化檔案管理實(shí)際需求，提前開展職責(zé)規(guī)劃，優(yōu)化和完善相關(guān)制度規(guī)章，針對項(xiàng)目相關(guān)人員應(yīng)確保責(zé)任的細(xì)化落實(shí)，對部門間的溝通、部門任務(wù)、投入資金及建設(shè)目標(biāo)等開展統(tǒng)籌規(guī)劃操作。

（三）強(qiáng)化電子檔案歸檔管理

1.確保電子公文歸檔質(zhì)量

根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及要求，開展電子公文轉(zhuǎn)換操作，并確保各歸檔接口及模塊提供操作的質(zhì)量，在進(jìn)行各類數(shù)據(jù)信息采集操作的過程中，也需要保證各類公文檔案歸檔內(nèi)容的準(zhǔn)確性、有效性。

2.優(yōu)化多媒體檔案歸檔管理實(shí)效性

多媒體檔案的類型較為豐富，歸納難度及復(fù)雜性均較高，因此需要嚴(yán)格按照類別開展各環(huán)節(jié)歸檔操作，合理設(shè)置相關(guān)的規(guī)章制度及要求等，對音頻、照片、視頻類的資料開展準(zhǔn)確的分類歸檔處理操作。

3.提高檔案管理水平

基于信息化背景下，應(yīng)用數(shù)字檔案是檔案管理的必然發(fā)展趨勢。因此，進(jìn)行各環(huán)節(jié)檔案管理操作中，有必要重視對檔案的收集和歸檔管理開展合理優(yōu)化，相關(guān)工作人員在開展檔案信息收集操作的同時(shí)，應(yīng)盡可能的以各相關(guān)部門為對象開展電子檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)及方式的宣傳操作，有助于優(yōu)化檔案歸檔管理整體水平。

（四）優(yōu)化檔案管理人員綜合素質(zhì)

1.合理優(yōu)化人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)

信息化背景下，檔案管理人員在有效了解和學(xué)習(xí)各類檔案管理知識及技術(shù)的同時(shí)，也應(yīng)重視優(yōu)化自身計(jì)算機(jī)操作能力，兩者的有效結(jié)合，協(xié)同作用，能夠創(chuàng)設(shè)出更為優(yōu)良、和諧的信息化檔案管理發(fā)展環(huán)境，基于高綜合素養(yǎng)，促進(jìn)檔案管理整體水平提升[3]。

基于此，需要積極開展檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)操作，利用信息化技術(shù)及手段，提高各環(huán)節(jié)建設(shè)操作實(shí)效性;制定高效的人才引進(jìn)制度，開展嚴(yán)格、全方位的人員審查操作;促進(jìn)各管理人員的溝通和交流，推動(dòng)高質(zhì)量、現(xiàn)代化、高效率管理手段及模式的共享進(jìn)程?；诂F(xiàn)代化管理制度的推動(dòng)下，優(yōu)化信息化檔案管理人員隊(duì)伍高質(zhì)量建設(shè)操作，確保檔案管理信息化的規(guī)范、高效發(fā)展。

2.積極開展信息化培訓(xùn)

檔案管理工作的內(nèi)容并非只為單純的檔案資料記錄及整理，存在較為顯著的系統(tǒng)性特點(diǎn)。因此，實(shí)際開展檔案系統(tǒng)性管理優(yōu)化操作的過程中，確保各環(huán)節(jié)管理工作實(shí)效性十分重要，有助于促進(jìn)管理整體效率的提高。具體而言，應(yīng)積極探尋和應(yīng)用多種有效手段，針對各檔案管理人員開展科學(xué)培訓(xùn)，引導(dǎo)其正確、全面的了解檔案管理的重要性，掌握相關(guān)的知識及技術(shù)等。

結(jié)論：當(dāng)今時(shí)代背景下，信息技術(shù)的影響日益擴(kuò)大化，并逐漸滲透至各領(lǐng)域中，各行業(yè)智能化發(fā)展腳步不斷加快?；跈n案事業(yè)角度，其開展的各環(huán)節(jié)發(fā)展操作和信息技術(shù)具有密不可分的聯(lián)系，檔案管理人員需要正確把握信息技術(shù)重要性及其對檔案管理的影響，充分發(fā)揮信息技術(shù)實(shí)效性，針對檔案管理開展有效優(yōu)化，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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