劉厚麗 章茜

【摘要】電力運行檢修檔案管理是電網(wǎng)運行管理中的重要一環(huán)，具有重要的歷史憑證價值和信息利用參考價值，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的有效抓手，促進了企業(yè)精細(xì)化管理，提高核心競爭力。而積極推進信息化建設(shè)，將先進的信息化手段與檔案管理相融合，能夠極大釋放檔案信息價值，提高檔案管理水平，更好地為電網(wǎng)運行服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】電力運行檢修;信息化;檔案;管理

電力作為清潔能源，在國民經(jīng)濟生產(chǎn)中起著舉足輕重和中流砥柱的作用，隨著我國超特高壓電網(wǎng)工程建設(shè)的日漸成熟完善，電網(wǎng)規(guī)模呈幾何級數(shù)增長，電網(wǎng)運行壓力也與日俱增，電網(wǎng)的運行安全面臨著前所未有的壓力。電力設(shè)備運行運維也逐步向著規(guī)?；?、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的方向發(fā)展，而檢修檔案管理在檢修管理中起著重要的作用，從側(cè)面體現(xiàn)出檢修管理水平的縮影。電力檢修檔案是由設(shè)備的檢修、調(diào)試、試運行等各個階段的文字、圖表、聲像等科技文件組成，這些檔案資料是檢修企業(yè)的寶貴財產(chǎn)，它記載著檢修人員的智慧，是歷史的真實見證。對這些檔案資料科學(xué)管理，供以后查閱、參考、學(xué)習(xí)，能發(fā)揮巨大的作用。

一、信息化檔案的重要價值和意義

運維檢修項目檔案是一個有機結(jié)合體，具有三個顯著特征：1.專業(yè)性。在電網(wǎng)檢修工程研究、立項、設(shè)計、施工、投運過程中形成的專業(yè)技術(shù)文件資料，是對工程的集中記錄，是專業(yè)技術(shù)活動的痕跡和產(chǎn)物，具有鮮明的專業(yè)技術(shù)特征。2.完整性。檢修工程檔案記載著運維活動的全生命周期、保存著全套項目材料，并且在不斷填充完善，具有成套、完整的特征。3.現(xiàn)實使用性。檢修檔案作為科技檔案的一部分，它同樣具有很強的現(xiàn)實利用、查考價值，使用頻率較高，是檢修項目施工質(zhì)量、竣工驗收的基礎(chǔ)依據(jù)，是后期現(xiàn)場使用維護和技術(shù)改造不可缺少的現(xiàn)實性依據(jù)，是項目審計和事故責(zé)任追究的歷史憑證。有效開展線路、設(shè)備運維檢修，離不開眾多設(shè)備資料、試驗報告、技術(shù)圖紙等各類檔案信息，檢修檔案是對檢修工程的全程記錄，形成具有參考、指導(dǎo)、借鑒、追溯的文案材料。對這一文案進行科學(xué)管理，提高公司檔案工作法治化、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化和信息化水平，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的有效抓手，促進企業(yè)精細(xì)化管理、提高核心競爭力。因此，運行檢修工程檔案管理水平的提高十分重要，充分發(fā)揮檔案價值對保障電網(wǎng)安全穩(wěn)定運行具有極為重要而深遠的意義。

二、運行檢修檔案的數(shù)字化管理

（一）運行檢修檔案的管理。運行檢修檔案本著客觀真實記錄工程活動的原則，記錄了項目實施過程的每一個環(huán)節(jié)，而這些寶貴的資料對以后的運行維護有著十分重要的價值。為做好運行檢修工程項目檔案管理，充分認(rèn)識運行檢修項目檔案的重要性，更好地為管理者服務(wù)，采取了以下方式：一是檔案專責(zé)領(lǐng)導(dǎo)組織，現(xiàn)場工作人員或兼職檔案員配合收集工程立項研究、往來文件、施工過程、設(shè)計圖紙、竣工驗收、設(shè)備等資料。二是建立檔案工作人員責(zé)任體系，明確崗位職責(zé)。三是掌握運行檢修工程項目檔案收集的方法。檢修施工中要明確規(guī)定檢修工程檔案應(yīng)具備的質(zhì)量和數(shù)量要求、時間等，對一些重要的聲像材料、質(zhì)量驗收資料、竣工圖紙資料等難點工作加以重視，從細(xì)微處著手，來保證資料的齊全完整。運行檢修資料由公司辦公室負(fù)責(zé)集中收集、接收、登記工作。并按照檔案管理規(guī)定進行分類整編、元數(shù)據(jù)著錄、OCR識別，進行數(shù)據(jù)的掛接、儲存等步驟后，紙質(zhì)檔案移交檔案室上架保管。

（二）運行檢修檔案的數(shù)字化利用。經(jīng)過對檔案原文數(shù)據(jù)采集、元數(shù)據(jù)錄入后，供檔案工作者通過檔案利用工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求，擺脫了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的束縛，也使得檔案信息資源潛在的利用價值得以實現(xiàn)信息智能共享。1.元數(shù)據(jù)捕獲查詢。采用元數(shù)據(jù)描述每份的內(nèi)容，準(zhǔn)確記錄數(shù)字化檔案內(nèi)容，作為檔案系統(tǒng)檢索利用的關(guān)鍵詞，為數(shù)字檔案的管理、檢索和傳遞提供準(zhǔn)確信息。采用主題詞標(biāo)引準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項目正確齊全、統(tǒng)一規(guī)范，加強檔案價值利用。2.全文數(shù)據(jù)檢索。即以全部文件信息作為檢索對象的一種信息檢索技術(shù)。用戶可以使用原文中的任何一個有實際意義的字、詞作為檢索入口，得到原文件。對于公開的檔案文件，提供全文檢索可以方便用戶的獲取和使用，并且由于檢索點可以出現(xiàn)在文檔中的任一位置，而不只局限于標(biāo)題或摘要，這就使用戶可以獲得同一主題的更多相關(guān)信息，提高檢全率。

三、借助信息化技術(shù)提升檔案管理水平

創(chuàng)新管理模式，大力推進檔案信息化建設(shè)，推動基于二維碼、大數(shù)據(jù)、對象關(guān)系映射等新興技術(shù)的檔案信息化研究應(yīng)用來彌補傳統(tǒng)檔案管理模式效率低下的短板。在確保信息安全前提下，通過設(shè)備管理系統(tǒng)平臺與檔案系統(tǒng)的互通互聯(lián)，為做好檔案的檢修服務(wù)工作，充分發(fā)揮工程檔案在電網(wǎng)運檢、應(yīng)急搶修中的作用，運行維護及應(yīng)急搶修時，提供及時而完備的信息支撐。

（一）強化檔案信息化建設(shè)。建立以檔案部門為主導(dǎo)、各部門特別是生產(chǎn)管理部門密切配合的集中統(tǒng)一管理的檔案資源管理架構(gòu)。公司積極開展設(shè)備檢修管理系統(tǒng)平臺和檔案工作系統(tǒng)融合管理的實踐工作，創(chuàng)新設(shè)備檔案的管理方式，運用先進科技技術(shù)對超特高壓電網(wǎng)的重要設(shè)備檔案進行全過程管控，設(shè)備檢修管理人員負(fù)責(zé)現(xiàn)場收集更新的設(shè)備檢修記錄、圖紙、設(shè)備出廠資料、檢測試驗報告、技術(shù)臺賬、巡視報告、隱患和缺陷等設(shè)備信息，確保設(shè)備資料齊全完整。公司檔案管理人員對設(shè)備檢修檔案進行數(shù)據(jù)采集、元數(shù)據(jù)錄入及儲存。借助先進的科技手段，實現(xiàn)設(shè)備檢修檔案的分類儲存、快速檢索和調(diào)取。實現(xiàn)設(shè)備檢修檔案從基建到運維檢修全過程管理的要求。

（二）設(shè)備檢修檔案的信息挖掘與增值。充分利用大數(shù)據(jù)、二維碼、非結(jié)構(gòu)化、對象關(guān)系映射、云計算等技術(shù)，開展多渠道、寬領(lǐng)域、多層次的檔案信息資源開發(fā)利用，通過將碎片化、非結(jié)構(gòu)化的信息有機整合，使“死檔案”變成“活信息”，形成立體式信息網(wǎng)絡(luò)體系，收集使用者的日常使用頻度、查閱的信息類別分類數(shù)據(jù)，并提取統(tǒng)計，對數(shù)據(jù)的有效程度進行分析，篩選出有效數(shù)據(jù)，精確推送數(shù)據(jù)信息，從而大大縮減了檢索查閱周期，節(jié)約了時間和空間成本，提高使用體驗與工作效率。

（三）提升業(yè)務(wù)人員專業(yè)素養(yǎng)。在日常管理工作中，定期開展對檔案人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)培訓(xùn)，解析公司檔案管理規(guī)范規(guī)定，培訓(xùn)對信息系統(tǒng)的操作運用，務(wù)實基礎(chǔ)。強化基礎(chǔ)管理、注重過程管理控制，強調(diào)日常運行維護、設(shè)備管理與檔案工作的關(guān)聯(lián)性，提高參與意識、服務(wù)意識、責(zé)任意識，灌輸檔案管理重要性理念，使各級人員主動履行崗位職責(zé)。并通過定期考核與綜合評比等方式進行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。提升人員專業(yè)素養(yǎng)和管理水平。

（四）完善安全體系保障建設(shè)的長效機制。安全保障始終是電網(wǎng)檢修管理工作的重中之重，防治結(jié)合，重點在于做好防范部署，做到防患于未然。1.提高檔案人員安全防范意識，加強宣傳培訓(xùn)，做好檔案的保密宣傳，同時加強現(xiàn)場檔案安全管理，做到檔案安全責(zé)任落實，現(xiàn)場檢修資料的及時收集完整、安全存放，防止資料遺失、破壞，信息管理系統(tǒng)賬號及時更新保護，防止信息外泄。2.貫徹落實公司關(guān)于信息安全防護管理條例，建立從上到下的信息安全管控體系。細(xì)化信息等級保密區(qū)分，明確內(nèi)外網(wǎng)使用范圍，涉密信息不得通過外網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)及移動硬盤等傳送儲存，定期做好數(shù)據(jù)備份，保障信息安全。

（五）建立健全制度管理、完善組織保障體系。公司檔案業(yè)務(wù)上接受上級主管部門和檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)，實行全員、全過程、全方位管理，統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理，將檔案工作融入檢修運維管理，納入建設(shè)計劃、項目管理程序和崗位責(zé)任制加強檢修項目文件過程管理，通過節(jié)點控制強化項目文件管理，吸納從項目文件形成、流轉(zhuǎn)到歸檔管理的全過程控制，并通過定期考核督查的方式推進信息化檔案工作落實進度。公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、層層負(fù)責(zé)的原則，建立自上而下的分級管理體系，完成各自職責(zé)范圍的檔案管理工作，制定信息化環(huán)境下的公司檢修項目檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)、制度并組織實施。確保檔案完整、準(zhǔn)備、系統(tǒng)、規(guī)范和安全，滿足項目建設(shè)、管理、監(jiān)督、運行和維護等活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需要。設(shè)立相適應(yīng)的檔案管理機構(gòu)，配備滿足項目檔案工作需要的檔案人員并保持相對穩(wěn)定，建立以檔案管理機構(gòu)為核心，工程管理相關(guān)部門配合參與的項目檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，并建立溝通協(xié)調(diào)機制。

四、結(jié)語

電力運行檢修檔案管理在電網(wǎng)檢修管理中起著重要的作用，從側(cè)面體現(xiàn)出電力檢修管理水平的縮影。電力檢修檔案是由設(shè)備的檢修、調(diào)試、試運行等各個階段的文字、圖表、聲像等科技文件組成，這些檔案資料是檢修企業(yè)的寶貴財產(chǎn)，它記載著參與檢修人員的智慧，是歷史的真實見證。對這些檔案資料科學(xué)管理，供以后查閱、參考、學(xué)習(xí)，能發(fā)揮巨大的作用。我們有責(zé)任做好檢修檔案管理工作，同時檔案工作仍然與實際需求存在一定的差異，需要進一步貼近實際運行檢修需求進行完善工作。本著“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”的工作作風(fēng)，借助先進的科技手段加強檔案管理工作，強化工程檔案進度控制，有效做好檔案管理工作，為電網(wǎng)安全高效穩(wěn)定運行保駕護航。

【參考文獻】

[1]顧麗霞.電力檢修工程項目檔案管理淺析[J].中國工程咨詢，2016（2）：76-77.

[2]丁霞，黃偉，王東穎.中國電力企業(yè)管理創(chuàng)新實踐[C].中國建材工業(yè)出版社，2017（1）：283-288.