周本仙

【摘要】當(dāng)前檔案的數(shù)量日益增加，這就讓檔案管理時(shí)間也隨之增加，如果無(wú)法及時(shí)解決管理中存在的問(wèn)題，就會(huì)限制機(jī)關(guān)事業(yè)單位的總體發(fā)展。需要采取有效的措施，提升管理水平?；诖耍疚姆治隽送七M(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的具體措施。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理工作;規(guī)范化;標(biāo)準(zhǔn)化;具體措施

檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作中一個(gè)不可缺少的組成部分，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于這項(xiàng)工作一直都比較關(guān)注，然而因?yàn)闄n案數(shù)量和管理時(shí)間的不斷增加，讓很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位在管理實(shí)踐中都產(chǎn)生了很多的問(wèn)題，例如，沒(méi)有合理的認(rèn)識(shí)、管理方式單一等，這些都給檔案管理工作的效率和效果帶去了消極的影響。要想提升檔案管理的質(zhì)量，就需要明確工作中存在的問(wèn)題，進(jìn)而采取有效的措施，提升管理水平，讓檔案管理可以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，促進(jìn)檔案的利用，充分發(fā)揮出檔案的作用。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性

很多黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人明確強(qiáng)調(diào)了檔案工作的重要性，比如，毛澤東同志指出，無(wú)論在任何時(shí)候都需要保護(hù)檔案文件，這關(guān)系到人民的命運(yùn)以及前途;鄧小平同志提到開(kāi)發(fā)信息資源，服務(wù)四化建設(shè);習(xí)近平同志提出檔案工作是一項(xiàng)很重要的工作，同時(shí)是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在各個(gè)方面都具有重要意義，在全面建設(shè)小康社會(huì)中，檔案工作的重要性也不斷凸顯?？梢?jiàn)，檔案就是真實(shí)的歷史記憶，是確保群眾合法權(quán)益的憑據(jù)，為相關(guān)者奠定了基礎(chǔ)。各級(jí)各類(lèi)檔案部門(mén)需要對(duì)檔案進(jìn)行完整的收集、規(guī)范整理、科學(xué)安全保管、便捷高效利用。然而一直以來(lái)，因?yàn)榇嬖诤芏鄦?wèn)題，使得檔案的相關(guān)工作效果也受到了限制，這就需要加強(qiáng)檔案管理工作。

二、現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理方式滯后。當(dāng)前，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作中沿用以往的管理方式，主要是紙質(zhì)檔案管理，把其放到特定工作場(chǎng)所中，要是需要用到這類(lèi)檔案，再到有關(guān)場(chǎng)所查閱資料，但是要想查閱資料需要花費(fèi)很多的時(shí)間，這樣的工作方式顯然已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)前發(fā)展的要求。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理的內(nèi)容也變得更加細(xì)化，檔案數(shù)量日益增加，以往的工作方式會(huì)嚴(yán)重影響到工作的效率和效果，給機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作效率帶去消極影響，這就急需要進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

（二）對(duì)檔案管理缺乏全面、正確的認(rèn)識(shí)?，F(xiàn)階段通常機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)注重一些實(shí)際的工作，但是對(duì)于檔案管理則不夠重視，缺乏全面正確的認(rèn)識(shí)，這就影響到檔案管理工作的實(shí)際開(kāi)展和效果，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)忽略檔案管理工作，認(rèn)為這并不重要，所以，在安排人員時(shí)通常是以一線(xiàn)工作為中心，會(huì)把一些年齡較大或水平較低的員工安排負(fù)責(zé)管理檔案，這樣的員工缺乏工作積極性，自己的工作能力有限，不能夠在檔案管理工作中全面投入。且上級(jí)部門(mén)的考核中對(duì)于這項(xiàng)工作也不重視，這并不在考核的范圍內(nèi)，自然會(huì)使得管理工作的熱情受到影響。工作人員在填寫(xiě)檔案時(shí)也存在不規(guī)范的問(wèn)題，如字跡不工整、內(nèi)容簡(jiǎn)單，這就會(huì)影響到檔案的價(jià)值，無(wú)法有效地給實(shí)際工作提供幫助。

（三）檔案管理的科學(xué)水平不高。當(dāng)前信息技術(shù)在高速發(fā)展，這就讓其在很多領(lǐng)域得到了有效的運(yùn)用，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理中廣泛運(yùn)用了信息技術(shù)，這極大提升了管理的效率和效果。單位需要運(yùn)用信息技術(shù)本身的特點(diǎn)構(gòu)建一體化的電子檔案，其中包括辦公信息以及文檔，利用電腦對(duì)檔案進(jìn)行相關(guān)的操作，這對(duì)檔案的管理技術(shù)以及模式而言是一種挑戰(zhàn)，雖然電子檔案有明顯的優(yōu)勢(shì)，然而因?yàn)槭艿饺肭值挠绊?，?huì)導(dǎo)致檔案丟失的情況。所以，當(dāng)前管理工作急需要解決檔案的穩(wěn)定以及安全問(wèn)題。

（四）檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不足。檔案管理人員的素質(zhì)會(huì)直接影響到檔案管理工作的開(kāi)展和效果，所以，當(dāng)前要想讓檔案管理工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，就需要提升管理人員的素質(zhì)，包括他們的道德素質(zhì)以及專(zhuān)業(yè)水平。然而現(xiàn)實(shí)情況是，國(guó)內(nèi)檔案管理人員的綜合素質(zhì)一般都不高，這是因?yàn)閱挝粚?duì)于這項(xiàng)工作缺乏重視程度，這就使得檔案管理人員缺乏強(qiáng)烈的責(zé)任感，缺乏工作的積極性。另外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在選擇和任用檔案管理人員方面也有一些問(wèn)題，這就會(huì)影響工作人員的專(zhuān)業(yè)水平，他們?nèi)狈Τ渥愕臋n案管理經(jīng)驗(yàn)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位并沒(méi)有加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的后期培訓(xùn)，這就讓他們不能滿(mǎn)足規(guī)范化檔案管理工作發(fā)展的要求。工作人員的素質(zhì)不高，就會(huì)影響保密工作。

三、推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的措施

（一）實(shí)行精細(xì)化管理，構(gòu)建長(zhǎng)效機(jī)制。以往的檔案管理工作中存在很多不足和問(wèn)題，之所以會(huì)這樣，一個(gè)重要的問(wèn)題就是長(zhǎng)期采取粗放式的檔案管理思想以及模式，使得管理工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性，這就影響了管理工作的效果和效率，所以，當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要進(jìn)行改變，加強(qiáng)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化，改變粗放式管理中的不足和問(wèn)題，實(shí)施精細(xì)化管理，構(gòu)建長(zhǎng)效的管理機(jī)制。也就是說(shuō)，要結(jié)合單位的檔案管理工作現(xiàn)狀，就檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)為切入點(diǎn)，最大化對(duì)管理制度進(jìn)行細(xì)化，讓檔案管理不再限制在流程明確、步驟詳盡標(biāo)準(zhǔn)上，還需要讓考察、評(píng)價(jià)和審核能夠?qū)崿F(xiàn)量化操作。要想讓檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開(kāi)展，單位就要構(gòu)建完善的制度體系，包括定期審查、考核以及評(píng)價(jià)制度，如，在每年年終業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)中，需要對(duì)相關(guān)機(jī)構(gòu)以及辦公室等部門(mén)的檔案交接登記表進(jìn)行嚴(yán)格的審核，對(duì)各方面內(nèi)容進(jìn)行檢查，確保表中的內(nèi)容是正確和完整的，再依據(jù)登記表全面審查或者是抽查相應(yīng)的檔案資料事物，如果發(fā)現(xiàn)有疏漏或者是錯(cuò)誤，就需要對(duì)涉事者本人進(jìn)行處罰，還需要追究其所在機(jī)構(gòu)或辦公室的責(zé)任。再比如，要促進(jìn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化建設(shè)的速度發(fā)展，需要實(shí)行年度、年中和季度檢查，對(duì)于季度以及年中的審核，需要選擇不同的重點(diǎn)進(jìn)行有目的性的抽查，或者結(jié)合上年度審核中的不足進(jìn)行進(jìn)一步的檢查。需要構(gòu)建健全的人事檔案管理制度，人事檔案關(guān)系到每位職工的切身利益，關(guān)乎黨和國(guó)家的事業(yè)發(fā)展等重要關(guān)系，具有重要意義。這就需要制定制度，制度建設(shè)是治本之策，制度執(zhí)行是關(guān)鍵所在。在抓好《條例》貫徹落實(shí)上，重點(diǎn)做好學(xué)習(xí)培訓(xùn)，積極開(kāi)展宣傳，深入解讀《條例》，準(zhǔn)確把握《條例》的精神和要求，完善配套制度。結(jié)合實(shí)際，依照《條例》精神制定完善配套制度，細(xì)化有關(guān)措施，將《條例》各項(xiàng)要求落細(xì)落實(shí)、落地見(jiàn)效;加強(qiáng)督促檢查;總結(jié)好經(jīng)驗(yàn)好做法，對(duì)執(zhí)行不力的及時(shí)予以督促糾正，并且適時(shí)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)檢查，對(duì)人事檔案各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的利用，給單位提供人事參考，進(jìn)而加強(qiáng)人才儲(chǔ)備，推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作健康發(fā)展。

（二）升級(jí)檔案管理方式。機(jī)關(guān)事業(yè)單位身負(fù)重任，工作較為繁忙，所以，在工作中要應(yīng)用到很多的數(shù)據(jù)，比如，檢查企業(yè)是不是對(duì)生產(chǎn)方式等進(jìn)行更新，這就要基于數(shù)據(jù)作為依據(jù)進(jìn)行科學(xué)的分析和研究，通過(guò)應(yīng)用信息化的檔案管理模式，可以高效調(diào)取原有數(shù)據(jù)，促進(jìn)管理水平的提升。除此之外，檔案材料包含很多的種類(lèi)，在管理中工作人員需要注重做好維護(hù)工作，比如，采取數(shù)字化掃描、查殺病毒等手段，確保檔案的安全性，對(duì)于關(guān)鍵的檔案資料需要進(jìn)行備份。所以，在檔案管理工作中就需要應(yīng)用信息化，促進(jìn)管理效率和效果的提升。

（三）全面落實(shí)責(zé)任制，構(gòu)建追溯機(jī)制。檔案管理和其他事務(wù)存在差異，其是一種更加長(zhǎng)效的管理工作，這就需要檔案管理人員能夠具備較強(qiáng)的責(zé)任心以及較高的職業(yè)道德。要想在制度層面上確保提升檔案管理的效率和質(zhì)量，就需要全面落實(shí)責(zé)任制，將責(zé)任都落實(shí)到管理者身上，構(gòu)建追溯機(jī)制。即檔案管理工作并不會(huì)由于人員方面的變動(dòng)而產(chǎn)生責(zé)任中斷的問(wèn)題，不管是檔案最初作業(yè)人員還是負(fù)責(zé)管理具體事務(wù)的檔案管理人員，他們的責(zé)任是一直伴隨他們的職業(yè)生涯的，所以，要是在工作中出現(xiàn)問(wèn)題，那么就能夠直接追溯到直接關(guān)系人，追究其責(zé)任。通過(guò)采取這種措施，可以讓相關(guān)人員都認(rèn)識(shí)到檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的重要性，能夠提升自己的責(zé)任感，嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)范對(duì)檔案進(jìn)行管理。

（四）提升檔案管理的意識(shí)。檔案管理工作不能夠直接創(chuàng)造出利益，但是可以促進(jìn)單位工作效率的提升，促進(jìn)自身價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。檔案對(duì)單位工作具有重要意義，發(fā)揮著輔助作用，所以，只有提升檔案的調(diào)取效率，才能系統(tǒng)地對(duì)重點(diǎn)工作進(jìn)行排查。除此之外，還可以通過(guò)信息化的方式有效存儲(chǔ)一些不方便用紙質(zhì)檔案方式存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)以及隱私，再對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行調(diào)取也很便利，能夠有效提升工作效率。所以，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要全面落實(shí)檔案管理信息化，對(duì)其優(yōu)勢(shì)進(jìn)行宣傳，讓有關(guān)人員能夠樹(shù)立新的檔案管理理念。

（五）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理人員的素質(zhì)會(huì)直接影響到檔案管理的質(zhì)量，因此，要推動(dòng)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，需要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提升他們的管理能力。這就要定期組織他們進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，豐富他們的管理知識(shí)，提升他們的綜合素質(zhì)，讓他們不斷提升自己。另外，單位還需要為規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理工作提供良好的人力資源保障，管理人員需要遵守相關(guān)的規(guī)章制度，對(duì)工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)，對(duì)于工作中的重點(diǎn)以及難點(diǎn)需要先解決，定期總結(jié)和學(xué)習(xí)，促進(jìn)檔案管理工作效果的提升。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作中一個(gè)重要組成部分，對(duì)單位的發(fā)展具有重要的輔助作用，要想全面發(fā)揮出檔案的價(jià)值，提升檔案管理工作質(zhì)量，就需要采取有效的措施，讓管理工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展。

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