王葵花

摘要：庫(kù)存管理是商品流通企業(yè)管理的一個(gè)重要方面，庫(kù)存管理的水平在很大程度上反映了這個(gè)企業(yè)的管理水平。本文針對(duì)目前流通企業(yè)庫(kù)存管理中常見(jiàn)的問(wèn)題，逐一進(jìn)行分析，提出解決辦法及對(duì)賬要點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：庫(kù)存管理;出入庫(kù)流程;常見(jiàn)問(wèn)題及解決辦法;對(duì)賬要點(diǎn)

庫(kù)存管理主要有三個(gè)環(huán)節(jié)：實(shí)物管理、庫(kù)存軟件管理、財(cái)務(wù)管理。實(shí)物管理主要是倉(cāng)庫(kù)保管員辦理存貨的出入庫(kù)手續(xù)及根據(jù)不同規(guī)格型號(hào)的貨品分類存放、盤點(diǎn)數(shù)量。庫(kù)存軟件管理主要是存貨管理部門核算員根據(jù)實(shí)物的入庫(kù)單、采購(gòu)訂貨單、發(fā)票、合同等登記存貨的入庫(kù)，并據(jù)此開(kāi)具采購(gòu)單或估價(jià)入庫(kù)單;根據(jù)實(shí)物的出庫(kù)單、銷售單、合同等登記存貨的出庫(kù)，并據(jù)此開(kāi)具銷售單。財(cái)務(wù)部門主要記錄存貨的增加及減少，以及結(jié)轉(zhuǎn)減少存貨的成本。

一、庫(kù)存管理基本流程

入庫(kù)流程：實(shí)物到貨之后先入庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)保管員對(duì)照采購(gòu)訂貨單、合同、運(yùn)單、合格證等驗(yàn)收實(shí)物，核對(duì)貨品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等信息，全部相符后開(kāi)具一式三份的實(shí)物入庫(kù)單（倉(cāng)庫(kù)部門、存貨管理部門、財(cái)務(wù)部門各一份）并分類整理上架;存貨管理部門核算員根據(jù)采購(gòu)合同、發(fā)票（或采購(gòu)訂貨單）與倉(cāng)庫(kù)保管員開(kāi)具的實(shí)物入庫(kù)單，對(duì)照貨品名稱、規(guī)格型號(hào)，數(shù)量等信息，確認(rèn)無(wú)誤后開(kāi)具一式五聯(lián)（本部門兩聯(lián)，財(cái)務(wù)兩聯(lián)，倉(cāng)庫(kù)一聯(lián)）的現(xiàn)款采購(gòu)單或估價(jià)入庫(kù)單，待發(fā)票到后再開(kāi)具采購(gòu)收貨單一并交財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)部門據(jù)此入賬增加庫(kù)存商品。

出庫(kù)流程：存貨管理部門核算員根據(jù)銷售合同及經(jīng)授權(quán)的發(fā)貨通知單開(kāi)具一式四份的銷售單，若為賒銷，根據(jù)合同及領(lǐng)導(dǎo)簽字的未付款憑證開(kāi)具委托代銷單，一并交財(cái)務(wù)簽章確認(rèn)并做好登記;倉(cāng)儲(chǔ)部門根據(jù)財(cái)務(wù)簽章的銷售單或未付款及代銷單發(fā)貨，同時(shí)減少對(duì)應(yīng)的存貨數(shù)量;待需開(kāi)具發(fā)票時(shí)，存貨管理部門核算員拿著銷售合同、銷售單或代銷結(jié)算單（賒銷）、運(yùn)單等上財(cái)務(wù)開(kāi)具銷售發(fā)票，財(cái)務(wù)部門據(jù)此入賬做收入，并結(jié)轉(zhuǎn)對(duì)應(yīng)成本，減少賬面庫(kù)存商品金額。

特殊流程—加工：需要加工的存貨有兩種情況：一是外出加工，二是單位內(nèi)部有自己的加工廠，自己加工生產(chǎn)。外出加工一般流程是核算員填寫領(lǐng)料單，倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)領(lǐng)料單發(fā)貨，領(lǐng)料人員簽字確認(rèn)，加工完收回時(shí)，核算員根據(jù)加工發(fā)票核對(duì)領(lǐng)料單無(wú)誤后入庫(kù)存軟件，并開(kāi)具產(chǎn)品入庫(kù)單，倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)實(shí)際貨品入庫(kù)數(shù)量及產(chǎn)品入庫(kù)單，經(jīng)核對(duì)一致，簽字確認(rèn)并辦理實(shí)物入庫(kù)，每筆加工業(yè)務(wù)完成后核算員將倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)料單、加工費(fèi)發(fā)票、入庫(kù)單、退料單（若有剩余）一并交財(cái)務(wù)統(tǒng)一核算;自己內(nèi)部加工流程類同外出加工，不同之處在于一是無(wú)加工費(fèi)發(fā)票，二是材料只需內(nèi)部調(diào)撥即可。

二、庫(kù)存管理中常見(jiàn)問(wèn)題及解決辦法

（一）庫(kù)存管理漏點(diǎn)

①實(shí)物管理、存貨明細(xì)賬管理與財(cái)務(wù)管理脫節(jié)，各自為政。

②對(duì)賬不經(jīng)常，對(duì)對(duì)賬中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題也不及時(shí)解決，使對(duì)賬流于形式。

③銷售人員和庫(kù)存軟件管理員歸口一個(gè)部門，銷售部門會(huì)因?yàn)闃I(yè)績(jī)的需要而隨意修改庫(kù)存軟件里的數(shù)據(jù)。

④庫(kù)存軟件不與財(cái)務(wù)軟件銜接，導(dǎo)致出入庫(kù)無(wú)法連動(dòng)反映。

⑤內(nèi)部加工時(shí)，加工費(fèi)因沒(méi)發(fā)票無(wú)法在財(cái)務(wù)賬中體現(xiàn)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)賬和庫(kù)存軟件中庫(kù)存金額的不一致，從而影響真實(shí)的利潤(rùn);同時(shí)內(nèi)部調(diào)撥對(duì)倉(cāng)庫(kù)管理部門來(lái)說(shuō)是材料出，產(chǎn)品進(jìn)，但入財(cái)務(wù)的發(fā)票還是購(gòu)入時(shí)的材料發(fā)票，從而導(dǎo)致貨品名稱的不一致，以致影響盤點(diǎn)中的賬實(shí)核對(duì)。

（二）庫(kù)存管理改進(jìn)措施

①實(shí)物管理系統(tǒng)、庫(kù)存軟件與財(cái)務(wù)軟件銜接：實(shí)物管理的貨品入庫(kù)出庫(kù)能同時(shí)牽引到庫(kù)存軟件中，同樣庫(kù)存軟件里的一舉一動(dòng)，財(cái)務(wù)軟件上都能有提示，這樣便于三方對(duì)賬。為了防止擅自修改庫(kù)存軟件里的數(shù)據(jù)，根據(jù)不相容崗位相分離原則，庫(kù)存軟件服務(wù)器應(yīng)獨(dú)立于銷售部門和財(cái)務(wù)部門存放，系統(tǒng)管理員由單獨(dú)人員來(lái)?yè)?dān)任，銷售部門和財(cái)務(wù)部門人員嚴(yán)禁接觸庫(kù)存軟件服務(wù)器，以防修改系統(tǒng)數(shù)據(jù)而人為調(diào)節(jié)利潤(rùn)。

②定期對(duì)賬：實(shí)物管理部門與存貨管理部門、財(cái)務(wù)部門三方應(yīng)定期進(jìn)行對(duì)賬，包括實(shí)物盤點(diǎn)和賬賬核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，查找原因并進(jìn)行差異調(diào)整，最終保持賬實(shí)一致。

③人的管理：這涉及到各部門各崗位的責(zé)任心。

倉(cāng)儲(chǔ)部門中倉(cāng)庫(kù)保管員一是平時(shí)要認(rèn)真歸整擺放好貨品，對(duì)貨品進(jìn)行每日巡查和定期抽檢，詳細(xì)記錄庫(kù)存情況;二是須嚴(yán)格核查入庫(kù)出庫(kù)手續(xù)是否齊全，核對(duì)實(shí)物與采購(gòu)單是否一致，銷售單與合同是否一致等，對(duì)于因周末節(jié)假日等缺少領(lǐng)導(dǎo)簽字或庫(kù)存軟件手續(xù)的出庫(kù)，須及時(shí)催要補(bǔ)齊手續(xù);三是倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)通過(guò)盤點(diǎn)、清查、檢查等方式全面掌握存貨的狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存貨的殘、次、冷、背等情況，及時(shí)與生產(chǎn)、采購(gòu)、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門溝通，并結(jié)合盤點(diǎn)結(jié)果與財(cái)會(huì)部門對(duì)存貨進(jìn)行庫(kù)齡分析。

存貨管理部門核算員一是平時(shí)辦理好入庫(kù)出庫(kù)手續(xù);二是對(duì)于出入庫(kù)手續(xù)不全的一律駁回;三是定期與倉(cāng)儲(chǔ)部門和財(cái)務(wù)部門對(duì)賬，對(duì)于不一致的情況，應(yīng)及時(shí)查找原因，與其它部門溝通解決問(wèn)題。

庫(kù)存軟件系統(tǒng)管理員要有高度的責(zé)任心，不能因任何利益而修改庫(kù)存數(shù)據(jù)及計(jì)價(jià)方法。

財(cái)務(wù)部門一是平時(shí)做好出入庫(kù)記賬，并結(jié)轉(zhuǎn)對(duì)應(yīng)成本，嚴(yán)格審查付款條件;二是定期跟庫(kù)存軟件、實(shí)物做好盤點(diǎn)核對(duì)，對(duì)于數(shù)量或金額不一致及質(zhì)量損壞的應(yīng)及時(shí)查找原因，落實(shí)責(zé)任;并與倉(cāng)儲(chǔ)部門結(jié)合盤點(diǎn)結(jié)果對(duì)存貨進(jìn)行庫(kù)齡分析，確定是否需要計(jì)提存貨跌價(jià)準(zhǔn)備，經(jīng)相關(guān)部門審批后，方可進(jìn)行賬務(wù)處理。

建立嚴(yán)格的懲罰制度。凡是因責(zé)任心不足或人為修改數(shù)據(jù)引起賬實(shí)不符，應(yīng)追究相關(guān)人員責(zé)任，并進(jìn)行嚴(yán)厲的懲罰。

④對(duì)于內(nèi)部加工的情況，加工費(fèi)因沒(méi)發(fā)票就不要分?jǐn)傊廉a(chǎn)品，庫(kù)存軟件和財(cái)務(wù)同時(shí)不入;對(duì)于為加工而發(fā)生的材料、人工、水電等費(fèi)用可直接體現(xiàn)為生產(chǎn)費(fèi)用或間接費(fèi)用，但不分?jǐn)傊辆唧w的產(chǎn)品;對(duì)于倉(cāng)庫(kù)管理部門為加工調(diào)出的材料，加工完調(diào)入的產(chǎn)品，在庫(kù)存軟件中同步反映，以便庫(kù)存軟件和實(shí)物的核對(duì)，同時(shí)調(diào)撥單送交財(cái)務(wù)，以便財(cái)務(wù)賬務(wù)處理。

三、對(duì)賬要點(diǎn)

（一）庫(kù)存管理對(duì)賬

庫(kù)存管理對(duì)賬涉及賬賬核對(duì)、賬實(shí)核對(duì)。賬賬核對(duì)主要是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和庫(kù)存管理軟件中存貨金額的核對(duì);賬實(shí)核對(duì)主要是庫(kù)存管理軟件上存貨與倉(cāng)庫(kù)保管實(shí)存數(shù)的數(shù)量核對(duì);如果庫(kù)存管理軟件與財(cái)務(wù)軟件關(guān)聯(lián)，那么還涉及這兩者的賬賬核對(duì)及賬實(shí)核對(duì)。

（二）影響因素

影響庫(kù)存對(duì)賬的因素有：?jiǎn)螕?jù)在傳遞途中、賒銷未結(jié)算、已開(kāi)發(fā)票未發(fā)貨、估價(jià)入庫(kù)等等。

單據(jù)在傳遞途中：主要有單據(jù)在庫(kù)存軟件已入賬，但因發(fā)票簽字需要一定的流程而未到達(dá)財(cái)務(wù)導(dǎo)致未入賬，從而會(huì)導(dǎo)致庫(kù)存軟件比財(cái)務(wù)賬上的庫(kù)存數(shù)據(jù)要多。

賒銷未結(jié)算：主要指貨物已出庫(kù)，但因未開(kāi)發(fā)票財(cái)務(wù)賬上尚未出庫(kù)，從而虛增了財(cái)務(wù)賬上的庫(kù)存。

已開(kāi)發(fā)票未發(fā)貨：有時(shí)客戶會(huì)提前把資金打過(guò)來(lái)用于采購(gòu)，同時(shí)會(huì)提出開(kāi)具發(fā)票的要求，根據(jù)權(quán)責(zé)發(fā)生制下收入成本的匹配性原則，財(cái)務(wù)賬務(wù)處理確認(rèn)收入的同時(shí)需確認(rèn)成本，但這時(shí)尚未采購(gòu)或者已采購(gòu)但尚未發(fā)貨并無(wú)成本，成本金額只能根據(jù)收入的多少來(lái)確認(rèn)，從而導(dǎo)致財(cái)務(wù)賬上減少庫(kù)存，庫(kù)存軟件和實(shí)物并未減少。這種情況在政府采購(gòu)下尤其常見(jiàn)。

估價(jià)入庫(kù)：是指實(shí)物已到倉(cāng)庫(kù)，但發(fā)票尚未到達(dá)，一般庫(kù)存管理軟件和倉(cāng)庫(kù)都會(huì)根據(jù)合同估價(jià)入庫(kù)。估價(jià)入庫(kù)又有許多種情形：例如估價(jià)入庫(kù)的商品有的出庫(kù)有的未出庫(kù)，有的財(cái)務(wù)入賬了有的未入賬，不同的情形都會(huì)影響對(duì)賬的結(jié)果。

（三）對(duì)賬要點(diǎn)

①平時(shí)做好臺(tái)賬登記：例如賒銷臺(tái)賬、已開(kāi)發(fā)票未發(fā)貨或未采購(gòu)臺(tái)賬等。

②定期或不定期對(duì)賬：對(duì)賬一定要經(jīng)常性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)查清原因并做調(diào)整，并據(jù)此完善管理措施;不定期對(duì)賬主要是根據(jù)重要性原則，有針對(duì)性的抽查核對(duì)。

③對(duì)賬方法：制定存貨盤點(diǎn)制度和存貨計(jì)價(jià)方法，通過(guò)盤點(diǎn)、清查、檢查等方式全面掌握存貨的狀況，對(duì)賬時(shí)綜合考慮各種影響因素。對(duì)于盤盈盤虧要分析原因及時(shí)處理。

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