趙閩麗

【摘要】機(jī)關(guān)事業(yè)單位由于工作內(nèi)容較為多樣，對檔案管理工作要求較高，需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位投入大量成本。面對這一局面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作引進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以有效提升檔案管理工作的效率，將檔案管理人員從復(fù)雜多樣的工作中解脫出來，從而為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的高效運(yùn)行提供良好的后勤基礎(chǔ)。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化，還有助于提升檔案內(nèi)容的安全性。由此可見，提升檔案管理信息化水平，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的運(yùn)行有著極其重大的作用。但是，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化過程中，仍存在一定的問題，需要管理人員加以重視，從而保障檔案管理信息化的順暢運(yùn)行，提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;信息化

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的日常工作中，會對很多文書、影像等內(nèi)容進(jìn)行歸檔處理，為今后的工作提供理論基礎(chǔ)和佐證依據(jù)，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員的工作效率。在檔案管理工作中，由于檔案種類的復(fù)雜，檔案數(shù)量的龐大，將會給管理人員的工作帶來巨大的困擾。工作人員要想獲取相關(guān)資料，需要進(jìn)行較長時(shí)間的等待，這就降低了工作人員的工作效率。與此同時(shí)，部分檔案在長期保管過程中出現(xiàn)損壞，也會影響檔案內(nèi)容的完整性。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作急需加強(qiáng)，這時(shí)引進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化很有必要。

一、檔案管理信息化的必要性

（一）降低檔案管理人員的工作壓力。在以往的檔案管理工作中，管理人員需要對檔案進(jìn)行整理，依據(jù)檔案不同的種類進(jìn)行分類存放，這種情況下會給檔案管理人員帶來極大的工作壓力，需要檔案管理人員投入大量時(shí)間。通過實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，可以提升檔案的收集整理速度，幫助檔案管理人員建立檔案中心數(shù)據(jù)庫，增加檔案內(nèi)容信息的安全性。機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以根據(jù)自身需求，通過數(shù)據(jù)庫自主獲取相關(guān)檔案內(nèi)容信息，大大降低檔案管理人員的工作壓力。

（二）提高檔案管理人員的工作效率。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，對庫存檔案的搜尋需要耗費(fèi)較長的時(shí)間。而且機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作多樣化帶來的檔案數(shù)量眾多問題，要求機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理需要擁有較大的工作空間，無疑加重了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的負(fù)擔(dān)。檔案管理信息化，可以將眾多的檔案內(nèi)容全部數(shù)字化，集中到互聯(lián)網(wǎng)檔案數(shù)據(jù)庫中，從而可以有效降低檔案管理工作的空間，提升檔案獲取的速度，提高檔案管理人員的工作效率，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的運(yùn)行提供及時(shí)、高效的后勤支持。

（三）提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的安全性。傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)事業(yè)檔案大都由紙質(zhì)文檔組成，在檔案管理過程中，易受外在因素影響，出現(xiàn)字跡模糊、紙張損壞、檔案遺失等問題。一旦檔案出現(xiàn)問題，將會影響檔案內(nèi)容的嚴(yán)謹(jǐn)性，不利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的展開。檔案管理信息化，可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)信息，從而提升文檔保存過程中的質(zhì)量，保證檔案內(nèi)容的長期有效。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的部分檔案需要進(jìn)行保密處理，傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的保密性較差，檔案管理信息化，就可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的加密，大幅度提升檔案的安全性。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的影響因素

（一）機(jī)關(guān)事業(yè)單位高層領(lǐng)導(dǎo)信息化意識不足。在檔案管理趨勢化發(fā)展進(jìn)程中，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的高層領(lǐng)導(dǎo)對信息化認(rèn)知不足，認(rèn)為檔案管理信息化，就是將所有的檔案內(nèi)容錄入電腦系統(tǒng)。這種片面的認(rèn)知，無疑會影響檔案管理信息化工作的開展，檔案管理信息化發(fā)展緩慢。與此同時(shí)，高層領(lǐng)導(dǎo)檔案管理信息化意識不足，也會導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位不重視檔案管理人員的培訓(xùn)工作，從而降低了管理人員對信息化的認(rèn)知，對其工作的展開帶來不利影響。

（二）檔案管理信息化工作經(jīng)費(fèi)不足。檔案管理信息化工作的展開，需要大量基礎(chǔ)設(shè)施的配合。但是由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位高層領(lǐng)導(dǎo)的不重視，對檔案管理工作的資金投入較少，導(dǎo)致檔案管理信息化進(jìn)程缺少合理的基礎(chǔ)設(shè)備配合，無法順利開展，由于領(lǐng)導(dǎo)無法直接看到檔案管理信息化對機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的幫助，導(dǎo)致對檔案管理信息化工作不夠重視。檔案管理信息化工作陷入僵局。

（三）檔案信息化數(shù)據(jù)庫不完善?，F(xiàn)階段，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化，建立了檔案信息化數(shù)據(jù)庫。但是，與數(shù)據(jù)庫相匹配的基礎(chǔ)設(shè)施仍需完善，數(shù)據(jù)庫中的檔案內(nèi)容無法實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享，導(dǎo)致檔案內(nèi)容的利用率低下。與此同時(shí)，數(shù)據(jù)庫中的檔案內(nèi)容，只向單位內(nèi)部開放，無法與其他機(jī)關(guān)事業(yè)單位達(dá)成交流，影響了檔案資源的有效利用。

（四）檔案管理信息化技術(shù)人才不足。由于受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，機(jī)關(guān)事業(yè)單位現(xiàn)有檔案管理人員大都對檔案管理信息化了解不夠充分，不具備相應(yīng)的信息化管理知識，限制了檔案管理信息化工作的優(yōu)勢發(fā)揮。與此同時(shí)，由于檔案管理信息化工作的高效開展，要求管理人員除了具備專業(yè)的檔案管理水平之外，還需要具備一定的計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，而社會中雖然具備較多的信息化管理人才，卻對檔案管理信息化工作存在一定的認(rèn)知不足問題。

三、提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的辦法

（一）提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位高層領(lǐng)導(dǎo)的信息化意識。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對信息化的認(rèn)知，明確信息化是檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢，提升自身對檔案管理信息化建設(shè)的支持力度。檔案管理信息化工程的建設(shè)，需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位各部門之間相互協(xié)作、共同參與，要求機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)好各部門之間的聯(lián)系，保障檔案管理信息化工程的順利建設(shè)。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)制定相應(yīng)的獎懲措施，從而調(diào)動單位工作人員參與檔案管理信息化工程建設(shè)的熱情，全面推動檔案管理信息化工程的建設(shè)進(jìn)程。

（二）加大檔案管理信息化的資金投入力度。由于檔案管理信息化工程的建設(shè)，需要大量設(shè)施設(shè)備的配合，這就要求機(jī)關(guān)事業(yè)單位，在既有資金的基礎(chǔ)上，加大對檔案管理信息化工程的資金投入力度，為檔案管理信息化工程的建設(shè)提供建設(shè)基礎(chǔ)。首先，投入大量資金購進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，為檔案管理信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)。其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)借助社會中的力量，不斷擴(kuò)大自身的經(jīng)濟(jì)效益，為檔案管理信息化工作提供更多的資金支持。

（三）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)力度。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要想提升檔案管理信息化水平，就要構(gòu)建完善的檔案信息化管理體系，對檔案管理人員的工作進(jìn)行指導(dǎo)。首先，制定完善的檔案信息化管理制度，對檔案信息化管理的建設(shè)過程進(jìn)行規(guī)劃，保障檔案管理信息化工作的高效運(yùn)行。其次，對既有檔案進(jìn)行格式的轉(zhuǎn)換，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，對其分類形式進(jìn)行編制，提升檔案的查找速度。最后，提升檔案管理人員的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)水平，從而保障檔案在數(shù)據(jù)庫中的安全。

（四）提升技術(shù)人員的綜合素質(zhì)。檔案管理信息化具備較為先進(jìn)的技術(shù)水平，對檔案管理人員的工作水平有了新的要求。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對技術(shù)人才的管理，提升技術(shù)人員的綜合素質(zhì)。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對高素質(zhì)人才的引進(jìn)，尤其是同時(shí)具備檔案管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才，從而建立高素質(zhì)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化水平。其次，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)工作。現(xiàn)有檔案管理人員在長期的工作中積累了較為豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。針對這一現(xiàn)狀，可以單一加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，降低機(jī)關(guān)事業(yè)單位的培訓(xùn)成本。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的重要資源，機(jī)關(guān)事業(yè)單位想要實(shí)現(xiàn)自身的突破發(fā)展，必須借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提升檔案管理效率，從而為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的后勤保障。

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