廖惠芳

摘 要：在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，信息化建設(shè)成為檔案管理的新模式，而辦公自動(dòng)化成為提升檔案資源優(yōu)化水平的重要手段。在辦公自動(dòng)化的支撐下，檔案管理資源得以高效整合，加快構(gòu)建更加科學(xué)的檔案管理體系?；诖耍赞k公自動(dòng)化為背景，對(duì)其在檔案資源優(yōu)化整合中的應(yīng)用進(jìn)行系統(tǒng)分析，探討二者融合發(fā)展的策略，為新時(shí)期檔案管理效果的增強(qiáng)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化;檔案資源;優(yōu)化整合;應(yīng)用

一、前言

對(duì)于辦公自動(dòng)化而言，其代表的是現(xiàn)代辦公環(huán)境的發(fā)展方向，其對(duì)檔案資源的整合優(yōu)化產(chǎn)生巨大影響?；谵k公自動(dòng)化背景之下，檔案資源以電子化方式存儲(chǔ)，能夠依托信息化載體進(jìn)行查閱與使用，信息資源的傳輸速度更快，突破時(shí)空限制。辦公自動(dòng)化凸顯信息與載體的統(tǒng)一，這在根本上為檔案資源的優(yōu)化帶來全新發(fā)展契機(jī)。為此，要重視對(duì)辦公自動(dòng)化視角下的檔案資源整理優(yōu)化進(jìn)行系統(tǒng)分析，強(qiáng)化兩大優(yōu)勢的互補(bǔ)，在根本上為信息資源價(jià)值的發(fā)揮創(chuàng)造有利條件。

二、準(zhǔn)確掌握辦公自動(dòng)化的涵義

對(duì)于辦公自動(dòng)化，主要是以現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托，發(fā)揮辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在現(xiàn)代辦公中的作用。在辦公自動(dòng)化的支持下，全面融合計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)等，對(duì)信息進(jìn)行廣泛、迅速的收集整理以及加工處理，是科學(xué)決策不可或缺的依據(jù)，對(duì)提高辦公效率意義巨大。當(dāng)前，辦公自動(dòng)化技術(shù)愈加先進(jìn)，自動(dòng)化程度更高，跨平臺(tái)、個(gè)性化等成為突出特征，強(qiáng)化統(tǒng)一與獨(dú)立的結(jié)合，支持多移動(dòng)終端使用，擁有更加規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，辦公自動(dòng)化與檔案管理系統(tǒng)的結(jié)合更加緊密，將無縫對(duì)接作為目標(biāo)。

三、檔案資源優(yōu)化整合的理解

對(duì)于檔案資源優(yōu)化整合，其結(jié)合社會(huì)需求，針對(duì)以獨(dú)立狀態(tài)存在的檔案信息資源進(jìn)行融合操作，構(gòu)建檔案資源全新有機(jī)體，強(qiáng)化資源共享，是檔案資源開發(fā)利用的重要途徑。從手段上分析，檔案資源優(yōu)化整合主要以目錄數(shù)據(jù)庫以及全文數(shù)據(jù)庫為主。依托傳統(tǒng)檔案管理方式，檔案信息資源收集以及利用都深受限制，資源整合方式凸顯單一化的特點(diǎn)，共享范疇受限，也就是說，檔案領(lǐng)域的資源優(yōu)化與整合尚未實(shí)現(xiàn)真正效果。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用下，檔案資源優(yōu)化整合獲取全新形式，以先進(jìn)的技術(shù)為手段，融合網(wǎng)絡(luò)、通信等技術(shù)，突破數(shù)據(jù)在時(shí)空、結(jié)構(gòu)等方面的分割狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)資源系統(tǒng)化整合與優(yōu)化，構(gòu)建信息交換與共享平臺(tái)，也就是說，檔案信息服務(wù)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化模式。

四、檔案資源優(yōu)化整合中存在的不足

隨著辦公自動(dòng)化發(fā)展的加速，其涵蓋檔案整合的諸多內(nèi)容。在辦公自動(dòng)化與檔案資源管理相結(jié)合的過程中，要重視探索發(fā)展特征，明確影響，獲取檔案資源優(yōu)化整合的新方法。但是，在發(fā)展中，比較突出的問題是檔案資源優(yōu)化整合人員尚未確定;在檔案管理應(yīng)用中，部門之間存在各自獨(dú)立的狀態(tài)，管理體系存在差異，彼此之間銜接不暢;檔案資源保密度不高。對(duì)于檔案而言，其收錄的信息豐富，能夠服務(wù)于決策與發(fā)展，需要依托自動(dòng)化技術(shù)，支持檔案管理工作的開展，維護(hù)數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確性，保證收集整理的高效性，為日后查閱與使用奠定基礎(chǔ)。但是立足當(dāng)前，在自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用過程中，忽視保密性的價(jià)值，重視度不足。鑒于電子文件的易變性，其缺乏有效的、標(biāo)準(zhǔn)的與統(tǒng)一的形式進(jìn)行約束，因此，在查詢與使用的過程中，被更改的幾率提高，很難及時(shí)被發(fā)現(xiàn)，檔案安全性與可靠性受到威脅，不利于檔案信息的保密，這在根本上不利于檔案資源系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的融合。除此之外，電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案存在較大差異，尤其缺少類似印章類的準(zhǔn)確審核，因此，這對(duì)檔案安全性的評(píng)估十分不利，很難實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案完整性的有效維護(hù)。隨著信息技術(shù)影響力的不斷擴(kuò)大，檔案管理人員面臨新的職業(yè)要求，尤其是信息素養(yǎng)亟待增強(qiáng)。無論是應(yīng)對(duì)全新的信息化檔案管理模式，還是辦公自動(dòng)化方式，人員的專業(yè)技術(shù)、能力等方面都需要優(yōu)化與完善。但是，很多檔案管理人員忽視辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理人員技能水平的要求，尚未充分認(rèn)識(shí)到自動(dòng)化與信息化帶給工作的新挑戰(zhàn)，與時(shí)俱進(jìn)思想嚴(yán)重不足，忽視新技術(shù)給檔案管理工作帶來的價(jià)值，很難將技術(shù)有效應(yīng)用在資源整合與優(yōu)化之中，阻礙信息資源的高效利用，直接影響辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接。這些因素的存在都威脅檔案資源利用效率，資源浪費(fèi)突出，重復(fù)工作嚴(yán)重，導(dǎo)致辦公自動(dòng)化背景下的檔案資源優(yōu)化整合工作盡顯不全面與不完善性。

五、辦公自動(dòng)化背景下檔案資源優(yōu)化整合的模式

1.檔案資源優(yōu)化整合的必然性

立足辦公自動(dòng)化背景之下，檔案資源優(yōu)化整合也進(jìn)入全新發(fā)展時(shí)期，集中體現(xiàn)在兩個(gè)方面，即辦公自動(dòng)化對(duì)檔案優(yōu)化整合的影響以及深化信息開放。但是，整個(gè)研究凸顯局限性，尚未實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源更多領(lǐng)域的深入探究。一方面，檔案資源優(yōu)化整合主體不清晰，各方面關(guān)系尚未理順。另外，針對(duì)檔案資源的管理與應(yīng)用，部門之間的系統(tǒng)盡顯獨(dú)立特征，對(duì)接難度較大，檔案資源共享率不高，引發(fā)資源浪費(fèi)現(xiàn)象，造成收集整理的重復(fù)進(jìn)行。除此之外，辦公自動(dòng)化背景下，檔案資源優(yōu)化整合相關(guān)研究不足。因此要重視對(duì)辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案資源優(yōu)化整合問題進(jìn)行系統(tǒng)研究，加快構(gòu)建新型管理模式，強(qiáng)化二者實(shí)現(xiàn)更加有效的對(duì)接與融合。

2.辦公自動(dòng)化與檔案管理系統(tǒng)的融合模式

（1）融合方式

在檔案資源開發(fā)利用中，檔案資源優(yōu)化整合是核心，代表檔案信息化發(fā)展的方向。優(yōu)化整合的目的是加速資源查詢與使用效率，增強(qiáng)資源共享性，有效應(yīng)對(duì)檔案信息資源的分散性與孤立性的缺陷。辦公自動(dòng)化環(huán)境之下，目錄與電子文件數(shù)據(jù)是檔案信息資源的重要構(gòu)成，在數(shù)據(jù)加工與處理之后，能夠融入檔案管理系統(tǒng)之中。事實(shí)上，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)處于相對(duì)獨(dú)立狀態(tài)，信息孤島現(xiàn)象比較嚴(yán)重。為此，很多數(shù)據(jù)加工處理都出自手工方式，一般需要經(jīng)過幾個(gè)環(huán)節(jié)完成目標(biāo)：首先，要對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的目錄數(shù)據(jù)以及電子文件進(jìn)行下載保存。其次，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，以篩選與格式轉(zhuǎn)化為主要任務(wù)，保證其滿足檔案管理系統(tǒng)的導(dǎo)入要求。再次，將電子文件數(shù)據(jù)上傳至檔案管理系統(tǒng)。在整個(gè)操作中，消耗大量人力物力，存在嚴(yán)重的重復(fù)性，很難保證信息的安全性與完整性。依托辦公自動(dòng)化平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)的插件規(guī)范、應(yīng)用開發(fā)接口以及數(shù)據(jù)交換接口，使得辦公自動(dòng)化與檔案管理系統(tǒng)獲得有效對(duì)接的依據(jù)。

（2）融合流程分析

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接以無縫對(duì)接為特征，需要在掌握兩個(gè)系統(tǒng)底層協(xié)議與數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，借助接口程序，構(gòu)建兩個(gè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接的數(shù)據(jù)通道，強(qiáng)化數(shù)據(jù)互通。也就是說，電子文件數(shù)據(jù)的歸檔依據(jù)數(shù)據(jù)接口程序完成，擺脫人工操作的束縛，在根本上實(shí)現(xiàn)檔案資源歸檔的自動(dòng)化與標(biāo)準(zhǔn)化。首先，從數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)約定角度分析，對(duì)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)形成的數(shù)據(jù)以及檔案管理系統(tǒng)待導(dǎo)入的數(shù)據(jù)而言，存在差異性。接口程序要依托特定的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)識(shí)別能力。傳輸數(shù)據(jù)以目錄以及電子文件數(shù)據(jù)為主，各自借助不同的形式進(jìn)行歸檔與存儲(chǔ)。其次，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)關(guān)聯(lián)互通中，目錄數(shù)據(jù)的對(duì)接是核心環(huán)節(jié)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)極具復(fù)雜性，類型繁多，篩選必不可少，目的是保證與檔案目錄的一致性。同時(shí)，在進(jìn)行系統(tǒng)對(duì)接的時(shí)候，要維護(hù)數(shù)據(jù)長度與類型的契合性，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)容量不充足以及類型不符的現(xiàn)象，降低數(shù)據(jù)丟失率。再次，在目錄數(shù)據(jù)導(dǎo)入完成的條件下，需要對(duì)電子文件進(jìn)行掛接操作，將其置于對(duì)應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)。每條目錄對(duì)應(yīng)的電子文件需要依靠單獨(dú)的文件夾進(jìn)行存儲(chǔ)，目的是為管理員信息輸出提供便捷。對(duì)于數(shù)據(jù)接口，一方面要維護(hù)數(shù)據(jù)完整性，促使數(shù)據(jù)能夠完整地傳輸至檔案管理系統(tǒng)。另外，數(shù)據(jù)力求規(guī)范性，結(jié)合檔案類型，對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行有序?qū)?。除此之外，?shù)據(jù)安全性要保證，鑒于網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)膽?yīng)用，數(shù)據(jù)接口程序需要實(shí)施加密處理之后進(jìn)行傳遞，有效避免傳遞中安全風(fēng)險(xiǎn)。

立足新的發(fā)展時(shí)期，辦公自動(dòng)化成為趨勢，其影響力遍及諸多行業(yè)與領(lǐng)域，而檔案資源優(yōu)化整合重視與辦公自動(dòng)化的融合，為檔案資源管理效率的提升營造良好的發(fā)展環(huán)境，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的無縫對(duì)接，提升歸檔工作的智能化與標(biāo)準(zhǔn)化水平，推動(dòng)新時(shí)期檔案事業(yè)的穩(wěn)定與可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：河源市婦幼保健院）