楊素珍

摘 要：風(fēng)電企業(yè)的檔案管理，應(yīng)是在執(zhí)行《風(fēng)力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范》（NB/T 31021-2012）和國家檔案局令第10號《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》及1992年能源部發(fā)布的《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則（試行 ）》的基礎(chǔ)上，設(shè)計出風(fēng)電企業(yè)檔案分類方案，使之適合計算機(jī)管理環(huán)境下的風(fēng)電企業(yè)的檔案管理。

關(guān)鍵詞：風(fēng)電企業(yè);檔案分類;檔案分類方案

一、企業(yè)檔案分類方案建立的必要性

在計算機(jī)系統(tǒng)里實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理體系，是檔案工作者責(zé)無旁貸的義務(wù)。檔案工作者首先要設(shè)計本企業(yè)的檔案分類方案，使之能夠在計算機(jī)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)。檔案工作中最重要的幾個管理要素是檔號、分類號、保管期限，檔案收集工作中最重要的是歸檔范圍。由于企業(yè)檔案的歸檔范圍和保管期限是基于分類體系中的檔案內(nèi)容分類表對應(yīng)表述的，所以這個分類方案就是該企業(yè)檔案工作的根本，是企業(yè)檔案管理必不可少的工作方法。如果一個企業(yè)的檔案管理沒有這樣一種檔案分類方案，那么該企業(yè)的檔案管理一定是混亂的。每個企業(yè)都是獨(dú)立的、個體的，每個企業(yè)的管理方式因為管理者不同而不同，用什么組織架構(gòu)，每個組織被賦予什么功能，隨時都有可能變化。所以，熟悉自己管理的企業(yè)檔案內(nèi)容的組成，設(shè)計出每種檔案在計算機(jī)環(huán)境下最適合的管理方法，設(shè)計出必要的檔案著錄項，使得每種檔案都是在符合實(shí)際利用的原理下被恰如其份地組織在了一起。這樣才能使企業(yè)檔案的管理游刃有余、自成體系。制定一個符合本單位實(shí)際情況的檔案分類方案，既要參考過去的管理經(jīng)驗和方法，又要遵從現(xiàn)行國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，需要不斷創(chuàng)新各種類型的檔案管理方法，不能拘泥于歷史局限和對經(jīng)驗的過分依賴，導(dǎo)致管理被形式所局限。

二、風(fēng)電企業(yè)檔案形成特點(diǎn)

風(fēng)電企業(yè)一般擁有若干個風(fēng)電場，其特點(diǎn)是跨地域、分布廣。為適應(yīng)政府行政區(qū)域和管理職權(quán)的劃分，我國風(fēng)電生產(chǎn)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)，大抵是一套班子，幾塊牌子的組織形式。傳統(tǒng)的發(fā)電企業(yè)通常會在一個地理區(qū)域建廠，只有單獨(dú)一個法人。而風(fēng)電企業(yè)通常會有若干個法人，多種管理模式，有多個會計核算單位、多個法人單位簽署的合同，多個法人公司形成的文件。文件責(zé)任者與傳統(tǒng)發(fā)電企業(yè)僅為一個公司不同，看上去象是多個全宗的檔案管理，但實(shí)體組織為單個全宗。這導(dǎo)致風(fēng)電企業(yè)檔案分類組卷，比火電、水電、核電等傳統(tǒng)發(fā)電企業(yè)多一層分類組卷層級，按不同公司組卷，但并非是從第一分類層級上分公司再按檔案內(nèi)容分類，而是先按檔案內(nèi)容分類，分類的最后一層級按公司組卷，將不同公司的案卷視作同一類列下的平行關(guān)系。按“件”管理文件時，通過不同責(zé)任者做出區(qū)分。明晰風(fēng)電企業(yè)這一層級的分類關(guān)系后，才能在風(fēng)電企業(yè)檔案管理中貫徹各種行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，不致使檔案的分類矛盾重重。

三、風(fēng)電企業(yè)檔案分類依據(jù)

當(dāng)前，風(fēng)電企業(yè)檔案管理，應(yīng)是在執(zhí)行《風(fēng)力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范》（NB/T 31021-2012）和國家檔案局令第10號《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（2012年12月發(fā)布）及1992年能源部發(fā)布的《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則（試行）》的基礎(chǔ)上，設(shè)計出風(fēng)電企業(yè)檔案分類方案，使之適合計算機(jī)管理環(huán)境下的風(fēng)電企業(yè)的檔案管理。

四、風(fēng)電企業(yè)檔案分類體系中對于規(guī)范需變更的部分

《風(fēng)力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范》（NB/T 31021-2012）（簡稱《規(guī)范》）未考慮風(fēng)電企業(yè)技術(shù)改造、改擴(kuò)建問題，實(shí)際工作中會出現(xiàn)這種情況。將《規(guī)范》中6.2.3.4的目錄號的解釋做出了調(diào)整，增加了新建、改建、擴(kuò)建的標(biāo)識位。工期號的位數(shù)根據(jù)實(shí)際企業(yè)的情況做出修改，以適應(yīng)不同企業(yè)的需求。近年來，企業(yè)出于對審計的需要，合同簽署過程中的文件被極大地重視，所以增加了與簽訂合同密切相關(guān)的采購方面的文件。風(fēng)電企業(yè)的設(shè)立，有可能存在中外合資、法人獨(dú)資、內(nèi)資合資等多種公司結(jié)構(gòu)，在歷史長河中，各法人公司，又會涉及合并、重組、撤銷、股權(quán)變更、注資等諸多行為，所以董事會材料的管理是不可忽視的。將董事會文件按文書檔案的模式管理，按年度混在文書檔案中，既不滿足利用需求，也不滿足來源原則。人為拆散混排在文書文件中多此一舉。所以，將董事會文件單獨(dú)拿出來形成董事會檔案類型，管理模式為案卷級，管理方法以公司代號-分類號-案卷號的方法來管理。

五、風(fēng)電企業(yè)檔案分類示例

1.總則

（1）目的。為了規(guī)范公司檔案的種類，實(shí)現(xiàn)公司檔案信息的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化，依照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本分類方案。本分類方案規(guī)定了公司檔案的分類原則、分類方法、類目設(shè)置、類目標(biāo)識、檔號編制規(guī)則以及對各類文件種類的描述。

（2） 適用范圍

①本方案中管理類檔案適用于公司2013年以后（含2013年）形成的檔案的分類、整理、編號、排架管理和信息資源整合。本方案中的項目建設(shè)和設(shè)備儀器檔案適用于公司2012年7月1日之后立項的項目建設(shè)檔案。②2013年以前形成的檔案材料，其分類方法按照《**公司0-5類文書檔案歸檔范圍、保管期限表》和《**公司6-9類科技檔案歸檔范圍、保管期限表》執(zhí)行。③本方案所設(shè)計的類目劃分標(biāo)準(zhǔn)和類目標(biāo)識方法應(yīng)在電子檔案管理系統(tǒng)中執(zhí)行。

（3）權(quán)責(zé)規(guī)定

①公司檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)本方案的發(fā)布和廢止。②檔案室負(fù)責(zé)本方案的制定、修改和解釋。

2.釋義

（1）檔案分類。檔案分類是指根據(jù)歸檔文件材料的內(nèi)容性質(zhì)、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則，采用科學(xué)、適用的方法，對歸檔文件進(jìn)行區(qū)分和類集，從而使庫藏的全部檔案成為一個條理化的具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的庫藏系統(tǒng)。

（2）類目。類目是檔案分類的構(gòu)成要素，分為類列和類系兩項。類列是指在不同分類層次上具有平行關(guān)系的類與類之間所構(gòu)成的體系，其邏輯原則是不能互相交叉;類系是指某一大類從總到分所構(gòu)成的具有包含和被包含關(guān)系的類的系統(tǒng)，其分類原則是上位類包含下位類，下位類被上位類所包含。

（3）類號。類號即分類號，是類目的標(biāo)識符號。用以表示類目在分類體系中的位置和排列順序。本方案按照代字和代號混合方式進(jìn)行類號標(biāo)識。

（4）檔案號。檔案號即檔號。按照國家檔案行業(yè)的有關(guān)規(guī)定，檔號一般由機(jī)構(gòu)代碼、分類號、文件的順序號和相關(guān)特征號組合而成。檔號是歸檔文件保存單元的唯一標(biāo)識，用以管理、識別和檢索庫存檔案。

3.分類方法

（1）分類原則

①遵循文件的來源原則，反映行業(yè)（專業(yè)）特點(diǎn);②實(shí)現(xiàn)類目體系的可包容性;③維護(hù)類目體系邏輯關(guān)系的嚴(yán)整性;④保證類目體系的相對穩(wěn)定性。

（2）類目設(shè)置

①一級類目設(shè)置。按照公司各類活動的職能性質(zhì)，將公司的全部檔案內(nèi)容劃分為10個一級類目，即：0-黨群工作、1-行政管理、2-經(jīng)營管理、3-生產(chǎn)技術(shù)管理、4-財務(wù)審計、5-人事勞資、6-電力生產(chǎn)、7-科學(xué)技術(shù)研究、8-項目建設(shè)、9-設(shè)備儀器，10大類。

根據(jù)檔案內(nèi)容和檔案管理方法的不同，黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、財務(wù)審計、人事勞資的內(nèi)容的文件統(tǒng)稱為管理類檔案（不含人事檔案），又稱文書檔案，按件方式管理。電力生產(chǎn)內(nèi)容產(chǎn)生的檔案為電力生產(chǎn)檔案，科學(xué)技術(shù)研究內(nèi)容產(chǎn)生的檔案為科學(xué)技術(shù)研究檔案、項目建設(shè)內(nèi)容產(chǎn)生的檔案為項目建設(shè)檔案、設(shè)備儀器內(nèi)容產(chǎn)生的檔案為設(shè)備儀器檔案，電力生產(chǎn)檔案、科學(xué)技術(shù)研究檔案、項目建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案統(tǒng)稱為科技檔案，按案卷方式管理。1大類中三級類目董事會文件稱為董事會檔案。4大類中會計賬目稱為會計檔案。

②二級類目設(shè)置

a.黨群工作檔案分為：黨務(wù)工作、組織工作、紀(jì)檢監(jiān)察工作、宣傳工作、工會工作、共青團(tuán)工作、協(xié)會等七項內(nèi)容。

b.行政管理檔案分為：行政事務(wù)、質(zhì)量管理、后勤福利、信息工作等四項內(nèi)容。

c.經(jīng)營管理檔案分為：計劃統(tǒng)計、物資等兩項內(nèi)容。

d.生產(chǎn)技術(shù)管理檔案分為：規(guī)劃基建、生產(chǎn)管理、施工管理、安全環(huán)保、科技管理、標(biāo)準(zhǔn)計量等六項內(nèi)容。

e.財務(wù)審計檔案分為：財務(wù)管理、會計賬目、審計工作等三項內(nèi)容。

f.人事勞資檔案分為：機(jī)構(gòu)編制、人力資源管理、工資管理、教育培訓(xùn)內(nèi)容等四項內(nèi)容。

g.電力生產(chǎn)檔案分為：生產(chǎn)運(yùn)行、生產(chǎn)技術(shù)、物資管理、技改與檢修、生產(chǎn)修繕、采購、其它等六項內(nèi)容。

h.科學(xué)技術(shù)研究分為科技創(chuàng)新及技術(shù)進(jìn)步、科研課題等兩項內(nèi)容。

i.項目建設(shè)檔案分為：項目立項文件、設(shè)計文件、項目準(zhǔn)備文件、項目管理文件、風(fēng)電施工文件、監(jiān)理文件、試運(yùn)調(diào)試、竣工文件等八項內(nèi)容。

j.設(shè)備儀器檔案分為：風(fēng)力發(fā)電機(jī)組、變電站設(shè)備、其它系統(tǒng)設(shè)備等三項內(nèi)容。

③三級以下類目劃分

a.三級類目設(shè)置見《管理類文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表》《電力生產(chǎn)文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表》《科學(xué)技術(shù)研究文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表》《項目建設(shè)文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表》《設(shè)備儀器文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表》。

b.會計檔案主要指會計賬目，三級類目的設(shè)置根據(jù)《會計檔案管理辦法》（中華人民共和國財政部、國家檔案局令第79號）執(zhí)行，分為430財務(wù)會計報告、431會計賬簿、432工資單、433會計憑證、434其他會計資料。

財務(wù)管理類文件納入管理類檔案4大類，按照文書檔案的管理方式進(jìn)行管理。

（3）類目標(biāo)識。本分類方案采用代碼制分類標(biāo)識法。一級類目、二級類目均使用0-9號段標(biāo)識，科技檔案三級類目使用0-9號段標(biāo)識，管理類檔案三級類目使用00-99號段標(biāo)識。

4.檔號標(biāo)識方法

（1）管理類檔案（文書檔案）。檔案按“件”的方式進(jìn)行管理。檔號以“件”為單位進(jìn)行標(biāo)識，檔號編制規(guī)則為：檔號=年度-分類號（一級類目號）-保管期限-件號，各號段之間以“-”隔開。

檔號具體標(biāo)注樣式如下：XXXX-X-XX-XXX。第一段為年度號，使用四位年度數(shù)字標(biāo)識。第二段為檔案分類號，用一級類目代碼0-5標(biāo)識。第三段為保管期限代號，使用字母結(jié)合數(shù)字標(biāo)識，永久保管期限用Y標(biāo)識，30年保管期限用D30標(biāo)識，10年保管期限用D10標(biāo)識。第四段為件號，采用3位流水順序號標(biāo)識，不滿三位前面補(bǔ)零。件號生成規(guī)則：按同一年度，同一類別，同一保管期限下，件號從001開始生成。件號排序規(guī)則：按成文日期排序。

（2）董事會檔案。檔案按“卷”的方式進(jìn)行管理。檔號以“卷”為單位進(jìn)行標(biāo)識，檔號編制規(guī)則為：檔號=公司代號-分類號（一級類目號+二級類目號+三級類目號）-案卷號，各號段之間以“-”隔開。

案卷的檔號具體標(biāo)注樣式如下：XX-XXX-XXX。第一段為公司代號，使用兩位大寫英文字母標(biāo)識。第二段為檔案分類號，用一級類目+二級類目+三級類目代碼標(biāo)識，類目號之間不加符號。第三段為案卷號，按屆次組卷，采用3 位流水順序號標(biāo)識，不滿三位前面補(bǔ)零。案卷號生成規(guī)則：按公司、屆次組卷，案卷號從001開始生成。

案卷內(nèi)文件的檔號具體標(biāo)注樣式如下：XX-XXX-XXX-XXX。前三段號段為案卷的檔號。第四段為件號，采用3位流水順序號標(biāo)識，不滿三位前面補(bǔ)零。案卷內(nèi)件號排序規(guī)則：按成文日期排序。

（3）電力生產(chǎn)檔案、科學(xué)技術(shù)研究檔案。檔案按“卷”的方式進(jìn)行管理。檔號以“卷”為單位進(jìn)行標(biāo)識，檔號編制規(guī)則為：檔號=年度-分類號（一級類目號+二級類目號+三級類目號）-案卷號，各號段之間以“-”隔開。

案卷的檔號具體標(biāo)注樣式如下：XXXX-XXX-XXX。第一段為年度號，使用四位數(shù)字標(biāo)識。第二段為檔案分類號，用一級類目+二級類目+三級類目代碼標(biāo)識，類目號之間不加符號。第三段為案卷號，采用3位流水順序號標(biāo)識，不滿三位前面補(bǔ)零。案卷號生成規(guī)則：按年度，類別（最小類目），保管期限，案卷號從001開始生成。

案卷內(nèi)文件的檔號具體標(biāo)注樣式如下：XXXX-XXX-XXX-XXX。前三段號段為案卷的檔號。第四段為案卷內(nèi)件號，采用3位流水順序號標(biāo)識，不滿三位前面補(bǔ)零。案卷內(nèi)件號排序規(guī)則：按成文日期排序。

（4）項目建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案。檔案按“卷”的方式進(jìn)行管理。檔號以“卷”為單位進(jìn)行標(biāo)識，檔號編制規(guī)則為：檔號=項目代號-分類號（一級類目號+二級類目號+三級類目號）-案卷號，各號段之間以“-”隔開。

案卷的檔號具體標(biāo)注樣式如下：XXXXX-XXX-XXX。第一段為項目代號+新、改擴(kuò)建代號+機(jī)組號，使用5位數(shù)字標(biāo)識。第一、二位數(shù)字為項目代號：01代表**風(fēng)電項目，02代表**風(fēng)電項目，03代表**風(fēng)電項目，依次類推，根據(jù)立項時間，順序排號。第三位數(shù)字代表新建和改擴(kuò)建工程：0為新建，1為第一次改/擴(kuò)建，2為第二次改/擴(kuò)建工程，依次類推。第四、五位數(shù)字為機(jī)組號，從01-99標(biāo)識，機(jī)組公用部分用00表示，同一項目以幾個機(jī)組為一組共用一套公用部分的，公用部分宜采用首臺機(jī)組序號標(biāo)識。第二段為檔案分類號，用一級類目+二級類目+三級類目代碼標(biāo)識，類目號之間不加符號。第三段為案卷號，采用3位流水順序號標(biāo)識，不滿三位前面補(bǔ)零。案卷號生成規(guī)則：按項目，類別（最小類目），保管期限，案卷號從001開始生成。

案卷內(nèi)文件的檔號具體標(biāo)注樣式如下：XXXXX-XXX-XXX-XXX。前三段號段為案卷的檔號。第四段為件號，采用3位流水順序號標(biāo)識，不滿三位前面補(bǔ)零。案卷內(nèi)件號排序規(guī)則：按項目、類別、成文日期排序。

5.附則

（1）本方案由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋。

（2）本方案自發(fā)布之日起施行。

6.附件

（1）管理類文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表》;（2）《電力生產(chǎn)文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表》;（3）《科學(xué)技術(shù)研究文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表》;（4）《項目建設(shè)文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表》;（5）《設(shè)備儀器文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表》。

參考文獻(xiàn)：

[1]《風(fēng)力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范》NB/T 31021-2012

[2]國家檔案局令 第10號《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》

[3]《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》1992年能源部

[4]《企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)與運(yùn)行》

（作者單位：遼寧龍源新能源發(fā)展有限公司）