任寧

摘 要：目前，信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各種新興的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)工具不斷涌現(xiàn)出來(lái)，極大的提高了檔案管理的效率，為檔案管理的開(kāi)發(fā)利用功能奠定了優(yōu)良的基礎(chǔ)。本文分析了檔案管理信息化建設(shè)的意義，探討了檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，并針對(duì)如何更好地開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)給出了相應(yīng)的建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);方法研究

一、檔案管理信息化建設(shè)的意義

檔案信息是一種非常重要的信息資源，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)工具的涌現(xiàn)使人們的生產(chǎn)生活發(fā)生了很大的改變，同時(shí)也有效推動(dòng)和提高了檔案管理工作效率。檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展是時(shí)代發(fā)展的需要，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公的迫切需求。

1.檔案儲(chǔ)存環(huán)境優(yōu)勢(shì)

傳統(tǒng)的檔案資料管理工作大多是依靠人工進(jìn)行分類保存，在資料整理收集的過(guò)程中難免出現(xiàn)搞錯(cuò)資料等各種問(wèn)題，使得工作效率低下。紙質(zhì)檔案易受外界環(huán)境的影響，若是保存環(huán)境不好，這些資料就有可能會(huì)被損毀，影響正常使用。為了有效開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)，打破傳統(tǒng)檔案管理的局限，提升檔案管理效率，就要引入網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，加大資金投入，完善檔案管理信息化技術(shù)工具，優(yōu)化相關(guān)的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備，將相關(guān)資源信息統(tǒng)一規(guī)整到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，更好地滿足人們對(duì)于檔案管理工作的需要，推動(dòng)我國(guó)檔案管理行業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。

2.有效提高檔案管理的效率

構(gòu)建以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為代表的檔案管理模式，使檔案管理和信息技術(shù)有效融合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)了以電子信息技術(shù)為載體的管理模式，有效提高工作效率。在信息技術(shù)模式下， 檔案管理工作能夠使得信息資源的共享成為現(xiàn)實(shí)，同一份資料可以突破時(shí)間、地點(diǎn)的限制供多人查看，借助于網(wǎng)絡(luò)工具，檔案資料的傳輸和接收也變得更快，能夠有效提高信息資源的利用率，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高管理效率。

二、檔案管理信息化建設(shè)面臨的問(wèn)題

1. 檔案管理意識(shí)淡薄

檔案管理工作是一項(xiàng)相當(dāng)重要的工作，它包含著許多有價(jià)值的信息資料。目前，有些單位的領(lǐng)導(dǎo)信息化管理意識(shí)比較薄弱，沒(méi)有及時(shí)認(rèn)識(shí)和了解信息化技術(shù)工具，信息技術(shù)管理意識(shí)比較薄弱。為了有效開(kāi)展檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案管理效率，單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新管理理念，優(yōu)化管理模式，才能推動(dòng)檔案管理工作向前發(fā)展。

2.檔案管理模式有待完善

信息化背景下，傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)模式已經(jīng)不能有效滿足發(fā)展的需要。檔案管理信息化建設(shè)，對(duì)于管理者的專業(yè)素養(yǎng)要求更高，檔案管理工作模式有待更新。從檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展來(lái)看，檔案管理體系不夠規(guī)范，信息技術(shù)的安全性能需要進(jìn)一步加強(qiáng)，為充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，有效整合各種信息資源，使得信息的交流和使用更加方便，就要注重更新檔案管理工作體系。目前，有些單位已經(jīng)設(shè)立了電子檔案管理體系，對(duì)內(nèi)部的各種數(shù)據(jù)資源實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，但是從計(jì)算機(jī)信息化管理的方面來(lái)看，很多單位引進(jìn)的設(shè)備比較落后，相應(yīng)的信息安全工作落實(shí)的并不到位，安全管理力度不夠，這種情況下很有可能造成檔案資料的原始數(shù)據(jù)丟失，影響單位的正常運(yùn)營(yíng)。

3. 檔案管理信息化專業(yè)人才不足

檔案管理信息化發(fā)展和建設(shè)，需要專業(yè)的技術(shù)人才進(jìn)行管理。但是很多單位都忽視了人才培養(yǎng)工作，檔案管理的工作人員計(jì)算機(jī)水平不高，專業(yè)化水平不夠，很難發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)社會(huì)下各種潛藏的問(wèn)題，其專業(yè)素養(yǎng)有待加強(qiáng)。如果檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)不過(guò)關(guān)，綜合素養(yǎng)不高，那么在面對(duì)一些網(wǎng)絡(luò)病毒時(shí)，就無(wú)法及時(shí)處理，很有可能造成內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)癱瘓，更有甚者還有可能導(dǎo)致一些核心的數(shù)據(jù)資料丟失，給單位造成一些無(wú)法挽回的損失，影響單位的經(jīng)濟(jì)效益。為此，為更好地應(yīng)對(duì)和處理網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中各種不安全的因素，在信息化檔案管理建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)注重引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)的技術(shù)人才，不斷強(qiáng)化檔案管理工作人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，有效識(shí)別和應(yīng)對(duì)檔案管理中的各種風(fēng)險(xiǎn)，從而推動(dòng)單位的有序經(jīng)營(yíng)和發(fā)展。

三、檔案管理信息化建設(shè)方法

1.規(guī)范管理體系，推進(jìn)管理工作有序進(jìn)行

為了提高事業(yè)單位檔案管理工作效率，完善檔案管理工作體系，對(duì)相關(guān)的機(jī)構(gòu)檔案進(jìn)行管理。事業(yè)單位檔案管理相關(guān)負(fù)責(zé)人在信息化建設(shè)過(guò)程中，一定要規(guī)范檔案管理工作流程，將各種檔案資料根據(jù)其類型進(jìn)行劃分，便于工作人員進(jìn)行查找和翻閱。建立完善的檔案管理體系，要注重引進(jìn)最新的檔案管理技術(shù)設(shè)備，還要注重將具體的檔案管理責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，使得檔案管理工作人員能夠明確自身職責(zé)，做好監(jiān)督和管理工作，調(diào)動(dòng)他們的工作積極性。信息化技術(shù)背景下，各種海量的信息資源被匯聚到一起，這些數(shù)據(jù)資源很多都是一些企事業(yè)單位的重要的機(jī)密文件，一旦丟失或者泄露將會(huì)給其發(fā)展帶來(lái)嚴(yán)重的后果。所以，完善檔案管理工作體系，還有一點(diǎn)非常重要，就是要做好檔案管理的保密工作。企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重檔案庫(kù)房的建設(shè)，做好相關(guān)的安全防護(hù)工作，使得檔案管理工作的相關(guān)資料安全性能得到強(qiáng)化。

2. 提高檔案管理信息化建設(shè)意識(shí)

現(xiàn)如今，信息技術(shù)的高速發(fā)展，給人們的生產(chǎn)生活提供了強(qiáng)大的便利。很多新興的檔案管理工具層出不窮，給人們提供了更多的選擇。在新環(huán)境下，檔案管理人員要學(xué)習(xí)較為先進(jìn)的管理理念，熟悉掌握和運(yùn)用信息化的檔案管理工具，由此才能指導(dǎo)和引領(lǐng)檔案管理工作的發(fā)展。信息化技術(shù)背景下，對(duì)于檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平需求更高，為了提高事業(yè)單位檔案信息化管理的信息化水平，為單位節(jié)省更多的人力、物力和資金，較為重要的一點(diǎn)就是要重點(diǎn)提高檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)，使之成為一個(gè)掌握現(xiàn)代化技術(shù)的、專業(yè)的檔案管理人才。檔案管理層要定期組織和安排全體的檔案管理工作人員學(xué)習(xí)，熟練運(yùn)用各種新型的檔案管理技術(shù)軟件，有效提高檔案管理工作人員專業(yè)化的技術(shù)水平，從而可以及時(shí)應(yīng)對(duì)和處理工作中遇到的各種難題，進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理工作效率。除此之外，事業(yè)單位的檔案管理工作人員還應(yīng)當(dāng)豐富完善自己的知識(shí)體系，加強(qiáng)自身修養(yǎng)，努力提高自己的綜合素質(zhì)，充分發(fā)揮個(gè)人價(jià)值，以飽滿熱情的態(tài)度投入到檔案管理工作中。為此，為了全面推進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)工作，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重培養(yǎng)信息化的管理人才，提高檔案管理信息化建設(shè)意識(shí)。

3.注重引入先進(jìn)的管理設(shè)備

信息技術(shù)檔案管理建設(shè)中，先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備能夠給檔案管理工作提供強(qiáng)有力的支撐，是保障檔案管理工作信息化建設(shè)的重要力量。對(duì)于信息技術(shù)工具來(lái)說(shuō)，無(wú)論是軟件還是硬件支持，單位都應(yīng)綜合考慮現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的新技術(shù)、新成果，及時(shí)引進(jìn)和更新管理技術(shù)。在信息化技術(shù)建設(shè)和發(fā)展中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)自己的實(shí)際情況，設(shè)置對(duì)應(yīng)的權(quán)限，提高對(duì)應(yīng)的管理系統(tǒng)的兼容性。此外，還需要進(jìn)一步完善和提升安全管理的防護(hù)力度，單位內(nèi)部的機(jī)密資料信息最好可以設(shè)置只有在內(nèi)網(wǎng)環(huán)境下才能查看，若是在外網(wǎng)環(huán)境中操作，就需要做好相應(yīng)的安全防護(hù)工作。為此，在檔案管理信息建設(shè)過(guò)程中，要注重引進(jìn)各種高新的管理設(shè)備，不斷創(chuàng)新管理方式，加強(qiáng)機(jī)構(gòu)隊(duì)伍建設(shè)，完善管理制度，適當(dāng)改善工作條件，推進(jìn)信息化建設(shè)和檔案管理，有效提高檔案管理效率，給單位工作人員提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4.提高檔案管理人員專業(yè)水平

檔案管理工作歸根到底也是對(duì)人的管理工作，檔案管理工作人員的專業(yè)水平直接影響著檔案管理效率。單位可以綜合考慮檔案管理工作的發(fā)展需要，結(jié)合自身工作的實(shí)際情況，定期對(duì)檔案管理工作人員開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)行不定期的測(cè)試和考核，從而充實(shí)和提高檔案管理工作人員的水平，全面提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)。在培訓(xùn)過(guò)程中，管理層可以邀請(qǐng)那些行業(yè)內(nèi)的專業(yè)人才開(kāi)展講座，也可以選擇單位內(nèi)部那些經(jīng)驗(yàn)豐富的員工進(jìn)行分享，幫助更多的檔案管理工作人員處理檔案資料收集和管理過(guò)程中的各種難題，繼而提高管理人員的專業(yè)化水平。學(xué)習(xí)借鑒、取長(zhǎng)補(bǔ)短，并以此為契機(jī)，不斷提高檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)，創(chuàng)新工作形式，有效提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。除此之外，事業(yè)單位內(nèi)部還要建立起來(lái)相關(guān)的檔案管理約束制度，用來(lái)指引和規(guī)范檔案管理工作人員的行為，營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，進(jìn)一步提高檔案管理的效率。

做好企事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)工作，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)不斷優(yōu)化檔案管理模式，規(guī)范檔案管理工作流程，及時(shí)引入先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，定期對(duì)檔案管理工作人員開(kāi)展培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員的專業(yè)水平，促使檔案管理工作朝著更加專業(yè)化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]闞澤微. 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J]. 科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，2017

[2]姚保華. 加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的方法分析[J]. 企業(yè)改革與管理，2017

[3]蔡俏冰. 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2017

（作者單位：西安市園林研究所）