王曉慧 李國紅 李青照

摘 要：高校學籍檔案對學生、學校、社會具有重要意義。為進一步創(chuàng)新服務方式，提高檔案利用效率，以檔案信息化建設為基礎的高校學籍檔案遠程利用服務應運而生。本文通過闡述高校學籍檔案的概念作用，分析國內(nèi)高校提供利用學籍檔案的方式現(xiàn)狀，以云南大學檔案館為例，淺談開展高校學籍檔案的遠程利用工作的問題與對策，以期起到拋磚引玉的作用。

關鍵字：高校學籍檔案;遠程利用;對策

近年來，高校學籍檔案在學歷認證、政治審查、人事檔案材料補充等工作中發(fā)揮著越來越重要的憑證作用，利用率明顯提高。隨著互聯(lián)網(wǎng)和計算機技術在檔案管理領域的廣泛應用，國內(nèi)大多數(shù)高校已建立檔案管理系統(tǒng)，大大提高了工作效率。為維護高校學籍檔案內(nèi)容安全，絕大多數(shù)高校檔案館采取本人或委托他人到現(xiàn)場查詢的方式提供利用學籍檔案。然而，高校畢業(yè)生在就業(yè)、升學、留學的區(qū)域選擇上具有較大的靈活性，產(chǎn)生了大量異地查詢、利用學籍檔案的需求，異地查詢需求與現(xiàn)場提供利用的矛盾開始顯現(xiàn)。

為進一步做好新形勢下高校學籍檔案管理服務工作，高校檔案館應適時轉變服務觀念，創(chuàng)新服務方式，在確保學籍檔案內(nèi)容安全的情況下，充分依托檔案管理系統(tǒng)和檔案信息化工作，結合自身情況開展遠程查詢業(yè)務，以便為檔案利用者提供更加方便快捷高效的服務。

一、高校學籍檔案概述

高校學籍檔案是指高校從事各學歷層次的學籍管理活動直接形成的，對學生、學校和社會有保存價值的歷史記錄，是真實反映學校學籍管理活動和學生學習經(jīng)歷的重要依據(jù)，是學歷認證、干部政審的重要憑證。參考云南大學學籍檔案管理工作實踐，將其分為以生源地、學院、專業(yè)等屬性為單位集中保存的綜合學籍檔案，如新生錄取簡明登記表、畢業(yè)資格審查表、畢業(yè)生領證簽名冊、畢業(yè)生轉檔名冊等反映多名學生學籍情況的文件材料，以及反映某個學生學籍情況的個人學籍檔案，如報考登記表、學生登記表、畢業(yè)生登記表、成績單、個人獎懲材料，及以個人為單位集中歸檔的研究生學籍檔案等。

高校學籍檔案是高校教學檔案的核心內(nèi)容，也是干部人事檔案的重要組成部分，三者之間存在著一定的包含、交叉與轉化的關系。學生畢業(yè)前，其綜合學籍檔案和個人學籍檔案屬于高校教學檔案的內(nèi)容。學生畢業(yè)后，其綜合學籍檔案和研究生學籍檔案仍屬于高校教學檔案，而學生的個人學籍檔案則根據(jù)學生畢業(yè)后入職、升學、待業(yè)等情況，歸入其學生檔案，分別轉遞至用人單位、高?；蚋魇〈笾袑＞蜆I(yè)指導中心。隨著高校學籍檔案憑證作用的進一步凸顯，引入遠程利用服務新模式，有利于提高高校學籍檔案的利用效率。

二、高校學籍檔案提供利用服務現(xiàn)狀分析

作者對北京大學等10家高校檔案館作了調查。我國高校檔案館提供學籍檔案查詢利用服務包括到館查詢、自助查詢、在線預約、在線查詢、遠程辦理幾種方式?；跈n案的特殊性和保密性，到館查詢依然是利用的主要方式。近年來，為方便畢業(yè)生查詢檔案轉遞情況，中國人民大學、四川大學、重慶大學、西北工業(yè)大學、暨南大學等高校開通了檔案去向在線查詢服務;為實現(xiàn)用戶分流，減少用戶等待時間，北京大學、四川大學、重慶大學、暨南大學等高校開通了在線預約服務;同濟大學、燕山大學開啟遠程服務，在線受理用戶查檔需求，并通過現(xiàn)場自取或快遞到付的方式為用戶提供部分學籍檔案的查詢利用;燕山大學還提供認證回復服務，在線處理查檔申請。隨著信息、網(wǎng)絡技術的成熟和進步，諸多高校已就遠程查檔工作進行了卓有成效的探索和實踐，使得遠程查詢利用檔案服務成為可能。但目前提供遠程利用服務的高校數(shù)量較少，且遠程利用服務的水平還有待提高，尚不能滿足高校學籍檔案利用工作的需要。

三、云南大學檔案館提供學籍檔案遠程利用問題的思考

1.學籍檔案提供利用工作現(xiàn)狀

以當前云南大學檔案館為例，教學檔案是利用率最高的一類檔案，而教學檔案利用的重心則是學籍檔案。據(jù)統(tǒng)計， 2017年、2018年云南大學檔案館分別提供利用學籍檔案1117人次和1407人次，分別占提供利用各類檔案總人次的65.60%和74.10%，近一半為委托代辦。其中，利用率最高的檔案材料是新生錄取簡明登記表、畢業(yè)生領證簽名冊、成績單、轉檔名冊等，利用目的主要在于學歷認證、升學、求職等方面查詢。在咨詢工作中，有些人無法到館辦理且不便委托他人到館辦理，造成檔案利用者與工作人員在溝通交流中存在一些障礙，不利于檔案館管理和服務水平的提高，有必要研究學籍檔案遠程查詢利用問題。

2.開展學籍檔案遠程利用服務的設想

開展學籍檔案遠程利用服務的初衷就是為了解決異地查詢需求與現(xiàn)場提供利用之間的矛盾，使利用者可以不受時間、空間的限制，依托互聯(lián)網(wǎng)、計算機、手機平臺，就可以實現(xiàn)利用檔案的目的。遠程服務開通后，利用者可以根據(jù)需要，通過認證下載、自取或郵寄的方式獲取學籍檔案的復制件或證明材料，大大提高學籍檔案利用效率。

首先，可通過校內(nèi)、校外兩個入口分別為在校師生和廣大校友、用人單位提供相應的遠程利用服務，針對不同的利用者設計身份認證方式，如一卡通和密碼認證、上傳身份證、人臉識別等。根據(jù)云南大學檔案館統(tǒng)計，利用者查詢利用的學籍檔案主要是新生錄簡表、畢業(yè)生領證簽名冊、本碩博成績單、轉檔名冊等。其中轉檔名冊、成績單可由利用者自行查詢或下載;新生錄簡表、畢業(yè)生領證簽名冊需要對原件進行遮蓋處理，可由管理員根據(jù)查檔申請?zhí)幚砗?，將查檔結果的掃描件上傳至平臺供利用者下載。技術允許的情況下，甚至可以通過文字識別抓取技術自動遮蓋相關內(nèi)容，直接生成查檔結果;學位申請書、論文評閱書、論文答辯會議記錄等相關學籍材料可由利用者提出申請，待檔案管理員根據(jù)查檔申請進行授權后，由利用者自行下載打印。

其次，高校檔案館不一定是利用者查閱利用學籍檔案的最終環(huán)節(jié)，以云南大學為例，本科成績單需持查檔結果到教務處加蓋公章，學歷學位證明需持相關查檔結果到教務處開具，英文成績單需持查檔結果到學?；蚱渌鄳獧C構翻譯后加蓋教務處公章等。因此，高校檔案館在開放遠程查詢利用服務時，應與學校教務、研究生管理、學生就業(yè)指導等相關部門加強合作，在遠程平臺系統(tǒng)中增設相關部門審核辦理的權限，解決查檔后需要教務處等單位出具證明的事宜，真正發(fā)揮遠程服務的作用。

最后，實現(xiàn)高校學籍檔案的遠程利用固然有諸多重要意義，但安全問題不容忽視，系統(tǒng)開發(fā)和平臺運行必須以檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息的安全為前提。要采用先進的安全措施，可對檔案內(nèi)容進行鑒定，有選擇的上傳至遠程服務平臺。另外，遠程服務還涉及電子簽章的問題，如何對電子查檔件的真實性進行鑒定，也需要高校檔案館認真考慮。作者認為，可在官方網(wǎng)站、微信、微博等平臺公布遠程服務說明，根據(jù)在線生成的查檔結果編號對電子查檔件進行有效管理，接受電話、傳真、來函查詢真?zhèn)蔚取?/p>

3.開展學籍檔案遠程利用服務面臨的困難

根據(jù)云南大學檔案館提供利用學籍檔案查詢利用服務工作實際，開展學籍檔案遠程查詢利用工作主要存在以下困難：一是學籍檔案數(shù)字化工作未實現(xiàn)全覆蓋。由于學籍檔案數(shù)量龐大，短時間內(nèi)無法及時完成全部學籍檔案的全文掃描工作;二是一定數(shù)量的學籍檔案材料（新生錄取名冊、畢業(yè)生名冊）為手工填寫，字跡不夠清晰，填寫內(nèi)容多用省略符號，在技術上很難實現(xiàn)文字的識別和篩選;三是現(xiàn)場查檔任務重，工作人員配備不足。目前，云南大學檔案館利用部僅有2名在職人員，負責接待教學、黨群、行政、財會等12個類別檔案的查詢利用工作，難以及時處理遠程查詢利用服務開啟后的用戶注冊審核、授權等附加工作。

4.開展學籍檔案遠程利用服務的對策

要順利開展學籍檔案遠程利用服務，檔案系統(tǒng)建設和檔案資源的數(shù)字化建設是基礎。針對上述困難，提出如下對策建議：一是深入調研，充分借鑒好的經(jīng)驗?？山M織相關人員到遠程查詢利用服務起步較早的高校進行調研，實地考察其建設和使用情況，學習借鑒先進的管理理念;二是加快學籍檔案全文掃描的進度，盡快消化已入庫學籍檔案的掃描，積極實現(xiàn)檔案存量數(shù)字化，增量電子化，為遠程查詢利用服務提供基礎數(shù)據(jù)支撐;三是針對手工填寫、無法實現(xiàn)自動遮蓋內(nèi)容的學籍檔案，由工作人員線下處理后，再提供給利用者;四是增設學籍檔案預約查詢功能，合理分配查檔接待量。增加工作人員數(shù)量，明確分工，做好遠程查詢利用相關工作。

此外，檔案館在推進學籍檔案遠程查詢利用工作中，還要做好與相關單位的溝通對接，明確職責權限，做好查檔與認證等相關工作的銜接，切實通過開展遠程服務為檔案利用者提供便利，提高學籍檔案利用效率。

（作者單位：云南大學檔案館）