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國(guó)有企業(yè)文書(shū)檔案管理工作分析

2020-04-20 11:36:10謝牡丹
卷宗 2020年5期
關(guān)鍵詞:文書(shū)國(guó)有企業(yè)檔案管理

摘 要:國(guó)有企業(yè)文書(shū)檔案是企業(yè)信息資源的集合體,對(duì)于企業(yè)決策以及管理具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的參考和利用價(jià)值,對(duì)于企業(yè)乃至整個(gè)社會(huì)而言,都起到了保存以及加以利用的作用。同時(shí),文書(shū)檔案也是企業(yè)考察一個(gè)階段工作必要的依據(jù),可以說(shuō),文書(shū)檔案是企業(yè)生存與發(fā)展當(dāng)中必不可少的一項(xiàng)組成部分。本文旨在分析國(guó)有企業(yè)的文書(shū)檔案管理工作的必要性,指出相關(guān)問(wèn)題,并結(jié)合相關(guān)理論提出對(duì)策。

關(guān)鍵詞:國(guó)有企業(yè);文書(shū)檔案管理

1 國(guó)有企業(yè)文書(shū)檔案管理的必要性

1)有利于文書(shū)工作與檔案工作銜接。從高效創(chuàng)新的角度開(kāi)展文書(shū)工作與檔案工作,創(chuàng)新文書(shū)檔案管理模式,將會(huì)使文書(shū)檔案工作效果變得很好,進(jìn)而確保文書(shū)檔案的形式規(guī)范。除此之外,優(yōu)化文書(shū)檔案管理模式,能夠增強(qiáng)系統(tǒng)協(xié)調(diào)性,有效避免各個(gè)工作環(huán)節(jié)以及各種形式的脫節(jié)。

2)有利于國(guó)有企業(yè)部門間工作配合。加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作有利于提高國(guó)有企業(yè)各部門之間工作配合程度。國(guó)有企業(yè)的文書(shū)檔案管理工作是滲透在各個(gè)部門之間的,這就需要每個(gè)部門通力配合,共同致力于企業(yè)的文書(shū)檔案管理工作能夠有效合理的開(kāi)展。國(guó)有企業(yè)加強(qiáng)文書(shū)檔案管理后,管理無(wú)序、配合不當(dāng)?shù)葐?wèn)題都能得到顯著的改善,最終將會(huì)加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作人員的積極性,對(duì)各部門之間的協(xié)調(diào)配合起到更加積極地作用。

3)有利于改善文書(shū)檔案管理方法?,F(xiàn)階段,國(guó)有企業(yè)文書(shū)檔案管理工作已經(jīng)建立在信息化的基礎(chǔ)之上,文書(shū)檔案逐步形成系統(tǒng)化的管理系統(tǒng),能夠做到將紙質(zhì)版檔案進(jìn)行數(shù)字化處理,形成系統(tǒng)的檔案內(nèi)容。文書(shū)檔案管理方法的創(chuàng)新不僅會(huì)使工作效率上升,還會(huì)提高檔案的開(kāi)發(fā)與利用程度。

2 國(guó)有企業(yè)文書(shū)檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

1)國(guó)有企業(yè)文書(shū)檔案管理考核機(jī)制不完善。當(dāng)前,部分國(guó)有企業(yè)尚未建立完善的檔案考核機(jī)制,難以有效指引、評(píng)價(jià)以及考核檔案管理人員的履職業(yè)績(jī),無(wú)法提升檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作的重視程度。一是檔案管理考核機(jī)制沒(méi)有做到與時(shí)俱進(jìn),沒(méi)有及時(shí)立足于企業(yè)特點(diǎn)、檔案發(fā)展特點(diǎn)進(jìn)行修訂。二是沒(méi)有從文書(shū)檔案規(guī)范性管理的角度對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全方位考核,檔案在歸檔、傳輸以及借閱過(guò)程中存在漏洞,影響檔案價(jià)值的發(fā)揮。

2)文書(shū)管理與檔案管理的銜接度不高。當(dāng)前,部分國(guó)有企業(yè)文書(shū)檔案管理的流程不夠科學(xué),文書(shū)管理與檔案管理處于兩個(gè)獨(dú)立的版塊,不利于提升工作實(shí)效。一方面,文書(shū)歸檔工作不科學(xué),文書(shū)在收集和傳閱過(guò)程中存在損毀、丟失等問(wèn)題,損害了檔案的完整性、真實(shí)性;另一方面,文書(shū)歸檔的標(biāo)準(zhǔn)不明確,對(duì)于文書(shū)質(zhì)量的把控力度不足,存在重復(fù)處理、重復(fù)加工等重復(fù)勞動(dòng)的問(wèn)題。

3)部門之間的配合度不高。隨著國(guó)企轉(zhuǎn)型升級(jí)步伐不斷加快,文書(shū)檔案的數(shù)量逐步增多。如果完全由檔案管理人員負(fù)責(zé)文書(shū)檔案管理的全程,難以實(shí)現(xiàn)人力資源利用效率最大化,不利于節(jié)約檔案管理成本。當(dāng)前,部分國(guó)企部門之間的配合度不高,主要表現(xiàn)為各個(gè)部門沒(méi)有設(shè)立文書(shū)檔案管理專責(zé),難以與檔案管理部門進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)和銜接。

4)檔案信息化建設(shè)滯后。在新時(shí)代,文書(shū)檔案管理工作早已和信息化技術(shù)形成了緊密相連的關(guān)系,信息化技術(shù)對(duì)于文書(shū)檔案管理工作所起到的作用是巨大的。目前來(lái)看,企業(yè)的信息化管理技術(shù)還是比較落后的,信息化建設(shè)速度也是比較緩慢的。這一點(diǎn)是造成國(guó)有企業(yè)文書(shū)檔案管理工作落后的一個(gè)根本原因。一方面,部分國(guó)企軟硬件設(shè)施不健全,難以為文書(shū)檔案信息化、數(shù)字化管理提供條件;另一方面,文書(shū)檔案管理人員對(duì)于文書(shū)檔案信息化的認(rèn)識(shí)不足,缺乏相應(yīng)的技術(shù)應(yīng)用能力。

5)缺乏精干型、復(fù)合型的檔案管理隊(duì)伍。一方面,部分國(guó)企培訓(xùn)模式缺乏創(chuàng)新,沒(méi)有注重對(duì)文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行實(shí)踐操作培訓(xùn),導(dǎo)致文書(shū)檔案管理人員難以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的基本要求;另一方面,部分國(guó)企培訓(xùn)內(nèi)容單一,忽視從文書(shū)檔案信息化的角度對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),無(wú)法做到與時(shí)俱進(jìn),??傮w而言,如果不能打造一支精干型、復(fù)合型的檔案管理隊(duì)伍,那么國(guó)企文書(shū)檔案信息化、規(guī)范化以及科學(xué)化管理的目標(biāo)將難以實(shí)現(xiàn)。

3 加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的措施

1)完善國(guó)有企業(yè)文書(shū)檔案管理考核制度。文書(shū)檔案管理制度是國(guó)有企業(yè)能否順利及高效的開(kāi)展檔案管理工作的有效保障。所以,國(guó)有企業(yè)要進(jìn)一步建立健全相關(guān)管理制度,契合時(shí)代的變化,加快制定新的文書(shū)檔案管理制度,不斷補(bǔ)充細(xì)節(jié),修正原有制度存在的問(wèn)題及紕漏。同時(shí),制定及完善一套嚴(yán)格的文書(shū)檔案管理流程,規(guī)范文書(shū)檔案的管理格式及形式,此外需要注意每一個(gè)流程之下的手續(xù)是否健全。在制定文書(shū)檔案管理制度的過(guò)程中,需要考核管理工作人員的工作質(zhì)量,制定嚴(yán)格的考核制度,對(duì)工作人員的工作質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的把控。

2)注重文書(shū)管理工作的銜接。注重文書(shū)的整理與銜接工作是十分必要的,文書(shū)工作是使得檔案管理工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)。所以,這就需要工作人員對(duì)文書(shū)檔案管理工作高度重視,要嚴(yán)格遵守企業(yè)的相關(guān)條例及法律規(guī)定,保證文書(shū)檔案的真實(shí)性和完整性。對(duì)于文書(shū)檔案的入庫(kù)及交付環(huán)節(jié)需要嚴(yán)格的把控,認(rèn)真核實(shí)出入庫(kù)的文書(shū)檔案質(zhì)量、數(shù)量,確保在每一個(gè)環(huán)節(jié)不出現(xiàn)紕漏,查核后的檔案要及時(shí)入庫(kù),避免文書(shū)的丟失。做好文書(shū)檔案管理工作的每一環(huán)節(jié),注重各個(gè)環(huán)節(jié)的合理銜接,這樣才能將各個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤的可能性降到最低。

3)加強(qiáng)企業(yè)各部門之間的配合。國(guó)有企業(yè)的文書(shū)檔案包含范圍廣,形式多樣,除了上級(jí)單位、監(jiān)管單位下達(dá)的正式文件外,還有各種企業(yè)內(nèi)部的工作材料及文書(shū)檔案。同時(shí),國(guó)有企業(yè)的文書(shū)檔案管理工作的涉及面也很廣,各個(gè)職能部門都需要進(jìn)行相關(guān)的整理工作。要做文書(shū)檔案管理工作,就必須需要各個(gè)部門之間的通力配合,確保各部門的文書(shū)檔案工作能夠按時(shí)及高質(zhì)量的完成。因此,每個(gè)職能部門設(shè)立一名文書(shū)檔案管理人員專門負(fù)責(zé)部門內(nèi)部及各個(gè)部門之間的有效溝通及工作協(xié)調(diào)。注重國(guó)有企業(yè)各部門之間的高效配合才是合理開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作的重心。

4)深入推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。國(guó)有企業(yè)首先需要在設(shè)備上支持信息化文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展,配備齊全檔案信息化建設(shè)需要用到的軟、硬件設(shè)備;同時(shí)需要相應(yīng)的培訓(xùn)文書(shū)檔案管理工作人員,注重信息化技能的提升及鍛煉,在軟件與硬件上需要齊頭并進(jìn),共同發(fā)展,這樣才能保證文書(shū)檔案管理工作順利開(kāi)展。

5)提升文書(shū)檔案管理工作人員素質(zhì)。在抓緊制度建設(shè)及信息化建設(shè)的同時(shí),需要進(jìn)一步提升檔案管理工作人員的素質(zhì),要進(jìn)行專門的培訓(xùn),提升其專業(yè)技能,加強(qiáng)其自身的文書(shū)檔案管理工作能力。并要求工作人員在進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作過(guò)程中,將自身技能和信息化技術(shù)進(jìn)行有效的結(jié)合,利用先進(jìn)的文書(shū)檔案管理技術(shù),不斷改進(jìn)陳舊的效率低下的管理方法,管理人員需要有效結(jié)合現(xiàn)存的文書(shū)檔案形式進(jìn)行高效率的管理,將文書(shū)檔案利用先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行有效合理的儲(chǔ)存及借出。注重每一環(huán)節(jié)的順利開(kāi)展,確保企業(yè)文書(shū)檔案工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化管理。

4 結(jié)語(yǔ)

國(guó)有企業(yè)的文書(shū)檔案管理工作對(duì)于企業(yè)自身而言是十分必要的,這不僅關(guān)乎企業(yè)自身日常經(jīng)營(yíng)效果的好壞,也是國(guó)有企業(yè)未來(lái)發(fā)展方向把控的一項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于整個(gè)社會(huì)而言,國(guó)有企業(yè)的文書(shū)檔案也是一項(xiàng)考核標(biāo)準(zhǔn),有效地反映了社會(huì)發(fā)展進(jìn)程和時(shí)代變遷,是歷史的見(jiàn)證。本文通過(guò)分析相關(guān)問(wèn)題并制定出相應(yīng)的解決對(duì)策,希望對(duì)企業(yè)的文書(shū)檔案管理工作的提高起到一定的效果和作用。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

謝牡丹(1980-),女,壯族,廣西柳城人,在職研究生,畢業(yè)于廣西民族大學(xué),高校助教,研究方向:行政管理。

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