張娜
摘 要:為了提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的水平,本文結(jié)合實(shí)際對(duì)當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析,同時(shí)給出提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平的措施,以期給相關(guān)工作人員提供參考。
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)
信息化背景下,人們獲取檔案資料的方式更多,操作也更加便捷,而多種檔案資源的管理需求是現(xiàn)代社會(huì)的需要,所以事業(yè)單位的檔案管理工作要向信息化轉(zhuǎn)變,以有效提升工作的質(zhì)量和效率。檔案管理工作屬于一項(xiàng)長(zhǎng)期性、基礎(chǔ)性的工作,對(duì)于促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)功能的實(shí)現(xiàn)有著直接的推動(dòng)作用,不斷加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè),可以促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。
事業(yè)單位在日常運(yùn)作中會(huì)產(chǎn)生大量的信息資料,其在開(kāi)展日常工作時(shí),往往將檔案管理作為不可或缺的重要內(nèi)容。隨著信息化技術(shù)在各行各業(yè)的滲透和深入,如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè),成了管理者的全新開(kāi)拓方向。這不僅有利于促進(jìn)檔案管理工作順利、高效地進(jìn)行,同時(shí)也為各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的穩(wěn)定建設(shè)提供了有力保障??傊湍壳半A段而言,采取有效措施促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè),無(wú)疑是當(dāng)前發(fā)展的新趨勢(shì)。通過(guò)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的具體落實(shí),檔案管理工作中的大部分問(wèn)題都將迎刃而解。本文將針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)中的阻礙進(jìn)行分析,并給出切實(shí)可行的建議和改進(jìn)措施,希望能為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提供新思路。
1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義
1)有利于檔案整理。事業(yè)單位的檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作。原始檔案資料都是紙質(zhì)文本形式,大量的檔案資料所占空間非常巨大,保存工作也無(wú)法有序進(jìn)行,很多的珍貴的原始資料被積壓而無(wú)法使用,沒(méi)有有效地利用起來(lái)。而將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為電子形式,可以有效減少儲(chǔ)存空間,有序地進(jìn)行資料的查閱和應(yīng)用,可以提高檔案資料的利用率。
2)提升檔案管理人員的工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理方式,工作手段相對(duì)比較落后,管理質(zhì)量也無(wú)法保證。因?yàn)槭聵I(yè)單位在長(zhǎng)期的發(fā)展中有很多的檔案資料,并且查詢(xún)起來(lái)也不是非常方便,所以導(dǎo)致這些資料未能充分利用。采用信息化的檔案管理方式可以有效提升檔案管理的效率和質(zhì)量,充分利用檔案資料,有效減少中間環(huán)節(jié),從而滿(mǎn)足日常工作的需要。
3)增強(qiáng)檔案資料的安全性。信息化建設(shè)完成之后,檔案文件全部轉(zhuǎn)化為電子形式,其安全性、穩(wěn)定性都比較高,應(yīng)用起來(lái)也非常方便。同時(shí),檔案資料的傳輸、儲(chǔ)存等工作環(huán)節(jié)可以保證其更加安全和穩(wěn)定。相較于傳統(tǒng)的檔案資料管理方式有著非常大的優(yōu)勢(shì),可以延長(zhǎng)使用年限,滿(mǎn)足日常工作的需要。
4)加強(qiáng)檔案資料的利用。傳統(tǒng)檔案管理方式需要較大的空間,多數(shù)檔案也是分散保存的,如果不能合理有效地規(guī)劃和設(shè)計(jì),就會(huì)導(dǎo)致資料的利用率很低。應(yīng)用信息化技術(shù)之后,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)大部分檔案資料的共享,全面提升資料的使用效率,處理速度也非???。
2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施
1)確定合理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。傳統(tǒng)檔案管理工作主要是通過(guò)實(shí)體管理方式進(jìn)行,而在先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用下,可以全面進(jìn)行檔案資料的信息化管理,能夠在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案資料和信息的共享。新時(shí)代下,各項(xiàng)工作都有著非常高的要求,檔案資料要實(shí)現(xiàn)共享化應(yīng)用就要建立完善的信息化管理體系,使得檔案資料管理更加科學(xué)與規(guī)范。要將國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范制度作為工作基礎(chǔ),根據(jù)單位的具體情況建立完善的檔案管理體系,有序開(kāi)展檔案資料的錄入,保證標(biāo)識(shí)、格式、文字等信息都能夠達(dá)到要求,保證各項(xiàng)工作符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。要統(tǒng)一實(shí)施軟硬件,保證各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到要求,為檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用提供有利的支持。
2)增強(qiáng)檔案管理信息化的安全性。事業(yè)單位要想使得檔案工作安全、穩(wěn)定地進(jìn)行,就要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),有效提升檔案管理工作的質(zhì)量。因?yàn)閼?yīng)用共享網(wǎng)絡(luò)就可能導(dǎo)致檔案資料管理工作受到網(wǎng)絡(luò)因素的影響而出現(xiàn)安全問(wèn)題,要想杜絕泄密情況,就要加強(qiáng)安全設(shè)施的建設(shè),進(jìn)行必要的身份識(shí)別、訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限設(shè)置等安全措施。在具體的管理過(guò)程中,應(yīng)以安全為出發(fā)點(diǎn),有效控制資料上網(wǎng)情況。加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的管理與維護(hù),根據(jù)系統(tǒng)的運(yùn)行需要安裝防火墻、殺毒軟件等安全軟件,保證所有數(shù)據(jù)更加安全。此外,對(duì)于硬件安裝區(qū)域要配置合理的除濕、除塵等基礎(chǔ)設(shè)施,避免設(shè)備出現(xiàn)任何的運(yùn)營(yíng)問(wèn)題,確保檔案資料的安全性。
3)積極推廣檔案管理信息化技術(shù)。事業(yè)單位在日常管理中要想有效提高檔案管理工作效率,就要在日常工作中不斷推廣檔案管理信息化技術(shù),應(yīng)用先進(jìn)的檔案信息化管理模式,使得檔案管理工作更加順利。因此,檔案管理人員需要放棄傳統(tǒng)理念,提高服務(wù)意識(shí)。第一,要積極應(yīng)用和宣傳信息化管理技術(shù),實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)的共享,提高效率和質(zhì)量。第二,建立完善的信息化推廣模式,要以使用者為出發(fā)點(diǎn),以期在最短時(shí)間內(nèi)獲取檔案資料,保證各項(xiàng)工作可以有效進(jìn)行。
4)建立實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站。檔案信息網(wǎng)站的作用就是利用網(wǎng)頁(yè)提供必要的服務(wù),可以利于檔案管理人員進(jìn)行檔案資料的查閱、歸檔、下載等操作。這種服務(wù)方式是檔案資料管理的主要方式,也是信息化管理的重要標(biāo)志。事業(yè)單位檔案信息化管理需要納入事業(yè)單位管理系統(tǒng)內(nèi),能夠?qū)崿F(xiàn)信息資料的全面?zhèn)鬏?,快速完成網(wǎng)絡(luò)信息資源共享。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)工作需要建立檔案信息網(wǎng)站,首先選擇合適的信息技術(shù)操作系統(tǒng),能夠滿(mǎn)足日常工作之需,同時(shí)也能夠進(jìn)行系統(tǒng)的升級(jí)與再開(kāi)發(fā),在后續(xù)發(fā)展中可以進(jìn)行完善和改進(jìn)。其次,設(shè)備基礎(chǔ)設(shè)施選擇要滿(mǎn)足國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的要求,盡量選擇市場(chǎng)口碑、技術(shù)都比較好的產(chǎn)品。如果條件允許,還要積極與國(guó)外的相關(guān)單位進(jìn)行學(xué)習(xí)和交流,然后按照單位需要建立個(gè)性化的信息檔案管理系統(tǒng),以更好地提升信息化建設(shè)速度和效率,在發(fā)展之后能夠立即進(jìn)行升級(jí)改造,從根本上降低檔案資料管理成本。最后,要不斷進(jìn)行設(shè)備的創(chuàng)新。在未來(lái)發(fā)展中,需要不斷滿(mǎn)足信息化發(fā)展的需要,與相關(guān)部門(mén)配合提供硬件技術(shù)支持,尤其是一些關(guān)鍵性設(shè)備,要確保其可以滿(mǎn)足信息化檔案管理的需要。此外,還要引進(jìn)安全管理機(jī)制,做好網(wǎng)絡(luò)防護(hù),切實(shí)保證檔案的安全。
5)整合檔案信息資源。進(jìn)行檔案信息化建設(shè),首要工作就是建立完善的基礎(chǔ)設(shè)施,建立功能性更強(qiáng)的數(shù)字化檔案館。在檔案館建設(shè)過(guò)程中,要配置人員充足的專(zhuān)業(yè)管理團(tuán)隊(duì),并豐富檔案資料,通過(guò)各種技術(shù)提升檔案利用率,有效提升信息化管理質(zhì)量。同時(shí),檔案管理部門(mén)應(yīng)充分考慮到工作的實(shí)際情況,建立完善的電子檔案,投入更多的資金完善硬件和軟件,形成更好的信息化平臺(tái),滿(mǎn)足檔案管理工作的需要。對(duì)于當(dāng)前數(shù)量巨大的紙質(zhì)檔案文件,要及時(shí)進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)變,不斷整合檔案資源,為事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量和效率的提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
3 結(jié)束語(yǔ)
綜上所述,事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)對(duì)提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率有著直接的影響,也是當(dāng)下非常關(guān)鍵的工作。因此,要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展,加強(qiáng)信息化建設(shè),更好地促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升,推動(dòng)事業(yè)單位的持續(xù)、健康發(fā)展。
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