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淺談基層單位檔案管理信息化

2020-04-20 11:36:10宋尚方
卷宗 2020年5期
關鍵詞:基層單位意義信息化

宋尚方

摘 要:隨著社會科技水平的提高,促使各行各業(yè)的工作開展更為現(xiàn)代化,針對基層事業(yè)機關的工作而言,加強檔案管理可以讓員工信息更為清楚,在工作時盡量少產(chǎn)生問題?;鶎訂挝辉陂_展檔案管理工作時,應當與現(xiàn)代社會的進步趨勢相協(xié)調,必須積極引入信息化科技加強信息化管理。本文通過介紹基層事業(yè)機關加強檔案信息化保管的意義,指出了信息化背景下基層單位面臨的檔案管理問題,由此提出了一些有效的完善途徑。

關鍵詞:基層單位;檔案保管;信息化;意義

檔案記載了基層機構發(fā)展的關鍵內容,重視檔案管理十分有必要。伴隨信息系統(tǒng)的發(fā)展,檔案管理更為信息化,從原本的實體管理模式逐漸變?yōu)樾畔?shù)據(jù),存儲于信息庫內。相較于原來的管理方式,檔案的信息化保管有很多有點,在分類、查詢時均較為便捷,必定會在以后起到更為顯著的作用。

1 基層單位加強檔案信息化保管的意義

在基層單位以往的檔案管理模式中,檔案屬于紙質信息,包裝于檔案盒內。改中保管模式占據(jù)了很大空間,對管理環(huán)境有較高要求,在管理時極易破損。而且,查詢檔案時不便捷,需要消耗大量時間,下降了工作效率。為妥善管理紙質信息,基層機關每年都要在檔案管理中投放很多資金,增多了基層單位的支出。而檔案信息管理系統(tǒng)可以有效處理傳統(tǒng)檔案保管的不足,提高基層單位的工作效率,營造大量的經(jīng)濟利益。信息化條件下,僅需把檔案錄入進信息管理平臺內,依靠信息化系統(tǒng)就可以對多種檔案進行劃分。而且,信息系統(tǒng)可以及時備份存入的資料,避免檔案產(chǎn)生丟失或是破損等情況[1]。信息化模式具有一套完整的流程,管理時更為安全,查找時更為便捷,解放了大量的工作人員。所以,注重檔案保管的信息化發(fā)展意義顯著。

2 基層單位進行檔案信息化保管時面臨的問題

1)管理方法陳舊。管理方法陳舊是信息化發(fā)展的重要問題,盡管在保管傳統(tǒng)檔案時職工較為熟悉,但是他們在使用信息系統(tǒng)時還是很難把握技術核心?;鶎邮聵I(yè)機關在用人層面有很多問題,管理者的技能較低,在采用管理設施時,很難突出其價值[2]。管理者未立即更新檔案數(shù)據(jù),而且未針對實際要求更換管理設施。技術方法是信息化發(fā)展的基礎未滿足標準,就很難把高科技設施引進信息化建設方面。該種情況下,檔案數(shù)據(jù)很難獲得良好保護,下降了信息的嚴密性。尤其是伴隨信息系統(tǒng)的進步,管理者的技術未跟上社會發(fā)展的腳步,這將不能促進檔案保管信息化發(fā)展,導致檔案管理停留于傳統(tǒng)的老方式。

2)離職交接不全面?,F(xiàn)代人在工作和生活中常常會選擇自己喜愛的行業(yè),在工作時喜歡嘗試。檔案保管看似很輕松,但事實上其對技術有很高要求,并考驗人的耐心與細心程度。在保管檔案時,盡管國家開始采取信息化模式,但是很多員工會在短期內反復調換工作。在保管電子文檔時,如果出現(xiàn)離職交接情況,就需要根據(jù)相關制度做好工作。但是,有些員工在離職交接時無法完全遵守交接流程,無章可循。檔案保管常常存在一系列問題,在缺少規(guī)范的離職交接后,有些檔案就變?yōu)榱恕皸墮n”、“死檔”,今后很難查詢。在出現(xiàn)這一問題以后,基層單位將面臨巨大損失,以后也很難追責。

3)信息化使用率不高。盡管基層單位在迎合時代潮流進行各項業(yè)務,但是總體運營體制還是較為落后。其服務模式和手段很難迎合大眾要求,在保管檔案時,很難提高信息化使用率。電子文檔的保管要有專人處理,在時代高速發(fā)展階段,服務模式逐步多元化,對資源的研發(fā)也不斷增加[3]。有些信息部門在提供社會資料和服務時,很難做出實際性變革,促使單位的存活率降低。信息化的總體使用率很低,在市場信息持續(xù)發(fā)展階段,其極易被淘汰,從而很難起到作用。

4)管理意識不高。當前,有些基層機關的信息化程度比較滯后,檔案信息化保管意識很低,保管檔案時仍然采取以往的檔案形式。基層單位對信息保管的投資很少,投資額不夠,很多信息化設施無法得到及時更新。管理人員思想方面的落后,導致其無法認識到傳統(tǒng)管理手段的不足。查找檔案時通常較為被動,無法自覺的搜索信息,搜索到的信息也通常不全面,導致檔案不齊全。管理意識不高限制了檔案信息化發(fā)展的進度,導致管理效率很低。

3 基層單位加強檔案信息化保管的有效路徑

1)注重單位檔案部門建立。基層單位對信息數(shù)據(jù)實施信息化管理時,應當注重部門建立,領導者要提升總體重視程度。檔案保管活動的開展包含單位的實際情況,所以需要根據(jù)《檔案法》有關內容展開宣傳,還要求做好員工培訓活動。在設立檔案部門時,應結合網(wǎng)絡管理需求,根據(jù)流程做好每項工作,使員工主動參加相關工作。檔案部門建立應當注重對計算機技術的使用,基層單位應當設立檔案員和組長,創(chuàng)建綜合檔案室,促使電子文檔的保管和保存滿足標準。

2)完善信息化保管。信息化保管的規(guī)范化屬于基層單位的第一任務,相關員工在實際工作中應當規(guī)范行為和思想,重視員工的檔案分析。例如,文體旅游產(chǎn)業(yè)在對檔案實施信息化建設和管理時,應當詳細分析用戶資料。員工既要科學設立用戶的旅程,還應當通過分析資料確定文體旅游的具體作用。其應當清楚不同用戶的潛在要求,在規(guī)范化保管檔案時,借助信息系統(tǒng)歸類不同用戶的喜好和需求,然后經(jīng)過整合提供優(yōu)質的綜合服務。在具體管理環(huán)節(jié),員工應當注重檔案管理活動的開展,清楚自己的工作任務,妥善處理各個細節(jié)。

3)加強信息化服務。這主要是全面開發(fā)和使用檔案資料,既要重視技術方面的效用,還應當重視服務態(tài)度的改進。信息化檔案保管在很大程度上具備教育作用,在開發(fā)和使用信息系統(tǒng)時,應摒棄原來的以藏為主的管理模式,逐步轉變成以開發(fā)為主的方式。在加強信息化服務時,應當改進信息檢索工具,使基層單位檔案保管功能更為全面。員工能夠科學使用多媒體展開管理活動,依靠更為科學的手段制定高效化管理制度,從而為教育和科研工作帶來良好服務。

4)加大管理監(jiān)督力度。管理監(jiān)督在各行各業(yè)中均需要起到重要意義,針對檔案管理而言,其應當管控人的行為和思想,注重該方面的監(jiān)督。在進行信息化建設保管時,人是重要的行為載體,要合理分類和保存檔案信息。如果員工在工作中思想與行為不端正,將會影響整個管理質量。盡管信息化建設能夠降低人作為行為主體的積累,但是依舊無法避免的要有員工作為主體。在實施信息化檔案保管監(jiān)督時,基層單位應當優(yōu)化單位中的監(jiān)督制度,并融入單位外部的監(jiān)督條件,仔細分析檔案保管信息化方面的隱患。如果出現(xiàn)錯誤的工作形式,就應當立即糾正管理制度,提高信息化建設效果。

5)增加經(jīng)費投資。檔案信息化保管對信息化設施有很高要求,基層單位應當提高投資力度,優(yōu)化本身的計算機硬件設備,改進軟件?;鶎訂挝桓鶕?jù)本身的具體情況,開發(fā)或是與技術工作聯(lián)合,建立檔案應用平臺,而且分配專職員工對系統(tǒng)服務?;鶎訖C關檔案信息化發(fā)展投資力度的提高,可以明顯改善信息系統(tǒng)的軟件與硬件,提升信息化管理效果。伴隨信息化管理的開展,可以為單位節(jié)約大量人力與物力,并降低基層單位的開支。

4 結束語

總之,伴隨信息系統(tǒng)的不斷進步,基層單位檔案保管正朝著信息化、數(shù)字化趨勢發(fā)展。單位應了解到檔案信息化發(fā)展的意義,提高對檔案信息化保管的投資力度,加強信息化服務,加大管理監(jiān)督力度,進一步提高信息化管理質量,促使單位現(xiàn)代化程度的提高。

參考文獻

[1]吳桂琴.基層單位檔案管理信息化研究[J].辦公室業(yè)務,2019(11):46+50.

[2]武德鳳.淺談基層檔案管理信息化工作[J].辦公室業(yè)務,2019(03):95.

[3]王輝.淺談基層單位檔案管理標準化建設[J].黑龍江檔案,2018(01):112.

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