敬嫻

摘 要：在當今時代，科技不斷進步技術(shù)不斷創(chuàng)新，對于制造企業(yè)發(fā)展的利用需求，只重視保管和收集資料從而對檔案管理放松利用的傳統(tǒng)資料管理模式，已經(jīng)完全不能達到要求了。對于傳統(tǒng)的檔案管理模式而言，沒有更多的去合理開發(fā)檔案，把其當作信息資源充分去利用，而是只一味地將精力投入在對于保管的重視上。在當前的社會背景下，檔案資料管理發(fā)展的趨勢已經(jīng)將重心轉(zhuǎn)移到了檔案資料資源的創(chuàng)作開發(fā)和最終成果的共享共用上。

關(guān)鍵詞：檔案資料;信息化發(fā)展;一體化管理系統(tǒng)

1 制造企業(yè)檔案信息化管理發(fā)展建設(shè)的必要性

現(xiàn)如今，具備一定規(guī)模的制造企業(yè)大多開始通過實施各類業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)文件、數(shù)據(jù)的電子生成并流轉(zhuǎn)，由此可見，信息化已經(jīng)覆蓋絕大多數(shù)制造企業(yè)生產(chǎn)管理活動的各個方面，對其起到了很大的作用。再者很多制造企業(yè)開始拓展或已經(jīng)擁有分子公司，甚至設(shè)立境外機構(gòu)，在總部與不同地域的分子機構(gòu)之間進行實體檔案傳遞、查閱、存儲都非常不便。第三，隨著企業(yè)運作周期越久，規(guī)模越大，所產(chǎn)生的文件數(shù)據(jù)就越龐大，海量存儲對實體庫容是個考驗。應對現(xiàn)狀，在傳統(tǒng)管理模式的執(zhí)行中，不得不開始思考電子檔案的管理，以及尋求適合的信息化管理系統(tǒng)實現(xiàn)電子文件向電子檔案的流動與轉(zhuǎn)化，即檔案信息化管理。傳統(tǒng)的檔案管理模式不完全適應當前新的文件與數(shù)據(jù)形式，不適應當前信息化發(fā)展的趨勢，一成不變的管理思維不僅不利于收，也不利于用，除了不斷加大工作人員的工作量，還難以將檔案資源的最優(yōu)價值發(fā)揮出來。

在如今科技日新月異的大趨勢下，國家檔案局也在不斷嘗試與推動電子檔案的管理與發(fā)展。配合新的管理要求，科技公司也在配合開發(fā)適用的系統(tǒng)或開發(fā)業(yè)務(wù)系統(tǒng)端口以便與檔案系統(tǒng)互通。企業(yè)應當也必然要消化吸收相關(guān)的要求、拓展管理思維，真正走上檔案資料信息化管理的道路，實現(xiàn)前端文件、中端檔案、后期開發(fā)的全周期管理。

綜上，適應并做好新的發(fā)展時期檔案的管理，全面地使檔案資源的價值最大地發(fā)揮出來，并且使檔案資料的利用更便捷，信息化管理是必然的選擇。

2 制造企業(yè)檔案資料信息化管理的發(fā)展趨勢

2.1 制造企業(yè)檔案資料概述

在制造企業(yè)的檔案資料信息化管理中，絕大部分都是科技文件占據(jù)主要位置，但不可否認的是，無論何種類型的檔案資料，都是關(guān)乎著制造企業(yè)的重要資料，甚至部分檔案還涉及制造企業(yè)的商業(yè)秘密。如制造企業(yè)的生產(chǎn)過程、研發(fā)過程都記錄于制造企業(yè)的檔案資料中，檔案資料各個制造企業(yè)文件資料管理的重中之重，絕不可以輕視或者忽視。

2.2 制造企業(yè)開展檔案資料管理信息化需要注意的問題

1）注重信息安全建設(shè)。制造企業(yè)檔案資料管理信息化建設(shè)以及發(fā)展的核心要素，就是這個制造企業(yè)的信息安全管理情況，不僅僅因為制造企業(yè)檔案資料關(guān)乎制造企業(yè)的管理和發(fā)展更加重要的是制造企業(yè)檔案資料管理更是直接關(guān)乎制造企業(yè)以及行業(yè)的利益。制造企業(yè)檔案資料管理一定要嚴格、細膩地執(zhí)行，想要確保制造企業(yè)的信息絕對安全，就需要結(jié)合企業(yè)自身特點同時嚴格執(zhí)行國家的規(guī)定標準。

2）加強制造企業(yè)檔案資料的標準化和規(guī)范化。想要使檔案工作日漸地嚴格統(tǒng)一、合理規(guī)范，就需要制定各種科學的規(guī)章和準則，并且不斷地修訂和貫徹實施，這樣才符合檔案資料標準化、統(tǒng)一化、規(guī)范化。如此說，若是想要制造企業(yè)檔案資料管理信息化的進程，必要的前提標準就是著重加強制造企業(yè)檔案資料的標準化，并使其嚴謹規(guī)范。若要規(guī)范檔案資料的管理，就需要制定統(tǒng)一的著錄、標引方法，制定統(tǒng)一的專業(yè)名詞術(shù)語和制定統(tǒng)一的檔案工作分類標準，以上就是檔案工作的具體方案。最終實現(xiàn)一體化管理制造企業(yè)檔案資料，選擇一體化管理系統(tǒng)并且實施開發(fā)和轉(zhuǎn)化，借助制造企業(yè)信息化科技來達成制造企業(yè)檔案資料信息化管理。

3 制造企業(yè)檔案資料信息化管理的具體措施

3.1 制度建設(shè)

要確保檔案信息化建設(shè)安全、有效、統(tǒng)一，必須切實制定符合企業(yè)自身特點及信息化水平的檔案信息化管理制度，為企業(yè)的檔案信息化管理提供制度保障和實操標準。同時，要考慮通過多樣化的培訓或宣傳等方法對檔案信息化制度進行全面貫徹與大力宣傳。特別強調(diào)的是，企業(yè)檔案信息化標準的制定、修改、完善、整合應確保不背離國家檔案管理部門發(fā)布的相關(guān)要求。在建立檔案資料信息化管理和安全管理方案的同時，為保證后續(xù)管理可以順利推進，一定要同步關(guān)注相關(guān)保障制度的建設(shè)與落實。

3.2 硬件及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)

檔案資料信息化管理是要建造一個全方位一體的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，這個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中涵蓋了許多不同類型的數(shù)據(jù)庫，例如：多媒體數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫等等，而且前提條件是一定在操作系統(tǒng)和儲存設(shè)備確定的情況下，還需要確保服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)都完備才可以。這樣用戶就可以使用網(wǎng)絡(luò)且不受時空的制約，運用計算機到特定的管理模塊中去查找和閱讀所需要的檔案資料信息。

3.3 各類管理系統(tǒng)建設(shè)及系統(tǒng)集成建設(shè)

想要實現(xiàn)檔案資料信息化管理首先要實施檔案資料實體化管理。其次，就是需要系統(tǒng)的支持，例如對科技文件、檔案的管理的實現(xiàn)，需要科技文件管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，以上兩個系統(tǒng)是實現(xiàn)檔案管理信息化的重要前提條件，同時要做到系統(tǒng)間的信息的順暢流動，確保文件向檔案的轉(zhuǎn)化，即從業(yè)務(wù)部門向檔案機構(gòu)的流動可以通過系統(tǒng)流程實現(xiàn)。不僅可通過顧客的需求來提出相應的信息資源，更可以滿足顧客的需求，以此來建立信息資源利益及服務(wù)系統(tǒng)，使一體化管理中還要涵蓋制造企業(yè)的各類檔案資料，將各類系統(tǒng)根據(jù)他們所具有的內(nèi)在關(guān)聯(lián)通過信息化科技手段加以合成。

3.4 人員隊伍建設(shè)

現(xiàn)如今的制造企業(yè)都格外有待于復合型人才，而想要很好地實行檔案資料信息化管理，集聚復合型人才團隊是最有保障的可行性方案。檔案管理人員最終是要保證檔案信息資料的安全性和完整性，所以不僅需要牢記計算機系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護的相關(guān)知識，更需要對電子檔案的全程規(guī)范管理爛熟于心，對電子文件的特征熟識熟知。

4 制造企業(yè)檔案資料信息化管理模式將促進檔案資料管理效率的全面提升

制造企業(yè)想要將檔案資料的利用達到最大化使其能夠主要地服務(wù)于制造企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)制造等方面，就必須關(guān)聯(lián)各種類型的不同檔案，使他們聯(lián)系到一起。實行一體化的管理需要信息技術(shù)人員創(chuàng)造一體化管理系統(tǒng)，最終能夠使整個制造企業(yè)檔案資料的查找和閱讀更加便利。

4.1 信息化促進檔案管理效率提高

制造企業(yè)檔案資料信息化管理相比傳統(tǒng)的檔案管理模式而言，節(jié)約了人力物力資源，使管理的范圍和空間都有效地擴大，大大地提高了檔案管理的效率，并且提供了真實性和有效性，減少了二次文獻信息的加工時間。

4.2 信息化促進檔案使用效率提高

檔案資料信息化管理的應用，大大解決了服務(wù)地點、服務(wù)內(nèi)容以及服務(wù)人數(shù)等在傳統(tǒng)檔案管理模式下受到嚴重限制的問題，并且使資源通過網(wǎng)絡(luò)的方式獲得了資源共享。

5 結(jié)語

制造企業(yè)檔案資料管理信息化的發(fā)展是必然趨勢，想要將檔案資料的價值充分發(fā)揮，更好地服務(wù)于制造企業(yè)的發(fā)展，制造企業(yè)檔案資料管理信息化管理必須要逐步、快速實現(xiàn)。

參考文獻

[1]姜啟洋.制造企業(yè)檔案信息化建設(shè)的問題與對策[J].蘭臺內(nèi)外，2019（24）：40-41.

[2]曹俊.淺析制造企業(yè)檔案信息化建設(shè)的問題與對策[J].蘭臺內(nèi)外，2019（32）：7-8.