摘 要：本文主要研究內(nèi)容是關于國有企業(yè)中檔案管理的現(xiàn)狀，在研究過程中總結了現(xiàn)在國企檔案信息化存在的問題，針對現(xiàn)存的問題，提出優(yōu)化國企檔案管理的意見，使得構建更加完善的檔案管理的體系，發(fā)揮國企檔案管理在社會中的作用，優(yōu)化國有企業(yè)檔案管理的工作方式，調(diào)動工作人員的積極性使其推動國有企業(yè)檔案信息化建設。

關鍵詞：國企;檔案管理;信息化

1 國有企業(yè)檔案信息化的問題

1）信息化重視不足。對于我國而言，國有企業(yè)對于檔案管理信息化仍不夠重視，對其資金投入明顯不足，因此從一定程度上約束了國有企業(yè)檔案信息化的發(fā)展?，F(xiàn)有的不少國有企業(yè)檔案管理仍然使用紙制檔案保存管理為主的模式，這樣的保管方式工作量巨大，造成工作人員的負擔，并且機械式的工作不利于調(diào)動員工積極性，也就阻礙了國有企業(yè)檔案信息化的發(fā)展。檔案管理工作的相關部門不重視，檔案事業(yè)的成長也會受到約束，加之自身體系存在一些問題，影響了檔案事業(yè)的發(fā)展，致使我國檔案事業(yè)在此方面落后于其他先進的國家，不利于發(fā)揮國有企業(yè)在檔案事業(yè)上的引領與帶動作用。

2）管理模式較落后。我國國有企業(yè)的檔案管理模式相對落后，而且通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國大多數(shù)國企檔案運行模式陳舊，并沒有適應現(xiàn)代社會的發(fā)展，約束了檔案事業(yè)的發(fā)展，沒有形成系統(tǒng)的檔案管理體系，相關檔案研究領域的人才和技術的欠缺，使得檔案信息化管理的重點仍然放在存儲信息和核實信息方面，沒有實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享，導致信息的開發(fā)和利用不充分。因此，檔案信息資源并不能高效地服務于企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略與運營管理，更不能深度的挖掘與利用已有的檔案資源，也就發(fā)揮不出檔案管理的價值。在新時代大數(shù)據(jù)背景下，有效發(fā)掘隱性數(shù)據(jù)資源價值已至關重要，而國有企業(yè)在申報預算，制定未來長期發(fā)展計劃方面并未有效結合檔案信息化建設規(guī)劃，對檔案信息利用不足，從而造成檔案信息資源的浪費。公司檔案管理部門不能提供相應的針對性解決對策給企業(yè)，數(shù)據(jù)信息也不能有效共享，因此影響了檔案信息化建設的整體進度。

3）檔案信息化安全度較低。檔案信息化建設過程中伴隨著互聯(lián)網(wǎng)中變化著的風險，由于國有企業(yè)信息設備和技術更新?lián)Q代較慢，且未形成機制化的檔案信息資源風險評估機制，整體不足以應對發(fā)展變化著的互聯(lián)網(wǎng)風險。新時代是高度需要信息的時代，檔案信息管理理念、機制的落后以及數(shù)據(jù)缺乏信息共享和開放不能為國有企業(yè)高效服務。部分國有企業(yè)對檔案信息化的不重視，也沒有建立相關的檔案保護機制，從而使得檔案信息化缺乏安全度。在信息化高速發(fā)達的今天，如果檔案信息泄露，將會對信息所有者造成嚴重后果。我國國有企業(yè)檔案信息安全建設的緩慢發(fā)展造成的落后，對于國企檔案信息安全已產(chǎn)生威脅。所以檔案信息化安全性缺失也是影響我國國企檔案信息化發(fā)展的因素。

4）檔案信息利用率較低。目前我國大部分國有企業(yè)對于檔案管理信息化建設缺乏系統(tǒng)性和科學性，一些企業(yè)簡單認為上一套檔案信息系統(tǒng)就已實現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化，實際工作中并沒有將檔案信息化應用在工作開展中，國企的檔案信息化資源的應用價值未充分挖掘和開發(fā)，體現(xiàn)在一方面缺乏科學的檔案宣傳和展示機制，不能充分宣傳和展示國有企業(yè)檔案信息資源的重要性和利用價值，檔案信息化并未引起上級領導的重視，進而無法引導員工參與到檔案信息化建設當中，另一方面，國有企業(yè)的檔案信息資源管理的質(zhì)量和效率相對較低，企業(yè)缺乏有效的與檔案信息資源的直接互動和應用機制，檔案資源檢索效率和質(zhì)量不高，缺乏專業(yè)化的檔案服務體系，導致檔案信息資源利用率整體偏低。

2 國有企業(yè)檔案信息化的改革

1）完善管理制度。提升國有企業(yè)的檔案管理信息化工作的有效性，首先，應該逐步完善國有企業(yè)的檔案管理信息化工作的制度，不斷更新國有企業(yè)檔案信息化工作的方式，努力實現(xiàn)科學化、統(tǒng)一化的國有企業(yè)檔案信息化運轉體系。其次，明確檔案管理工作部門的權限，劃定具體檔案信息化管理工作崗位的管理職責，形成明確的檔案信息管理責任與分工管理機制，完善國有企業(yè)檔案信息化管理體系。再次，全面規(guī)劃國有企業(yè)檔案信息化資源配置工作，不僅對設施設備進行升級優(yōu)化，而且對專業(yè)技術人員也進行相應的規(guī)劃，保證國有企業(yè)檔案管理信息化各項工作在充足的資金、人才與設備的支持下有序開展，國有企業(yè)檔案管理信息化工作從而實現(xiàn)科學化、專業(yè)化和信息化。最后，建立系統(tǒng)的國有企業(yè)檔案管理信息化操作標準，確定國有企業(yè)管理檔案的信息化管理運轉方式，建立與傳統(tǒng)紙制企業(yè)檔案不同的信息化管理操作方法，提升國有企業(yè)信息化檔案管理的有效性。

2）創(chuàng)新管理模式。提高檔案信息化管理與運轉的水平，要積極探索、創(chuàng)新檔案管理模式。第一，應當構建專業(yè)的檔案管理團隊，完善現(xiàn)有國有企業(yè)檔案運轉信息化體系，將工作核心轉移到技術開發(fā)與綜合應用信息化中。第二，建立國有企業(yè)檔案數(shù)據(jù)共享系統(tǒng)，實現(xiàn)辦公自動化，并構建處理檔案信息的自動化機制，提升檔案管理的科學化與系統(tǒng)化。第三，完善管理檔案的服務體系，加強對國有企業(yè)檔案管理的信息化改革指導，重視檔案數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)挖掘、智能化等多個領域的開發(fā)和利用，全面提高國企檔案管理與服務信息化工作的有效性。第四，將檔案管理信息化建設納入國有企業(yè)信息化戰(zhàn)略規(guī)劃中一并實施，從數(shù)據(jù)、文件、檔案三個維度逐級規(guī)劃相應的安全、獲取、存儲策略與支持性措施，在檔案全周期管理的各個階段確保數(shù)據(jù)安全、有效、可利用。

3）強化檔案安全。提高檔案信息化的安全性，應當逐漸成為推進國有企業(yè)檔案信息化體系建設的重心。首先，在信息化發(fā)展環(huán)境下，應當建立國企檔案信息化安全風險防控的機制，開發(fā)專業(yè)的安全防護系統(tǒng)，提高檔案信息化的安全性，保證國企的檔案處在嚴密的監(jiān)控之下。其次，應該加強對相關工作人員的指導和培訓，提高員工的信息規(guī)范記錄意識，從而有效提升檔案信息的準確性，避免產(chǎn)生檔案的信息冗余和記錄不規(guī)范等一些影響信息安全的問題。第三，應培養(yǎng)具有責任意識的檔案管理組織，嚴格監(jiān)督檔案信息工作，形成追責機制，有效督促國企檔案管理工作人員，保證其工作的有效性，保證檔案在安全信息化環(huán)境下運行，有效地降低檔案信息泄露的風險。

4）提高檔案利用率。對于檔案信息化的發(fā)展，國有企業(yè)的領導應該發(fā)揮帶頭作用，重視檔案信息化，引導員工積極投身于檔案信息化的建設中，將檔案信息與實際工作相結合，促進檔案信息利用的快速發(fā)展。首先，國有企業(yè)部門的領導應積極建立宣傳機制，讓企業(yè)員工都意識到檔案信息化的重要性。其次，檔案信息化并不是機械化的照搬，而是要形成針對性的服務機制，各個部門有其適合自己的檔案信息管理系統(tǒng)，這樣才能夠切實保護各個部門在檔案信息化中形成特色的管理機制，滿足國有企業(yè)的建設與發(fā)展的需要。最后，還要提升檔案信息化共享服務的質(zhì)量，根據(jù)不同的人群選擇相應的信息化管理模塊與機制，在提高服務質(zhì)量的基礎上，彰顯檔案信息化的應用價值。

3 結論

本篇從多個角度論述了國有企業(yè)檔案信息化建設中存在的問題以及相關的解決對策。國有企業(yè)檔案信息化既能提高工作效率，又能在信息共享、成本節(jié)約、提質(zhì)增效等方面發(fā)揮基礎性、關鍵性作用。在未來，國有企業(yè)檔案信息化還需要有關部門創(chuàng)新管理機制，融合新興技術，加大資源投入，才能更好地持續(xù)提升檔案信息化管理水平。

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作者簡介

葛磊（1986-），男，漢，山東日照，奇瑞捷豹路虎汽車有限公司，檔案經(jīng)理，本科，青島科技大學。