周文泓 劉靜 向宇 文傳玲

摘要：政府文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型框架的研究旨在推進(jìn)電子文件管理實踐與理論的發(fā)展。文章以文本分析方法對澳大利亞與美國文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型政策與報告予以調(diào)查歸納，由此形成政府文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型框架。進(jìn)而提出了我國政府文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型策略：從立足整體情境完備數(shù)字基礎(chǔ)配置、面向業(yè)務(wù)與信息融合再造流程、完善頂層設(shè)計、基于需求開發(fā)數(shù)字工具、多元主體協(xié)同充實組織架構(gòu)、規(guī)范持續(xù)性全面評估六方面予以建議。

關(guān)鍵詞：政府；電子文件；檔案管理；數(shù)字轉(zhuǎn)型

分類號：G279.29

Research on the Framework of the Digital Transition of Governmental Records Management

Zhou Wenhong1， Liu Jing2， Xiang Yu1， Wen Chuanling1

（1.School of PublicAdministration of Sichuan University， Chengdu， Sichuan， 610064；2.School of Information Management of Wuhan University， Wuhan， Hubei， 430072）

Abstract：The research on the framework of the digital transition of governmental records management aims to advance the governmental digital transition practice， and to promote the enrichment and expansion of the theory and connotation of information and electronic records management. Through text analysis， the paper investigates and summarizes the digital transition policies and reports from Australia and the United States to integrate the framework of the digital transition of governmental records management .Finally， the following six aspects are proposed to improve the digital transition of Chinese records management： completing digital infrastructure based on the overall situation； reengineering process oriented to business and information integration； improving top-level design； developing digital tools based on demand； enriching the organizational structure by multi-agent collaboration ； standardizing continuous and comprehensive evaluation.

Keywords：Government；ElectronicRecords；ArchivesManagement；DigitalTransition

全球諸多國家與地區(qū)正倡導(dǎo)文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型，以實現(xiàn)在數(shù)字環(huán)境中僅以電子方式生成、辦理、歸檔管理、移交、保存和利用文件，不再同時生成、辦理和保存紙質(zhì)文件[1]。例如，我國通過《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》《國家電子文件“十三五”規(guī)劃》明確數(shù)字轉(zhuǎn)型導(dǎo)向；澳大利亞基于數(shù)字轉(zhuǎn)型與數(shù)字連續(xù)性政策要求政府在2020年以前實現(xiàn)信息管理在基礎(chǔ)設(shè)施、流程、對象、系統(tǒng)等全方面的數(shù)字轉(zhuǎn)型。多元化實踐從頂層設(shè)計、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、流程設(shè)置、系統(tǒng)開發(fā)、評估反饋等多方面提供了數(shù)字轉(zhuǎn)型策略，但均處于不同進(jìn)度的探索中。

隨著電子文件管理要求以全數(shù)字的形式呈現(xiàn)，數(shù)字轉(zhuǎn)型的導(dǎo)向日趨深化，亦倒逼研究領(lǐng)域在關(guān)注轉(zhuǎn)向的情境中考慮政府文件管理的發(fā)展問題，即從模擬態(tài)環(huán)境向數(shù)字態(tài)甚至數(shù)據(jù)態(tài)環(huán)境轉(zhuǎn)型[2]。一方面，從概念層探討數(shù)字轉(zhuǎn)型所映射的轉(zhuǎn)向的具體內(nèi)涵。例如，“軌”主要指文件運行的狀態(tài)、“套”主要指文件保存的狀態(tài)；數(shù)字轉(zhuǎn)型，其本質(zhì)是轉(zhuǎn)軌；[3]數(shù)字連續(xù)性則是在信息的持續(xù)運動中構(gòu)建信息管理的能力和系統(tǒng)性的框架以確保數(shù)字信息的長期可信、可用。[4]由此，也延伸出為什么要轉(zhuǎn)型的討論，立足全球信息化、數(shù)字政府建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)強國戰(zhàn)略等提倡數(shù)字轉(zhuǎn)型[5-6]。另一方面，數(shù)字轉(zhuǎn)型如何實現(xiàn)亦有探索。綜合層面已識別數(shù)字轉(zhuǎn)型中的戰(zhàn)略框架、體制、業(yè)務(wù)、系統(tǒng)、能力與責(zé)任等關(guān)鍵要素[7]，且通過數(shù)字連續(xù)性展開的實施與保障框架[8]指導(dǎo)數(shù)字轉(zhuǎn)型；具體實現(xiàn)層面則提出單軌制背景下電子簽名的歸檔保存方案[9]、面向數(shù)據(jù)連續(xù)性的電子文件管理系統(tǒng)[10]、機構(gòu)組織、責(zé)任體系與人才培養(yǎng)等[11]。綜合來看，研究所設(shè)定的變量與研究結(jié)果對如何實現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型缺乏充分說明，對實踐經(jīng)驗的梳理與分析不足導(dǎo)致缺失系統(tǒng)可行的框架。

因而，本文以引領(lǐng)數(shù)字轉(zhuǎn)型前沿的澳大利亞與美國電子文件管理實踐為案例，對近20個最新實踐報告與政策文本進(jìn)行分析，采用文本主題分析法從中提煉出具有共性的數(shù)字轉(zhuǎn)型框架，以期形成完備的多維度框架來解答當(dāng)前對于數(shù)字轉(zhuǎn)型如何入手、開展與實現(xiàn)的問題。

1數(shù)據(jù)收集與方案分析

本文采用文本分析法提煉數(shù)字轉(zhuǎn)型框架，分析的數(shù)據(jù)源主要是兩國發(fā)布的政策、制度規(guī)范、報告等文本材料，分析策略：（1）限于美國檔案與文件署（NARA）未提供評估工具，將從其評估報告《2017年聯(lián)邦機構(gòu)文件管理年度報告》[12]中提取涉及數(shù)字轉(zhuǎn)型的基本內(nèi)容，由此同澳大利亞的評估工具Checkup Plus（2018年）[13]對照整合，形成政府文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型的維度與要素。（2）分析評估工具或報告中提及的政策與制度依據(jù)如《成功管理永久電子文件的標(biāo)準(zhǔn)》，對此前所形成的框架在內(nèi)容層予以印證和補足，并對整體框架進(jìn)行闡釋。（3）立足中國國情提出數(shù)字轉(zhuǎn)型框架的應(yīng)用策略。各政策的分析主要參考了質(zhì)性文本主題分析法的具體步驟：創(chuàng)建主類目、用主類目編碼所有的文本、歸納式地創(chuàng)建子類目、二次編碼、二次編碼后對數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)化架構(gòu)。由此，確定數(shù)字轉(zhuǎn)型框架的主維度、組成要素及每個要素對應(yīng)的具體內(nèi)容。

2數(shù)字轉(zhuǎn)型框架：基于美澳的調(diào)查發(fā)現(xiàn)

基于上述分析策略，從兩個國家數(shù)字轉(zhuǎn)型相關(guān)評估、實踐報告與相關(guān)政策中可發(fā)現(xiàn)以下六大維度及其相應(yīng)的組成要素與內(nèi)容：

2.1基礎(chǔ)配備

基礎(chǔ)配備維度是指文化環(huán)境和軟硬件設(shè)施的支持。它的功能在于為文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型提供全方位的運行環(huán)境，包括在設(shè)施上確保數(shù)字轉(zhuǎn)型所需要的軟硬件配置；也包括形成數(shù)字文化氛圍，使得所有層級的人員具有相應(yīng)意識與能力以數(shù)字形式管理文件。

第一，文化環(huán)境要素主要體現(xiàn)為機構(gòu)整體偏好使用數(shù)字技術(shù)且認(rèn)同以數(shù)字形式記錄、管理、保存文件并高效服務(wù)各項業(yè)務(wù)，認(rèn)可數(shù)字原生信息的價值并倡導(dǎo)建構(gòu)相應(yīng)信息管理方法與能力，具體呈現(xiàn)為：（1）合規(guī)意識，指機構(gòu)在設(shè)計和實施文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型過程中，從制度、系統(tǒng)到具體行為都要主動了解和遵守信息、文件、檔案的相關(guān)法律法規(guī)。如美國要求機構(gòu)在文件公開上實現(xiàn)對《信息自由法》關(guān)于信息開放、安全與個人隱私保護(hù)等要求的遵從。（2）資產(chǎn)意識，指機構(gòu)將數(shù)字信息、文件視作戰(zhàn)略資源和經(jīng)濟(jì)資源，進(jìn)行資產(chǎn)化管理。例如，澳大利亞要求機構(gòu)做好信息盤查工作，增強對電子文件的存儲空間、類型、數(shù)量的識別與維護(hù)意識。（3）風(fēng)險管理意識，指機構(gòu)文件管理采納風(fēng)險管理的方法與模式。例如，澳大利亞與美國同時明確系統(tǒng)開發(fā)貫通風(fēng)險管理思維，熟練應(yīng)用相關(guān)工具應(yīng)對信息安全與隱私問題。

第二，支持?jǐn)?shù)字轉(zhuǎn)型的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施。硬件基礎(chǔ)設(shè)施包括獨立的專業(yè)服務(wù)器、計算機、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)架構(gòu)等支持業(yè)務(wù)數(shù)字化運營和信息管理的物理配置，如美國《信息資源管理戰(zhàn)略》提到機構(gòu)需要有滿足巨大電子文件增量的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)架構(gòu)；軟件基礎(chǔ)設(shè)施在此維度主要指業(yè)務(wù)開展要使用全數(shù)字的系統(tǒng)軟件與應(yīng)用軟件，如澳大利亞《管理信息》提到存儲電子郵件的電子文檔系統(tǒng)、文件管理系統(tǒng)。

2.2流程

流程維度指文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型的具體環(huán)節(jié)與過程，這是為了保障在數(shù)字轉(zhuǎn)型的過程中確定文件管理工作如何開展、從哪兒開展、開展過程與工作內(nèi)容是什么，流程的完備在于：

第一，明確流程再造的方向與思路。一是互通互聯(lián)互信，要求立足整體政府的視角對共性業(yè)務(wù)的文件流進(jìn)行設(shè)計和調(diào)整，實現(xiàn)文件流程對各業(yè)務(wù)連通、交互、決策、授權(quán)和信息保存的支持。二是可問責(zé)，審查和審核文件管理實踐和流程是否包含信息治理要求和規(guī)范，確保信息、系統(tǒng)和服務(wù)符合文件管理制度要求，且流程所涉及的相關(guān)崗位界定、責(zé)任判斷、工作內(nèi)容等必須予以記錄，以保障流程的執(zhí)行落實和可追溯。三是高效率，非線性的數(shù)字流程得到提倡，如跨時空流程部署以促進(jìn)信息能夠被高效與低成本地檢索、管理、共享和重復(fù)使用。

第二，通用環(huán)節(jié)的明確與關(guān)鍵環(huán)節(jié)的識別。一方面，依據(jù)調(diào)查，文件管理在數(shù)字情境下主要體現(xiàn)為形成、捕獲、整合、鑒定、描述處置、保存、存儲、利用、保護(hù)環(huán)節(jié)。如美國的《文件與信息管理系列》對文件與信息管理相關(guān)職業(yè)進(jìn)行職責(zé)審查、評級與頭銜確定，以明確機構(gòu)對各級各類具體的文件與信息管理人員的準(zhǔn)確需求，并支持各工作環(huán)節(jié)特定目標(biāo)的實現(xiàn)。另一方面，識別關(guān)鍵環(huán)節(jié)以提挈流程再造，如數(shù)字創(chuàng)建、數(shù)字授權(quán)、鑒定、處置在美國的《永久保存電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)》與澳大利亞的《信息管理標(biāo)準(zhǔn)》中均得到凸顯。

2.3制度

制度維度從規(guī)則層面對文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型的目標(biāo)定位、管理規(guī)則、實踐行動等方面進(jìn)行指引與規(guī)范，從本質(zhì)上解決數(shù)字轉(zhuǎn)型方向、內(nèi)容與要求，即如何做的問題：

第一，制度參照指數(shù)字轉(zhuǎn)型立足于對國家已出臺相關(guān)制度的參考與遵從，從國家大政方針出發(fā)設(shè)計與落實文件管理制度。例如，美國頒布的文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型政策制度得益于對《開放政府指令》《提供21世紀(jì)的政府解決方案：改革計劃和重組建議》的解讀。

第二，制度建設(shè)指形成具體制度對數(shù)字轉(zhuǎn)型進(jìn)行指導(dǎo)與規(guī)范，為明確“如何做”提供內(nèi)容支持。需建設(shè)的四類制度包括：一是全局性制度，針對不同形式、內(nèi)容、背景的文件制定通用性制度，從中觀層為具體制度規(guī)范提供導(dǎo)引。例如，澳大利亞的信息治理框架與《數(shù)字連續(xù)性2020戰(zhàn)略》就是對文件管理的目標(biāo)與要求進(jìn)行通用設(shè)定。二是文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型相關(guān)環(huán)節(jié)的制度。如在創(chuàng)建環(huán)節(jié)的數(shù)字簽名規(guī)范、處置環(huán)節(jié)的保管期限表、移交環(huán)節(jié)的格式與要求規(guī)范。三是面向業(yè)務(wù)、信息、系統(tǒng)互聯(lián)互通的標(biāo)準(zhǔn)，包括文件管理系統(tǒng)功能需求、元數(shù)據(jù)、信息共享的標(biāo)準(zhǔn)等。四是其他制度。數(shù)字化、員工賬戶管理、規(guī)劃與預(yù)算等相關(guān)規(guī)定不可或缺，如美國的《信息資源管理戰(zhàn)略》中IT投資與管理政策也是支撐文件管理的重要內(nèi)容。

第三，制度貫徹指促進(jìn)制度理解并開展有效行動，主要體現(xiàn)為制度傳播。一是對于機構(gòu)整體與其他利益相關(guān)者，確保制度通知到位且為相關(guān)人員提供培訓(xùn)；二是要求各利益相關(guān)者著手對文件形成、收集、使用、處理、保存、存儲、維護(hù)、披露、處置、利用等方面的反饋予以規(guī)定。例如，澳大利亞《信息管理標(biāo)準(zhǔn)》中提到制定和傳播政策，為員工創(chuàng)建和管理業(yè)務(wù)信息提供指導(dǎo)。

2.4管理工具群

管理工具群是支持文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型的數(shù)字工具的統(tǒng)稱，保障信息以數(shù)字形式形成且在全流程得到可信管理，包括：

第一，系統(tǒng)，即文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型的業(yè)務(wù)操作載體。要求：一是標(biāo)準(zhǔn)化，即系統(tǒng)建設(shè)及系統(tǒng)提供的服務(wù)符合國家、行業(yè)、機構(gòu)內(nèi)的信息治理要求和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，參照美國與澳大利亞的專門標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。二是不重復(fù)建設(shè)，考慮現(xiàn)有的技術(shù)資源與系統(tǒng)解決方案對機構(gòu)文件管理的適用性與滿足程度，避免重復(fù)對文件管理系統(tǒng)與技術(shù)投資。三是長期可用，遵循系統(tǒng)長期可用的原理、概念、方法和技術(shù)，保證在軟件和通信平臺網(wǎng)絡(luò)之間的互操作性、應(yīng)用程序可移植性和可擴展性以確保系統(tǒng)的長期可信賴。四是安全，將信息安全和隱私完全集成到系統(tǒng)開發(fā)過程中，達(dá)到必要的可信度、安全防護(hù)和恢復(fù)能力。五是做好系統(tǒng)管理與維護(hù)，定期檢查系統(tǒng)是否能有效管理文件以支持業(yè)務(wù)需求。六是要認(rèn)識和應(yīng)用多元化的系統(tǒng)類型，如澳大利亞提到管理信息的系統(tǒng)有形成與創(chuàng)建信息的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子郵件管理系統(tǒng)、電子文件和檔案管理系統(tǒng)等，多個系統(tǒng)關(guān)聯(lián)構(gòu)成實現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)。

第二，其他工具，主要用于某類環(huán)節(jié)或某個管理內(nèi)容。例如，描述與識別信息的分類工具、確定信息使用方式和保管期限的智能工具、數(shù)據(jù)集登記器等。

2.5組織

組織維度指對照文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型需求建立主體機制，促進(jìn)有意識、有行動、有能力的主體力量能夠在權(quán)責(zé)明晰的前提下落實數(shù)字轉(zhuǎn)型，包括：

第一，組織架構(gòu)建設(shè)，包含兩方面：對機構(gòu)整體而言，體現(xiàn)為主導(dǎo)機構(gòu)與協(xié)助機構(gòu)多部門配合，如澳大利亞《數(shù)字連續(xù)性政策2020》政策要求機構(gòu)在2016年6月30日前制定以信息治理委員會為主導(dǎo)，與政府信息管理辦公室、澳大利亞信息專員辦公室、公共服務(wù)委員會等其他部門合作的數(shù)字轉(zhuǎn)型計劃。同時，對相關(guān)職位職責(zé)進(jìn)行劃分。如美國設(shè)置的職位大致分為機構(gòu)高級官員、高級文件管理官員、首席信息官員、高級機構(gòu)隱私官員、高級機構(gòu)信息安全官員、區(qū)域/項目主管、一般文件管理人員、信息技術(shù)人員以及一般員工九大類。

第二，人才建設(shè)主要體現(xiàn)為能力構(gòu)建。一是明確能力要求，主要涉及對文件與信息資源的管理、利用和維護(hù)的適當(dāng)知識和技能。如美國《文件與信息管理系列》將偏重信息資源開發(fā)的文件專家的能力確認(rèn)為管理、監(jiān)督、領(lǐng)導(dǎo)、開發(fā)、交付和支持IT系統(tǒng)和服務(wù)并需要了解IT原則、概念和方法的知識。二是能力培訓(xùn)，既包括對所有員工實施的對應(yīng)角色和職責(zé)的技能培訓(xùn)，也包括領(lǐng)導(dǎo)力培訓(xùn)。如美國的機構(gòu)建設(shè)與澳大利亞的能力矩陣中都強調(diào)開設(shè)有利于員工領(lǐng)導(dǎo)力與職業(yè)發(fā)展的課程。

第三，社會協(xié)同，即圍繞文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型建立并維護(hù)機構(gòu)與公眾、企事業(yè)單位的互動關(guān)系。一是與企事業(yè)單位合作。一方面，制度合作，促進(jìn)機構(gòu)基礎(chǔ)設(shè)施、辦公產(chǎn)品以及服務(wù)的合規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)化，如美國聯(lián)邦文件管理要求的制定過程要同業(yè)務(wù)服務(wù)供應(yīng)商溝通；另一方面，技術(shù)合作，如與企事業(yè)單位合作形成經(jīng)濟(jì)可行的自動化文件管理解決方案。二是重視與用戶的合作及聯(lián)系，既重視改進(jìn)和設(shè)計用戶的文件利用體驗功能，又增強并充分發(fā)揮用戶參與的能力。例如，澳大利亞在信息治理中提到要針對公眾隱私數(shù)據(jù)保護(hù)做好共享與開放中的風(fēng)險管控工作，這需要及時收集公眾反饋。

2.6評估

評估是指依據(jù)一定目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，通過多種評價手段與方式對文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型進(jìn)展進(jìn)行有效把握與衡量，包括：

第一，關(guān)于評估主體，明確由誰評估。目前有兩種方式：一種是由已有部門或官員進(jìn)行評估，如美國部分機構(gòu)由監(jiān)察長辦公室、文件管理評估項目組進(jìn)行評估；第二種是建立一個專門的監(jiān)察機構(gòu)。

第二，關(guān)于評估頻率，依據(jù)機構(gòu)文件管理政策和程序制定。如美國《2017年聯(lián)邦機構(gòu)文件管理年度報告》顯示：45%的機構(gòu)每年評估一次、12%的機構(gòu)每兩年評估一次、13%的機構(gòu)每三年評估一次。

第三，關(guān)于評估方式，當(dāng)前主要包括兩種方式：（1）專門的文件管理評估方法，如澳大利亞的Check-up Plus工具、美國的文件管理自我評估報告；（2）使用其他適用的評估方式來評估機構(gòu)信息資源管理，如美國部分機構(gòu)使用由CIO領(lǐng)導(dǎo)的TechStat審查（對IT投資的審查問責(zé)制）來評估機構(gòu)所獲得的信息技術(shù)和服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)與要求等。

3啟示：政府文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型的策略構(gòu)建方向

政府文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型是人類世界向數(shù)字空間拓展的共有趨勢，在我國亦有顯著體現(xiàn)，檔案領(lǐng)域的規(guī)劃與前沿探索主動將數(shù)字轉(zhuǎn)型作為關(guān)注和貫徹的重點?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》將加快提升電子檔案管理水平明確為主要任務(wù)之一，《國家電子文件管理“十三五”規(guī)劃》更是立足黨政事業(yè)的整體從各個層級與各個系統(tǒng)予以統(tǒng)籌布局。同時，我國政府文件管理的數(shù)字轉(zhuǎn)型正處于建構(gòu)之中，在自主探索的前提下，上述框架從經(jīng)驗角度提供了一定的完善方向：

第一，數(shù)字轉(zhuǎn)型在意識層面的不足是我國政府文件管理升級優(yōu)化的主要障礙之一，在以提升國家治理能力為目標(biāo)的信息化建設(shè)已為政府提供較完備的硬件設(shè)施且國家層面已明確單軌制轉(zhuǎn)向的前提下，如何驅(qū)動各層級與各系統(tǒng)的政府機構(gòu)認(rèn)識與認(rèn)可數(shù)字轉(zhuǎn)型是關(guān)鍵。那么，需要著重關(guān)注的問題是如何嚴(yán)格落實全數(shù)字的業(yè)務(wù)環(huán)境建設(shè)以提供培育數(shù)字轉(zhuǎn)型意識的基地，從而形成信息的合規(guī)、資產(chǎn)和風(fēng)險管理意識。

第二，如何能夠?qū)⒚腊膶嵺`中的面向業(yè)務(wù)與信息融合再造流程的方法論予以進(jìn)一步提煉，并立足我國情景進(jìn)行適應(yīng)性的方案設(shè)計？在這其中，可思考的要點在于：明確業(yè)務(wù)開展的方法、流程發(fā)生了什么變化，即確認(rèn)業(yè)務(wù)源于什么職能、具體內(nèi)容、環(huán)節(jié)以及利益相關(guān)者；明晰對接的文件對象、信息流的具體表現(xiàn)及利益相關(guān)者，具體包括內(nèi)容、背景、形式等要素的具體形態(tài)與特征，信息流涉及的信息、向度、責(zé)任人和具體路徑、同文件管理產(chǎn)生關(guān)聯(lián)的利益相關(guān)者；對業(yè)務(wù)需求與文件管理要求的關(guān)聯(lián)分析達(dá)成集成流程，進(jìn)而具體設(shè)計文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型的流程。

第三，制度建設(shè)非一蹴而就的結(jié)果，而是系統(tǒng)化的過程。尤其是澳大利亞的信息治理實踐提供了整體建設(shè)制度的方向：建立包含高層的、跨部門的、且由信息管理、業(yè)務(wù)、法務(wù)等不同職能人員的文件管理委員會，確保對外圍環(huán)境政策有全面解讀與關(guān)聯(lián)，對機構(gòu)各方面需求有深入了解與統(tǒng)籌，對機構(gòu)信息及其管理的現(xiàn)狀、風(fēng)險、方向以及要求有明確調(diào)查與認(rèn)識，從而使文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型制度能得以全面落實；建立信息治理框架，即對機構(gòu)有哪些信息、其價值與管理要求、相應(yīng)匹配的管理制度形式（如戰(zhàn)略、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、指南、規(guī)劃等）如何協(xié)同、每種制度的具體內(nèi)容設(shè)計進(jìn)行統(tǒng)籌；在建立文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型統(tǒng)一框架和通用制度的同時，針對不同門類、業(yè)務(wù)、價值、流程、形式的信息制定特定制度。

第四，技術(shù)和工具的輔助效能如何充分發(fā)揮。美澳的經(jīng)驗顯示，工具開發(fā)以提升管理自動化程度來解放各類人員的工作負(fù)擔(dān)是關(guān)鍵策略。技術(shù)與工具得到充分利用的前提是對管理需求充分理解，管理為核心的理念應(yīng)貫通全程。同時，強化技術(shù)能力及同技術(shù)部門的協(xié)作，以明確需要怎樣的技術(shù)和工具。整個開發(fā)過程機構(gòu)除了由信息、文件管理部門提出需求外，還應(yīng)對使用怎樣的工具提出技術(shù)視角的要求。

第五，在數(shù)字轉(zhuǎn)型作為復(fù)雜任務(wù)的現(xiàn)實中如何借助主體協(xié)同實現(xiàn)多元力量的集聚。美澳在組織架構(gòu)方面的設(shè)計和調(diào)整顯示出幾類主體應(yīng)在數(shù)字轉(zhuǎn)型中貢獻(xiàn)重要力量，可供一定程度的借鑒：高層級主管，確保機構(gòu)能從頂層與整體理解文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型的戰(zhàn)略價值與行動內(nèi)容，保障數(shù)字轉(zhuǎn)型通過統(tǒng)籌、監(jiān)督和協(xié)調(diào)得以在機構(gòu)內(nèi)被全程遵循和推進(jìn)；機構(gòu)業(yè)務(wù)部門主管，幫助理解和優(yōu)化文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型同業(yè)務(wù)數(shù)字轉(zhuǎn)型的融合，使實踐落實于機構(gòu)日常業(yè)務(wù)活動；信息、文件管理部門，提出文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型專業(yè)要求，主導(dǎo)形成具體制度與方案；信息技術(shù)部門，從技術(shù)層落實文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型的實現(xiàn)方案、工具的開發(fā)或采購的審核。

第六，評估工作如何部署以實現(xiàn)有效監(jiān)管。在這其中，如何將評估工作納入文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型的整體內(nèi)容、如何將制度要求轉(zhuǎn)化為評估指標(biāo)、如何提供有效機制確保評估行動的持續(xù)和良性循環(huán)都是需要重點考量的問題。

*本文系國家社科基金項目“基于多元數(shù)字技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)空間參與式歸檔研究”（項目編號：18CTQ037）階段性研究成果。

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