梁建勝

【摘要】鈾礦地質(zhì)勘探設(shè)施退役整治工程的目的是消除安全隱患，實(shí)現(xiàn)退役工程的安全處置，所以不僅對(duì)野外施工、環(huán)境監(jiān)測要求嚴(yán)格，而且對(duì)項(xiàng)目的檔案管理也提出了更嚴(yán)格的要求，從項(xiàng)目立項(xiàng)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段，及時(shí)收集相應(yīng)的文件資料項(xiàng)目檔案，按照科技檔案的歸檔要求，對(duì)文字材料進(jìn)行分類、組卷、編制卷內(nèi)目錄，確定密級(jí)和保管期限。所有的項(xiàng)目文件材料、管理文件、施工和監(jiān)理文件及資料、照片及聲像資料按科技檔案的要求進(jìn)行分類歸檔，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，利用軟件查詢功能，能迅速對(duì)項(xiàng)目所有資料進(jìn)行檢索，為今后的檔案管理工作提供了寶貴的經(jīng)驗(yàn)。

【關(guān)鍵詞】地質(zhì)勘探設(shè)施;退役整治;檔案管理

鈾礦地質(zhì)勘探工作為時(shí)代的發(fā)展作出了不可磨滅的貢獻(xiàn)，但同時(shí)也帶來了一定的環(huán)境安全問題，對(duì)當(dāng)?shù)厣鷳B(tài)環(huán)境和居民生產(chǎn)、生活安全造成了一定的影響。比如地質(zhì)勘探遺留的坑口、淺井，會(huì)因誤入或墜落而給人畜帶來安全隱患;堆積在地表的廢石，常年裸露，不適宜植被的生長，給周圍自然和生態(tài)環(huán)境帶來一定的負(fù)面影響，隨著國家政策的逐漸調(diào)整，對(duì)原有的地質(zhì)勘探設(shè)施進(jìn)行退役整治。在退役整治過程中，檔案資料的整理是整個(gè)退役整治過程中不可缺少的一環(huán)，是整個(gè)退役整治過程的歷史見證，并為不斷完善的退役整治提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)和借鑒。對(duì)于地質(zhì)勘探退役整治的檔案管理應(yīng)把握好以下幾個(gè)方面：一是加強(qiáng)檔案管理制度，做好退役整治資料的收集。加強(qiáng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組織機(jī)構(gòu)，落實(shí)檔案管理責(zé)任制，保障退役整治檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。在整個(gè)退役整治過程中，檔案資料的形成需要建立一個(gè)縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系，并結(jié)合各涉及單位自身的管理體制，協(xié)調(diào)各單位，從上到下、互相協(xié)作，才能做好檔案收集工作。在退役整治檔案資料收集中，要做到主動(dòng)及時(shí)、全面準(zhǔn)確、保質(zhì)保量、安全保密。檔案管理還要針對(duì)整個(gè)退役整治工作的實(shí)際情況，與各部門經(jīng)常聯(lián)系，加強(qiáng)對(duì)平時(shí)收集工作的檢查和指導(dǎo)工作，對(duì)需要收集存檔的資料及時(shí)提醒各單位，做到隨時(shí)收集和定期收集相結(jié)合，盡可能防止和減少檔案資料的流失。只有做好了退役整治資料的全面收集，才能夠?yàn)闄n案管理打下良好的基礎(chǔ)。二是重視退役整治的檔案管理工作。檔案管理工作雖然是一項(xiàng)普通的工作，但是檔案管理的重要性卻是不容忽視的，是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，沒有超強(qiáng)的責(zé)任心，檔案管理工作也就難免會(huì)有缺失和漏洞，嚴(yán)重時(shí)會(huì)造成難以彌補(bǔ)的損失。所以，加強(qiáng)檔案管理人員的管理意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理人員的工作責(zé)任心，使得檔案管理人員具有良好的職業(yè)道德、仔細(xì)認(rèn)真的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的精神，并結(jié)合整個(gè)退役整治所必需的理論知識(shí)、專業(yè)知識(shí)，運(yùn)用先進(jìn)的管理方法進(jìn)行檔案管理，才能做好地質(zhì)勘探退役整治的檔案管理工作。三是提高檔案管理的效率。檔案管理的軟件化、數(shù)字化、信息化已成檔案管理的新特色、新要求，檔案管理已從原先的人工檢索，逐漸變成以計(jì)算機(jī)為主進(jìn)行存儲(chǔ)、編輯、檢索，并配合影像資料進(jìn)行檔案管理的新方式，使本來枯燥的檔案管理，變得新穎、獨(dú)特。所以加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)電腦操作知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，才能塑造綜合型的檔案管理人才，才能收到事半功倍的工作效率。

一、檔案形成概況

鈾礦地質(zhì)勘探設(shè)施退役整治工程的檔案整理，按照《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）、

《軍工鈾礦地質(zhì)勘探設(shè)施退役治理項(xiàng)目檔案管理辦法》（版次2）（中國鈾業(yè)制度通告2017年第7號(hào)）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）等文件進(jìn)行整理立卷和歸檔，其中立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目管理文件、招投標(biāo)文件、財(cái)務(wù)管理文件、竣工驗(yàn)收文件、聲像電子檔案由項(xiàng)目實(shí)施單位相關(guān)部門整理歸檔;施工文件及資料由施工單位整理歸檔并移交;監(jiān)理文件及資料由監(jiān)理單位整理歸檔并移交。

（一）檔案資料特點(diǎn)。為確保退役整治檔案管理的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效作用，檔案整理資料具有以下特點(diǎn)：1.項(xiàng)目文件存檔材料要求為原件，以復(fù)印件形式存檔的，均在卷內(nèi)備考表中注明了原件的存放處。2.中間驗(yàn)收證書及工程資料、監(jiān)理檢查、試驗(yàn)記錄、報(bào)告存放于施工文件資料中。3.將所有合同歸入項(xiàng)目管理文件類，單獨(dú)立卷，并將相關(guān)合同在備考表中以“互見號(hào)”的形式加以說明。4.將相關(guān)財(cái)務(wù)資料、財(cái)務(wù)年度報(bào)表一并整理歸檔，財(cái)務(wù)憑證和財(cái)務(wù)賬簿歸入財(cái)務(wù)檔案。5.為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案信息化管理，將所有文件資料按照案卷目錄、卷內(nèi)目錄的格式錄入“科技檔案管理”軟件，并對(duì)所有檔案資料進(jìn)行掃描，并刻錄電子光盤，建立全文數(shù)據(jù)庫，利用軟件查詢功能，能迅速、快捷地對(duì)項(xiàng)目檔案所有資料進(jìn)行查詢、檢索。

（二）檔案案卷目錄編制依據(jù)。1.《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）。2.《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）。3.《軍工鈾礦地質(zhì)勘探設(shè)施退役整治項(xiàng)目檔案管理辦法》（2017年第7號(hào)）。4.照片檔案管理規(guī)范（GB/T11821-2002）。5.電子文件管理規(guī)范（GB/T18894-2002）。

（三）檔案編制說明。地質(zhì)勘探退役整治工程檔案貫穿整個(gè)退役整治過程，涉及多個(gè)單位和部門，包括立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目管理文件、招投標(biāo)文件、施工文件及資料、監(jiān)理文件及資料、財(cái)務(wù)管理文件、竣工驗(yàn)收文件及資料、聲像電子檔案等。

二、檔案管理

（一）歸檔范圍。鈾礦地質(zhì)勘探設(shè)施退役整治項(xiàng)目在實(shí)施過程中，從項(xiàng)目立項(xiàng)、施工、竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段，都要及時(shí)收集相應(yīng)的文件資料。1.實(shí)施單位歸檔資料包括：項(xiàng)目立項(xiàng)與批復(fù)、計(jì)劃下達(dá)、項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和工作組織、人員培訓(xùn)等文件材料;基礎(chǔ)資料調(diào)查、項(xiàng)目勘查、項(xiàng)目建議書批復(fù)、可行性研究報(bào)告批復(fù)、設(shè)計(jì)施工圖、招投標(biāo)文件、各項(xiàng)合同（協(xié)議）、單位資質(zhì)、施工信息月報(bào)、竣工報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、財(cái)務(wù)決算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。2.施工單位歸檔資料包括：施工單位項(xiàng)目管理性文件、采購合同、開工資料、施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表、質(zhì)量保證大綱、分部分項(xiàng)劃分、圖紙會(huì)審紀(jì)要、材料送檢報(bào)審資料，原材料出廠合格證明、各項(xiàng)施工過程（包括中間驗(yàn)收資料、隱蔽工程等）資料、施工日志、施工大事記、工程計(jì)量報(bào)表、工程簽證單、工程月報(bào)、交工驗(yàn)收資料、竣工圖、照片等。3.監(jiān)理單位歸檔資料包括：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理工作指南、監(jiān)理單位項(xiàng)目管理性文件、交底記錄、輻射環(huán)境監(jiān)測表、不合格處置記錄及監(jiān)理工程師通知、回復(fù)單、工地例會(huì)資料、監(jiān)理日志、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理旁站記錄、監(jiān)理工作總結(jié)等。

（二）歸檔過程。1.按照《國家重大建設(shè)文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28—2002）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822—2008）、對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行歸檔整理、裝訂、編頁、裝盒、貼案卷脊背標(biāo)簽、蓋章、制作內(nèi)封。2.按照規(guī)范制作好項(xiàng)目檔案的案卷目錄、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、歸檔文件目錄、案卷說明。備考表和案卷說明詳細(xì)，充分發(fā)揮備考表和案卷說明應(yīng)有的作用。3.歸檔與整治過程相同步，全過程追蹤。為及時(shí)做好地質(zhì)勘探退役整治檔案的收集工作，最大限度地保證檔案管理質(zhì)量，首先，確保檔案管理監(jiān)督工作的啟動(dòng)與退役整治同步。按照檔案部門要求，建立完善的項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)，實(shí)施檔案責(zé)任負(fù)責(zé)制，逐級(jí)建立健全各級(jí)檔案管理崗位責(zé)任制，配備責(zé)任心強(qiáng)、專業(yè)的檔案人員來負(fù)責(zé)地質(zhì)勘探退役整治過程中檔案材料的收集和整理。其次，保證地質(zhì)勘探退役整治過程中檔案的材料收集、歸檔同步進(jìn)行，接受上級(jí)檔案管理部門的嚴(yán)格監(jiān)督與檢查。最后，堅(jiān)持退役整治過程與檔案預(yù)立卷相同步，使地質(zhì)勘探退役整治檔案歸檔資料與工程進(jìn)程相同步，實(shí)現(xiàn)全過程管理，保證檔案資料的完整、準(zhǔn)確、有效。對(duì)于歸檔資料不符合相關(guān)要求的，隨意在歸檔資料上書寫、涂改，字跡潦草、模糊不清，使用復(fù)印件代替原件，以及竣工圖或其他重要資料簽署不齊全，圖紙不能正確反映退役整治實(shí)際情況等的檔案資料提出的整改要求，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，保證地質(zhì)勘探退役整治檔案質(zhì)量符合國家規(guī)范要求。遵循地質(zhì)勘探退役整治檔案資料的形成規(guī)律，保證地質(zhì)勘探退役整治檔案的完整、系統(tǒng)、連貫和準(zhǔn)確，如實(shí)反映地質(zhì)勘探退役整治過程，嚴(yán)格按照地質(zhì)勘探退役整治的分部分項(xiàng)劃分進(jìn)行立卷整理，以保證卷內(nèi)資料的有機(jī)聯(lián)系。4.建立檔案管理制度，完善檔案管理機(jī)制。建立健全地質(zhì)勘探退役整治檔案歸檔制度，對(duì)檔案的形成、積累、組卷和歸檔進(jìn)行有效的監(jiān)督、檢查，使地質(zhì)勘探退役整治資料的完整性、準(zhǔn)確性、有效性符合有關(guān)要求。加強(qiáng)地質(zhì)勘探退役整治檔案管理工作的組織與領(lǐng)導(dǎo)，建立地質(zhì)勘探退役整治檔案管理機(jī)制，明確檔案管理分工，落實(shí)檔案管理責(zé)任，建立完善的地質(zhì)勘探退役整治檔案管理的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。5.做好檔案管理編研工作。在地質(zhì)勘探退役整治檔案整理的同時(shí)，應(yīng)及時(shí)做好退役整治檔案的編研工作，及時(shí)做好檔案的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，以及檔案管理措施和應(yīng)用的推廣，以利于其他項(xiàng)目的開展并提供參考與借鑒作用。

（三）建立全文數(shù)據(jù)庫。1.檔案資料掃描。所有地質(zhì)勘探退役整治檔案資料整理完畢后，包括蓋檔案號(hào)章、標(biāo)注頁碼、貼案卷脊背標(biāo)簽等工作，地質(zhì)勘探退役整治檔案資料不再變動(dòng)后，運(yùn)用CZUR_Scanner掃描儀進(jìn)行掃描，并將所有地質(zhì)勘探退役整治檔案資料分類、分卷轉(zhuǎn)化成PDF文件。2.檔案目錄及文件的導(dǎo)入。安裝“科技檔案管理”軟件后，將上述PDF文件，按照地質(zhì)勘探退役整治檔案案卷目錄、卷內(nèi)目錄，分別導(dǎo)入相應(yīng)的各級(jí)目錄中。地質(zhì)勘探退役整治檔案文件導(dǎo)入過程中，應(yīng)嚴(yán)格檢查，至少配備兩名檔案管理人員進(jìn)行檢查、校對(duì)，以避免文件導(dǎo)入的錯(cuò)誤、不完整及缺失情況的發(fā)生。3.軟件運(yùn)行。地質(zhì)勘探退役整治檔案數(shù)據(jù)庫建成后，應(yīng)逐項(xiàng)查閱、檢查各文件，檢查軟件運(yùn)行是否正常、查閱方便，確保電子檔案運(yùn)行管理的準(zhǔn)確、迅速與簡捷。

三、結(jié)論

1.完整性方面。對(duì)照《軍工鈾礦地質(zhì)勘探設(shè)施退役整治項(xiàng)目檔案管理辦法》（版次：2），結(jié)合地質(zhì)勘探退役整治過程的實(shí)際情況，檔案歸檔內(nèi)容整理齊全、完整。2.準(zhǔn)確性方面。地質(zhì)勘探退役整治檔案文件及資料的內(nèi)容、日期和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、真實(shí)，竣工圖折疊、標(biāo)注、簽字準(zhǔn)確，變更申請(qǐng)單和現(xiàn)場簽證對(duì)應(yīng)無誤，檔案歸檔文件資料保管期限準(zhǔn)確。3.系統(tǒng)性方面。地質(zhì)勘探退役整治檔案資料分類科學(xué)，按規(guī)定編制案卷目錄和卷內(nèi)目錄、備考表、歸檔文件目錄;地質(zhì)勘探退役整治檔案歸檔資料，嚴(yán)格按照分部分項(xiàng)劃分進(jìn)行組卷;案卷題名準(zhǔn)確、簡捷、符合要求。4.有效性方面。地質(zhì)勘探退役整治的管理性文件資料要求存儲(chǔ)原件，對(duì)非原件的文件進(jìn)行說明或加蓋公章，簽字、蓋章手續(xù)完備，保證了地質(zhì)勘探退役整治檔案資料歸檔內(nèi)容的有效性。鈾礦地質(zhì)勘探設(shè)施退役整治工程項(xiàng)目檔案管理是項(xiàng)目管理的重要組成部分，建立健全檔案管理規(guī)章制度，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理是對(duì)項(xiàng)目實(shí)施有效監(jiān)控的重要手段，是保證地質(zhì)勘探設(shè)施退役整治項(xiàng)目順利通過驗(yàn)收的重要保障。地質(zhì)勘探退役整治檔案整理，按照項(xiàng)目的計(jì)劃進(jìn)度適時(shí)歸檔，反映了項(xiàng)目具有保存價(jià)值的文件資料，保證了地質(zhì)勘探退役整治檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性與有效性。并運(yùn)用“科技檔案管理”軟件，按案卷目錄、卷內(nèi)目錄，錄入全部歸檔文件及資料，建立了全文數(shù)據(jù)庫，利用軟件查詢功能，能夠及時(shí)、方便地對(duì)檔案資料進(jìn)行查閱，實(shí)現(xiàn)了地質(zhì)勘探退役整治檔案的信息化管理，并為其他項(xiàng)目的檔案管理提供了參考與借鑒作用。