摘 要：在新的歷史條件下，檔案管理必須緊跟時代的步伐，通過轉(zhuǎn)變思想觀念、借助先進的科學技術等實現(xiàn)自身更好的發(fā)展。本文分析了新時代檔案管理工作中存在的問題，并針對存在的問題提出了優(yōu)化和改進檔案管理工作的建議，以期能夠為優(yōu)化檔案管理制度，做好新時代檔案管理工作提供有益借鑒。

關鍵詞：新時代;檔案管理;信息技術

檔案是社會組織或個人在以往的社會實踐活動中形成的具有明確的原始記錄作用的固化信息。包括社會實踐中作為歷史記錄保存以備查考的各類信息以及用其它方式和載體保存的具有一定價值的實體文件。大到國家事務，小到個人生活，幾乎所有工作都離不開檔案管理工作，且在未來檔案管理還會繼續(xù)發(fā)揮越來越重要的作用。隨著科學技術的不斷進步，檔案管理工作也必須不斷優(yōu)化和創(chuàng)新，以適應經(jīng)濟社會發(fā)展的需要。

1 新時代檔案管理工作存在的問題

1.1 思想重視程度不夠

部分基層單位對檔案管理認識不到位，沒有從思想上充分認識到檔案信息的重要性和檔案管理的重要意義，一定程度上影響了單位的檔案管理工作。在學習和貫徹《檔案法》等相關法律法規(guī)的過程中，不能嚴格按照法律法規(guī)相關規(guī)定和要求開展工作，導致單位檔案管理比較混亂，不能有效發(fā)揮檔案管理應有的作用。

1.2 基礎業(yè)務工作薄弱

當前，部分基層單位在開展檔案管理工作的過程中，存在喊口號多、實際執(zhí)行差的問題，基礎性的業(yè)務工作非常薄弱。比如，有的單位雖然建立了內(nèi)部檔案管理制度，但是落實不到位甚至根本不落實;有的單位檔案管理人員身兼數(shù)職，或者沒有檔案管理工作經(jīng)驗，在檔案管理工作上投入的精力不足，導致檔案整理不規(guī)范、組卷不達標等問題，檔案管理比較混亂。有的單位在未開展檔案鑒定工作或沒有履行法定程序就擅自銷毀應歸檔留存的原始資料等。

1.3 檔案信息化建設比較落后

隨著科學技術的不斷發(fā)展，檔案管理必須積極適應新時代檔案工作發(fā)展的要求，加強檔案信息化建設。雖然近年來我國檔案管理信息化程度不斷提升，但是從整體情況來看依然存在短板，部分基層單位受到種種因素制約，檔案信息化建設比較之后。比如，有的基層單位依然習慣于停留在紙質(zhì)檔案管理的階段，對于檔案信息化建設缺乏足夠的認識;有的雖然引入了先進的設備或軟件，但是長期棄之不用;有的從客觀上就根本無法滿足檔案管理信息化建設的需要。

1.4 檔案資源開發(fā)利用不充分

檔案資源的價值在于其蘊含的豐富的信息資源，只有把這些豐富的資源利用起來才能實現(xiàn)其價值。但是在實際工作中，部分基層單位只注重檔案的收集、整理和保管，錯誤地認為只要檔案資料保管齊全、分類準確就是履行了職責，而忽視了對其信息資源的開發(fā)利用，實際上是本末倒置，沒有真正發(fā)揮檔案資源的價值。

2 檔案管理的優(yōu)化的思路與策略

2.1 建立和完善檔案管理制度

必須通過建立和完善科學的檔案管理制度促進檔案管理的規(guī)范化水平，檔案管理制度的建立必須遵循科學的原則。要堅持科學性與合理性，使規(guī)章制度能夠滿足本單位、本部門檔案管理的需要。要確保簡明扼要，可操作性強，能夠在檔案管理實踐中更好的發(fā)揮指導和規(guī)范作用。要堅持制度面前一律平等，制定的規(guī)章制度既要要求檔案管理人員嚴格遵守，部門單位領導也應當帶頭嚴格遵守，確保用制度規(guī)范檔案管理工作，保持制度的持久性。要適當引入激勵機制，在制度中明確獎懲措施，對于嚴格遵守制度的工作人員給予一定的獎勵，對于不遵守制度、不按照制度開展檔案管理工作的進行懲罰，做到獎懲分明。

2.2 建設高水平檔案管理隊伍

檔案管理工作最終要通過人去完成，提高人員整體素質(zhì)和能力對于優(yōu)化檔案管理工作具有十分重要的作用。要提高基層單位，特別是領導干部的思想認識，在基層單位，領導干部的重視程度往往是決定檔案管理工作能否有效推進的決定性因素，所以必須強化領導干部對于檔案管理工作重要性的認識。針對具體負責檔案管理工作人員，要經(jīng)常對其開展專業(yè)化培訓，不斷提升其檔案管理的能力，為進一步做好檔案管理工作奠定基礎。要提高相關人員依法管理檔案的認識和水平，嚴格按照《檔案法》等相關法律法規(guī)開展檔案管理工作。

2.3 不斷加強檔案管理信息化建設

隨著信息化技術的不斷發(fā)展，檔案管理必須積極適應新形勢的發(fā)展，扎實開展檔案管理信息化建設。檔案的信息化建設，既要立足于收集、整理、保管檔案信息，更要著眼于開發(fā)和運用各類信息，讓信息發(fā)揮其應有的價值，從而更好的造福人民群眾。檔案管理信息化建設應當從資料的收集、整理、使用三個環(huán)節(jié)入手，著重做好以下工作。首先，要及時準確的收集信息?；鶎訂挝粦斣鷮嵶龊脵n案信息收集這一基礎性的工作，把好檔案信息第一道關口，為后期的檔案信息整理、使用奠定堅實的基礎，確保檔案信息沒有錯誤和紕漏。其次，要充分運用各類先進技術。要使用電子計算機、掃描儀等現(xiàn)代化設備，將原始檔案資料轉(zhuǎn)化成文字、圖片、視頻等形式的電子數(shù)據(jù)資料，按照分門別類的原則，輸入相應的檔案管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)檔案資料的信息化、數(shù)據(jù)化。最后，要大力開發(fā)和運用檔案資源。通過借助現(xiàn)代化技術，對檔案信息資源進行有效開發(fā)利用，實現(xiàn)資源的共建共享，為使用者提供更加便捷的服務。

2.4 高度重視檔案保密工作

檔案管理還有一項特殊的要求，那就是必須做好保密工作，部門單位必須嚴格按照保密要求做好檔案的保密工作。首先，有條件的單位要建設專門的檔案管理庫房，安裝防盜門窗，防止檔案出現(xiàn)失竊。不具備建立專門檔案管理庫房的單位，也應挑選安全性高的地點作為存放檔案的地點，并做好防盜工作。其次，檔案管理應當安排專人負責管理，調(diào)用和借閱檔案必須按照制度出具相應的手續(xù)，否則一律不許外借。最后，要區(qū)分保管檔案和保密檔案，保管檔案主要指本單位員工的人事檔案或者單位的工作檔案等，而保密檔案則是指根據(jù)國家相關法律法規(guī)規(guī)定，帶有“密級”類的檔案，必須對不同的檔案進行區(qū)分，采取不同的保管方法。

3 結語

綜上所述，檔案管理工作具有十分重要的意義，在信息化的時代，檔案管理工作必須積極適應新時代檔案工作的要求，充分運用科學技術成果，實現(xiàn)自身更好的發(fā)展。在這一過程中，作為檔案管理工作者，必須充分認識到當前存在的突出問題，并針對這些存在的問題加以改進，唯有如此，檔案管理工作才能發(fā)揮更大的作用，實現(xiàn)更加長遠的發(fā)展。

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作者簡介

高煥杰（1984-），女，本科，中級，山東陽谷，聊城市東昌府區(qū)檔案館，檔案管理。