譚鑫

摘 要：結(jié)合中國五環(huán)工程有限公司的檔案工作實際，在把握檔案工作基本原則之上，根據(jù)新形式下的檔案利用特點，多方位地闡述了工程公司檔案利用價值的表現(xiàn)形式。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;檔案利用

1 公司現(xiàn)存檔案統(tǒng)計情況

企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄。企業(yè)檔案貫穿著企業(yè)發(fā)展的整個歷程，企業(yè)檔案通過檔案服務(wù)滲透到企業(yè)的各環(huán)節(jié)。中國五環(huán)工程有限公司在60多年進程中，在累計完成境內(nèi)外2000余項大中型設(shè)計項目和100多項工程總承包項目中，留下了豐富的檔案資源。作為工程公司，五環(huán)公司的檔案主要分為科技檔案、文書檔案、實物檔案以及電子檔案。目前，五環(huán)公司檔案室存有以下檔案，一是歸檔圖紙和文本資料的工程項目，包括總承包項目、工程設(shè)計項目、民用建筑項目、基礎(chǔ)工作項目以及技術(shù)開發(fā)項目等;二是存有歸檔文書檔案包括公司行政文書檔案、經(jīng)營部合同、國際部合同，資產(chǎn)部合同，財務(wù)部合同、公司有關(guān)房屋資產(chǎn)證書、以及若干財務(wù)部和人力資源部移交的財務(wù)賬簿及部分離退休人員技術(shù)檔案;三是存有歸檔實物檔案，主要包括各類黨政工團榮譽證書、各種科技獎勵證書、專利及專有技術(shù)證書、各種協(xié)會會員證書、各種公司資質(zhì)證書; 四是存有歸檔紙質(zhì)舊照片檔案，包括項目紙質(zhì)照片，各項目歸檔光盤，項目電子文件刻錄光盤，黨委工作部歸檔光盤、錄像帶，各類工具軟件光盤等。豐富的檔案資源見證了公司業(yè)務(wù)遍及國內(nèi)31個省、直轄市和全球20多個國家和地區(qū)，也為我國煤化工、碳-化工、化肥、磷化工和新型合成材料等工程領(lǐng)域的做出了突出的貢獻。

2 企業(yè)檔案利用表現(xiàn)形式

2.1 企業(yè)檔案為企業(yè)設(shè)計提供智力支持

豐富的館藏企業(yè)檔案，是企業(yè)的無形資產(chǎn)，是企業(yè)的知識集中庫，凝聚著幾代人的智慧結(jié)晶，搞好企業(yè)檔案利用是企業(yè)檔案管理的最終目的。在檔案為企業(yè)提供智力支持上，從企業(yè)檔案自身出發(fā)，應(yīng)借閱者需求，為其提供智力支持。公司目前所存項目科技檔案涵括設(shè)計文件、采購文件、施工文件及相關(guān)資料等，科技檔案圖紙在用于指導(dǎo)科學(xué)研究和生產(chǎn)活動第一次體現(xiàn)出價值后，還會有第二次、第三次甚至更多次的價值體現(xiàn)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，自然條件和社會需求的變化以及工藝流程的差異，都會使曾經(jīng)的典型工程設(shè)計檔案所承載的靜態(tài)科技知識用于不同的工藝檔案獲得有價值的信息和與技術(shù)參數(shù)[1]。工程設(shè)計人員在新建同類型項目時，可通過借閱相似工程科技檔案，查閱參考相關(guān)參數(shù)、獲取相關(guān)信息，在相關(guān)改擴建項目、或同類型相關(guān)項目中提供信息支持和參考，從而為項目提供信息咨詢與決策。

從企業(yè)檔案管理員出發(fā)，根據(jù)企業(yè)實際需要，積極開展文檔資料信息的加工和整編，實現(xiàn)對檔案信息的直接開發(fā)和利用，深度挖掘館藏檔案的價值，積極開展檔案編研工作，主動為項目、設(shè)計提供智力支持。工程公司具有業(yè)務(wù)領(lǐng)域?qū)I(yè)相關(guān)性，借鑒性，因此，檔案部門在工程設(shè)計檔案管理上，根據(jù)工程設(shè)計檔案的特殊性探索和思考采取多樣途徑和手段使工程設(shè)計檔案在有價值時期被充分利用。在現(xiàn)有可能的情況下，主動了解企業(yè)需求及素材狀況，采取征編結(jié)合的方式，通過對檔案的分析研究，按照一定的主體對檔案存在的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟編印成各種檔案參考資料，從而使檔案信息資源更準確、更系統(tǒng)、更精煉。[2]從而豐富檔案資源中挖掘有價值的信息，編研出完整的資料供相關(guān)人員參考。同時，檔案工作人員可利用檔案管理系統(tǒng)，匯編企業(yè)利用率高的圖集、專題報告、設(shè)備性能匯編等編研材料，并根據(jù)利用者的反饋信息，不斷加強編研材料的針對性，開發(fā)更多的專題編研材料，加強深層次編研材料的開發(fā)，編研更多更實用的電子編研材料。

2.2 企業(yè)檔案為企業(yè)文化提供載體支撐

企業(yè)與外界進行文化交流與溝通的渠道主要是借助企業(yè)檔案的管理與利用。企業(yè)文化是企業(yè)在其發(fā)展歷程中一點一滴積累起來的，職工經(jīng)過長期的熏陶，逐步熟知企業(yè)隱性文化、是企業(yè)文化的理論支撐。沒有企業(yè)檔案的跟蹤記錄，企業(yè)文化就無法以實體形式存在，文化傳承便無法更好開展，阻礙對原有的企業(yè)文化的再創(chuàng)新。同時，企業(yè)檔案可以作為員工培訓(xùn)的素材。公司的豐富的底蘊、企業(yè)文化累積、項目相關(guān)資料、公司大事記、公司實力介紹等方方面面都可以作為新進員工培訓(xùn)的素材，通過相關(guān)資料檔案的證明，可以多方位的對公司進行介紹，使員工深入了解公司的方方面面，為員工提供最直觀的體驗，從而增強員工的歸屬感和集體榮譽感。

2.3 企業(yè)檔案為企業(yè)形象提供宣傳素材

企業(yè)宣傳是增強他人對公司精神形象、技術(shù)實力認知的最直接一種方式，公司展廳作為全方位展示公司形象的平臺，所展示內(nèi)容依靠企業(yè)檔案作支撐。以公司展廳為例，公司組織沿革以及公司大事記是在公司文書檔案中查找總結(jié)而來，企業(yè)資質(zhì)、公司榮譽獎勵等是從實物檔案展示而來，項目業(yè)績也是從館藏檔案收集整理而來等等。企業(yè)檔案以檔案的角度豐富著展廳的展示內(nèi)容，是企業(yè)文化傳播的媒介，為企業(yè)謀求更大的經(jīng)濟效益。

2.4 企業(yè)檔案為企業(yè)日常工作提供有效憑證

在工程投標競標過程中，企業(yè)的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)、合同以及各獲獎證書同技術(shù)方案同樣具有重要地位，是一個企業(yè)的實力的具體體現(xiàn)。以上檔案可為企業(yè)的經(jīng)營提供有效憑證，使得企業(yè)在競標過程中獲得更大的優(yōu)勢，從而為公司發(fā)展提供有效支撐。同時，企業(yè)財務(wù)檔案為企業(yè)監(jiān)察提供憑證。近年來，國家不斷強化紀委監(jiān)察力度，公司財務(wù)檔案是直接反應(yīng)公司財務(wù)運轉(zhuǎn)的憑證，通過財務(wù)賬簿、憑證、會計檔案等，直接見證公司財務(wù)的全流程及各方面。很好的為公司的廉政建設(shè)提供有效憑證。

實踐證明，企業(yè)檔案工作作為企業(yè)的基礎(chǔ)性工作，對企業(yè)的各項工作都有支撐作用。企業(yè)檔案就如一座無聲的豐碑，記錄著企業(yè)發(fā)展和前進的步伐。隨著社會的進步，企業(yè)的發(fā)展需要企業(yè)檔案提供更全面更快速更高效的服務(wù)，挖掘更廣大的領(lǐng)域，深度挖掘企業(yè)檔案價值，多方面展示企業(yè)檔案價值表現(xiàn)形式，是企業(yè)利用檔案信息資源為自身發(fā)展建設(shè)服務(wù)的重要手段，逐步形成以效益來擴大影響，以影響來提高地位，以地位促進發(fā)展的良好發(fā)展氛圍，為提升企業(yè)競爭力，做出檔案工作人員應(yīng)有的貢獻。

參考文獻

[1]趙曼宇，李玉芝，李響.工程設(shè)計檔案的利用價值[G].當代化工，2015（8）：2025-2027

[2]羅愛輝.談企業(yè)科技檔案的價值[J].蘭臺世界，2007（5）：34.