黃武家

摘 要：信息化背景下，中學(xué)的檔案管理表現(xiàn)出明顯的數(shù)字化特征，能更完整記錄學(xué)校的發(fā)展和進(jìn)步，同時(shí)中學(xué)檔案也是學(xué)校發(fā)展歷程的縮影，基于此，本文分析中學(xué)檔案的特征和價(jià)值，并進(jìn)一步探究信息化背景下中學(xué)檔案管理的發(fā)展路徑，從檔案管理受關(guān)注的程度、檔案信息的存儲(chǔ)形式、檢索系統(tǒng)的建立、管理人員的專業(yè)素質(zhì)四方面入手進(jìn)行總結(jié)。希望本文的觀點(diǎn)能為相關(guān)研究者提供參考意見。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案;存儲(chǔ)形式;檢索系統(tǒng);特征價(jià)值

如今計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展，中學(xué)的檔案管理也開始運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)，走上了數(shù)字化的發(fā)展道路。檔案管理者可以利用信息技術(shù)提高工作效率，同時(shí)對檔案部門所能提供的服務(wù)也起到一定優(yōu)化的作用。做好檔案材料的管理工作，需歸納信息化背景下中學(xué)檔案管理所具備的特點(diǎn)，運(yùn)用發(fā)散性思維有效解決中學(xué)檔案管理中存在的現(xiàn)實(shí)問題，以豐富中學(xué)檔案的利用價(jià)值。

1 中學(xué)檔案的特征和價(jià)值分析

中學(xué)檔案主要是用來記錄學(xué)校的發(fā)展歷史，其中不僅有寶貴的教育教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)，還有學(xué)校歷屆學(xué)生的檔案。中學(xué)檔案室屬于基層檔案部門，其特點(diǎn)與其他的檔案部門基本相同，具備雙重職能，也就是收集檔案信息，并在此基礎(chǔ)上充分利用檔案信息。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以使用中學(xué)檔案樹立學(xué)校良好的形象，此時(shí)檔案起到提供依據(jù)的作用。學(xué)校不僅僅是產(chǎn)生檔案的主體，同時(shí)也是發(fā)揮檔案作用的主體。中學(xué)檔案記錄了學(xué)校的發(fā)展情況，記錄著歷屆學(xué)生的成功與失敗，同時(shí)也記錄著教師傾灑的汗水和其所獲得的成就。中學(xué)檔案也是學(xué)校的寶貴財(cái)富，檔案資料豐富，能促進(jìn)學(xué)校科研工作的展開，記載著學(xué)校多年來所積攢的教育經(jīng)驗(yàn)，記錄著學(xué)校的教職人員為學(xué)生的發(fā)展所做出的貢獻(xiàn)，同時(shí)也能反映出學(xué)校教學(xué)的整體水平[1]。利用中學(xué)檔案對學(xué)生進(jìn)行校史教育，回顧學(xué)校發(fā)展中出現(xiàn)的一些重大歷史事件，不僅能成功激發(fā)學(xué)生的榮譽(yù)感，也能激勵(lì)著同學(xué)們?yōu)樾幑?。由此可見，在學(xué)校的建設(shè)中，檔案是重要的校史資料，所起到的作用也十分關(guān)鍵。

2 信息化背景下中學(xué)檔案管理的發(fā)展路徑

2.1 提升學(xué)校對檔案管理工作的重視程度

信息化時(shí)代背景下，做好中學(xué)檔案的管理工作應(yīng)該重視對檔案管理重要性的宣傳，以保證全校師生和教職人員都有良好的檔案意識。學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該對檔案管理的工作引起重視，除了檔案管理部門要承擔(dān)起管理檔案的職責(zé)外，也要呼吁全校師生參與其中。中學(xué)檔案應(yīng)覆蓋全面，甚至是一名教師的聘用合同都應(yīng)該包含在內(nèi)，同時(shí)也應(yīng)該包括每一位同學(xué)的學(xué)籍檔案、每一位同學(xué)的月考成績。此外，檔案管理更應(yīng)該記錄一些大型事件，包括全體師生共同參加的年度校慶、年度總結(jié)大會(huì)。例如，某中學(xué)檔案記錄了所有師生和在職職工所發(fā)生的重大事件，在平時(shí)的工作中，管理者應(yīng)該熟悉需要?dú)w類的文件類型，能夠在實(shí)際的工作中實(shí)時(shí)歸檔，以保證檔案后期的應(yīng)用有跡可循。在一個(gè)教學(xué)階段開始之初，學(xué)校的檔案部門就應(yīng)該做好各種職位需求的收集工作，明確需要?dú)w檔的檔案類型，同時(shí)要遵循歸檔標(biāo)準(zhǔn)展開歸類。面向?qū)W校內(nèi)部不同的工種，建立相應(yīng)的歸檔小冊，從而確保不同類型職位的在職人員都能夠基本了解在平時(shí)的工作中，有哪些文件需要及時(shí)歸檔，應(yīng)該執(zhí)行哪些標(biāo)準(zhǔn)。積極與在職的代表人員進(jìn)行溝通，以確定某一階段，在工作崗位中應(yīng)該歸納哪些檔案。

2.2 創(chuàng)新適合檔案多樣存儲(chǔ)形式的管理模式

信息時(shí)代背景下，檔案的存儲(chǔ)形式發(fā)生了改變，管理模式也是電子文檔與紙質(zhì)文檔并存，也就是說在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，中學(xué)檔案的管理工作更加復(fù)雜。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)和管理軟件也在不斷升級，人工操作、電子文檔以及紙質(zhì)文檔會(huì)逐漸被智能化手段所取代，同時(shí)也會(huì)與其他的系統(tǒng)建立更為密切的聯(lián)系。在此條件下，要保證電子檔案是安全可靠的，有較強(qiáng)的保密性。同時(shí)也要重視對相關(guān)工作人員業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，以保證所建立的電子檔案系統(tǒng)是科學(xué)穩(wěn)固的，將多級備份管理的手段應(yīng)用其中。使用光盤和移動(dòng)硬盤管理檔案材料，要確保材料的安全性，妥善保管硬件，避免移動(dòng)硬盤損壞，防止光盤脫磁。對電子材料設(shè)置可讀性的更改模式，將檔案材料的重要程度考慮在內(nèi)，設(shè)置通關(guān)口令，對電子信息加密，以確保信息的安全。為電子化檔案設(shè)置客戶查閱窗口，體現(xiàn)一定的針對性，設(shè)置一個(gè)小型的局域網(wǎng)絡(luò)，有效應(yīng)對計(jì)算機(jī)故障，隔絕互聯(lián)網(wǎng)病毒，從而有力防范黑客攻擊。避免一系列的互聯(lián)網(wǎng)安全問題影響到電子信息檔案的安全性。另外檔案管理人員還應(yīng)該定期進(jìn)行信息備份操作，以保證電子信息損壞后能在第一時(shí)間內(nèi)找回信息，迅速恢復(fù)正常的運(yùn)行，以有效降低工作損失。

2.3 建立規(guī)范而又統(tǒng)一的檔案電子檢索系統(tǒng)

傳統(tǒng)模式下的中學(xué)檔案信息比較直觀，可一旦儲(chǔ)存有誤于再次檢索時(shí)必將耗費(fèi)大量時(shí)間。而在信息時(shí)代背景下，中學(xué)的檔案信息主要是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)和其他形式的介質(zhì)中，增加了便捷性，對于管理人員來說，了解計(jì)算機(jī)軟件的運(yùn)行特征很有必要，除此之外還需掌握對其他介質(zhì)的管理方法。需建立規(guī)范而又統(tǒng)一的檔案電子檢索系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版本檔案檢索系統(tǒng)與電子檢索系統(tǒng)合并。比如某份檔案材料不僅有電子版本，還有紙質(zhì)版本，正確的管理方式是對其進(jìn)行標(biāo)注。對于借閱活動(dòng)應(yīng)運(yùn)用規(guī)范的形式進(jìn)行管理，借閱者需要前往檔案管理部門辦理相應(yīng)的手續(xù)，才能進(jìn)行借閱。存在一些紙質(zhì)檔案材料有著較大的容量，將其完全轉(zhuǎn)化為電子檔案有一定難度，所以需要以紙質(zhì)形式入庫。把這種管理形式體現(xiàn)在電子檢索系統(tǒng)中需建立材料索引，標(biāo)注為“紙質(zhì)版、無電子版”。如果有查閱的需要，可前往檔案部門辦理相關(guān)手續(xù)進(jìn)行借閱。

2.4 提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

信息時(shí)代背景下，管理檔案的工作有了更強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)性，作為管理人員要能夠熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件，同時(shí)也要正確使用其他的存儲(chǔ)介質(zhì)。另外管理軟件在不斷更新?lián)Q代，作為管理者要能夠跟得上時(shí)代發(fā)展的腳步，積極學(xué)習(xí)新的管理技術(shù)，檔案管理員應(yīng)考取檔案管理員證書，以掌握更多的專業(yè)知識。聘用全職的檔案管理工作者，由專人負(fù)責(zé)管理檔案，不能頻繁換人，在管理檔案的工作中有積極的態(tài)度和較高的工作熱情，從而保證檔案管理的質(zhì)量。認(rèn)真對待學(xué)校的教育評估活動(dòng)，而不是以應(yīng)付的態(tài)度面對學(xué)校的督導(dǎo)[2]。保證檔案管理工作者職業(yè)素養(yǎng)達(dá)標(biāo)，有較強(qiáng)的保密意識，為此可與員工簽署保密協(xié)議，并建立嚴(yán)格的保密保障制度。中學(xué)檔案涉及一些人事安排信息和教職工的工資福利信息，要避免這些信息發(fā)生外泄，給學(xué)校和教職工造成不必要的麻煩，保證學(xué)校的健康發(fā)展。

3 總結(jié)

綜上所述，信息化背景下中學(xué)檔案管理要想獲得較好發(fā)展，學(xué)校應(yīng)該提高對檔案管理工作的重視程度，運(yùn)用的管理模式要及時(shí)創(chuàng)新以便適應(yīng)檔案的存儲(chǔ)形式，積極建立規(guī)范而又統(tǒng)一的檔案電子檢索系統(tǒng)，采取相應(yīng)手段提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。使得中學(xué)校園內(nèi)的每一個(gè)教職工都有隨時(shí)存檔、歸檔的工作意識，為檔案信息的安全可靠性提供保障，促進(jìn)中學(xué)校園的更好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王海霞.強(qiáng)化檔案意識，提升中學(xué)檔案管理水平的研究[J].科教導(dǎo)刊（下旬），2019（02）：176-177.

[2]盧旭.試論中學(xué)檔案管理工作有效為學(xué)校發(fā)展服務(wù)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（01）：98-99.