李美娜

摘 要：目前我國檔案管理工作雖然在不斷進步，但仍然存在細節(jié)工作上的不足，因此還需繼續(xù)完善檔案管理模式?，F(xiàn)在新興科技產(chǎn)品的問世及普及為實現(xiàn)檔案管理信息化提供了良好基礎，對檔案管理工作大有裨益。與此同時，國家也頒發(fā)了一系列檔案管理工作的政策，促進了檔案信息化的發(fā)展。檔案管理部門及相關工作人員應完善檔案管理系統(tǒng)，保證檔案信息完整嚴謹，檔案管理部門也應根據(jù)實際需要管理的信息量補充檔案管理人才。

關鍵詞：檔案管理;信息化;創(chuàng)新

1 分析現(xiàn)階段我國檔案管理信息化發(fā)展中的問題

1.1 檔案管理的安全意識對其創(chuàng)新性造成了一定的阻礙

不論處于哪個時期，檔案管理都具有重要意義，不同的歷史時期具有不同的作用。傳統(tǒng)的檔案管理模式已逐漸被淘汰，現(xiàn)代化的檔案管理模式正在完善之中。我們要看到信息化處于飛速發(fā)展之中，檔案管理事業(yè)則不可避免的受到巨大的沖擊。但是檔案管理體系卻存在著較多的問題，不能與我國社會同步發(fā)展。可以看到檔案管理雖然處于信息化發(fā)展階段，很多問題亟待解決。由此可知實現(xiàn)檔案管理信息化的過程是復雜的，在管理創(chuàng)新與傳統(tǒng)檔案管理之間存在的矛盾，需要采取有效的措施予以解決。傳統(tǒng)的檔案管理目的是明確的，即為了快速查詢檔案和保障檔案的安全性。但在歷史檔案管理中實現(xiàn)這一目標的難度較大，這對我國現(xiàn)階段檔案管理提出更高的要求，即必須具有多元性。

1.2 目前在檔案信息化管理方面有待實現(xiàn)標準化和法治化

客觀的看待我國現(xiàn)階段檔案管理的問題，顯然信息化程度不足的情況一直沒有解決，檔案使用范圍有限，資源沒有實現(xiàn)共享，究其原因主要集中在以下三個方面：1）由于管理方式與體系上的制約，不同的檔案管理部門之間并未形成統(tǒng)一的標準。而從我國政府部門的情況來看，對于檔案管理也沒有形成規(guī)范化的體系，檔案管理處于分散狀態(tài)，不同部門在管理檔案時所執(zhí)行的政策是不同的，甚至出現(xiàn)矛盾和沖突之處。2）從具體情況來看，政府級別不同或者部門不同，對于檔案信息化管理的內(nèi)容也各不相同，有不協(xié)調(diào)的情況存在。3）我們所處的時代信息化技術飛速發(fā)展，而且處于動態(tài)變化之中，這對系統(tǒng)建設提出更高的要求，時效性較強，如果失去時效性將會不利于平臺的建設。

1.3 檔案管理應對電子政務更高要求的挑戰(zhàn)

電子政務建設正處于關鍵時期，從其內(nèi)容來看復雜性較高，具有鮮明的時代性。但要認識辦公自動化等雖然重要，但并不僅僅局限于此。首先，我國電子政務系統(tǒng)并非獨立存在，而是與國際互聯(lián)網(wǎng)接軌，功能性較強，能夠滿足社會和公眾服務的需求，并且還要履行政府職能。而早期的OA系統(tǒng)應用目標則是建立在政府專用的網(wǎng)絡之上，服務也只限于自身業(yè)務。而電子政務則以計算機網(wǎng)絡為媒介，其目標是為社會和公眾服務。電子政務系統(tǒng)是由多個系統(tǒng)共同組成的，檔案管理系統(tǒng)是不可缺少的重要環(huán)節(jié)。由此可知電子政務是檔案管理信息系統(tǒng)的構建的基礎。與傳統(tǒng)檔案管理信息系統(tǒng)相比較后確定了檔案管理信息化系統(tǒng)建設的內(nèi)容，必須要處理好以下兩個方面的問題：1）安全系統(tǒng)。要增加相的功能，可授權和信任模塊是必不可少的。2）建立自動備份系統(tǒng)。為了避免出現(xiàn)信息丟失的情況，包括電子檔案在內(nèi)的所有檔案內(nèi)容都要備份，即使網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)故障，信息也不會丟失。

2 加強檔案管理信息化建設的路徑

2.1 相關部門要加強對檔案管理人員的深入教育

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案的種類和數(shù)量都大大增加，這就對檔案工作等提出了新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能跟上時代的發(fā)展。所以說，檔案信息化建設已經(jīng)是重中之重，這個問題要得到相關負責人的重視，并加大對信息化建設的投入。然后進行規(guī)劃，并制定出檔案信息化進程的長期目標，從而推動檔案管理工作的健康發(fā)展。

2.2 完善檔案信息化管理制度

不論是哪一種管理，都要有完善的管理制度作為支撐。然而，在檔案管理信息化建設中，也是必不可少的。只有健全相關的管理制度，明確相關人員的主要職責，并將工作落實到責任人，才能提高工作效率，才能增加檔案管理的信息化水平。具體而言，首先領導要對檔案管理工作重視，這是檔案管理制度落實的基礎條件。另外，還要制定一些監(jiān)督制度，這樣才能將制度落實到位，從而提高檔案信息化管理。

2.3 充分的利用數(shù)字化技術手段

從目前情況來看，我國檔案管理信息化還缺少長遠的規(guī)劃。對于這個問題，我們要對檔案管理理念進行革新，同時也可以借鑒或者是引入先進的技術，這些技術可以包括互聯(lián)網(wǎng)技術、大數(shù)據(jù)技術等，用這些先進的技術對信息資源進行整合，從而進一步的對資源的管理以及利用，實現(xiàn)資源的共享。

2.4 對檔案管理信息化服務進行創(chuàng)新

在社會的發(fā)展中，要不斷的對檔案信息化服務進行創(chuàng)新，這樣才能使其符合時代的發(fā)展。比如說，可以開通網(wǎng)上檢索功能，這樣就可以實現(xiàn)資源的共享，同時也可以提高資源的利用率。另外，還可以構建相關的電子文檔信息中心，這樣用戶不僅可以將自己的電子文檔進行上傳，還可以對自己所需要的文檔進行下載。在實際的發(fā)展中，要對檔案信息化服務內(nèi)容不斷的進行更新，這就要求對其工作職能進行創(chuàng)新，主要是從傳統(tǒng)的檔案保管轉變成現(xiàn)在的檔案利用，從封閉的檔案管理轉為開放的檔案共享。

2.5 對檔案管理信息化機制進行創(chuàng)新

對于目前的市場經(jīng)濟而言，企業(yè)檔案管理制度要做到與時俱進，根據(jù)實際情況進行積極的改變和創(chuàng)新，這樣才能使企業(yè)得到更好的發(fā)展。具體而言，企業(yè)可以建立獎懲機制以及責任制，將工作細化到每一個部門或者是每一個員工的身上，這樣就能保證員工的責任感。通過獎懲制度的制定可以，可以營造出良好的企業(yè)氛圍，同時也可以激發(fā)員工的使命感和責任感。另外，企業(yè)還要加強檔案管理信息工作的安全，強化計算機網(wǎng)絡的管理工作，將重點內(nèi)容進行優(yōu)先管理，以免出現(xiàn)信息的泄露，損害企業(yè)的根本利益。

2.6 可以實現(xiàn)文件的信息共享

目前，我們已經(jīng)進入到了大數(shù)據(jù)的時代，為了方便相關人員的工作，我們需要加大對檔案信息的共享。在對文件信息共享的時候，我們可以利用先進單獨檔案管理軟件對其進行管理，這樣也是保證信息資源共享的基礎性條件。然而，在檔案信息共享的時候，我們要以檔案信息安全為前提。大數(shù)據(jù)的到來，不僅給我們的工作以及生活帶來了更多的便利，同時也帶來了一定的威脅，網(wǎng)絡安全就是最為常見的一種。所以說，相關部門要確保檔案信息不被犯罪分子竊取，就要進一步加強對安全方面的建設。

3 結束語

企業(yè)檔案的管理信息化建設不是階段性的發(fā)展，而是要根據(jù)社會信息的不斷變化進行持續(xù)更新的長久性工作。企業(yè)的檔案工作管理者應該樹立良好的創(chuàng)新觀念和服務意識，積極地克服信息化轉型中的困難，實時地了解社會、時代變遷的過程及其發(fā)展的需求，使得檔案的信息化管理工作能夠達到理論結合實踐、時代結合創(chuàng)新的發(fā)展勢態(tài)，使信息資源能夠服務于企業(yè)，服務于社會。

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