石貴鳳

摘 要：項(xiàng)目部綜合辦公室作為承上啟下、內(nèi)外協(xié)調(diào)、管理實(shí)務(wù)、服務(wù)生產(chǎn)的領(lǐng)涯部門，對(duì)施工生產(chǎn)及企業(yè)的發(fā)展有很大的影響，因此，如何做好項(xiàng)目部綜合辦公室的行政管理工作就顯得尤為重要，本人結(jié)合近幾年在施工生產(chǎn)一線的工作經(jīng)驗(yàn)，淺談如何做好項(xiàng)目部綜合辦公室的行政管理工作的粗淺認(rèn)識(shí)。

關(guān)鍵詞：綜合辦公室;行政管理;管理體系;綜合素質(zhì)

一、項(xiàng)目部綜合辦公室行政管理工作的內(nèi)容

項(xiàng)目綜合辦公室的主要職責(zé)是行政管理，關(guān)系到項(xiàng)目員工隊(duì)伍的穩(wěn)定及工程經(jīng)濟(jì)效益的提升，項(xiàng)目部綜合辦公室行政管理人員的主要工作內(nèi)容包括以下幾點(diǎn)：

（一）做好辦公用品及日用品管理

根據(jù)各部門提交的辦公用品和日用品采購計(jì)劃，整理匯總并根據(jù)相關(guān)規(guī)定及庫存情況核算好數(shù)量和價(jià)格報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。選擇幾家質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的定點(diǎn)單位采購。做好出入庫和領(lǐng)用登記。保證項(xiàng)目部辦公需求的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格控制經(jīng)費(fèi)支出。

（二）做好食堂管理

做好食堂環(huán)境衛(wèi)生管理、人員管理。張貼就餐制度、每周菜譜及公示食堂費(fèi)用明細(xì)賬，嚴(yán)格控制食堂支出成本，合理調(diào)劑食堂伙食，爭(zhēng)取做到成本低廉、飯菜可口、營養(yǎng)豐富。設(shè)立食堂監(jiān)督管理委員會(huì)，共同監(jiān)督食堂管理并提出整改意見。

（三）做好公共衛(wèi)生管理

制定公共衛(wèi)生管理制度，設(shè)定衛(wèi)生負(fù)責(zé)人，明確會(huì)議室、領(lǐng)導(dǎo)辦公室、活動(dòng)室、圖書室、衛(wèi)生間及其他辦公和生活公共區(qū)域的衛(wèi)生要求、標(biāo)準(zhǔn)，定期對(duì)個(gè)人辦公室、職工宿舍監(jiān)督檢查。

（四）做好小車使用管理

小車使用集中管理，合理調(diào)配。辦公室人員根據(jù)派車單合理調(diào)配車輛，擬用車部門填寫派車單，用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由、預(yù)計(jì)用車時(shí)間等報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。做好公務(wù)用車登記、車輛的加油、保養(yǎng)記錄。油卡綁定車牌號(hào)管理，一車一卡，合理控制費(fèi)用。

（五）做好非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)及低值易耗品管理

購置需申請(qǐng)批準(zhǔn)后再購置，購置完做好點(diǎn)收、入庫并分別做好固定資產(chǎn)和低值易耗品資產(chǎn)臺(tái)賬。若資產(chǎn)設(shè)備、設(shè)施出現(xiàn)損壞，協(xié)調(diào)原廠家或外請(qǐng)技術(shù)人員維修，對(duì)維修質(zhì)量監(jiān)督確認(rèn)并做好記錄。對(duì)維修不好的物品，做好報(bào)廢審核注銷手續(xù)。

（六）做好公文管理

公文起草根據(jù)公司紅頭文件要求制作項(xiàng)目公文排版格式模板。來文流轉(zhuǎn)附《公文處理單》呈領(lǐng)導(dǎo)批示，做好上傳下達(dá)和處理情況反饋。收發(fā)報(bào)送均需做好《收（發(fā)）文記錄》，登記內(nèi)容包括序號(hào)、收（發(fā)）文日期、來（發(fā)）文單位，文件號(hào)，文件名稱等。文件歸檔按照來文單位、時(shí)間等編號(hào)歸檔。

（七）做好會(huì)議管理

會(huì)前做好會(huì)議通知、會(huì)場(chǎng)布置，確保話筒、音響、投影儀、空調(diào)等儀器設(shè)備正常使用，茶水備好待用;會(huì)中做好服務(wù)、攝影及會(huì)議記錄等;會(huì)后整理文件下發(fā)及問題反饋。

（八）做好公章使用管理

公章保管辦公室專人負(fù)責(zé)，需加鎖保存。公章使用嚴(yán)格履行審批手續(xù)。用印時(shí)核對(duì)內(nèi)容和份數(shù)，如實(shí)填寫《印章使用登記本》，禁止在空白紙張、介紹信、證件、獎(jiǎng)狀、表格上用印，禁止將公章帶出綜合辦公室使用。

（九）做好考勤管理

秉承“公平、公正”的原則，嚴(yán)格執(zhí)行請(qǐng)假制度，對(duì)員工的去向了然于胸，公示項(xiàng)目職工的在崗情況。制定考勤管理制度，制定項(xiàng)目合理的作息時(shí)間表。

（十）做好接待工作

有一定的禮儀知識(shí)儲(chǔ)備，接待前做好充足的準(zhǔn)備，明確日程安排，妥善安排住宿就餐。注意儀容儀表，熱情迎接，做好細(xì)節(jié)管理，展示項(xiàng)目精神風(fēng)貌。

（十一）做好宣傳報(bào)道

要有一定的攝影基礎(chǔ)及文字表達(dá)能力，深入生產(chǎn)一線采集信息、搜集照片、跟蹤報(bào)道，及時(shí)高效準(zhǔn)確的對(duì)重要施工節(jié)點(diǎn)、安全生產(chǎn)經(jīng)營動(dòng)態(tài)、職工活動(dòng)、重要會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)視察等方面報(bào)道，展示項(xiàng)目文化風(fēng)貌。

（十二）做好門衛(wèi)管理

嚴(yán)格執(zhí)行人員、車輛登記制度，定期對(duì)所有保安進(jìn)行班前教育，指明近期需要注意的事項(xiàng)及安保工作。加強(qiáng)對(duì)保安人員巡視及安全隱患排查管理，做好巡視及排查記錄。

（十三）做好文化活動(dòng)建設(shè)

全力配合項(xiàng)目團(tuán)支部、分工會(huì)、黨支部組織文化娛樂活動(dòng)，創(chuàng)造輕松活潑的“項(xiàng)目大家庭”氛圍，加強(qiáng)職工交流，增進(jìn)團(tuán)隊(duì)凝聚力。

二、項(xiàng)目部綜合辦公室行政管理存在的問題

（一）事務(wù)繁雜瑣碎，缺乏系統(tǒng)的管理

綜合辦公室行政管理繁雜瑣碎，缺乏系統(tǒng)的管理協(xié)調(diào)，服務(wù)對(duì)象范圍廣、沒有核心的工作內(nèi)容，要把龐雜瑣碎的事務(wù)干好難度較高。

（二）領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，影響工作積極性

項(xiàng)目部行政管理工作為施工現(xiàn)場(chǎng)提供保障，沒有技術(shù)含量，工作業(yè)績(jī)很難度量和體現(xiàn)，容易被忽視，當(dāng)瑣碎的事情一多，會(huì)在一定程度上影響員工的工作熱情，進(jìn)而影響辦事效率。

（三）工作人員能力不高，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)

綜合辦公室人員配備少，容易出現(xiàn)“一肩挑”的現(xiàn)象，在管理日常事務(wù)時(shí)缺乏全面的考慮、管理能力較弱，工作時(shí)比較被動(dòng)，服務(wù)意識(shí)片面，無法充分調(diào)動(dòng)自身主觀能動(dòng)性。

三、做好項(xiàng)目部綜合辦公室行政管理工作的措施

（一）規(guī)范工作方法，建立科學(xué)的管理體系

（1）分解工作任務(wù)，明確工作目標(biāo)。梳理項(xiàng)目部辦公室的工作，根據(jù)具體的崗位確定職責(zé)范圍及責(zé)任人，分類建立工作臺(tái)賬，再根據(jù)工作的性質(zhì)進(jìn)行層層分解，按照實(shí)效、動(dòng)態(tài)等原則對(duì)工作目標(biāo)進(jìn)行分解、優(yōu)化。如根據(jù)工作周期的長(zhǎng)短來分解每天的工作任務(wù)，工作周期較長(zhǎng)、收效較慢的工作，就需制定小的工作日標(biāo)，穩(wěn)扎穩(wěn)打。

（2）完善管理制度，規(guī)范工作流程。辦公室管理人員要結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況和企業(yè)的管理制度制定項(xiàng)目綜合辦公室崗位責(zé)任制度各項(xiàng)工作的管理制度和流程，明確崗位的責(zé)任和權(quán)利，確定工作流程，堅(jiān)持按流程辦事。筆者以單位印章的使用為例進(jìn)行闡述，項(xiàng)目部公章的使用必須嚴(yán)格執(zhí)行《公章使用制度》，履行OA審批手續(xù)，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可用印，并做好使用登記。該制度的實(shí)行，避免了公章的隨意使用，大大減少了項(xiàng)目合同、經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

（二）提高工作技能，增強(qiáng)綜合素質(zhì)

做好行政工作，需要行政管理人員是全面發(fā)展的綜合性人才，一方面要提高對(duì)工作的認(rèn)識(shí)，熱愛行政工作，抗壓能力強(qiáng)，樂于奉獻(xiàn)、責(zé)任心強(qiáng)，善于溝通。另一方面要提高工作技能，加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的提升，如攝影水平、語言表達(dá)、公文寫作、組織協(xié)調(diào)等能力的提升，擅于借鑒、挖掘其他項(xiàng)目部的管理方法和經(jīng)驗(yàn)。只有不斷加強(qiáng)綜合素質(zhì)的提升，才能創(chuàng)新工作思路，有條不絮地將綜合辦公室的行政工作做好。

（三）爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，提升服務(wù)質(zhì)量

項(xiàng)目辦公室各項(xiàng)工作的開展，不僅靠辦公室人員的努力，還需要項(xiàng)目各部門的支持與協(xié)調(diào)，更離不開領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持。在開展工作的過程中：

（1）盡量做到“有求必應(yīng)”。對(duì)于日?；颈Ｕ闲怨ぷ魅绛h(huán)境衛(wèi)生、食堂管理、門衛(wèi)管理等要征求職工的意見，通過有效途徑改善，提高員工生活質(zhì)量。對(duì)于服務(wù)性工作如辦公用品的領(lǐng)用、打印機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施的維修及小車安排等，要加強(qiáng)與項(xiàng)目職工的溝通協(xié)調(diào)，盡快合理安排好并對(duì)他們的需求正面回應(yīng)，提高員工的工作質(zhì)量?？傊?，以領(lǐng)導(dǎo)和職工的滿意度為衡量標(biāo)準(zhǔn)，做到處處有回應(yīng)，處處有落實(shí)。

（2）當(dāng)好參謀手。工作中辦公室與領(lǐng)導(dǎo)接觸多，要當(dāng)好參謀，多為領(lǐng)導(dǎo)提出備選決策方案，不要讓領(lǐng)導(dǎo)做“問答題”，而要讓領(lǐng)導(dǎo)做“選擇題”，工作中做到心誠、詞恭、眼活、腿勤，才能更好的為領(lǐng)導(dǎo)提供最佳決策參考，保證領(lǐng)導(dǎo)決策的順利。

（3）信息及時(shí)反饋。對(duì)于需要辦公室協(xié)調(diào)解決的工作，盡快完成并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)或職工反饋完成結(jié)果。對(duì)確實(shí)有困難的、需規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成的事務(wù)，應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)或職工說明原因并盡快想辦法解決。

四、結(jié)束語

綜上所述，在項(xiàng)目部綜合辦公室行政管理工作中，必須制定綜合辦公室崗位職責(zé)，完善各項(xiàng)規(guī)章制度，明確行為規(guī)范準(zhǔn)則，建立科學(xué)的管理體系;強(qiáng)化辦公室人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，調(diào)動(dòng)主觀能動(dòng)性，提升其管理水平、服務(wù)能力;爭(zhēng)取職工的理解與配合，領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持能大大提高工作效率，充分發(fā)揮綜合辦公室行政管理職能，才能更有效地為施工生產(chǎn)保駕護(hù)航。

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