魏甜甜

The Innovation of Archives Utilization Service Mode with Information Technology

WEI Tian-tian

（The 40th Research Institute of China Electronics Technology Group Corporation， Bengbu 233000， China）

【摘? 要】隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)及科技水平的迅猛發(fā)展，檔案利用服務(wù)模式的要求越來(lái)越高，傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)模式已經(jīng)不適于新時(shí)代發(fā)展的多元化需求，只有將信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，進(jìn)一步改革創(chuàng)新，才能夠在滿(mǎn)足各項(xiàng)信息技術(shù)以及檔案管理服務(wù)工作的同時(shí)，推動(dòng)我國(guó)科技水平及信息技術(shù)的不斷提升。論文將初步探索基于信息技術(shù)的檔案利用服務(wù)的創(chuàng)新工作模式。

【Abstract】 With the rapid development of China's social economy and scientific and technological level， the requirements of the archives utilization service mode are getting higher and higher， and the traditional archive utilization service mode is no longer suitable for the diversified needs of the development of the new era. Only by combining information technology with archives management and carrying out further reform and innovation can we meet the needs of various information technology and archives management services and promote the continuous improvement of China's science and technology level and information technology. This paper will initially explore the innovative working mode of archives utilization service based on information technology.

【關(guān)鍵詞】信息技術(shù);檔案利用;服務(wù)模式創(chuàng)新

【Keywords】 information technology; archive utilization; service mode? innovation

【中圖分類(lèi)號(hào)】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）03-0062-02

1 引言

社會(huì)經(jīng)濟(jì)及科技水平的發(fā)展帶動(dòng)信息技術(shù)水平的不斷提升，當(dāng)前，我國(guó)正處于數(shù)字世界的快速擴(kuò)張時(shí)代，各種先進(jìn)的信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)的發(fā)展建設(shè)中，對(duì)于檔案利用服務(wù)工作的創(chuàng)新發(fā)展來(lái)說(shuō)也不例外。目前，我們只有加強(qiáng)信息技術(shù)與檔案利用服務(wù)工作的創(chuàng)新性研究，才能進(jìn)一步提高各類(lèi)信息處理的工作效率，強(qiáng)化檔案的利用率，進(jìn)一步服務(wù)于各項(xiàng)工作。因此，文章全面分析了目前信息技術(shù)與檔案利用服務(wù)工作存在的不足，并針對(duì)這些問(wèn)題，就如何創(chuàng)新工作模式提出相關(guān)建議措施[1]。

2 目前檔案利用服務(wù)工作中的不足

2.1 服務(wù)被動(dòng)，目標(biāo)不明確

傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)基本處于“你來(lái)我查，你問(wèn)我答，重藏輕用”的局面，被動(dòng)提供服務(wù)。利用人對(duì)檔案部門(mén)保存的檔案缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，不了解檔案部門(mén)保存了哪些對(duì)其有用的文件材料，一份資料的借出通常會(huì)經(jīng)歷多次的嘗試借閱，直至找到利用人需要的檔案資料，而有時(shí)利用人想要的資料并不存在于檔案庫(kù)房，只能無(wú)功而返。

2.2 流程煩瑣，服務(wù)手段單一

缺乏信息化支撐的檔案借查閱及變更流程需要耗費(fèi)利用人大量的時(shí)間精力去各個(gè)部門(mén)找各相關(guān)人員審批會(huì)簽，簽審流程落后。而從檔案日常操作來(lái)說(shuō)，檔案部門(mén)和其他部門(mén)的交流往往仍是通過(guò)前往檔案部門(mén)借閱檔案原件、復(fù)制檔案原件、摘錄相關(guān)信息等方式進(jìn)行檔案利用[2]。

2.3 檔案生成過(guò)程缺乏監(jiān)督管理

檔案工作不能與業(yè)務(wù)工作同步計(jì)劃、同步實(shí)施、同步檢查、同步考核，檔案工作同各管理工作的整體部署及進(jìn)展情況嚴(yán)重脫節(jié)，對(duì)檔案資料缺乏全過(guò)程管理，不能充分了解文件資料的歸屬和流向，歸檔缺乏計(jì)劃性，突擊歸檔的現(xiàn)象普遍存在，檔案人員直至歸檔驗(yàn)收時(shí)才能介入審查，導(dǎo)致文件材料在完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)等方面存在隱患。

2.4 服務(wù)內(nèi)容局限，深度廣度不夠

利用服務(wù)的層次無(wú)法適應(yīng)信息技術(shù)的高速發(fā)展，手工計(jì)算機(jī)輔助的編研通常是以檔案為基礎(chǔ)加工而成的一次二次文獻(xiàn)，編研內(nèi)容單薄，深度廣度不足，僅僅能滿(mǎn)足日常檔案資料的查找，無(wú)法提供圖文并茂、可讀性強(qiáng)的深層次編研成果，檔案人員平時(shí)忙于日常手工借閱服務(wù)工作，同時(shí)有限的室藏資源束縛了檔案工作者的選題范圍，難以形成高層次的編研成果，無(wú)法深入挖掘檔案中蘊(yùn)含的價(jià)值[3]。

3 創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，提升檔案利用服務(wù)質(zhì)量

根據(jù)文中分析的檔案利用服務(wù)中的不足可以明顯看出，檔案利用服務(wù)缺乏信息技術(shù)的支撐，不利于檔案事業(yè)

的發(fā)展，需要及時(shí)對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行解決和處理。本文就這些問(wèn)題提出了幾點(diǎn)解決方案，希望能夠?yàn)楹笃诘臋n案利用服務(wù)提供參考和借鑒，更好地提升檔案利用服務(wù)的質(zhì)量和水平。

3.1 檔案利用觀念的創(chuàng)新

首先要有積極的信息化轉(zhuǎn)化意識(shí)，在傳統(tǒng)管理思維和操作模式上突破創(chuàng)新，樹(shù)立信息化檔案利用服務(wù)的觀念，拋棄“看門(mén)守檔，等人調(diào)卷”的舊觀念，將用戶(hù)主動(dòng)行為的“利用”向檔案人員主動(dòng)行為的“服務(wù)”方向轉(zhuǎn)變，以此來(lái)帶動(dòng)相關(guān)管理工作人員的積極性與熱情，并將服務(wù)的質(zhì)量、態(tài)度納入考核，發(fā)揮約束和激勵(lì)機(jī)制的效力。

3.2 檔案服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新

檔案的價(jià)值在于被利用，企業(yè)的檔案資源像一座寶藏，檔案部門(mén)要實(shí)現(xiàn)服務(wù)模式的創(chuàng)新，核心在于堅(jiān)持“以利用為中心”的檔案工作指導(dǎo)方針，深度開(kāi)發(fā)檔案信息資源，逐步開(kāi)展檔案編研、專(zhuān)題庫(kù)制作、檔案文化產(chǎn)品的創(chuàng)作等，充分挖掘和發(fā)揮檔案資源的作用，提供更加豐富多彩的高端檔案服務(wù)產(chǎn)品，直接為企業(yè)中心工作服務(wù)，使館藏檔案發(fā)揮出最大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

3.3 檔案信息技術(shù)的創(chuàng)新

信息技術(shù)發(fā)展推動(dòng)檔案科學(xué)管理水平的提升，企業(yè)要結(jié)合自身實(shí)際情況，聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)，做好檔案信息技術(shù)的研究投入。形成各類(lèi)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程，固化檔案標(biāo)準(zhǔn)格式，將文件收集范圍與歸檔要求嵌入檔案管理系統(tǒng)，增設(shè)預(yù)歸檔功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的事前、事中、事后全過(guò)程管理。注重完善檔案檢索功能，實(shí)現(xiàn)一鍵式全圖文檢索，提高檢索準(zhǔn)確率，便于后續(xù)更好地進(jìn)行檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。與此同時(shí)，根據(jù)實(shí)際情況不斷升級(jí)更新軟硬件設(shè)備，不斷拓寬存儲(chǔ)空間，將3D打印、云計(jì)算、人工智能等現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用到檔案工作中，借助現(xiàn)代化手段來(lái)不斷提高檔案利用服務(wù)的效率。

3.4 檔案服務(wù)手段的創(chuàng)新

通過(guò)檔案管理系統(tǒng)的建立，可以開(kāi)展移動(dòng)檔案服務(wù)模式，結(jié)合移動(dòng)終端和社交媒體提供更便捷的服務(wù)，企業(yè)用戶(hù)僅需要通過(guò)身份驗(yàn)證就可以在辦公室在線(xiàn)辦理借閱手續(xù)，在線(xiàn)查閱檔案資料。同時(shí)，按照信息化標(biāo)準(zhǔn)建成的檔案管理系統(tǒng)，能夠通過(guò)用戶(hù)身份、根據(jù)用戶(hù)的瀏覽記錄、查詢(xún)數(shù)據(jù)，后臺(tái)自動(dòng)分析，預(yù)測(cè)用戶(hù)需求，實(shí)現(xiàn)頁(yè)面主動(dòng)推送，為檔案資料的傳播與交流提供了新途徑。同時(shí)，需要注意涉密檔案與非密檔案的隔離，避免因移動(dòng)終端的使用而造成的失泄密情況[4]。

3.5 檔案隊(duì)伍建設(shè)的創(chuàng)新

面對(duì)當(dāng)前電子文件歸檔的新形勢(shì)與新要求，檔案人員既要靈活運(yùn)用檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又要具備檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建、運(yùn)行、管理及維護(hù)等多方面的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)能力。因此，要針對(duì)性地吸納專(zhuān)業(yè)檔案人才，充實(shí)檔案隊(duì)伍，合理配置隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。另一方面，企業(yè)應(yīng)鼓勵(lì)和支持檔案人員參加學(xué)術(shù)交流、接受培訓(xùn)教育，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)知識(shí)儲(chǔ)備，提高檔案人員整體能力與業(yè)務(wù)水平，為電子檔案的管理提升和技術(shù)保障提供高素質(zhì)檔案人才。

4 結(jié)語(yǔ)

信息技術(shù)改變了檔案的利用服務(wù)模式，新時(shí)期的檔案服務(wù)工作正處于一個(gè)挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存的歷史轉(zhuǎn)折點(diǎn)，只有認(rèn)清現(xiàn)階段檔案利用服務(wù)模式存在的具體問(wèn)題，全面分析積極解決才能夠提高檔案信息的處理水平以及檔案利用效率，進(jìn)一步為用戶(hù)提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。希望本文能夠?qū)n案工作的改革創(chuàng)新提供參考和幫助，為新時(shí)期的檔案工作轉(zhuǎn)型貢獻(xiàn)一份力量。

【參考文獻(xiàn)】

【1】曾冀.架起信息時(shí)代訴訟檔案利用之橋——小議訴訟檔案信息的開(kāi)發(fā)利用[J].黑龍江史志，2015（13）：91.

【2】李申鳳.信息時(shí)代如何提高檔案利用服務(wù)能力[J].黑龍江檔案，2016（5）：87.

【3】張艷榮.高校檔案利用中安全保密實(shí)踐探討[J].蘭臺(tái)世界，2015（29）：81-82.

【4】王文強(qiáng).新時(shí)期檔案工作的創(chuàng)新、擔(dān)當(dāng)、發(fā)展——從“收、管、存、用”探索檔案工作的轉(zhuǎn)型發(fā)展[J].機(jī)電兵船檔案，2019（5）：41.