朱玲玲

摘 要：醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院人才選拔的重要依據(jù)，是醫(yī)院檔案工作的重要內(nèi)容。當(dāng)前，醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)存在三大問題，即信息化管理的意識不強(qiáng)、信息化管理的資源不足、信息化管理的利用受限，這些問題阻礙了醫(yī)院人事檔案信息化進(jìn)程。可以從三個(gè)方面著手解決，構(gòu)建人事檔案信息化的管理體系、優(yōu)化人事檔案信息化的資源配置、實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化的動(dòng)態(tài)管理。

關(guān)鍵詞：檔案;醫(yī)院人事檔案;檔案信息化

人事檔案是記載人生軌跡的重要依據(jù)，根據(jù)《干部人事檔案工作條例》規(guī)定，人事檔案要內(nèi)容和分類包括：履歷類材料、自傳和思想類材料、考核鑒定類材料、學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)術(shù)評鑒和教育培訓(xùn)類材料、政審、審計(jì)和審核類材料、黨團(tuán)類材料、表彰獎(jiǎng)勵(lì)類材料、違規(guī)違紀(jì)違法處理處分類材料、工資、任免、出國和會(huì)議代表類材料及其他可供組織參考的材料，共十大類。醫(yī)院人事檔案管理是檔案管理工作的重要組成部分，也是醫(yī)院人力資源管理工作的重要組成部分，能夠?yàn)獒t(yī)院人事工作的開展提供重要的參照依據(jù)。當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)成為發(fā)展趨勢，醫(yī)院人事檔案如何實(shí)現(xiàn)信息化管理值得探究。

一、醫(yī)院人事檔案管理的重要性分析

人事檔案客觀記錄了個(gè)人的學(xué)習(xí)、生活、工作等各種經(jīng)歷，涉及個(gè)人的隱私，人事檔案管理具有動(dòng)態(tài)性和保密性。人事工作是單位的核心工作之一，人事檔案既是單位檔案工作的重要組成部分，也是單位人事工作的重要參照依據(jù)，其重要性不言而喻。具體而言，體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.人事檔案是人才選拔的重要依據(jù)。人事檔案客觀地記錄醫(yī)院員工的全面信息，具體內(nèi)容和分類共十大類，每一大類下設(shè)諸多小類，是個(gè)人相關(guān)情況的具體記載。譬如，人事檔案的考核鑒定類材料，包括平時(shí)、年度、專項(xiàng)考核，援派、掛職鍛煉考核鑒定等材料，這些相關(guān)數(shù)據(jù)和信息能夠?yàn)閱T工的職務(wù)晉升、職稱評定等重要人事工作提供參考依據(jù)。此外，通過人事檔案能夠綜合評價(jià)人員的品德和素養(yǎng)，篩選高素質(zhì)人才，對于潛力較大的人才進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注和定向培養(yǎng)，為醫(yī)院事業(yè)的長足發(fā)展和良性發(fā)展提供人才和智力支持。人事檔案的規(guī)范化管理是單位人事工作水平的重要體現(xiàn)，人事檔案涉及單位員工的隱私和切身利益，做好人事檔案管理工作對于提升醫(yī)院服務(wù)水平具有重要推動(dòng)意義。

2.人事檔案是檔案工作的重要內(nèi)容。醫(yī)院檔案包括文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、病歷檔案、基建檔案、人事檔案等等，人事檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，在選拔人才、提高人事工作效率方面發(fā)揮著重要作用。檔案工作是醫(yī)院服務(wù)水平的的一個(gè)衡量標(biāo)準(zhǔn)，便捷優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)有利于提升醫(yī)院的整體服務(wù)水平，彰顯檔案工作的價(jià)值，提升人員的檔案意識。而人事檔案作為檔案管理的重要內(nèi)容之一，其服務(wù)對象主要為醫(yī)院的在職職工和已退休職工，規(guī)范人事檔案管理，為醫(yī)院職工提供高效服務(wù)，有利于提升醫(yī)院職工的歸屬感和滿意度，提升其工作積極性和工作效率，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院水平的整體提升。

二、醫(yī)院人事檔案信息化管理的問題分析

1.信息化管理的意識不強(qiáng)。人事檔案信息化建設(shè)是檔案工作信息化建設(shè)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。當(dāng)前，借助信息技術(shù)，醫(yī)院的掛號、繳費(fèi)、結(jié)果查詢等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了信息化管理，病歷管理也基本采取電子化手段。在業(yè)務(wù)方面，醫(yī)院的信息化程度較高，為就診患者節(jié)省了時(shí)間成本。但對于服務(wù)性的檔案管理，其信息化程度還有待進(jìn)一步提升，部分醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)和管理者尚未意識到信息化管理對于檔案工作的重要意義，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理的信息化水平相對滯后，人事檔案信息化管理同樣發(fā)展滯后。這一問題的產(chǎn)生主要是歷史因素造成，醫(yī)院的性質(zhì)為公益性衛(wèi)生事業(yè)單位，其關(guān)注的重點(diǎn)是醫(yī)療科室的發(fā)展和投入，在資金、人力、物力配置上優(yōu)先醫(yī)療科室的資源配置。而在檔案信息化建設(shè)方面，其認(rèn)識程度不深導(dǎo)致重視程度不足，這就對醫(yī)院人事檔案的信息化建設(shè)工作造成了阻礙。

2.信息化管理的資源不足。人事檔案信息化是檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要方面，而檔案信息化建設(shè)需要多方資源支撐，財(cái)力、物力、人力，如信息化建設(shè)項(xiàng)目啟動(dòng)階段的資金投入，智能庫房的建設(shè)及相關(guān)硬件設(shè)施的配備;又如，信息化管理系統(tǒng)的購買及后期的系統(tǒng)更新與數(shù)據(jù)維護(hù)等相關(guān)工作均需持續(xù)投入資金，而前文已經(jīng)提出醫(yī)院信息化管理的意識不強(qiáng)導(dǎo)致資金投入不足，這是人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中的一大阻礙。此外，從醫(yī)院人事檔案信息化管理工作來看，此項(xiàng)工作仍存在很多問題，而最突出亟需解決的是統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)問題，人事檔案的信息化也存在問題。再者，人事檔案信息化是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要配備專業(yè)的人才才能確保此項(xiàng)工作的有序開展，而當(dāng)前，專業(yè)人才不足仍是制約檔案信息化建設(shè)的重要因素。

3.人事檔案的利用受限。人事檔案涉及個(gè)人的隱私和秘密，其管理對保密性要求較高，具有非共享性的特點(diǎn)，一般情況下，人事檔案的管理采取更封閉式管理模式，這能在檔案信息保密方面發(fā)揮重大作用，但也在一定程度上影響了人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。此外，人事檔案涉及的內(nèi)容和種類繁多，通過員工的人事檔案可以掌握人員的基本信息和表現(xiàn)情況，但核心信息相對缺乏也給人事檔案管理帶來了挑戰(zhàn)。此外，從當(dāng)前人事檔案信息資源建設(shè)的現(xiàn)狀可以看出，部分醫(yī)院在人事檔案管理方面仍存在內(nèi)容模式化痕跡明顯的問題，缺乏醫(yī)護(hù)人員診病的治愈率、就診人員的滿意度等實(shí)用信息的記錄，嚴(yán)重脫離了人事檔案的現(xiàn)實(shí)利用需求?？傃灾耸聶n案信息化建設(shè)的目的是提升人事檔案管理效率和管理水平，為醫(yī)院職工提供最便捷的人事服務(wù)，但人事檔案管理保密性的需求和非共享性的特點(diǎn)會(huì)給信息化建設(shè)帶來一定的挑戰(zhàn)，如何處理好兩者之間的關(guān)系需進(jìn)一步探究。

三、醫(yī)院人事檔案信息化管理的策略探析

1.構(gòu)建人事檔案信息化的管理體系。人事檔案的信息化管理涉及多個(gè)方面，如人事檔案信息采集、數(shù)據(jù)分析、人事檔案建檔、查閱檔案及調(diào)檔等，這些是人事檔案管理工作的基本構(gòu)成，做好上述工作才能確保人事檔案管理的科學(xué)性與規(guī)范性。管理體系的構(gòu)建首先需要結(jié)合醫(yī)院人事檔案工作實(shí)際制定人事檔案管理制度，將人事檔案信息化建設(shè)作為專項(xiàng)工作進(jìn)行規(guī)劃并提交會(huì)議討論，確保方案的科學(xué)性和可執(zhí)行性。此外，嚴(yán)格人事檔案利用的審批手續(xù)，要履行必要的審批手續(xù)以確保人事檔案的安全性。

2.優(yōu)化人事檔案信息化的資源配置。資源配置主要涉及三個(gè)方面，即建設(shè)資金投入、軟硬件設(shè)施配備、人才隊(duì)伍組建，從三個(gè)方面入手完善配置為人事檔案信息化建設(shè)提供強(qiáng)勁的資源支撐。一是將檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)納入醫(yī)院年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算，根據(jù)檔案信息化建設(shè)的實(shí)際需要配備資金，并對資金的使用效率進(jìn)行檢驗(yàn)以確保最大程度發(fā)揮其效益。二是完善設(shè)施設(shè)備，根據(jù)信息化建設(shè)的具體需求配備必要的信息化設(shè)備，如智能庫房建設(shè)，包括智能密集架、溫濕度控制系統(tǒng)、除塵裝備等;又如檔案數(shù)字化所需的掃描儀、圖像處理軟件，還包括人事檔案信息化管理的檔案管理軟件、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備等。三是組建專業(yè)的人才隊(duì)伍。醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)和管理層應(yīng)意識到人才的重要性，在人才引進(jìn)階段和人才培養(yǎng)階段，重視并鼓勵(lì)專業(yè)人才的引進(jìn)和專業(yè)人才的繼續(xù)發(fā)展，通過完善人才激勵(lì)機(jī)制和人才評價(jià)體系來激發(fā)檔案工作人員的工作積極性。而作為人事檔案管理的檔案工作者，一方面要具有良好的綜合素養(yǎng)和政治素養(yǎng)，具有高度的保密意識，這是開展人事檔案信息化工作的前提。另一方面，要注重自身素質(zhì)的持續(xù)提升，通過自主學(xué)習(xí)或參與繼續(xù)教育等形式，不斷更新自身知識體系，掌握行業(yè)發(fā)展的新動(dòng)態(tài)，以適應(yīng)人事檔案信息化建設(shè)的新需求。

3.實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化的動(dòng)態(tài)管理。互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為人們學(xué)習(xí)、生活和工作必不可少的事物，得益于信息技術(shù)的高速發(fā)展，人們獲取信息更加便捷?；诖耍t(yī)院的檔案管理需要緊跟互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的趨勢以實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的可持續(xù)發(fā)展。人事檔案的信息化管理需要建立完善的信息平臺，實(shí)現(xiàn)對人事檔案信息的動(dòng)態(tài)管理，具體而言，應(yīng)包含三個(gè)層次的工作：一是要做好醫(yī)院人事檔案信息管理平臺建設(shè)并不斷完善平臺功能，可以引進(jìn)或開發(fā)適應(yīng)醫(yī)院人事檔案管理工作的檔案管理系統(tǒng)并完善信息利用平臺和管理平臺的建設(shè)，完善相關(guān)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，充實(shí)數(shù)據(jù)。開發(fā)的人事檔案信息管理平臺應(yīng)具備檔案分類、編目、統(tǒng)計(jì)、檢索、分析等多重功能，能夠?qū)崿F(xiàn)對人事檔案的智能管理，提升人事檔案的管理效率。第二，做好人事檔案的補(bǔ)充和完善工作。人事檔案具有動(dòng)態(tài)性，涉及員工的工資調(diào)整、職務(wù)晉升、職稱評定、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰等內(nèi)容，每年都會(huì)有或多或少的變動(dòng)，這就需要對員工的人事檔案進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充和調(diào)整，確保各項(xiàng)人事材料的完整和真實(shí)。此外，還有注重人事檔案信息的安全保管，檔案工作者要具有保密意識，還需通過制定密碼等方式來確保人事檔案的安全。第三，根據(jù)人才流動(dòng)的狀況及時(shí)做好人事檔案工作，建立人事檔案管理機(jī)制和實(shí)踐能力較強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫，根據(jù)人才流動(dòng)做好數(shù)據(jù)更新工作。

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