摘? 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速增長、企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)面臨的危機(jī)也越來越大，內(nèi)部控制的重要性日益凸顯，采購流程內(nèi)部控制更是重中之重。本文主要對(duì)采購流程內(nèi)部控制做了簡要的闡述，通過對(duì)采購業(yè)務(wù)的流程梳理、總結(jié)歸納，揭示了風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并進(jìn)一步提出了有效的應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制;采購與付款;供應(yīng)商選擇;危機(jī)

中圖分類號(hào)：F275? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? 文章編號(hào)：1671-2064（2020）03-0000-00

0引言

近年來，我國經(jīng)濟(jì)飛速增長，企業(yè)的自身規(guī)模不斷擴(kuò)大，在《財(cái)富》世界500強(qiáng)（2019）名單中，中國公司的數(shù)量已經(jīng)達(dá)到129家，其中3家進(jìn)入前十行列。與企業(yè)規(guī)模同時(shí)擴(kuò)大的，還有企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)內(nèi)部控制作為風(fēng)險(xiǎn)控制的手段之一，重要性日益凸顯。 2008年5月22日，財(cái)政部會(huì)同證監(jiān)會(huì)、審計(jì)署、銀監(jiān)會(huì)、保監(jiān)會(huì)制定了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》（財(cái)會(huì)[2008]7號(hào)），2010年4月26日，五部委又聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》。該配套指引包括18項(xiàng)《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》《企業(yè)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)指引》和《企業(yè)內(nèi)部控制審計(jì)指引》，規(guī)定自2011年1月1日起首先在境內(nèi)外同時(shí)上市的公司施行，自2012年1月1日起擴(kuò)大到在上海證券交易所、深圳證券交易所主板上市的公司施行;在此基礎(chǔ)上，擇機(jī)在中小板和創(chuàng)業(yè)板上市公司施行;同時(shí)，鼓勵(lì)非上市大中型企業(yè)提前執(zhí)行[1]。企業(yè)內(nèi)部控制博大精深，涉及到企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的方方面面，采購業(yè)務(wù)是其中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，因此，本文集中探討企業(yè)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制。

1采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制概述

采購，是指購買物資（或勞務(wù)）及支付款項(xiàng)等相關(guān)活動(dòng)。其中，物資主要包括企業(yè)的原材料、商品、工程物資、固定資產(chǎn)等。內(nèi)部控制，是由企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層和全體員工實(shí)施的、旨在實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)的過程[2]。內(nèi)部控制是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，并非靜態(tài)的。采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制，就是企業(yè)通過結(jié)合自身實(shí)際情況，制定完善的采購業(yè)務(wù)相關(guān)管理制度，采取各種有效的內(nèi)部控制措施，達(dá)到采購業(yè)務(wù)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的過程。

2 采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制流程梳理

要實(shí)現(xiàn)采購目標(biāo)，首要任務(wù)就是建設(shè)完善的采購內(nèi)控制度。沒有規(guī)矩，不成方圓。企業(yè)高速發(fā)展時(shí)，速度可以掩蓋很多的矛盾，其中有一部分，可以通過發(fā)展的方式?jīng)_決過去，可是也有相當(dāng)一部分制度建構(gòu)層面的問題，卻始終無法繞將過去，你不得不勇敢直面[3]。2009年9月10日，馬云在阿里巴巴20周年年會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的講話中說到， “今天不是馬云的退休，而是一個(gè)制度傳承的開始。今天不是一個(gè)人的選擇，而是一個(gè)制度的成功?！庇纱丝梢?，制度對(duì)一個(gè)企業(yè)的重要性。而制度的建設(shè)，必須符合企業(yè)的實(shí)際情況，既要能完成控制目標(biāo)，又要合理精簡、易于執(zhí)行，同時(shí)還要能覆蓋到企業(yè)采購的每個(gè)方面。

采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制，主要是控制采購的每個(gè)流程。要控制流程，首先要設(shè)計(jì)好流程。設(shè)計(jì)流程的目的是為了幫助企業(yè)在更好的實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)的同時(shí)防止舞弊，并非給企業(yè)套上沉重的枷鎖。2014年10月8日，習(xí)近平同志在黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)總結(jié)大會(huì)上也指出“制度不在多，而在于精，在于務(wù)實(shí)管用，突出針對(duì)性和指導(dǎo)性。如果空洞乏力，起不到應(yīng)有的作用，再多的制度也會(huì)流于形式。牛欄關(guān)貓是不行的！”內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)的原則就是大道至簡。不應(yīng)為了控制而控制，憑空增設(shè)各種流程，不能設(shè)置路障，應(yīng)該將控制流程嵌入到關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)內(nèi)。流程應(yīng)該在能實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的同時(shí)設(shè)置的越簡單越好，任何復(fù)雜的流程都是舞弊滋生的溫床。當(dāng)今社會(huì)發(fā)展日新月異，市場(chǎng)風(fēng)云變幻，在完成控制目標(biāo)的同時(shí)要兼顧效率，如果流程設(shè)計(jì)過于復(fù)雜、流程過長，就算控制再有效，既失去了時(shí)效性，也難以達(dá)成采購業(yè)務(wù)的目標(biāo)。

明白采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的原則后，要識(shí)別并提煉采購的流程，分清楚哪些是控制流程，哪些是業(yè)務(wù)流程。流程不是要解決為什么要做以及為什么要這么做的問題，而是解決應(yīng)該怎么做的問題。任何一個(gè)業(yè)務(wù)流程都有其業(yè)務(wù)目標(biāo)，采購的業(yè)務(wù)目標(biāo)則是優(yōu)質(zhì)完成各項(xiàng)采購任務(wù)，滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要，確保采購產(chǎn)品的最高性價(jià)比，同時(shí)防范采購環(huán)節(jié)的舞弊風(fēng)險(xiǎn)。

針對(duì)這一目標(biāo)，可以把采購業(yè)務(wù)流程按順序分解成若干個(gè)動(dòng)作，具體如下：（1）請(qǐng)購與審核供應(yīng)商;（2）核對(duì)庫存;（3）批準(zhǔn)采購;（4）詢價(jià)與比價(jià);（5）確定供應(yīng)商;（6）合同會(huì)簽;（7）簽訂合同;（8）收貨;（9）驗(yàn)收;（10）付款與應(yīng)付款等[4]。這10個(gè)動(dòng)作里，有些動(dòng)作是為了效率性，有些是為了控制性，而有些兼有效率性與控制性雙重作用。其中：（1）請(qǐng)購、（5）確定供應(yīng)商、（8）收貨、（9）驗(yàn)收和（10）付款等動(dòng)作就完成了采購的業(yè)務(wù)目標(biāo)，屬于效率性動(dòng)作;而為了防止流程中可能出現(xiàn)的問題所采取的控制性動(dòng)作如：（2）核對(duì)庫存、（3）批準(zhǔn)采購是為了防止多買貨物，造成積壓;（4）詢價(jià)與比價(jià)是為了保證采購價(jià)格的合理，防止貴買;（6）合同會(huì)簽和（7）簽訂合同是為了防止采購中出現(xiàn)的法律糾紛;（9）驗(yàn)收是為了防止采購中的品質(zhì)問題等。

3 采購業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)措施

采購流程的控制性動(dòng)作均有風(fēng)險(xiǎn)，最關(guān)鍵的動(dòng)作就是選擇供應(yīng)商，只要把握好關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，就能防范大部分采購風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)商品或服務(wù)等的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購方式，建立采購物資定價(jià)機(jī)制，采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、詢比價(jià)采購等多種方式合理確定采購價(jià)格，最大限度地減小市場(chǎng)變化對(duì)企業(yè)采購價(jià)格的影響。

企業(yè)的采購一般分為以下幾種情況：大宗采購、小量但頻繁發(fā)生的采購、一般性采購、小額零星采購、應(yīng)急采購。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場(chǎng)情況和采購計(jì)劃合理選擇采購方式，針對(duì)不同的采購方式，制定不同的采購方案。

針對(duì)大宗采購，特別是大型基礎(chǔ)設(shè)施、公用事業(yè)等關(guān)系社會(huì)公共利益、公眾安全的項(xiàng)目;全部或者部分使用國有資金投資或者國家融資的項(xiàng)目;使用國際組織或者外國政府貸款、援助資金的項(xiàng)目[5]等，必須遵守招投標(biāo)采購辦法，合理確定招投標(biāo)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施程序和評(píng)標(biāo)規(guī)則并簽訂合同或協(xié)議。在招標(biāo)時(shí)，切不可簡單粗糙地直接使用最低價(jià)中標(biāo)法，最好使用綜合評(píng)分法。招標(biāo)的控制目的并非采購商品價(jià)格最低，而是性價(jià)比最高，質(zhì)優(yōu)價(jià)廉是個(gè)悖論，優(yōu)質(zhì)肯定會(huì)優(yōu)價(jià)，持續(xù)低價(jià)是違背市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律的。最低價(jià)中標(biāo)會(huì)助長以次充好的風(fēng)氣，導(dǎo)致產(chǎn)品質(zhì)量下降，優(yōu)汰劣勝，也極易引發(fā)偷工減料，甚至埋下安全隱患。

小量但頻繁發(fā)生的采購業(yè)務(wù)以及受客觀條件和市場(chǎng)情況所限、難以采用市場(chǎng)競爭方式選擇供應(yīng)商而又需進(jìn)行大宗采購的非法定招投標(biāo)業(yè)務(wù)，如施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等企業(yè)的勞務(wù)分包采購等具有訂單零散但頻繁發(fā)生等特點(diǎn);而一些專業(yè)技術(shù)性很強(qiáng)或者需要保密的大宗采購則無法采用市場(chǎng)競爭方式選擇供應(yīng)商，此類業(yè)務(wù)可以使用入圍供應(yīng)商采購方式。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估制度，確定合格供應(yīng)商清單，定期對(duì)供應(yīng)商提供商品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨及時(shí)性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行合理選擇和調(diào)整?？梢愿鶕?jù)企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)發(fā)展定位，健全供應(yīng)商入圍、考核、退出管理機(jī)制，建立供應(yīng)商資源庫，對(duì)供應(yīng)商實(shí)行集中管理，采購選擇供應(yīng)商必須在供應(yīng)商資源庫中選用。供應(yīng)商入圍工作可以每年開展一次集中入圍，對(duì)因業(yè)務(wù)發(fā)展需要調(diào)整的供應(yīng)商，可以定時(shí)補(bǔ)充入圍。 同時(shí)應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核內(nèi)容可以包括但不限于：資質(zhì)等級(jí)、價(jià)格、資金能力、技術(shù)能力與裝備、安全生產(chǎn)、服務(wù)質(zhì)量等。還應(yīng)當(dāng)建立供應(yīng)商退出機(jī)制，對(duì)違反廉潔從業(yè)規(guī)定、存在利益輸送等違法違紀(jì)行為的供應(yīng)商，應(yīng)立即終止合作。

一般物品或勞務(wù)等的采購可以根據(jù)市場(chǎng)行情制定最高采購限價(jià)，并對(duì)最高采購限價(jià)適時(shí)調(diào)整，在限價(jià)內(nèi)采用詢價(jià)或定向采購的方式并簽訂合同協(xié)議;小額零星、應(yīng)急物品或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。但是，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)小額零星采購、應(yīng)急采購等特殊采購的處理程序做出明確規(guī)定，例如采用臨時(shí)性供應(yīng)商審批等程序。

控制好選擇供應(yīng)商這個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，采購的風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)大大降低，但是其他風(fēng)險(xiǎn)也不容忽視?？梢韵日鐒e各個(gè)動(dòng)作的風(fēng)險(xiǎn)然后加以具體應(yīng)對(duì)，采用諸如輪崗和不相容職務(wù)分離等措施來防范。如：請(qǐng)購與審核供應(yīng)商職務(wù)要分離、詢價(jià)比價(jià)與確定供應(yīng)商職務(wù)要分離、收貨和驗(yàn)收職務(wù)要分離、采購人員要定期輪崗、重要采購要組織專家論證等。為了應(yīng)對(duì)多請(qǐng)購導(dǎo)致的浪費(fèi)，應(yīng)當(dāng)將請(qǐng)購數(shù)量與預(yù)算或者定額比對(duì);為了應(yīng)對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)，要提請(qǐng)多部門會(huì)簽合同;為了保證采購的質(zhì)量，還可以預(yù)留部分質(zhì)保金;同時(shí)，對(duì)于特殊采購物品例如生鮮等，還應(yīng)該建立退貨制度等，這些都需要根據(jù)企業(yè)具體情況具體設(shè)計(jì)，確保流程的嚴(yán)謹(jǐn)。

4 結(jié)語

最后，內(nèi)控必須與問責(zé)掛鉤，否則內(nèi)控?zé)o效。居安思危，不是危言聳聽，千里之堤毀于蟻穴，做任何小事情都要小心謹(jǐn)慎，不能隨意破壞流程，發(fā)生連鎖錯(cuò)誤。危機(jī)無處不在，并且隨時(shí)來臨，企業(yè)一定要事先做好預(yù)防，否則就是滅頂之災(zāi)。正如任正非在《華為的冬天》里講的：“危機(jī)并不遙遠(yuǎn)，死亡卻是永恒的，這一天一定會(huì)到來。從哲學(xué)上，從任何自然規(guī)律上來說，我們都不能抗拒，只是如果我們能夠清醒認(rèn)識(shí)到我們存在的問題，就能延緩這個(gè)時(shí)候的到來。繁榮的背后就是蕭條，沒有預(yù)見，沒有預(yù)防，就會(huì)凍死。那時(shí)，誰有棉衣，誰就活下”[6]。對(duì)企業(yè)采購業(yè)務(wù)來說，完善的內(nèi)部控制就是棉衣，強(qiáng)有力的內(nèi)部控制，從一定程度上，也是符合熵減原則的，能最大程度的延緩危機(jī)的到來。

參考文獻(xiàn)

[1]中華人民共和國財(cái)政部，中國證券監(jiān)督管理委員會(huì)，中華人民共和國審計(jì)署，中國銀

行業(yè)監(jiān)督管理委員會(huì)，中國保險(xiǎn)監(jiān)督管理委員會(huì).企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范企業(yè)內(nèi)部控制配套指南2018年版[M].上海：立信會(huì)計(jì)出版社，2018.

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[3]吳曉波.激蕩十年，水大魚大[M].北京：中信出版集團(tuán)，2017.

[4]李敏.企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范（第2版）[M].上海.上海財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社，2019.

[5]本書編委會(huì).中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法[M].北京.中國法制出版社，2018.

[6]陳廣.任正非：華為的冬天[M].深圳：海天出版社，2015.

收稿日期：2020-01-18

作者簡介：孔慶玲（1982—），女，陜西西安人，本科，會(huì)計(jì)師，研究方向：電信行業(yè)內(nèi)部控制、風(fēng)險(xiǎn)管理、工程造價(jià)。