李海燕

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，對(duì)檔案管理也有著較大的影響，目前檔案管理已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變。檔案管理工作是一項(xiàng)重要的業(yè)務(wù)，它是記錄單位或個(gè)人工作、科研、學(xué)習(xí)等重要信息文件，為單位決策、人才引進(jìn)、科研立項(xiàng)等方面提供了重要的參考依據(jù)。在向數(shù)字化檔案管理模式發(fā)展進(jìn)程中，人們?cè)谙硎軘?shù)字化檔案帶來(lái)優(yōu)越性的同時(shí)，勢(shì)必面臨一些問(wèn)題需要解決。本文針對(duì)檔案管理數(shù)字化發(fā)展過(guò)程中的一些問(wèn)題進(jìn)行探討，并提出相應(yīng)的優(yōu)化措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;數(shù)字化發(fā)展;探析

檔案對(duì)于個(gè)人或單位來(lái)說(shuō)具有重要的作用，對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)，檔案記錄著個(gè)人工作經(jīng)歷與重要工作表現(xiàn)，做好檔案管理工作能夠?yàn)橛萌藛挝惶峁┲匾挠萌艘罁?jù);對(duì)于單位來(lái)講，檔案記錄著單位發(fā)展過(guò)程中重要的事件，包括單位發(fā)展過(guò)程中一些重要活動(dòng)、記錄的一些重要事件，這些記錄能夠?yàn)橄嚓P(guān)檢查部門提供相關(guān)證明依據(jù)，同時(shí)還可以為單位決策者提供決策方向。我國(guó)在“十一五”期間，在建設(shè)數(shù)字化檔案管理工作上已經(jīng)邁出了新步伐，部分檔案館已經(jīng)相繼建設(shè)并投入了使用，然而傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變過(guò)程中，并不是一蹴而就的，需要一個(gè)循序漸進(jìn)的發(fā)展過(guò)程。

一、檔案管理數(shù)字化是發(fā)展的趨勢(shì)

在信息技術(shù)還沒(méi)有完全應(yīng)用之前，大家對(duì)于知識(shí)的索取，主要是來(lái)自書籍或報(bào)刊等物理介質(zhì)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，新的科技不斷應(yīng)用于生活中，計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)及多媒體技術(shù)的不斷成熟，使人們?cè)谛碌沫h(huán)境里，更方便、快捷地獲取需要了解的知識(shí)。另外，電子儲(chǔ)存設(shè)備的成本較低，比傳統(tǒng)的紙質(zhì)與膠片等介質(zhì)的價(jià)格便宜，而且具有儲(chǔ)存量大、保存時(shí)間長(zhǎng)、更安全的特點(diǎn)，逐漸應(yīng)用于檔案管理工作中。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠存儲(chǔ)各種各樣的數(shù)據(jù)信息，是一個(gè)巨大的電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并隨著網(wǎng)絡(luò)的日益發(fā)展成熟，滿足了人們對(duì)檔案數(shù)據(jù)需求者的訪問(wèn)與查詢。由于檔案管理的數(shù)字化，借助互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)，數(shù)字化檔案管理具有信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案WEB站點(diǎn)群靜態(tài)頁(yè)面存儲(chǔ)以及多媒體教學(xué)資源的存儲(chǔ)與點(diǎn)播的特征，具有更安全、更好的存儲(chǔ)型、更大的存儲(chǔ)量的特點(diǎn)。所以，檔案管理的數(shù)字化是檔案管理行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)。

二、檔案數(shù)字化發(fā)展的必要性

檔案是人們?cè)趶氖律鐣?huì)生產(chǎn)活動(dòng)過(guò)程中形成的，將各種形式的、具有保存價(jià)值的信息、保存下來(lái)的歷史記錄，它在人們的日常工作及生活中發(fā)揮著重要的作用，檔案管理工作具有不可替代的地位。傳統(tǒng)記錄檔案的載體是以紙質(zhì)文檔為介質(zhì)，將檔案記錄在里面，這種保存方法具有很大弊端，在調(diào)用檔案時(shí)不方便快速查找，同時(shí)紙質(zhì)檔案在經(jīng)過(guò)多次摸觸后會(huì)出現(xiàn)破損，遇到潮濕天氣時(shí)，如果保養(yǎng)不當(dāng)，會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案發(fā)霉的情況。這時(shí)候數(shù)字化檔案管理則顯示了巨大優(yōu)勢(shì)，將原文件掃描以后，可以將掃描的信息迅速輸入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，使用網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)檔案信息，實(shí)現(xiàn)后期的快速、便捷的查詢，同時(shí)數(shù)字化檔案管理可以實(shí)現(xiàn)同步備份，占用的存儲(chǔ)空間較小，維護(hù)起來(lái)也較為便利，還能充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及時(shí)為各單位、所在區(qū)域、全國(guó)，乃至全世界使用。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化正向先進(jìn)化、多元化、開(kāi)放化方向發(fā)展，開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)是必然發(fā)展趨勢(shì)。

三、數(shù)字檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）缺少資金的支持。數(shù)字化檔案管理建設(shè)離不開(kāi)大量資金的投入，所需要的新設(shè)備、新技術(shù)都需要一定的資金支持。由于信息化技術(shù)發(fā)展速度較快，數(shù)字化檔案館建設(shè)過(guò)程中所需要的設(shè)備具有造價(jià)費(fèi)用高，設(shè)備更新周期快的特點(diǎn)，很多管理設(shè)備使用周期在新技術(shù)的帶動(dòng)下，不斷縮短。加上檔案是面向全社會(huì)服務(wù)，方便全社會(huì)的查閱需求，使用者的數(shù)量非常龐大，會(huì)加大設(shè)備的磨損程度，也影響設(shè)備的使用年限。

（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。很多檔案管理部門沒(méi)有意識(shí)到檔案信息管理工作的重要性，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息對(duì)于各單位工作順利開(kāi)展有決定性的作用，在安排檔案管理人員時(shí)，管理者的綜合素質(zhì)較差，管理意識(shí)也較為薄弱，這對(duì)檔案管理的工作效率產(chǎn)生了很大的影響，使檔案信息使用者對(duì)檔案管理單位產(chǎn)生了不好的負(fù)面印象，制約著我國(guó)檔案信息不能正常發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。有些管理者思想意識(shí)落后，工作中缺乏主動(dòng)性，致使了很多檔案信息的不能及時(shí)更新，對(duì)檔案管理工作帶來(lái)了不好的影響。

（三）存在重復(fù)建設(shè)。目前還有很多檔案管理部門各自為政，與其他兄弟檔案館缺乏有效聯(lián)系，沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃布局。每個(gè)區(qū)域內(nèi)都有自己的檔案管理部門，獨(dú)立建設(shè)了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，但是在信息共享方面缺乏有效溝通，很多檔案資源處于相互獨(dú)立、分散的狀態(tài)，這就造成了一些數(shù)字資源重復(fù)建設(shè)，大部分的檔案館的存儲(chǔ)的資源比較相似，在檔案管數(shù)字化管理特色上沒(méi)有顯示自身優(yōu)勢(shì)，同時(shí)由于一些工作的重復(fù)建設(shè)，造成了大量資源的浪費(fèi)。

四、檔案管理的數(shù)字化發(fā)展建議

（一）增加建設(shè)資金的投入，保證數(shù)字化設(shè)備的齊全。建設(shè)數(shù)字化的數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案管理數(shù)字化的建設(shè)與發(fā)展的必要條件，它是實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的基石，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，必須確保硬件設(shè)備的齊全，這就需要花費(fèi)大量的資金采購(gòu)一整套的數(shù)字化管理設(shè)備，這需要雄厚的資金鏈作為支撐。檔案館主要的功能是收集、存儲(chǔ)館藏資源，最大程度上方便檔案使用者方便查閱，數(shù)字化檔案館為實(shí)現(xiàn)這一目的，將檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中，方便使用者通過(guò)訪問(wèn)互聯(lián)網(wǎng)，獲取相應(yīng)的需求。所以，要根據(jù)當(dāng)?shù)貙?shí)際發(fā)展需求，開(kāi)發(fā)實(shí)用、便于操作的檔案管理系統(tǒng)，在選擇數(shù)字化應(yīng)用設(shè)備時(shí)，要考慮到產(chǎn)品與技術(shù)的適用性、先進(jìn)性、經(jīng)濟(jì)性，以減少后期設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)時(shí)的成本。

（二）建設(shè)檔案專職隊(duì)伍。數(shù)字化檔案管理工作中，對(duì)每一位檔案管理工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了新的要求，要求他們不僅要具備良好專業(yè)知識(shí)能力外，還應(yīng)該具備較為完備的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作能力與網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，檔案管理工作偏向于密集型工作。因此，檔案管理者注意平時(shí)知識(shí)的積累，具備較強(qiáng)分析問(wèn)題能力，對(duì)一些專業(yè)性較強(qiáng)的檔案，做到精細(xì)管理;同時(shí)，能夠根據(jù)檔案使用者的要求，提供較大數(shù)據(jù)檔案信息，這也要求檔案管理者具備較高的業(yè)務(wù)素養(yǎng)、操作技能。不定期地對(duì)檔案管理人員開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，邀請(qǐng)行業(yè)專家、學(xué)者進(jìn)行指導(dǎo)、講學(xué)，使管理員不斷學(xué)習(xí)管理新技能，了解行業(yè)發(fā)展新動(dòng)向、新成果。定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，及時(shí)更新管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)他們的服務(wù)意識(shí)。因此，檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)也顯得日益重要。

（三）強(qiáng)化地域間聯(lián)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享。各個(gè)區(qū)域檔案管理部門，應(yīng)加強(qiáng)聯(lián)系，實(shí)施檔案資源共享，通過(guò)檔案數(shù)字化管理，數(shù)據(jù)資源共享后，能夠幫助管理者減少很多不必要的重復(fù)工作，減少檔案館資金與人力的投入，檔案資源的利用率也得到了很大的提升，提高了檔案使用人的檢索效率，也為分布在不同地區(qū)的人們提供便利的查詢、使用服務(wù)。

五、結(jié)語(yǔ)

數(shù)據(jù)化檔案管理實(shí)質(zhì)上是借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)通訊，方便、快速地滿足社會(huì)及人們的應(yīng)用。提高了檔案的利用率，帶動(dòng)了信息資源的開(kāi)發(fā)，與傳統(tǒng)檔案管理相比具有無(wú)可替代的優(yōu)勢(shì)，更具有管理性、保管性、服務(wù)性。所以，隨后網(wǎng)絡(luò)科技的不斷向前發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化發(fā)展也將有著更加輝煌的前途，以便更高效地為社會(huì)服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]董平.試析檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)與弊端[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（17）.

[2]吳錦滿.中學(xué)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展路徑略談[J].卷宗，2019，9（4）.

[3]唐妍.數(shù)字化視角下高校圖書館檔案管理的優(yōu)化路徑[J].山西檔案，2016（5）.

[4]宋斌玉.崔敏.馬中青.淺談檔案管理工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2016（4）.