王玉

【摘要】伴隨著事業(yè)單位改革的不斷深化，辦公室檔案管理工作成為內(nèi)部管理的主要內(nèi)容之一。因此，不但和事業(yè)單位內(nèi)部高效運轉(zhuǎn)有緊密關(guān)聯(lián)，而且還直接作用于事業(yè)單位工作是否可以快速取得進(jìn)展。為了使辦公室檔案管理工作的價值充分展現(xiàn)出來，本文論述了新時期事業(yè)單位辦公室檔案管理基本要求，對新時期事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新價值以及采取的措施進(jìn)行了剖析。

【關(guān)鍵詞】新時期;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新策略

事業(yè)單位的檔案將事業(yè)單位的所有信息聚集在一起。所以，加強對事業(yè)單位檔案管理方面的措施進(jìn)行改進(jìn)完善特別重要。只有這樣做才有利于進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位取得進(jìn)展。

一、事業(yè)單位檔案管理的重大價值

事業(yè)單位檔案管理能夠促使事業(yè)單位的工作水平和工作效率進(jìn)一步提升?，F(xiàn)階段事業(yè)單位要想取得進(jìn)展，檔案管理可以幫助其在第一時間全方位地了解單位的具體狀況，檔案信息管理工作是對事業(yè)單位運轉(zhuǎn)情況進(jìn)行剖析的前提。檔案信息管理工作涉及過去，關(guān)乎現(xiàn)在，能夠展望到將來，它有機(jī)地將過去、現(xiàn)在和未來緊密結(jié)合起來。從某種意義上來說，這種工作能夠?qū)⒂洃浺晕淖值姆绞降靡源胬m(xù)下來。事業(yè)單位可以依照這些檔案內(nèi)容構(gòu)建起科學(xué)的途徑和方式，并且不失時機(jī)地進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)節(jié)，促使事業(yè)單位能夠長期取得進(jìn)展。伴隨著現(xiàn)階段檔案管理工作在理論方面和經(jīng)驗方面的不斷增強和深化，事業(yè)單位需要加速進(jìn)行檔案管理工作的改進(jìn)和完善，提升檔案信息管理的成效，使檔案信息的價值進(jìn)一步展露出來。從而可以促進(jìn)事業(yè)單位工作取得更好的進(jìn)展，滿足新時期事業(yè)單位進(jìn)行改進(jìn)和運轉(zhuǎn)的需求，促使其和社會發(fā)展步調(diào)一致。

二、目前事業(yè)單位檔案管理工作存在的弊端

（一）事業(yè)單位沒有構(gòu)建起先進(jìn)的管理觀念。事業(yè)單位原來進(jìn)行檔案管理工作，一般情況下是通過檔案管理工作者對材料進(jìn)行采集和歸納，進(jìn)行檔案管理的理念不夠先進(jìn)。并且沒有從根本上意識到檔案管理工作的重大價值。由于在管理理念方面不夠先進(jìn)，致使檔案管理無法引起足夠的重視。因而致使檔案管理工作沒有更為徹底地落到實處。這樣不僅影響到事業(yè)單位的工作成效，還會使職工缺乏積極性，致使檔案管理工作全過程都沒有實行標(biāo)準(zhǔn)化管理，事業(yè)單位檔案無法達(dá)到完全保密和更好的應(yīng)用。

（二）檔案管理相關(guān)的設(shè)施和配套功能不夠完善。社會在不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，現(xiàn)代化的信息技術(shù)已經(jīng)開始深入形形色色的行業(yè)當(dāng)中，不過我國在檔案管理工作方面向來沒有引起足夠的關(guān)注，致使我國和檔案管理相關(guān)的設(shè)施和配套功能不夠完備，只能進(jìn)行一般的信息管理工作，然而新時期下事業(yè)單位檔案管理工作日漸繁瑣復(fù)雜，一些事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作僅僅處于最初的對檔案進(jìn)行采集和存儲方面，并沒有對檔案給予深層次的類別劃分和處理，致使我國的檔案管理工作依舊處于簡單的層面。

（三）管理方式無法和新時期相適應(yīng)。社會飛速前進(jìn)的同時，科學(xué)技術(shù)水準(zhǔn)以及工作采取的方式也在相應(yīng)發(fā)生改變，不過我國事業(yè)單位在干部人事檔案管理工作進(jìn)行當(dāng)中依然利用原有的工作模式。不過原有的簡單管理形式已經(jīng)沒有辦法適應(yīng)新時期下人和事、人和人之間越來越繁多冗雜的工作需要，更不要說去滿足效能極高的類型劃分和存儲。致使事業(yè)單位大部分關(guān)鍵性檔案材料不是遺失就是損壞，這樣工作質(zhì)量和效率肯定大打折扣。

三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略

（一）改變原有的檔案管理理念。事業(yè)單位內(nèi)部需要加大力度對檔案管理進(jìn)行講解，促使進(jìn)行檔案管理工作的每一個人都能夠?qū)n案管理工作引起足夠的重視，對工作人員采取激勵手段促使其以更大的熱情投入到檔案管理工作當(dāng)中，為單位內(nèi)部檔案管理的改進(jìn)和取得進(jìn)展提出相關(guān)建議。除此之外，事業(yè)單位的負(fù)責(zé)人在平時進(jìn)行管理工作時，要將檔案管理工作放在首位，多增加人手和財力、物力在檔案管理工作上，這樣才有利于檔案管理工作取得進(jìn)展。面對現(xiàn)階段檔案管理工作當(dāng)中產(chǎn)生的弊端必須加大力度加以剖析，并以此為前提利用行之有效的策略加以處理，同時將一些科學(xué)合理的檔案管理模式吸收進(jìn)來，達(dá)到檔案管理工作逐步改進(jìn)和健全的目的。只有這樣，才可以促使事業(yè)單位檔案管理工作取得進(jìn)展。

（二）實行信息化管理?，F(xiàn)階段社會進(jìn)展迅速，不論是哪一個行業(yè)要取得進(jìn)展都需要互聯(lián)網(wǎng)作為支撐。所以，要使事業(yè)單位的檔案管理工作取得進(jìn)展，需要將信息化措施吸收進(jìn)來。事業(yè)單位可以利用和本身有關(guān)聯(lián)的軟件設(shè)施和硬件設(shè)備，對檔案信息實行效率較高的管理，現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)能夠?qū)⑽淖趾蛨D片以數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行儲存，如此一來，兩種儲存形式并存，促使檔案信息不會碎片化或是損壞。與此同時還可以保障檔案管理質(zhì)量，可以將這些資料加以分享。

（三）利用先進(jìn)的檔案管理手段。對于與之有關(guān)聯(lián)的國家機(jī)構(gòu)來說，在事業(yè)單位檔案管理工作方面要到財力和物力的大力投放，并且針對現(xiàn)階段檔案管理方式進(jìn)行改進(jìn)和健全。第一，事業(yè)單位需要將尖端科學(xué)的檔案管理技能和設(shè)施吸收進(jìn)來。例如，加大在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計算機(jī)設(shè)備上面的引進(jìn)和投入等。第二，要加大力度和其他事業(yè)部門進(jìn)行互通有無，歸納出部分檔案管理方面的高水平的管理知識，達(dá)到互相補充互相影響的目的。事業(yè)單位必須利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使其價值充分顯現(xiàn)出來，科學(xué)地利用信息技術(shù)，促使事業(yè)單位檔案管理工作朝著數(shù)字化和信息化的趨勢前進(jìn)。與此同時，還要強調(diào)檔案管理的科學(xué)合理，要注意檔案管理工作信息不能外泄，從而對檔案信息資源充分地利用，使事業(yè)單位檔案材料能夠被充分合理地利用。

（四）增強檔案管理人員綜合素養(yǎng)。在事業(yè)單位當(dāng)中，檔案管理工作者的工作能力直接影響到事業(yè)單位的現(xiàn)階段工作狀況和將來取得進(jìn)展的情況，所以要想使檔案管理工作得到更好的落實，檔案管理工作人員素質(zhì)的提升是關(guān)鍵。工作進(jìn)行的細(xì)節(jié)當(dāng)中，第一要建立嚴(yán)格的獎懲機(jī)制，這樣使檔案管理工作人員的工作有執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)，促使檔案管理工作人員在工作中投入更大的熱情。利用對工作人員的獎懲機(jī)制以及相關(guān)機(jī)制來確定其應(yīng)得的獎勵。這種工作機(jī)制，要做的是將工作人員的責(zé)任進(jìn)行具體劃分，做到每個人都各司其職，各自承擔(dān)自己的責(zé)任。如此一來，出現(xiàn)意想不到的情況時，大家就不會互相推脫。這種機(jī)制構(gòu)建起來，就會將責(zé)任落實到每一個人，必然促使事業(yè)單位檔案管理工作高效進(jìn)行。在事業(yè)單位當(dāng)中，檔案管理工作者是檔案工作的主要負(fù)責(zé)人，他們的思想認(rèn)知方面和綜合素養(yǎng)方面將會對工作產(chǎn)生直接作用。所以，要給工作人員在一定的時間段內(nèi)和其他工作人員以及組織進(jìn)行溝通的機(jī)會，促使多個單位的檔案管理工作者能夠在工作上多多溝通，提升思想認(rèn)知。與此同時，還應(yīng)該使檔案管理工作人員在一定的時間段內(nèi)接受素質(zhì)培訓(xùn)，這當(dāng)中包含對信息技術(shù)使用手段的培訓(xùn)，以及對檔案管理工作方面的培訓(xùn)，促使檔案管理工作人員在操作技巧、工作能力方面有所提升，除此之外，事業(yè)單位要構(gòu)建起相關(guān)的獎懲機(jī)制和責(zé)任機(jī)制，將責(zé)任落實到個人，并且對工作人員的行動產(chǎn)生約束，進(jìn)一步促使其在工作中更加熱情，以此來保障檔案工作能夠取得高效進(jìn)展。

（五）加強檔案管理的保密性。檔案具備的重大意義就是能夠真真切切提供各種信息，因而成為事業(yè)單位多種工作正常進(jìn)展的前提。檔案資料要真實可靠，要加大力度進(jìn)行保密方面的管理。信息技術(shù)被吸收進(jìn)來之后，檔案管理工作會更加現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化。所以，要依照網(wǎng)絡(luò)特征構(gòu)建起與之相關(guān)聯(lián)的保密機(jī)制。盡量減少數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)安全對其產(chǎn)生的影響，如此才會有利于檔案管理效能的提升。

四、結(jié)束語

綜上所述，社會在不斷進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，現(xiàn)代化的信息技術(shù)已經(jīng)開始深入到形形色色的行業(yè)當(dāng)中，事業(yè)單位檔案管理工作也應(yīng)該與時俱進(jìn)，不失時機(jī)地進(jìn)行改進(jìn)和完善，轉(zhuǎn)變其原有的形態(tài)，使檔案管理工作能夠高效幫助事業(yè)單位取得進(jìn)展。首先，事業(yè)單位檔案管理工作者要從思想上提高認(rèn)識，要熱愛自己的工作、尊重自己的工作、將重點放在工作上。其次，不斷改變自己，使自己的專業(yè)水準(zhǔn)有所提升，從而發(fā)自內(nèi)心將檔案管理工作落到實處。最后，要構(gòu)建起健全的全新的檔案管理流程以及信息化的檔案管理體系。在新時代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作需要不斷改進(jìn)和完善。要從最根本的管理體系、科學(xué)技術(shù)的運用以及與之相關(guān)聯(lián)的工作人員的培訓(xùn)上著手，這樣才能從根本上處理好檔案管理工作當(dāng)中產(chǎn)生的弊端。

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