劉英霞

【摘要】對醫(yī)院文書檔案管理的最佳方式是PDCA循環(huán)。本文主要分析了目前醫(yī)院文書檔案管理存在的不足，接著探討如何將PDCA循環(huán)應(yīng)用到醫(yī)院文書檔案管理工作中。

【關(guān)鍵詞】PDCA循環(huán);醫(yī)院;文書檔案管理;應(yīng)用

醫(yī)院文書檔案管理工作是一項(xiàng)意義重大的工作，需要相關(guān)管理人員將公文內(nèi)容轉(zhuǎn)化為檔案，記錄重要時(shí)間，整合醫(yī)院的人文事件，整理歷史事跡等，并進(jìn)行歸納總結(jié)，最后通過醫(yī)院實(shí)踐等方式向外部展現(xiàn)出來。其中對醫(yī)院文書檔案管理的最佳方式是PDCA循環(huán)，這種循環(huán)包含計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、處理等環(huán)節(jié)，這四個(gè)環(huán)節(jié)緊緊相連，能讓檔案管理更加多元、規(guī)范及制度化，能夠使得醫(yī)院文書檔案管理工作更順利。

一、現(xiàn)階段醫(yī)院文書檔案管理存在的不足

（一）醫(yī)院文書檔案管理的制度不完善。作為醫(yī)院評審關(guān)鍵的要素之一是醫(yī)院的文書檔案管理內(nèi)容，因此需要提高檔案管理質(zhì)量，但是有些醫(yī)院對相關(guān)文書檔案管理工作的關(guān)注度不高，缺乏文書檔案管理的意識，存在不規(guī)范的檔案管理行為，導(dǎo)致這項(xiàng)工作凌亂無序，難以順利開展。最主要的原因是缺乏規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的文書檔案管理制度，使得醫(yī)院各部門難以進(jìn)行有效溝通，導(dǎo)致很多重要文件信息遺失，難以獲得準(zhǔn)確的檔案信息。

（二）檔案管理人員專業(yè)能力、綜合素質(zhì)能力不足。很多醫(yī)院文書檔案管理人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)能力，不懂得檔案管理工作，有些是年齡較大的工作人員，不懂得如何利用信息化技術(shù)辦理文書檔案，存在文書檔案整合及歸納不合理的行為。相關(guān)醫(yī)院缺少對管理人員定時(shí)培訓(xùn)環(huán)節(jié)，導(dǎo)致文件管理知識不能按時(shí)更新，管制制度沒有及時(shí)更新。此外，文書檔案管理工作人員并不是固定的，存在著極大的調(diào)動(dòng)，并且管理人員的專業(yè)性不夠，甚至有些人員缺乏責(zé)任心，自我約束管理能力差，導(dǎo)致管理工作效率及質(zhì)量差。

（三）醫(yī)院文書檔案管理投資力度不足，硬件設(shè)施差。很多醫(yī)院辦公條件較差，造成醫(yī)院文書檔案難以擁有獨(dú)立的辦公空間，主要原因是醫(yī)院投資力度不足，導(dǎo)致文書檔案管理相關(guān)設(shè)備不夠，缺乏存儲(chǔ)檔案專用電腦，掃描機(jī)、打印設(shè)備等，硬件設(shè)施差，嚴(yán)重影響醫(yī)院文書檔案管理進(jìn)度。

（四）醫(yī)院文書檔案管理信息化建設(shè)不足?，F(xiàn)階段，很多醫(yī)院比較重視建設(shè)醫(yī)院治療體系的建設(shè)，卻忽視了文書檔案的建設(shè)，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)不足，此外，醫(yī)院管理人員自身的能力不足，信息操作水平差，自我管理能力不足，對信息化管理不熟練，導(dǎo)致信息錄入不及時(shí)，檔案管理不全面、不標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致很多文書檔案遺失浪費(fèi)，缺少科學(xué)完善的檔案管理，難以發(fā)揮醫(yī)院文書檔案價(jià)值，工作效率低。

二、PDCA循環(huán)在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用

PDCA循環(huán)大致分為四個(gè)主要環(huán)節(jié)，包括計(jì)劃（P）、執(zhí)行（D）、檢查（C）、行動(dòng)（A），現(xiàn)如今很多管理項(xiàng)目都采用PDCA循環(huán)提高管理的效率和質(zhì)量，這四個(gè)環(huán)節(jié)是密不可分的關(guān)系，不是一味地重復(fù)循環(huán)使用，而是在管理過程中如果發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決問題。若沒有解決方案，之后再循環(huán)，最終解決問題，一環(huán)扣一環(huán)，相互促進(jìn)，直至檔案管理效率階梯式上升。在醫(yī)院文書檔案管理中，PDCA循環(huán)主要應(yīng)用部分如下：

（一）計(jì)劃（Plan）環(huán)節(jié)。計(jì)劃（P）環(huán)節(jié)一般是制定方針及明確文書管理質(zhì)量目標(biāo)環(huán)節(jié)，要想維持文書檔案管理的正常運(yùn)行工作，需要提前做好計(jì)劃。因此需要做好以下幾點(diǎn)計(jì)劃：1.一般來說醫(yī)院的文書管理工作能清晰反映出醫(yī)院實(shí)際運(yùn)行狀況及整體管理情況，因此相關(guān)工作人員需要妥善保管文書材料，并對相關(guān)檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范整理，最重要的是構(gòu)建一套醫(yī)院文書檔案管理方針制度，使得文書檔案能夠有效收集管理，提高管理質(zhì)量。2.制定文書檔案管理流程，節(jié)約管理時(shí)間。醫(yī)院文書檔案內(nèi)容很多，需要長時(shí)間的收集、歸檔文書，針對這個(gè)問題，首先，需要制定歸檔方案，需要考慮檔案的自身特征，明確檔案整理目標(biāo)，根據(jù)檔案的差異性，提高醫(yī)院科室之間的溝通交流，明確各科室的特點(diǎn)，合理制定歸檔范圍，制定合理的歸檔方案。其次，需要根據(jù)具體目標(biāo)方針，收集文書檔案，在整個(gè)收集過程中，相關(guān)的工作人員需要明確自身的責(zé)任，持有認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，嚴(yán)格分類、統(tǒng)計(jì)、總結(jié)，確保文書資料的完整性。最后需要合理分類各個(gè)科室的文書檔案，明確分類，區(qū)分各個(gè)科室的實(shí)際情況，做好年度規(guī)劃，將各科室人員的合同協(xié)議、醫(yī)院重大會(huì)議記錄、年度綜合以及工作規(guī)劃內(nèi)容進(jìn)行分類總結(jié)，以便提高文書檔案管理工作質(zhì)量。3.需要完善制度流程、規(guī)范使用，滿足文書檔案管理需求，利用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的檔案管理，提高工作效率。

（二）執(zhí)行（Do）環(huán)節(jié)。一般執(zhí)行環(huán)節(jié)主要是針對計(jì)劃環(huán)節(jié)展開執(zhí)行任務(wù)。首先，年度計(jì)劃任務(wù)制定。醫(yī)院文書管理人員需要嚴(yán)格制定的計(jì)劃，并及時(shí)向上級反饋工作進(jìn)展。在相應(yīng)的時(shí)間段完成醫(yī)院年度歸檔任務(wù)，分類總結(jié)歸檔信息，防止信息的遺漏，提高文書檔案管理的效率。其次，需要開展文書檔案管理培訓(xùn)工作，改變傳統(tǒng)意識，增強(qiáng)管理人員的責(zé)任感，明確醫(yī)院明確文書檔案的價(jià)值。其次，醫(yī)院需要引進(jìn)文書檔案管理人才，招聘專業(yè)性人才，之后通過專業(yè)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)后，正式上崗，提高管理人員的綜合素質(zhì)及專業(yè)水平能力。另外，還需要形成信息化管理制度，醫(yī)院需要重視文書管理環(huán)節(jié)，增強(qiáng)硬件設(shè)施，例如掃描儀、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)等，提高文書檔案管理的效率，及時(shí)增加信息。最后，需要打造一支醫(yī)院文書檔案管理人才隊(duì)伍，定時(shí)開展集中學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高管理水平，讓相關(guān)人員能夠應(yīng)對突發(fā)事件，保證文書檔案的完整性和精確性。

（三）檢查（Check）環(huán)節(jié)。檢查（Check）環(huán)節(jié)主要針對執(zhí)行環(huán)節(jié)內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督檢查。檔案管理人員需要針對制定細(xì)節(jié)、歸檔情況、文書管理制度進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查計(jì)劃環(huán)節(jié)的年度完成情況，檢查執(zhí)行過程進(jìn)度，檢查完成的、未完成的和正在進(jìn)行的項(xiàng)目的情況。在這個(gè)環(huán)節(jié)需要及時(shí)發(fā)現(xiàn)執(zhí)行環(huán)節(jié)中存在的問題，并且及時(shí)根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況，進(jìn)行改善文書檔案管理制度，改善不合適的管理行為，及時(shí)解決問題，監(jiān)督檢查整改方案是否可行，并對管理環(huán)節(jié)中存在不足之處進(jìn)行不定時(shí)抽檢，進(jìn)而提高文書檔案管理的質(zhì)量。

（四）行動(dòng)（Action）環(huán)節(jié)。行動(dòng)（Action）環(huán)節(jié)主要是分析檢查環(huán)節(jié)的可行性和有效性。需要定期開展文書檔案管理人員的考核工作，針對檢查和行動(dòng)環(huán)節(jié)存在的問題，根據(jù)問題的來源進(jìn)行系統(tǒng)分析，最后找到有效的改進(jìn)措施。例如找到文件檔案的遺漏、錯(cuò)誤、拖延等情況，及時(shí)分析其不足之處，采取有效措施改善這些不足。讓檔案管理工作更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。此外，醫(yī)院文書檔案管理人員需要及時(shí)做好實(shí)踐相關(guān)方面的總結(jié)，使得整個(gè)檔案管理工作能順利進(jìn)入下一循環(huán)中，提高文書檔案管理的整體質(zhì)量。

三、結(jié)束語

推動(dòng)醫(yī)院文書檔案管理工作順利進(jìn)行的有效原理是PDCA循環(huán)，這個(gè)原理能有效提高管理水平，促進(jìn)醫(yī)院文書管理朝著更規(guī)范的方向進(jìn)行。醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要足夠重視文書檔案管理工作，提高基礎(chǔ)硬件設(shè)施，通過PDCA循環(huán)完善檔案管理工作質(zhì)量，提高檔案辦理效率，同時(shí)檔案管理工作人員還需要不斷實(shí)踐，找出PDCA循環(huán)在檔案管理中存在的不足之處，采取不同的措施去改進(jìn)不足，促進(jìn)醫(yī)院文書檔案管理工作不斷發(fā)展。

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