盧法申

【摘要】當前，人口老齡化已經(jīng)成為我國一個越來越嚴峻的社會問題，如何緩解老齡化帶來的壓力，這便對老年大學(xué)提出了更高的要求，而老年大學(xué)發(fā)展的重要記錄就在于老年大學(xué)的檔案，所以做好老年大學(xué)檔案管理工作尤為重要。隨著科技的不斷進步和信息化社會的發(fā)展，為了與時俱進，為了適應(yīng)社會發(fā)展的腳步，為了提高文書檔案的管理水平，老年大學(xué)檔案管理的數(shù)字化勢在必行。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;工作現(xiàn)狀;策略分析

老年大學(xué)的檔案管理是學(xué)校發(fā)展的重要記錄，其中文書檔案在學(xué)校的各類檔案中特別重要。所以要充分發(fā)揮文書檔案的作用。文書檔案中包含了學(xué)員信息、學(xué)員成績、學(xué)員作品、人事變動文件等，是老年大學(xué)取得進一步發(fā)展的重要文件。因此，為了緊跟社會信息化發(fā)展的腳步，我們要加強老年大學(xué)檔案管理工作的數(shù)字化。

一、老年大學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）老年大學(xué)的檔案管理制度還不夠完善。出現(xiàn)這一情況是由于部分檔案管理人員對于老年大學(xué)的檔案管理工作重視度不夠，每天只是重復(fù)的機械勞動，這樣就導(dǎo)致了目前老年大學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀，而這一現(xiàn)狀不利于老年大學(xué)檔案管理工作的創(chuàng)新，從而缺少了文件檔案管理應(yīng)有的規(guī)范性、制度性和建設(shè)性。因此，要從完善檔案管理制度入手，進一步提升檔案管理水平。

（二）部分檔案管理工作人員缺少工作的積極性與責任感。由于在老年大學(xué)檔案管理工作中，文書檔案的管理不需要特別專業(yè)的職業(yè)技能，所以導(dǎo)致在技術(shù)和能力方面存在著一定的限制。這樣就導(dǎo)致了文件不能妥善地存儲，不能達到文件的永久保存。就像在立案的過程中，資料的時間期限出現(xiàn)了混亂，從而導(dǎo)致文書檔案資料不全。還有些檔案工作者由于缺乏文件的安全意識，可能隨手扔掉認為不重要、沒有保存價值的資料，這都是文書檔案管理過程中存在的問題。

（三）老年大學(xué)文書檔案管理的專業(yè)水平低。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，對老年大學(xué)的檔案管理手段也提出了新的要求，加快老年大學(xué)檔案的數(shù)字化已迫在眉睫。但是，目前一般老年大學(xué)在檔案管理方面還是采取傳統(tǒng)方式，尤其是在檔案利用中還是靠人工檢索等。而且，在檔案的收集、整理等標準上要求不嚴，這樣會導(dǎo)致文件歸檔不全，不能做到應(yīng)收盡收，且還存在不能及時按標準進行整理的現(xiàn)象。

（四）檔案管理工作信息化水平有待提升。信息化時代，在老年大學(xué)檔案管理過程中，引入電子信息技術(shù)，不僅可以確保檔案管理工作的順利進行，而且還可以有效提高檔案管理工作效率。然而在實際應(yīng)用過程中，大多數(shù)檔案管理人員雖然會借助計算機管理軟件系統(tǒng)來開展各項工作，但是由于缺乏統(tǒng)一的標準，加之通用性不夠，從而導(dǎo)致其規(guī)范化和標準化水平降低。同時，大多數(shù)檔案管理軟件更多的是為了滿足檔案專業(yè)流程而加以研究的，并未對文件和檔案之間存在的內(nèi)在聯(lián)系給予綜合考慮。尤其是在我國實施辦公自動化之后，OA系統(tǒng)和檔案管理軟件之間不能實現(xiàn)有效銜接，這樣不僅會導(dǎo)致電子文件歸檔存在不及時、不準確的情況，而且還會影響檔案管理工作效率。

二、老年大學(xué)檔案管理水平提升策略分析

提高老年大學(xué)文書檔案的管理水平，要從完善檔案管理制度、提高檔案管理人員積極性和改變檔案管理手段入手，多管齊下，切實提高檔案的管理水平，真正實現(xiàn)科學(xué)化管理。

（一）健全完善老年大學(xué)文書檔案的管理制度。我們應(yīng)該嚴格按照法律和有關(guān)規(guī)定來制定規(guī)章制度，對于文件的歸納、文件的統(tǒng)計、文件的保密、文件的鑒定和文件的借閱等各項內(nèi)容制定相應(yīng)的標準，要以規(guī)范統(tǒng)一的規(guī)章制度來管理。我們應(yīng)該在原有的制度上保留其可取的制度，把其中不合適的地方加以改善，從而讓規(guī)章制度更加符合實際情況。

（二）提高檔案管理人員的工作積極性。最重要的方面就是加強學(xué)校對工作人員的重視程度，通過各種方法來強化對老年大學(xué)文件管理的監(jiān)督力度，同時把文件管理存儲的宣傳達到深入人心的程度，更好地完成文件管理資料的收集。最重要的是提高文件管理者的自身素質(zhì)和工作責任感。學(xué)校方面應(yīng)該對那些腳踏實地、認真工作的檔案人員進行表彰，提高他們工作的積極性，以便帶動更多的人認識檔案工作、做好檔案工作。

（三）采用先進的存儲手段，加強文書檔案的現(xiàn)代化存儲。首先最重要的是要選擇恰當?shù)能浖?，確保文件的安全性。我們之前的檔案歸納是以手工為主，而隨著科學(xué)的進步與發(fā)展，我們應(yīng)該緊跟時代的腳步，完善相應(yīng)的工作設(shè)備。其次我們要結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)和大數(shù)據(jù)的處理等。這樣可以實現(xiàn)不同老年大學(xué)在數(shù)據(jù)方面的交流與備份，以及互相借鑒與交流，達到共同進步的目的。

（四）規(guī)范分類標準，養(yǎng)成良好整理習(xí)慣。通常情況下，檔案分類是檔案整理工作中比較關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，完善分類標準不僅可以為檔案分類保管、檔案標準化實施提供保障，而且還可以為后續(xù)檔案資料的使用提供極大的便利。實際上，規(guī)范分類標準、完善檔案整理主要從下述兩方面進行：（1）老年大學(xué)檔案管理部門要注重管理經(jīng)驗的交流與溝通，在此基礎(chǔ)上不斷優(yōu)化和完善老年大學(xué)檔案管理體系，使其朝著規(guī)范化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展。（2）改善檔案原有整理基礎(chǔ)，并對檔案分類整理方法進行積極的宣傳與普及，并養(yǎng)成良好的整理習(xí)慣，從而有效提高檔案管理工作效率。

三、老年大學(xué)檔案數(shù)字化途徑探討

（一）檔案的處理。老年大學(xué)檔案管理工作的數(shù)字化必須做到固定化。為了提高紙質(zhì)文檔內(nèi)容的保真性，可以使用掃描儀對圖片進行掃描或者使用照相機拍照的方法。為了提高錄音錄像存儲時間的永久性，可以進行文件的備份存儲。

（二）檔案的保密。由于很多文件涉及隱私，所以安全保密的數(shù)字化對于老年大學(xué)檔案的管理尤為重要。為了達到這一要求，文書檔案管理數(shù)字化的前提條件就是安全管理檔案的信息。安全管理可以保證文書檔案在系統(tǒng)傳輸?shù)倪^程中不會發(fā)生任何安全問題。做到文書檔案的安全管理要通過三個方法來實現(xiàn)：首先是文書檔案存儲的安全，現(xiàn)代化的文書檔案存儲應(yīng)該自帶的備份功能。其次是保管文書檔案的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和平臺的安全運行，如可以采用具有強大保密系統(tǒng)的防火墻系統(tǒng)，這樣就有效地阻止了電腦病毒的侵入。最后要求文件管理登錄者的身份信息安全，可以采用身份認證和動態(tài)密碼來保證安全登錄文書檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)。

（三）檔案管理人才技能的提升。檔案管理人才是文書檔案數(shù)字化建設(shè)中特別關(guān)鍵的一點。所以要從多方面來提高文書檔案管理者的專業(yè)技術(shù)水平，比如文書檔案管理者的專業(yè)技能和計算機網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)水平，確保文書檔案管理者對文書檔案管理業(yè)務(wù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的熟悉度，只有這樣的復(fù)合型人才能有力地推進文書檔案的數(shù)字化。

四、結(jié)語

為了更加完善老年大學(xué)文書檔案管理的進步與發(fā)展，應(yīng)該在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，通過完善文書檔案的管理制度，提高文件管理工作者的自身素質(zhì)和工作責任感及老年大學(xué)的管理制度來確保管理檔案信息的安全性，緊跟社會信息化的腳步來提高老年大學(xué)的數(shù)字化進程。

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