魯海雁

【摘要】現(xiàn)階段，高職教育的不斷發(fā)展，推動著高職院校各個方面的進步。檔案管理作為一所學(xué)校的重要組成部分，在教育發(fā)展的大環(huán)境中，受到了各個層面的關(guān)注。但由于檔案管理一直處于被忽略的狀態(tài)，故而也存在著不少的問題。本文以高職院校檔案管理為研究對象，分析了檔案規(guī)劃管理的重要意義和存在的問題，并在此基礎(chǔ)上提出了針對性的措施。

【關(guān)鍵詞】高職院校，檔案規(guī)范化;重要意義;現(xiàn)存問題;管理措施

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案室直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱。高職院校中的檔案蘊含著非常大的內(nèi)容，從教職員工與學(xué)生的相關(guān)資料到人才培養(yǎng)情況，教學(xué)的管理和教研情況等，都是檔案室所記錄的信息內(nèi)容。高校為了更高的發(fā)展，必須對這一方面進行嚴格的規(guī)整和管理。

一、檔案管理的重要性以及現(xiàn)存問題

（一）重要性。在高職院校中，首先，雖然檔案管理歸根結(jié)底是收集各項有效信息，但高職院校的檔案內(nèi)容依舊較為復(fù)雜。其大體可以分為教學(xué)管理檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、教學(xué)檢查檔案和教學(xué)管理檔案。這些檔案從匯集、編寫到最后加工的過程，都花費大量的人力物力，只有做好檔案管理，才能有效提高這些檔案的利用率。其次，高職院校的檔案工作具有一定的嚴密性，做好檔案管理有助于保證檔案信息的安全性，讓檔案的價值有著更好的體現(xiàn)。同時，檔案管理有著高要求，收集周期長，使用價值高等特點，一定程度上從側(cè)面反映了檔案管理的重要性。最后，高職院校檔案管理的工作數(shù)量多，內(nèi)容龐大。在學(xué)校的教學(xué)與管理工作中，規(guī)整的檔案管理可以為院校的管理工作提高較為準確的依據(jù)。而將每一位教師的貢獻以及教師教學(xué)的相關(guān)資料收集匯編起來，一定程度上激發(fā)了廣大教職工人員的工作熱情，可謂一舉兩得。

（二）現(xiàn)存問題。檔案管理對高職院校有著非常重要的意義，但在現(xiàn)行管理中，高職院校的管理工作確實存在著許多大大小小的問題。1.材料收集不全。在收集檔案材料的過程中，相關(guān)工作人員通常因為自身的疏忽或者某些意外情況而無法將完整材料歸檔，這就導(dǎo)致一部分材料的缺失。而在教學(xué)過程中，很多教師在課堂上的優(yōu)秀教學(xué)過程并未通過文字記錄下來，相關(guān)教學(xué)材料便也就此流失。2.管理手段落后?？萍嫉拇蠓劝l(fā)展為社會帶了方方面面的改進，但在檔案管理方面，學(xué)校依舊以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔為主，這種管理方式可謂十分落后。同時，檔案整理方面，很多院校習(xí)慣性地將眾多檔案混在一起，并沒有進行規(guī)范和分類，使得檔案在搜索以及查缺補漏時候分外艱難。3.管理制度不夠完善?？v觀當(dāng)今院校，大多數(shù)學(xué)校在檔案管理方面僅僅派遣一名退休教師或者實習(xí)教師進行整理，其專業(yè)素質(zhì)能力不夠，在檔案整理時通常以自己的主觀意識為主，不能很好地進行科學(xué)合理的規(guī)劃。同時，檔案的紙張大小以及分類欄目標注的都十分不明確，更是為檔案整理增添難度。

二、高職院校檔案規(guī)范化管理措施

（一）強化師生檔案管理意識。檔案管理雖然以檔案管理員為主，但是其工作的順利展開也離不開教師和學(xué)生的理解與支持。首先，學(xué)校應(yīng)該雙管齊下，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，通過管理人員能力的提高來推動管理工作的質(zhì)量和水平的提高。其次，在學(xué)習(xí)生活中，學(xué)校應(yīng)當(dāng)大范圍地對檔案管理工作進行推廣，讓全校師生了解到檔案管理的重要性，從而推動學(xué)校檔案管理的發(fā)展。當(dāng)廣大師生認識到檔案管理重要性的時候，師生將會全面支持院校的檔案管理工作，在教學(xué)中幫助管理工作人員進行教材的記錄，讓其豐富的教學(xué)經(jīng)驗可以得以通過文字形式保留下來，與管理人員相互配合，豐富院校檔案資源，共同促進院校管理工作的順利展開。

（二）開創(chuàng)管理模式，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理。社會技術(shù)的不斷發(fā)展推動著管理模式的不斷創(chuàng)新，當(dāng)前院?？梢赞饤壟f有的管理模式，以現(xiàn)代科技為輔助，積極探索適合本院校的管理方法和手段，從而使得管理更為輕松便捷和高效。例如，首先，加強檔案工作的服務(wù)力度。通過完善檔案信息化網(wǎng)，檔案室可以為使用者提供各種需要的信息，同時也可以通過與其他院校的合作來加強資源的優(yōu)化配置，使得檔案更加完備。其次，創(chuàng)新管理技術(shù)。院校在管理方面可以為管理人員提供各項新型的辦公軟件以及信息化應(yīng)用系統(tǒng)，管理人員運用最新型技術(shù)將檔案轉(zhuǎn)化為電子檔，便于管理和保存的同時，更是減少了管理人員的不少工作。工作人員在登錄的時候，所有操作都會在后臺留下痕跡，同時對于自己所整理的檔案，也要相對應(yīng)地留下電子簽名，方便日后復(fù)查。這種管理方式一定程度上方便了相關(guān)人員進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題并及時做出應(yīng)對。

（三）加大檔案工作人員的培訓(xùn)力度。對于檔案的負責(zé)人來講，高職院校的檔案信息十分的重要，檔案管理人員在其中扮演著核心角色。但在具體的實踐中，高職院校出現(xiàn)了檔案管理人員數(shù)量有限，管理質(zhì)量有待提高的問題。針對這些問題，高職院校可以作出如下策略。例如，首先，院校需要對管理人員定期進行專業(yè)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)使得工作人員對自身工作的重要性有一個較為明確的認知。在日常工作中，尤其是面對檔案借閱時，工作人員必須遵守相關(guān)的用戶借閱程序。首先，進行用戶登記，登記結(jié)束后查找檔案，對于高級檔案來講，工作人員還需要對借閱用戶進行權(quán)限檢查。在確認權(quán)限以后，用戶提交閱讀，隨后查看檔案內(nèi)容，結(jié)束之后及時歸還，從而保證檔案的完整性。其次，院校需要制定相關(guān)的管理制度，通過管理制度的執(zhí)行來增強檔案工作人員的責(zé)任意識，以此保證檔案工作的順利展開。此外，高職院校也要對檔案管理室的環(huán)境進行提升，在舒適的環(huán)境之中，可以有效提高檔案工作人員的工作效率。最后，高職院校需要培養(yǎng)管理工作人員的自主學(xué)習(xí)能力。通過下放給管理人員一定的權(quán)限，讓其可以充分利用現(xiàn)有資源，學(xué)習(xí)這種知識充實自我，從而更好地做好檔案管理。同時，檔案管理工作人員也可以同其他院校的工作人員進行交流和溝通，取其精華去其糟粕，在交流中改進自身的檔案管理方法，提升高職院校檔案管理的質(zhì)量。

（四）健全檔案管理制度。不規(guī)矩，無方圓。從上文中可以得出健全檔案管理制度的重要性。統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理制度，可以為工作人員的管理起著良好的引導(dǎo)作用，同時推動院校檔案管理工作的正常有序進行。而如何健全和完善當(dāng)前的檔案管理制度，是高職院校面臨的一大難題。一是院校領(lǐng)導(dǎo)階層要建立起標準化的檔案管理制度。制定檔案需求的時候有一定的規(guī)劃，避免想一出是一出事件的發(fā)生。在挑選檔案管理工作人員時，相關(guān)負責(zé)人需要遵循一定的標準，確保所挑選出來的工作人員不僅有著較高的專業(yè)素養(yǎng)，同時也要有責(zé)任心，對待工作仔細認真。二是檔案管理工作人員要明確檔案管理的一系列流程。無論是資料收集還是檔案整理，工作人員都需要遵循院校所指定的流程，在流程之內(nèi)發(fā)揮出自身最大的作用。三是建立完善的監(jiān)督與審核制度。人非完人，檔案工作人員在工作時，極容易發(fā)生細微之處的失誤?？紤]到這種情況，院校需要創(chuàng)設(shè)監(jiān)督和審核制度，將責(zé)任落實到個人，讓每一位管理人員在工作的時候都能夠盡職認真，將管理工作真正的放到心上。四是相關(guān)管理部門進行定期培訓(xùn)。院校要對管理人員進行有關(guān)職業(yè)操守和專業(yè)技能的培訓(xùn)。通過科學(xué)化和規(guī)范化的專業(yè)培訓(xùn)，確保工作人員有著一定的優(yōu)質(zhì)基礎(chǔ)，確保其進行檔案管理的可行性。

三、小結(jié)

綜上所述，檔案管理隨著教育的不斷發(fā)展，在院校中有著越來越重要的位置和作用。相關(guān)管理人員以及院校領(lǐng)導(dǎo)階層要不斷地自我更新，緊隨時代發(fā)展，及時調(diào)整和完善管理制度，最大限度地保留學(xué)院管理中的蘊藏的資料，發(fā)揮出這些資料的最大價值，從而推動學(xué)院的進一步發(fā)展。

【參考文獻】

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