蘇碧瑩

【摘要】《政府信息公開條例》的重新修訂并推行，為檔案的開放利用領(lǐng)域注入了新的生機(jī)與活力，但是由于檔案工作本身的特殊性，使其面臨著開放與保密兩難的境地。筆者分析了政務(wù)公開環(huán)境下檔案開放工作面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，提出了打造檔案的一站式服務(wù)平臺(tái)、增強(qiáng)新媒體的利用、構(gòu)建檔案工作的績(jī)效評(píng)估體系等措施。

【關(guān)鍵詞】政府信息公開;檔案開放;新媒體;一站式服務(wù)

隨著信息產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，我國(guó)電子政務(wù)建設(shè)如火如荼地進(jìn)行。政府的運(yùn)行和管理方式也逐漸向著高效、透明、共治的方向轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)階段，我國(guó)的政務(wù)信息公開基本實(shí)現(xiàn)了決策、執(zhí)行、管理、服務(wù)、結(jié)果的“五公開”，由基礎(chǔ)信息公開到重點(diǎn)信息公開，由流程信息公開到部門信息公開，分別從橫向、縱向兩個(gè)維度實(shí)踐著信息共享的處理方式，著力保障人民的知情權(quán)、監(jiān)督權(quán)和表達(dá)權(quán)。

政務(wù)文件在檔案信息中占絕大部分。但是，我國(guó)檔案信息的利用存在明顯滯后的局面。關(guān)于檔案的開放利用，因?yàn)槲茨芡黄苽鹘y(tǒng)的“重藏輕用”觀念，現(xiàn)階段我們的檔案文件仍存在著封閉性、神秘性的色彩，這與追求透明、公開的服務(wù)型政府的取向相背離。在信息公開、數(shù)據(jù)共享空前高漲的形勢(shì)下，對(duì)于如何進(jìn)一步促進(jìn)檔案資料的利用，有效挖掘檔案資源內(nèi)部的價(jià)值，值得我們思考。

一、檔案開放利用契機(jī)

2019年《政府信息公開條例》的重新修訂，為我國(guó)開放政府建設(shè)再一次注入生機(jī)與活力，檔案是一部分政府信息的載體和存在形式。在開放政府的建設(shè)中，檔案開放需要秉承著開放透明、參與和協(xié)作的理念。檔案開放不應(yīng)該局限于檔案信息的開放，更應(yīng)該促進(jìn)公共信息獲取，鼓勵(lì)公民參與公共治理，使檔案信息在增進(jìn)社會(huì)記憶和身份認(rèn)同方面扮演重要角色。

加拿大的檔案學(xué)者特里·庫(kù)克曾提出檔案學(xué)范式的四個(gè)演進(jìn)階段，分別是證據(jù)、記憶、認(rèn)同、社會(huì)（社區(qū)）。在政務(wù)信息公開的背景下，檔案的開放的價(jià)值正在朝著“檔案學(xué)范式”中的社會(huì)發(fā)展演進(jìn)，檔案記憶屬性向社會(huì)記憶延伸，檔案資源向著整合共享與信息增值的方向邁進(jìn)。同時(shí)信息的公開也帶來了信息的管理方式和社會(huì)意識(shí)等多方面的變革。所以在信息公開的背景下，檔案開放應(yīng)該遵循互動(dòng)、共享、共建的原則，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)館際互通、信息開放共享的目標(biāo)。

二、政府信息公開環(huán)境下檔案開放利用面臨新挑戰(zhàn)

隨著電子政務(wù)的建設(shè)不斷深入，檔案信息伴隨著政務(wù)信息公開實(shí)施被放置在一個(gè)開放的環(huán)境中，面對(duì)人們信息共享的意識(shí)不斷提高和信息公開的政策導(dǎo)向，對(duì)于檔案的開放利用工作來說既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。

（一）信息共享觀念對(duì)傳統(tǒng)管理模式和保密觀念的沖擊。我國(guó)的檔案工作人員受傳統(tǒng)觀念影響，普遍存在“重保輕用”的問題。在政務(wù)信息公開的驅(qū)使下，檔案工作人員的意識(shí)開始覺醒。同時(shí)，檔案部門的管理工作應(yīng)該權(quán)衡好檔案資源的開放與保密二者之間的關(guān)系，防止出現(xiàn)不平衡，在積極提倡檔案開放利用的同時(shí)，又要防止工作重心出現(xiàn)偏差，而忽略檔案的保密工作。面對(duì)新的環(huán)境以及舊的管理模式，必須有機(jī)統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案保密與開放利用工作。

（二）制度法規(guī)之間的對(duì)抗?！墩畔⒐_條例》強(qiáng)調(diào)公開的立法精神，其以“公開是原則，不公開是例外”為立法原則?！侗Ｃ芊ā窂?qiáng)調(diào)的則是保密的立法精神;另外，法規(guī)中對(duì)于具體的開放與保密范圍界定也有所出入。在政策法規(guī)不協(xié)調(diào)的情況下，檔案工作者在檔案的保密與開放工作中容易出現(xiàn)思路不統(tǒng)一、相關(guān)概念不清晰、工作不能夠深入、甚至出現(xiàn)無(wú)所適從的現(xiàn)象。我國(guó)從1980年陸續(xù)出臺(tái)的與檔案開放有關(guān)的法規(guī)規(guī)章，大都以“保密為重”作為責(zé)任定位，并落實(shí)“保密優(yōu)先”的責(zé)任取向，嚴(yán)重制約了相關(guān)政策的實(shí)施及其效率。在大數(shù)據(jù)與開放政府的新型政府治理和社會(huì)治理環(huán)境下，迫切需要制定并實(shí)施滿足社會(huì)成員個(gè)性化需求的檔案開放數(shù)據(jù)政策，而不僅僅是宏觀性的檔案開發(fā)政策導(dǎo)向。

（三）檔案信息化建設(shè)的滯后性。受現(xiàn)代通信技術(shù)的影響，信息產(chǎn)生渠道、表現(xiàn)形式、存在形式以及獲取渠道都發(fā)生了很大的變化。檔案利用者也越來越愿意選擇便捷的網(wǎng)絡(luò)獲取的方式，但是，檔案資源的網(wǎng)絡(luò)利用需要以檔案資源的信息化為基礎(chǔ)，以數(shù)字檔案館為依托平臺(tái)。但是，我國(guó)在檔案信息化建設(shè)的過程中存在著明顯的滯后性。例如，檔案館之間“各自為政”，檔案數(shù)字化資源分割，難以進(jìn)行資源的整合;另外，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)規(guī)模不等，整體性和統(tǒng)一性差，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，低水平的重復(fù)建設(shè)，無(wú)規(guī)范化控制，存在安全隱患。

（四）檔案服務(wù)利用渠道單一，檔案信息孤島的現(xiàn)象存在?，F(xiàn)在單一的檔案服務(wù)利用的形式，難以滿足利用者的多維度、多層次的利用需求。社交媒體未能夠真正融入檔案利用服務(wù)之中，檔案館網(wǎng)站未能實(shí)現(xiàn)與政務(wù)信息公開窗口的互聯(lián)互通。再者，由于檔案數(shù)字化與工作系統(tǒng)之間不兼容的情況存在，致使檔案“信息孤島”的現(xiàn)象的存在。

三、電子政務(wù)在檔案開放利用方面的借鑒意義

（一）打造“一站式”綜合服務(wù)的檔案信息服務(wù)平臺(tái)。電子政務(wù)中“一站式服務(wù)”是對(duì)政府內(nèi)部流程進(jìn)行重組，將其各方資源進(jìn)行集中，改變?cè)械摹按?lián)”的服務(wù)方式為“并聯(lián)”，簡(jiǎn)化用戶的辦事流程，提高工作效率。伴隨著信息技術(shù)的利用與發(fā)展，對(duì)檔案管理已經(jīng)由原來的實(shí)體管理逐漸過渡到信息管理乃至對(duì)知識(shí)的管理，更加注重對(duì)其內(nèi)部信息資源的分析與歸納。而相對(duì)應(yīng)的，在檔案利用服務(wù)方面也面臨著轉(zhuǎn)型和升級(jí)。通過對(duì)檔案信息內(nèi)容的描述和組織，建立方便快捷的檢索工具代替了原有的用戶需要到檔案館，采用書本式或卡片式的檢索這種復(fù)雜的單向互動(dòng)的利用方式?，F(xiàn)階段，由于社交媒體的發(fā)展，檔案館越來越注重檔案的在線閱覽和提供利用，通過社交媒體的互動(dòng)了解用戶需求，進(jìn)行檔案信息的編研，從而實(shí)現(xiàn)檔案館與用戶的雙向互動(dòng)。

所以，在檔案信息資源服務(wù)領(lǐng)域，應(yīng)著力構(gòu)建“一站式”檔案信息資源服務(wù)平臺(tái)。打造“一站式服務(wù)”平臺(tái)是構(gòu)建跨檔案館的“一站式”的綜合檔案信息服務(wù)平臺(tái)。對(duì)檔案的信息資源進(jìn)行重新整合和統(tǒng)一的配置，對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)檔案資源由封閉到開放、由分散到集約，打破檔案館之間的地域限制，并采用統(tǒng)一規(guī)范的歸檔格式，為用戶提供多地區(qū)、特色化、及時(shí)性的檔案資源服務(wù)。

（二）“兩微一端”的服務(wù)模式。在電子政務(wù)建設(shè)過程中，“兩微一端”已然成為政府的標(biāo)配，在電子政務(wù)中，“兩微”以其良好的交互性與“一端”的專業(yè)性、權(quán)威性，共同促進(jìn)了電子政務(wù)的發(fā)展。檔案工作若想一改往日的神秘色彩，對(duì)新型社交媒體的重視不可或缺。我國(guó)檔案館最早利用微信公眾號(hào)進(jìn)行宣傳是2014年，開設(shè)官方微博是2012年，對(duì)于移動(dòng)APP客戶端的使用是2013年。雖然檔案館對(duì)微信公眾號(hào)的使用相對(duì)晚于微博與APP客戶端，但是從其關(guān)注度、受眾性來講，檔案館的微信公眾號(hào)宣傳力度都要優(yōu)于APP客戶端與微博。1.增加對(duì)微博的關(guān)注度。近年來，微博在政務(wù)領(lǐng)域的使用正火熱進(jìn)行。“微博問政”成為人民行使監(jiān)督權(quán)、表達(dá)權(quán)，了解國(guó)家政策的重要渠道之一。微博以其傳播信息的迅速性與活潑、生動(dòng)、開放的語(yǔ)言特點(diǎn)，讓人民消除對(duì)政務(wù)的畏懼和緊張感，拉近了二者之間的關(guān)系。作為檔案館來說，應(yīng)注重檔案館官方微博的建設(shè)，將其作為發(fā)聲的重要渠道之一，了解用戶的需求，拉近檔案與人民的距離，提高檔案的利用率。2.重視新媒體的使用程度?，F(xiàn)階段，人們已經(jīng)習(xí)慣通過網(wǎng)絡(luò)來獲取信息，檔案館應(yīng)著力構(gòu)建以社交媒體為依托的檔案利用服務(wù)，充分發(fā)揮出新媒體即時(shí)服務(wù)、按需獲取、方便快捷的優(yōu)勢(shì)，拓展檔案服務(wù)內(nèi)容，創(chuàng)新服務(wù)方式，提高新媒體在檔案利用服務(wù)中的占比率和使用率。

（三）一把手責(zé)任制，從集權(quán)走向分權(quán)。伴隨著社會(huì)的信息化、民主化，電子政務(wù)不僅是政府體制改革的必然選擇，也推動(dòng)著政務(wù)處理方式向著合理化、規(guī)范化、民主化的方向發(fā)展，同時(shí)也促進(jìn)政府組織結(jié)構(gòu)的更新。長(zhǎng)期以來，受封閉、不自主的科層制的影響，在信息傳遞過程中難免出現(xiàn)信息失真的問題。而電子政務(wù)的出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)了一種區(qū)別于科層制的政府組織形態(tài)，借助信息技術(shù)的力量，落實(shí)了行政公開化與民主化，通過精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)與改組流程，使原有的金字塔形結(jié)構(gòu)向著扁平化結(jié)構(gòu)發(fā)展，由權(quán)力的集中逐步走向分權(quán)、民主。與此同時(shí)，對(duì)于“一把手”的要求提高，“一把手”的能力、觀念、素質(zhì)對(duì)電子政務(wù)建設(shè)起著至關(guān)重要的作用。1.明確權(quán)責(zé)關(guān)系，樹立開放觀念。面對(duì)檔案的開放利用，應(yīng)吸納電子政務(wù)中“一把手責(zé)任制”的內(nèi)涵，明確責(zé)任機(jī)制，消除檔案館工作人員害怕追責(zé)、消極開放的心理，建立開放免責(zé)與不開放追責(zé)的制度。制定落實(shí)內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，明確進(jìn)入檔案館的義務(wù)與人員工作的職能。2.全方位提升工作人員的素質(zhì)。在觀念上，作為檔案工作人員應(yīng)該一改往日“為國(guó)守史”的觀念。應(yīng)以開放、共享、創(chuàng)新、服務(wù)的意識(shí)來要求自己，全面提升自己的素質(zhì)。檔案工作人員對(duì)待檔案信息的傳播方式應(yīng)力求創(chuàng)新;對(duì)待用戶，應(yīng)該始終秉承著服務(wù)至上的原則。在檔案工作人員能力方面，提高對(duì)專業(yè)能力的要求，注重對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)使用能力的考核。加大對(duì)專業(yè)人才的培育力度，填補(bǔ)檔案管理專業(yè)人才的空白。另外，國(guó)家相關(guān)部門要早日實(shí)行檔案職業(yè)資格準(zhǔn)入制度，建立一整套檔案專業(yè)創(chuàng)新人才的評(píng)價(jià)體系和激勵(lì)機(jī)制，為他們提供施展才華的平臺(tái)。3.構(gòu)建檔案開放利用的績(jī)效評(píng)估體系。為了分析電子政務(wù)中存在的問題，對(duì)其進(jìn)行評(píng)價(jià)，及時(shí)反饋信息。國(guó)外相關(guān)組織對(duì)電子政務(wù)的建設(shè)進(jìn)行系統(tǒng)的績(jī)效評(píng)估，建立了相對(duì)完善的績(jī)效評(píng)估體系。例如，在聯(lián)合國(guó)出臺(tái)的相關(guān)電子政務(wù)績(jī)效評(píng)估體系中，分別從準(zhǔn)備度、參與度兩個(gè)維度對(duì)電子政務(wù)的建設(shè)情況和使用情況進(jìn)行評(píng)估;另外，埃森哲電子政務(wù)績(jī)效評(píng)估體系也分別從政府端、用戶端和公眾意愿三個(gè)方面對(duì)電子政務(wù)績(jī)效進(jìn)行了較全面的評(píng)估，而在檔案開放方面，我國(guó)學(xué)者對(duì)檔案開放利用的評(píng)估較少。不健全的檔案利用服務(wù)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)是我國(guó)檔案開放利用程度較低的原因之一。為促進(jìn)我國(guó)的檔案開放利用工作，構(gòu)建檔案開放利用的績(jī)效評(píng)估體系勢(shì)在必行。

四、結(jié)語(yǔ)

習(xí)近平總書記在黨的十八屆五中全會(huì)第二次全體會(huì)議上的講話鮮明提出了創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享的發(fā)展理念。在檔案開放利用中，落實(shí)檔案信息公開、共享已成為檔案工作人員的社會(huì)責(zé)任，也是應(yīng)對(duì)時(shí)代變化的必然選擇。

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