張偉

摘 要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院成立以來(lái)直接形成的重要記錄，真實(shí)反映了醫(yī)院的人文面貌、歷史變遷、發(fā)展進(jìn)程。是各屆領(lǐng)導(dǎo)及同志們?yōu)獒t(yī)院發(fā)展付出努力和心血的有力憑證，為醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展提供較強(qiáng)的參考研究?jī)r(jià)值。檔案管理工作的質(zhì)量直接關(guān)系到醫(yī)院的未來(lái)發(fā)展。隨著醫(yī)院管理的逐步成熟，檔案管理工作也越來(lái)越受重視，目前正往信息化道路發(fā)展，但也存在著諸多不盡如人意的地方，為此，筆者在本文中就我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，并對(duì)創(chuàng)新對(duì)策做一些探討，以期給相關(guān)研究者以有益借鑒。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;現(xiàn)狀;對(duì)策

檔案是社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，隨著醫(yī)院管理的不斷成熟，檔案管理工作產(chǎn)生了更高的要求，如何做好檔案管理工作，留存原始的社會(huì)記憶，穩(wěn)定良好的醫(yī)患關(guān)系，傳承和發(fā)揚(yáng)醫(yī)院傳統(tǒng)文化，推動(dòng)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展值得相關(guān)研究者思考和探究。

一、醫(yī)院檔案的定義

醫(yī)院檔案，是指醫(yī)院在醫(yī)療和管理活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括：文書(shū)檔案、科技檔案（基建、設(shè)備）、照片檔案、實(shí)物檔案、會(huì)計(jì)檔案、病歷檔案等等，它是醫(yī)院管理者、醫(yī)務(wù)人員及醫(yī)院其他工作人員辛勤勞動(dòng)和集體智慧的結(jié)晶，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。

二、檔案在醫(yī)院發(fā)展中的重要作用

1.檔案反映的歷史是真實(shí)而全面的

在醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中，其檔案是能夠了解醫(yī)院具體活動(dòng)的重要資料，也是醫(yī)院外在表現(xiàn)的一種記錄形式，通過(guò)對(duì)檔案的整理、分析，就能夠更好的了解醫(yī)院、發(fā)展醫(yī)院、辦好醫(yī)院。理療醫(yī)院的前身系炮臺(tái)莊聯(lián)合診所，于1956年建立，1959年改為老炮臺(tái)莊衛(wèi)生院，1988年改建為理療?？漆t(yī)院，后更名為理療醫(yī)院。2013年南開(kāi)區(qū)編修地方志，理療醫(yī)院充分利用文書(shū)檔案中的大量資料，書(shū)寫(xiě)了《理療醫(yī)院風(fēng)雨兼程30年》（1979-2010），詳實(shí)記載了理療醫(yī)院30年來(lái)不同歷史時(shí)期醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的過(guò)程，生動(dòng)再現(xiàn)了理療幾代人嘔心瀝血為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展不斷奮斗的歷史軌跡。它使后人明晰了理療醫(yī)院是如何從無(wú)到有、從小到大的奮斗過(guò)程。

理療醫(yī)院能獲得今天的成就，是前輩的理療人用青春和熱血辛苦奮斗而來(lái)的，今后又是后輩的年輕同志對(duì)醫(yī)院優(yōu)良傳統(tǒng)的不斷延續(xù)。如果我們將醫(yī)院在社會(huì)活動(dòng)中產(chǎn)生的文書(shū)資料、基建資料、設(shè)備資料、實(shí)物資料、會(huì)計(jì)資料及聲像材料等都及時(shí)有效地收集歸檔，再通過(guò)檔案工作者整理、鑒定、保管及最大限度內(nèi)提供利用，為醫(yī)院各項(xiàng)工作服務(wù)，即可不斷提高醫(yī)院管理水平，推動(dòng)醫(yī)院更好更快發(fā)展。

2.檔案是領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的依據(jù)

在醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中，醫(yī)院高層管理人員在針對(duì)問(wèn)題制定解決措施過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)查看以往規(guī)定，進(jìn)而來(lái)確保其解決措施的合理。比如：在改革院內(nèi)制度時(shí)，醫(yī)院高層管理人員就會(huì)以以往管理制度為基礎(chǔ)，結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展實(shí)情，制定新的《職責(zé)與制度》，為新時(shí)期醫(yī)院管理制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化提供了指南。

3.檔案是推動(dòng)醫(yī)院工作全面發(fā)展的重要載體

由檔案形成的編研材料，是醫(yī)院工作中頻繁利用的指導(dǎo)性工具。其中二次加工的編研材料是通過(guò)摘錄、縮編、剪輯檔案內(nèi)容，并按照一定的要求重新組織整理形成的概括性、合理性材料。它的種類多，針對(duì)性強(qiáng)，信息集中系統(tǒng)，能為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供內(nèi)容最豐富、形式最直接、效率最快捷的服務(wù)。近幾年，理療醫(yī)院十分重視檔案的編研工作，編研了《醫(yī)院大事記》（1988-2018）、《組織沿革》、《黨建工作制度分冊(cè)》、《紀(jì)檢工作分冊(cè)》、《行政工作制度分冊(cè)》、《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》、《天津市南開(kāi)區(qū)理療醫(yī)院工作總結(jié)匯編》（2006-2017）等一些既有存史價(jià)值，又能起到指導(dǎo)作用的讀本，通過(guò)充分發(fā)揮檔案的積累和載體作用，推動(dòng)了醫(yī)院各項(xiàng)工作的全面發(fā)展。

4.檔案是醫(yī)院管理的好助手

醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中，留存了大量的檔案，這些檔案資料為醫(yī)院的管理工作解決了許多實(shí)際問(wèn)題，為維護(hù)和諧的醫(yī)患關(guān)系提供憑證，有效確保醫(yī)務(wù)工作者的工作質(zhì)量，提高醫(yī)院工作者的工作速度，減少成本支出，為醫(yī)院發(fā)展提供幫助。比如：2019年理療醫(yī)院著手準(zhǔn)備主樓改造，理療醫(yī)院檔案室保存完好無(wú)缺的原有施工圖紙為主樓的維修和改造具有一定的參考依據(jù)，在重新實(shí)地測(cè)量等環(huán)節(jié)中可避免重復(fù)操作，節(jié)省時(shí)間。

再者醫(yī)院在接受各方面的檢查時(shí)，如：2019年區(qū)委巡查，黨總支、院長(zhǎng)辦公會(huì)、中層會(huì)會(huì)議記錄，成為檢查的主要內(nèi)容，而這些會(huì)議記錄都完整記錄了醫(yī)院開(kāi)展各項(xiàng)工作的足跡，在檔案室中保存完好無(wú)缺，隨時(shí)可以調(diào)取。為醫(yī)院順利通過(guò)巡查奠定了良好基礎(chǔ)。

三、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題

1.領(lǐng)導(dǎo)普遍重視程度不夠

在醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中，受傳統(tǒng)思維的束縛，醫(yī)院管理層普遍對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)的不全面、不透徹，將檔案管理工作簡(jiǎn)單的定義為收集、歸納、整理、保管文件材料的事務(wù)性工作。在醫(yī)院年度工作目標(biāo)、計(jì)劃中，往往把如何提高醫(yī)療水平、醫(yī)療質(zhì)量、醫(yī)療服務(wù)、改善服務(wù)態(tài)度和就醫(yī)條件等等看作醫(yī)院管理的全部，缺乏對(duì)檔案的科學(xué)管理、設(shè)備投入、人員培訓(xùn)的考慮。另一方面院內(nèi)對(duì)檔案收集的宣傳力度不夠，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識(shí)不到檔案對(duì)醫(yī)院發(fā)展的價(jià)值和作用，因此投入到檔案管理的資源不足，檔案資源得不到充分的開(kāi)發(fā)和利用，導(dǎo)致當(dāng)下醫(yī)院的檔案管理工作跟不上現(xiàn)代化的管理步伐。

2.檔案管理機(jī)制不完善

在醫(yī)院管理中，很多醫(yī)院一般都按照衛(wèi)健委的要求，制定了適用于本院的，較為健全的管理制度和各科人員的工作職責(zé)，而檔案管理還沒(méi)有建立起完善的管理機(jī)制、檢查考核措施，醫(yī)院內(nèi)部缺少專業(yè)的管理人員和科學(xué)的管理體系，這些弊端導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理工作不科學(xué)、不規(guī)范，檔案資料的保存和使用都存在嚴(yán)重的偏差，致使檔案管理的質(zhì)量并不理想。

3.缺乏專業(yè)的檔案管理人才

大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員并沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)的培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管理要求及檔案材料的搜集、分類、裝訂等業(yè)務(wù)都不是很精通，而且多數(shù)檔案管理人員都是由辦公室或行政科室人員兼職，往往不能全身心的投入到檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)中，缺乏對(duì)檔案知識(shí)的鉆研精神、進(jìn)取精神，導(dǎo)致思維不能完全做到專業(yè)化、現(xiàn)代化、信息化、前沿化，制約了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。

4.檔案管理跟不上時(shí)代的步伐

隨著信息時(shí)代的到來(lái)和醫(yī)療技術(shù)的提高，檔案數(shù)字化已成為檔案工作的重中之重，紙質(zhì)檔案掃描工作在各地如火如荼地進(jìn)行[]。而目前有些醫(yī)院還只是停留在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理技術(shù)上，已不能滿足當(dāng)今醫(yī)院的發(fā)展要求，只會(huì)間接降低醫(yī)院工作效率與質(zhì)量。因此想要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的長(zhǎng)久發(fā)展和快速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作也必須跟上時(shí)代的腳步，不斷向紙質(zhì)檔案數(shù)字化、應(yīng)用漢字識(shí)別技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)模式改進(jìn)。在現(xiàn)代化的設(shè)備下，醫(yī)院檔案管理工作才會(huì)幫助醫(yī)院完成預(yù)定的功能，滿足不同部門(mén)的需求。

5.檔案數(shù)字化工作存在安全風(fēng)險(xiǎn)

近年來(lái)檔案數(shù)字化工作在機(jī)關(guān)單位推進(jìn)較快，在發(fā)揮積極作用的同時(shí)，也暴露出管理上的安全風(fēng)險(xiǎn)隱患。保密行政管理部門(mén)在案件查處工作中發(fā)現(xiàn)，部分機(jī)關(guān)單位在檔案數(shù)字化工作中違反保密法律法規(guī)規(guī)定操作，導(dǎo)致失泄密案件時(shí)有發(fā)生。檔案數(shù)字化工作按流程可以分為生成、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、利用4個(gè)環(huán)節(jié)。常見(jiàn)的失泄密環(huán)節(jié)有：違規(guī)外包掃描、檔案數(shù)字化資料流轉(zhuǎn)不登記、存儲(chǔ)載體丟失、違規(guī)復(fù)制擴(kuò)散等。檔案數(shù)字化泄密反映出的問(wèn)題有：一是工作人員缺乏保密意識(shí)和常識(shí)，檔案管理部門(mén)未按要求對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行保密教育和提醒，二是檔案管理人員認(rèn)知上的偏差，錯(cuò)誤地以為電子版的檔案資料可以隨便復(fù)制、共享使用，造成國(guó)家秘密知悉范圍擴(kuò)大，最終導(dǎo)致泄密。三是外包監(jiān)管嚴(yán)重缺位。檔案數(shù)字化工作一般外包給專業(yè)公司進(jìn)行，有的檔案管理部門(mén)沒(méi)有對(duì)有關(guān)公司資質(zhì)、人員等信息進(jìn)行審查，甚至對(duì)相關(guān)的數(shù)字化設(shè)備也不進(jìn)行安全檢查，使國(guó)家秘密處于危險(xiǎn)境地，隨時(shí)可能失控，后患無(wú)窮。四是成果流轉(zhuǎn)“予取予求”，檔案數(shù)字化過(guò)程中對(duì)于原始檔案的管理、出庫(kù)和入庫(kù)、拆封和復(fù)原等環(huán)節(jié)沒(méi)有交接手續(xù)，也不逐卷核對(duì)是否一一對(duì)應(yīng)，不僅會(huì)給“有心之人”提供可乘之機(jī)，也不利于數(shù)字化效率的提升。完成數(shù)字化的檔案資料在使用過(guò)程中，有的人隨意復(fù)制和打印，缺乏完善的后臺(tái)管理機(jī)制，沒(méi)有建立相關(guān)臺(tái)帳，出事后做不到對(duì)數(shù)字化檔案的操作“有跡可循”。

四、醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新對(duì)策

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確職責(zé)

加強(qiáng)醫(yī)院檔案工作，首先各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)增強(qiáng)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是做好醫(yī)院檔案工作的前提條件和重要保證;其次，醫(yī)院要把檔案工作當(dāng)成一項(xiàng)全局性的工作來(lái)做，強(qiáng)化檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，要確定主要領(lǐng)導(dǎo)主抓，分管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督落實(shí)，將檔案工作，納入年度工作目標(biāo)，強(qiáng)化各部門(mén)檔案工作的協(xié)調(diào)配合，真正做到檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理。

2.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)主要反映在檔案管理人員的工作意識(shí)和對(duì)崗位的熱情，在醫(yī)院科學(xué)管理中檔案管理人員發(fā)揮著重要作用，他們自身綜合素質(zhì)的提高關(guān)系著醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展。在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，檔案管理人員首先要具備較高的思想政治素質(zhì)，要牢固樹(shù)立政治意識(shí)、大局意識(shí)、核心意識(shí)、看齊意識(shí)，深入學(xué)習(xí)宣傳貫徹《檔案法》，在掌握《檔案法》的同時(shí)要提高政治站位，干一行、愛(ài)一行、鉆一行，打破固有藩籬，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，創(chuàng)新工作方法、提高工作標(biāo)準(zhǔn)、著力完善管理體制、檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法，健全工作制度，不斷創(chuàng)新檔案管理方法，持續(xù)推進(jìn)檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。

3.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員的培訓(xùn)力度

由于醫(yī)院的檔案管理人員，都是兼職，不夠?qū)I(yè)，應(yīng)加大對(duì)他們的培訓(xùn)力度，至少每年一次，如：請(qǐng)專家和相關(guān)行業(yè)的優(yōu)秀檔案者為檔案人員講課，傳授經(jīng)驗(yàn)和研究成果，再者應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部交流，以南開(kāi)區(qū)衛(wèi)健委下屬的醫(yī)院為例，幾家距離近的醫(yī)院可以組成互學(xué)小組，互幫互學(xué)互助，分享好的辦法好的經(jīng)驗(yàn)，共同提高醫(yī)院的整體水平，以促使我們的檔案員能更專業(yè)，技術(shù)更精進(jìn)，思維更開(kāi)闊，管理方式更前沿、更科學(xué)，不斷優(yōu)化管理模式，提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量，方便、高效、快捷的為醫(yī)院檔案需求者服務(wù)，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的開(kāi)展付出不斷地努力。

4.健全醫(yī)院檔案管理工作的設(shè)施設(shè)備

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理形式，如檢索、查閱與資料整理流程，已經(jīng)很難滿足醫(yī)院的工作需求。在信息時(shí)代的影響下，科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)已經(jīng)在很多領(lǐng)域得到廣泛的應(yīng)用。很多醫(yī)院檔案管理也由原來(lái)的人工服務(wù)變?yōu)殡娮铀饕?，管理模式有了很大的進(jìn)展，這也對(duì)醫(yī)院檔案工作管理效率提出了更高的要求，醫(yī)院要增加相關(guān)先進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，擴(kuò)大設(shè)備設(shè)施的使用，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)如：影像掃描技術(shù)、OCR識(shí)別技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）圖像處理技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等，進(jìn)一步提高檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，釋放檔案資源巨大潛能，把“死檔案”變成“活信息”[ 數(shù)字檔案管理《建設(shè)高質(zhì)量檔案信息庫(kù)把“死檔案”變成“活信息”》]嚴(yán)格執(zhí)行檔案資料保密制度，切實(shí)維護(hù)好醫(yī)院檔案信息的完整和安全。把服務(wù)于醫(yī)院、服務(wù)于一線科室作為發(fā)揮作用的主渠道，為醫(yī)院的發(fā)展貢獻(xiàn)力量和智慧。

5.檔案數(shù)字化嚴(yán)防失泄密

（1）開(kāi)展檔案數(shù)字化專項(xiàng)保密教育。檔案數(shù)字化工作中暴露出來(lái)的保密問(wèn)題本質(zhì)上是人的問(wèn)題，只有使有關(guān)人員主觀上認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化涉及保密的籠子、確保國(guó)家秘密安全奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。要加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化工作人員的安全保密教育和技能掊訓(xùn)，結(jié)合案例開(kāi)展教育，確保相關(guān)工作人員樹(shù)立強(qiáng)烈的保密意識(shí)，掌握基本的保密常識(shí)。

（2）強(qiáng)化檔案數(shù)字化全過(guò)程保密監(jiān)管。按照國(guó)家檔案局印發(fā)的《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》要求，慎重選擇外包公司開(kāi)展數(shù)字化工作，涉及涉密檔案資料的數(shù)字化必須在專門(mén)場(chǎng)所進(jìn)行，并派專人全程監(jiān)管。

（3）規(guī)范檔案數(shù)字化成果管理。檔案數(shù)字化工作中要做好交接手續(xù)，嚴(yán)格清點(diǎn)相關(guān)文件資料，確保不丟件、不錯(cuò)件。加工完成的數(shù)字化檔案資料要認(rèn)真整理。

（4）加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案的安全防護(hù)，嚴(yán)格區(qū)分?jǐn)?shù)字檔案涉密與非密，并定期進(jìn)行檢查。同時(shí)按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等相關(guān)制度，做好相關(guān)數(shù)字檔案的備份工作。

五、結(jié)語(yǔ)

經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開(kāi)檔案。[ 數(shù)字檔案管理《與檔案有關(guān)的名人名言-習(xí)近平》]檔案有它的特點(diǎn)就是平時(shí)不起眼，也不引人注目，但是，一旦當(dāng)你需要時(shí)，如果平時(shí)工作沒(méi)做好，臨海掘井，就悔之晚矣[ 數(shù)字檔案管理《與檔案有關(guān)的名人名言-江澤民》]。作為檔案員應(yīng)該肩負(fù)起我們的責(zé)任，傳承和發(fā)揚(yáng)工匠精神，不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化技術(shù)，把檔案整理好、保管好，持續(xù)創(chuàng)新檔案管理工作，最大化的提高檔案利用效率，為一線科室服好務(wù)，為醫(yī)院服務(wù)好，充分發(fā)揮檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展中的推動(dòng)作用，適應(yīng)醫(yī)院不斷發(fā)展的需要。

“庫(kù)里有金須人煉，案中墨田要常耕。件件卷卷皆錦秀，櫥櫥柜柜盡春秋。件件卷卷流萬(wàn)古，字字句句耀千秋。”“蘭臺(tái)傳后世，鑒古照千秋?！弊屛覀兂掷m(xù)做好檔案管理工作，不辜負(fù)載入歷史史冊(cè)的檔案員的名稱。

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（作者單位：天津市南開(kāi)區(qū)理療醫(yī)院）