蘭吉

摘 要 文書檔案是在日常工作中形成的各類文件、圖像、聲像以及在其他載體上的各種記錄，是單位發(fā)展的真實記載和工作考查的重要依據。本文針對文書檔案管理中存在的一些問題，闡述了在新形勢下如何提高文書檔案管理水平及工作效率，使檔案最大化被加以利用，以此論證做好文書檔案管理對單位及社會發(fā)展的重要性。

關鍵詞 文書檔案 信息化 檔案管理

文書檔案是反映一個單位發(fā)展歷程和主要活動的重要文件材料，具有一定的政策性和機密性，擁有創(chuàng)新的理念、高端的配置、先進的技術、完善的制度以及專業(yè)的人才是提高文書檔案管理水平必不可少的前提條件。

一、目前文書檔案管理工作中存在的問題

（一）理念落后，對檔案工作不重視

部分單位檔案管理理念落后，停滯在傳統(tǒng)檔案管理層面，對檔案工作不夠重視，約束了檔案管理水平的提高。很多資料來源于部門日常工作，但很多部門人員沒有檔案的概念，不重視保管收集相關資料，未及時向檔案部門歸檔，導致重要檔案遺失。由于收集、整理不到位，檔案應有的作用得不到發(fā)揮。

（二）基礎設施建設較為薄弱

一是不具備檔案室應有的條件。隨著單位的發(fā)展，人員、項目的不斷增加，有些單位可能會縮減檔案室來改善辦公環(huán)境，這不符合檔案管理制度，也不利于檔案工作的正常開展；二是隨著科技高速發(fā)展，檔案工作也朝著信息化方向不斷前進，但受場地、經費等限制，網絡環(huán)境、硬件環(huán)境、系統(tǒng)軟件等都達不到相關水平，配套設施跟不上，不具備理想的檢索環(huán)境，導致檔案沒有被很好地利用。

（三）文書與檔案銜接渠道不暢通

一是在歸檔中，經常會存在文件收集不夠完整，比如有的只有底稿缺正文，有的有正文卻沒有附件，或者請示件和批復件沒有放在一起，年終時人事工資審批表、花名冊、報表、會議記錄等沒有及時收集。拿照片檔案來說，如果對照片收集不夠重視，逢慶典或大型活動需要時，缺少生動形象的照片，就會直接影宣傳的質量和效果；二是歸檔不規(guī)范，主要表現(xiàn)在檔號編制、卷內標題擬寫、目錄格式等不規(guī)范，有些案卷缺少卷內目錄，分類隨意，性質相同的文件分類結果不同時有發(fā)生；三是歸檔文件范圍界定標準不統(tǒng)一，經常將無須歸檔的文件進行歸檔。如上級機關普發(fā)文件不需要本機關辦理的，非本機關工作人員任免、獎懲文件等。由此導致該歸檔的沒歸檔，不該歸檔的隨意歸檔，已歸檔的檢索不到，檔案價值實現(xiàn)不了。

（四）制度與實際脫節(jié)，檔案人員專業(yè)水平不夠

一是相關檔案工作制度不完善，與實際脫節(jié)，操作性不強；二是檔案人員專業(yè)素質不夠高，有些單位檔案管理人員身兼多職，且崗位時常變動，認為檔案誰都能做，誰都能管，不能滿足新時期開展檔案工作的需要，文書與檔案工作脫節(jié)，文書人員缺少檔案意識，檔案人員不了解文書工作。特別是進入信息化時代以來，熟悉檔案管理，能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

二、提高文書檔案管理水平的對策

（一）要具備創(chuàng)新的理念，先進的技術

1.使用自行研發(fā)的檔案管理系統(tǒng)處理文書檔案。進入信息化社會后，檔案對單位的發(fā)展和創(chuàng)新，越來越具有不可替代的作用，應將檔案系統(tǒng)納入綜合辦公系統(tǒng)，助推檔案信息化建設。

在實際工作中，筆者單位目前自行開發(fā)并使用的綜合管理系統(tǒng)就包括了文書檔案及科技檔案管理子系統(tǒng)，包含了文書收、發(fā)文管理及歸檔管理。大致流程如下：首先，對外來或內部文件進行數字化處理，再進行收、發(fā)文信息錄入，同時錄入生成歸檔目錄的相關要素，包括收文時間和文件形成時間、題名、發(fā)文機關、保管期限等，根據流程進入領導傳閱處理階段，流程完成后即自動進入歸檔狀態(tài)，可自動生成收文傳閱處理單及歸檔文件目錄，同步完成檔案管理工作，并設有撤回修改等多個功能，在過程中可查看流程跟蹤，實現(xiàn)了文書、檔案自如切換的功能。該系統(tǒng)的優(yōu)點：一是針對性強，根據單位實際情況進行檔案管理；二是減少工作環(huán)節(jié)，文件處理完后直接歸檔，無須年終再次整理，保證歸檔的及時性、完整性；三是提高了工作效率，減輕檔案人員工作壓力。

2.以人為本，推進數字檔案室建設。筆者所在的科研院所查檔工作量大，每年參加評審職稱的人員都有查閱文書檔案的需求，如查找聘用文件、獲獎證書、年度考核情況等，且查閱時間點不同，不能做到集中查檔。如果推進數字檔案室的建設，將檔案利用服務由被動轉為主動，實現(xiàn)檔案管理、查詢等功能一體化。設想該平臺可進行自助查詢、加載個人相關信息，職工經審批后，可以在客戶端憑賬號密碼登錄，下載與自己相關的文件，這樣不僅可以使職工能隨時隨地靈活地獲取所需的檔案，不受時間限制，也不受利用者人數限制，還可以將檔案人員從煩瑣的查詢服務中解脫出來。

（二）要具備完善的制度，專業(yè)的人オ

1.加強制度建設，完善管理體制。根據單位發(fā)展的需要，不定期地修訂、完善相關的檔案管理制度。制度要合理，簡潔明了，可操作性強。比如規(guī)范公文發(fā)布制度，在審核簽發(fā)過程中，要杜絕亂發(fā)文，發(fā)無效文及發(fā)文后再重返修改的情況，公文發(fā)布要嚴格遵守公文格式、手續(xù)及制度，以制度推管理。

2.各部門之間加強交流，及時收集重要檔案資料。檔案人員平時要多了解業(yè)務部門的活動和工作，及時督促部門人員做好歸檔工作，讓他們知曉收集是文書檔案管理中的一個重點環(huán)節(jié)，注重日常積累和平時收集，讓歸檔工作能做到事半功倍。

3.以自學為主、培訓為輔提升文書檔案管理人員專業(yè)素質。文書檔案涉及范圍廣，包括行政管理、經營生產、黨群工團等，這就對檔案管理人員的專業(yè)素質提出了較高的要求，特別是要能熟練掌握電子文件與數字化檔案管理技能。因此對檔案人員的繼續(xù)教育刻不容緩，多培訓多實踐，更新觀念，加強檔案工作者之間及各單位檔案人員之間的交流，互相學習先進經驗，有效提高工作效率。

總之，做好文書檔案管理工作，利用好檔案資源，對一個單位的行政管理工作、各項創(chuàng)建工作、生產經營活動都能起到積極的推動作用，逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化和標準化管理，讓靜態(tài)檔案變活，提高利用率，為促進和保障單位的發(fā)展做出積極貢獻。