張瑞元

摘 ? 要：按照《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020年）》的要求，學校應推進數(shù)字化校園建設，加快學校管理信息化進程，促進學校管理標準化、規(guī)范化。高校財務信息化是高校管理信息化的重要組成部分，文章以高校財務報銷模式為主線，闡述了當前普遍采用的財務報銷模式，分析了現(xiàn)行模式存在的問題。依托高校信息化水平和未來高校管理發(fā)展趨勢，文章提出重構財務報銷模式的改革，以期充分利用信息化條件，構建高效、實用的高校財務報銷模式，減輕報銷人的負擔，為高校財務管理轉型提供保障。

關鍵詞：高校財務;報銷模式;信息化

中圖分類號：TP315 文獻標志碼：B 文章編號：1673-8454（2020）11-0080-04

一、引言

根據(jù)國家教育中長期發(fā)展要求，我國大部分高校已初步完成數(shù)字化校園的建設。財務信息化是高校信息化建設的重要組成部分，是數(shù)字化校園建設的關鍵環(huán)節(jié)。以北京市屬高校為例，絕大多數(shù)已初步完成財務平臺網(wǎng)絡化建設，可實現(xiàn)財務報銷網(wǎng)上預約、查詢、網(wǎng)上繳費等基礎功能。這些功能的落實，使高校財務“報銷難”問題得到了改善，報銷人（本文指參與報銷的高校教職工及學生，下同）不必到財務部門排隊等候辦理業(yè)務。但令人困惑的是，高校的財務部門仍然在整體行政工作服務中排位墊底。

在實務調研中，發(fā)現(xiàn)報銷業(yè)務反復“跑腿”、業(yè)務辦理周期長、財務答疑反饋不及時是教學科研人員不滿意財務工作的主要原因。2020年初，新冠肺炎疫情的爆發(fā)與擴散，給高校財務工作造成了一定的沖擊，其中對財務報銷環(huán)節(jié)的影響極大，這使高校財務人員不得不思考、創(chuàng)新財務辦公模式，打破地域限制，降低溝通成本，提升高校財務信息化水平。同時，根據(jù)黨的十九屆四中全會精神，繼續(xù)深化做好財務的“放管服”工作，從根本上提升高校財務的服務和管理水平，充分利用信息化條件，解決現(xiàn)行高校財務報銷模式對高校資金使用效率的制約，提升財務對高校管理工作的作用，滿足高校管理的發(fā)展需求。

二、高校財務現(xiàn)行報銷模式

我國高校從20世紀90年代末期開始建設財務計算機系統(tǒng)，經歷了會計電算化、財務信息化、財務網(wǎng)絡化等幾個階段。就財務報銷環(huán)節(jié)而言，各高校財務人員已基本解決報銷排隊等候這個重點問題。解決方法基本為兩類：一是采用排隊叫號方式;二是采用投遞方式。其中投遞方式又分為有審核投遞和無審核投遞。

排隊叫號方式主要是借鑒銀行網(wǎng)點辦理業(yè)務的模式。報銷人可以相對掌握辦理業(yè)務的時間，利用等候時間處理其他科研工作。并且這種方式可以在第一時間讓報銷人了解需要補充的報銷材料，相對提高報銷效率。而投遞方式主要依托高校財務信息化建設。在這種模式下，報銷人可以將報銷單據(jù)直接交給指定接單人進行簡單初審或投遞到指定投遞點后即可完成報銷工作。投遞報銷的具體模式為：報銷人網(wǎng)上填報報銷單并打印，由項目負責人、單位部門領導等相關領導簽字審批后，將報銷單、票據(jù)等報銷材料送至專門地點由財務人員進行初審或直接投遞報銷單，接收到的報銷單會分發(fā)至會計人員進行審核并記賬，之后記賬憑證及報銷材料交由會計復核人員進行復審，如果無誤，最終交至出納進行付款，如圖1所示。

根據(jù)實際工作經驗，高校現(xiàn)行的兩類報銷模式均有繼續(xù)改善的空間。排隊叫號模式降低了報銷的返工率，但是報銷的等待時間未能有效減少。投遞模式基本實現(xiàn)了報銷“零等候”，目前北京市屬高等院校大多已選擇這種報銷模式。但投遞模式的報銷效率不及傳統(tǒng)報銷模式，存在反復“跑腿”問題。為解決該問題，部分高校選擇有審核投遞報銷模式，通過設置初審崗的方式提高報銷人的財務報銷效率。

三、現(xiàn)行報銷模式存在的問題

1.未徹底解決報銷人反復“跑腿”問題

高校財務“報銷難”最集中體現(xiàn)在報銷等候時間長和反復“跑腿”兩個方面?，F(xiàn)行高校財務投遞報銷模式解決了長期困擾報銷人的財務報銷排隊問題，但無法從根本上解決報銷人反復“跑腿”的問題。其根本原因是未能實現(xiàn)全方位的信息化財務平臺。正如圖1所示，報銷中任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，報銷均無法進行。當前高校財務僅在申報和支付環(huán)節(jié)實現(xiàn)了網(wǎng)絡化，未涉及審核環(huán)節(jié)，因此在審核過程中會出現(xiàn)財務報銷反復“跑腿”的情況。

高校財務目前仍處于現(xiàn)場辦公模式，所以報銷人必須到財務現(xiàn)場對報銷材料進行修改或補充。為了提供報銷人財務報銷效率，有些高校財務設置了初審收單環(huán)節(jié)，但由于初審只是簡單對基礎財務要件的審核，無法兼顧所有細節(jié)，所以仍未能從根本上解決報銷人反復“跑腿”的問題。例如報銷人報銷比較復雜的因公出國業(yè)務，其中涉及出國換匯匯率、回國退匯匯率、出國期間的各項費用核算等內容，報銷這一項業(yè)務，報銷人往往會因匯率波動、不了解政策標準等原因往返財務部門多次。此外，多校區(qū)教學辦公是許多高校當前的實際情況，因財務報銷使報銷人在兩校區(qū)之間反復“跑腿”的情況會經常在實務中出現(xiàn)。這無疑極大地降低了報銷效率，增加了報銷的時間成本。

2.未解決報銷前的財務答疑問題

高校財務報銷效率低、反復“跑腿”的主要原因是高校報銷人并非專業(yè)財務人員。高校財務報銷人主要是高校科研教師和高校學生，他們的精力主要用于學科研究和專業(yè)學習，而非財務報銷這類行政工作，往往對高校財務制度的掌握較為欠缺，在財務報銷的過程中，難免會在會計審核時發(fā)現(xiàn)遺漏報銷要件。

現(xiàn)行高校財務報銷模式，依然重點依托傳統(tǒng)報銷模式，以會計核算為財務報銷重點。各高校財務部門將財務人員主要集中在核算部門，該部門普遍具有人數(shù)多、工作量大、業(yè)務瑣碎等特點，其工作量主要來源于收集報銷單和錄入審核記賬憑證。會計人員長期疲于應對記賬工作而無暇顧及財務報銷咨詢工作，財務咨詢問題往往遲于回復，財務咨詢電話經常無法打通或無人接聽。盡管各高校財務人員都盡力做了關于財務報銷業(yè)務的操作手冊，相關財經制度也通過各種渠道公布，但由于報銷人非專業(yè)財務人員，因此往往不愿翻看長篇的財經法條和操作手冊。在報銷前針對當前的報銷事由做專門的財務咨詢是報銷人首選的財務報銷咨詢方式，現(xiàn)行的財務報銷模式無法讓會計人員兼顧答疑工作，往往會使高校師生對財務人員的工作產生較多的抱怨與不理解，同時也降低了高校資金的使用效率。

3.未解決“信息孤島”問題

從財務報銷模式和業(yè)務經濟實質角度，業(yè)務報銷票據(jù)和必要支撐材料是財務報銷的基礎。在高校財務報銷中，必要的支撐要件絕大多數(shù)已經在其他行政管理部門或相關學院進行審核和留存，財務報銷只是其中的付款環(huán)節(jié)。由于高校各部門系統(tǒng)沒有做到協(xié)調統(tǒng)一，相關信息不能進行數(shù)字化傳遞，因此財務報銷時無法避免要求報銷人反復提供相同的報銷要件。

信息化財務平臺與其他財務部門的信息化平臺相互獨立，仍存在“信息孤島”問題，高校信息化建設缺乏系統(tǒng)性。各部門使用的管理軟件在實際應用時交互性較差，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)流在各軟件之間的傳遞。以測試化驗費報銷為例，需要測試化驗合同、測試方的資質證明作為報銷的支撐要件，而這些均是已在科研部門備案登記的資料，由于跨部門無法實現(xiàn)資源共享，因此在財務報銷時需要報銷人重復提供相關資料才能完成報銷。

此外，就財務報銷系統(tǒng)而言，各環(huán)節(jié)相對獨立，未能有效銜接。例如，北京市屬高校的電子票據(jù)目前未能實現(xiàn)電子化，報銷審批未能實現(xiàn)電子簽名，會計檔案未能實現(xiàn)數(shù)字化等。財務系統(tǒng)內部的信息化建設尚未完善，導致財務報銷系統(tǒng)運行效率較低。未能真正做到服務報銷人，未能提高財務管理效率。

四、信息化條件下高校財務報銷模式的改革

1.重構高校財務報銷模式

隨著高校信息化建設的逐漸深入，高校財務信息化的逐步發(fā)展，依托云平臺、大數(shù)據(jù)等信息化手段，高校財務報銷模式已經具備改革的條件，可初步實現(xiàn)高校財務共享網(wǎng)絡平臺。在信息化條件下，可將報銷模式進行重構，建立新的財務報銷模式。具體流程為：①申報上傳。報銷人填寫報銷單，并將相關票據(jù)及報銷材料影像化，上傳至報銷平臺。②審批。報銷平臺收到報銷內容后會自動傳輸給項目負責人進行網(wǎng)上審批，若報銷業(yè)務觸發(fā)大額資金審批或特殊事項審批，報銷平臺會在項目負責人審批完成后自動推送至相關領導繼續(xù)網(wǎng)上審批。③會計初審。審批完成后，報銷平臺將收到的“線上報銷單”推送至會計人員，進行平臺審核。通過審核的“線上報銷單”給予財務專用編號。若審核過程中存在財務疑問或缺少相關報銷要件，會計人員將“線上報銷單”退回報銷人，并同時給予專業(yè)回復。④投遞。報銷人將申報上傳環(huán)節(jié)的紙質資料投遞到財務專用投遞柜。投遞柜收單以財務專用編號為依據(jù)，確保收到的紙質報銷單為已經審核過的報銷材料。⑤憑證轉化。收到紙質報銷單后，會計人員掃描其財務專用編碼，利用財務系統(tǒng)自動生成記賬憑證。⑥會計復審。會計人員對記賬憑證和報銷業(yè)務進行最終審核。若存在問題，將聯(lián)系報銷人到財務處進行實地修改或退回報銷單。⑦付款。對會計復審無誤的報銷業(yè)務，出納及時進行付款，完成業(yè)務報銷。同時，在整個流程執(zhí)行中，開啟實時答疑功能，保證報銷人關于財務咨詢的各項事宜及時解答。（如圖2所示）

如圖2所示，如果報銷業(yè)務存在問題，那么報銷人只有在會計復審環(huán)節(jié)會出現(xiàn)一次線下“跑腿”。同時，會計人員的工作整體前置，將報銷咨詢答疑和審核人員的隊伍充實壯大。報銷人在報銷過程中可能會遇到的問題在報銷初期可以及時解決。杜絕了因報銷人事前對財經紀律、財務制度不熟悉、不了解，而提前支出但無法報銷的情況，減少了報銷人不必要的經濟損失。正因前期會計人員在線上已經詳細審核過報銷業(yè)務，該業(yè)務在會計復審時的“返工率”會很低。如果確需補充資料，那么報銷人最多也只需到財務部門一次。這種模式既解決了財務報銷排隊問題，也解決了報銷反復“跑腿”的問題。真正實現(xiàn)了“最多只跑一次”的財務報銷服務承諾，從根本上解決了高校財務“報銷難”的問題。同時，這種模式因借助網(wǎng)絡平臺進行網(wǎng)上審核，也可以解決多校區(qū)財務報銷的難題，將高校財務人力資源得到充分利用，打破地域限制，確保財務部門向全校師生提供高水平的財務服務，優(yōu)化了高校財務管理結構。

2.加速建立標準化財務報銷環(huán)境

重構后的財務報銷模式將現(xiàn)行模式中最重要的會計記賬功能弱化，這種弱化主要基于目前財務信息化的實現(xiàn)程度和水平。就當前信息化條件而言，各高?；疽丫邆渥詣由蓱{證的能力，只要確保前期網(wǎng)上申報填寫和后期憑證生成設置的準確性，實現(xiàn)自動記賬是完全可行的。在硬件的支持下，加速建成標準化的財務報銷環(huán)境有助于提高高校財務報銷工作效率。

建立標準化的財務報銷環(huán)境，首先需要標準化的財務報銷規(guī)則作為保障。報銷規(guī)章制度、業(yè)務規(guī)則等均需要做到標準統(tǒng)一。報銷規(guī)則的標準化是實現(xiàn)會計憑證及資金結算憑證準確生成的關鍵。而在實務工作中，財務報銷標準化是難以規(guī)范和統(tǒng)一的。主要原因在于各級文件層次較多、文件來源渠道不一而導致文件接收的時滯性和文件解讀的偏差性。依托信息化手段，可以快速接收各級文件政策信息，保證財經政策實時接收，同時重構后的報銷流程，可以促進財務人員共同解讀財經文件，形成統(tǒng)一、標準的專業(yè)意見。其次，打造一支具備高素養(yǎng)的標準化財務人員隊伍，有助于提高財務工作效率。高校財務人員的構成比較多樣，有些財務人員經歷的專業(yè)學習有限，專業(yè)基礎知識較為薄弱。重構后的財務報銷模式，將財務人員“推”到工作“最前線”，有助于倒逼財務人員加快提升專業(yè)素養(yǎng)。在復雜多樣的實務工作中，不斷磨練本領，提高專業(yè)水平，節(jié)約報銷人財務報銷的時間成本。

3.深化高校財務信息化建設

在保證信息安全的情況下，深化高校財務信息化建設，充分做好財務基礎數(shù)據(jù)與其他職能部門的信息對接，為全面實現(xiàn)數(shù)字化校園做足準備。信息化云平臺具有可拓展、可靠性強、按需分配、成本低、使用便捷五大優(yōu)勢，借助云平臺可以對報銷內容進行集成共享，高校財務報銷云平臺的基本構架如圖3所示。

首先，信息化技術支持、信息安全體系、標準化財務報銷規(guī)則是財務報銷云平臺必要的構架支撐。其次，財務報銷申報環(huán)節(jié)，財務報銷系統(tǒng)網(wǎng)絡平臺要做好與資產、科研等部門管理系統(tǒng)的信息對接，確保信息的真實性、準確性，真正實現(xiàn)多部門信息共享。同時加快推進合同管理系統(tǒng)，有效適應政府會計制度改革后對財務核算的要求，確保合同信息及時共享。最后，在財務報銷流程結束后，財務部門要做好與檔案部門的檔案資料對接，實現(xiàn)會計檔案數(shù)字化功能，有助于規(guī)范、完善財務檔案管理。直接將會計檔案信息推送至檔案部門，滿足會計檔案的智能化查閱功能，為日常財務查詢和審計提供便利。同時財務報銷的各環(huán)節(jié)可對接審計部門和上級部門，實現(xiàn)財務數(shù)據(jù)全流程監(jiān)控和反饋。

目前北京市屬高校財務報銷系統(tǒng)已基本實現(xiàn)銀企對接，同時隨著公務卡的使用和財政自助柜面業(yè)務的應用，各高校均已實現(xiàn)出納無現(xiàn)金支付功能。多數(shù)北京市屬高校也已完成財務報銷網(wǎng)上申報功能。但就財務報銷系統(tǒng)而言，需要進一步深化財務報銷系統(tǒng)網(wǎng)絡平臺建設。首先，為適應電子票據(jù)的廣泛應用，應構建電子票據(jù)系統(tǒng)。該系統(tǒng)應具備電子票據(jù)智能識別、校驗、儲存等基本功能，從而真正實現(xiàn)票據(jù)電子化，從源頭保證票據(jù)真實性，有效節(jié)約報銷人的申報時間。其次，啟動電子簽名審批系統(tǒng)。電子簽名功能在銀行等領域已經比較成熟，一些北京市屬高校的數(shù)字校園OA系統(tǒng)已經實現(xiàn)了電子簽名審批功能。電子簽名審批系統(tǒng)能夠保證項目負責人等相關審批領導及時對報銷業(yè)務進行遠程、實時審批，從根本上消除因出差、多校區(qū)辦公等客觀原因導致地審批時滯，為項目負責人和實際報銷人提供報銷便利，切實提高資金使用效率。最后，增加線上審核系統(tǒng)和線上實時答疑系統(tǒng)。將財務報銷中審核、答疑兩項關鍵報銷環(huán)節(jié)嵌入云平臺，切實解決財務報銷系統(tǒng)網(wǎng)絡平臺的“斷點”。

五、結束語

高校財務報銷模式的改革是高校信息化發(fā)展的必然要求，是高校實現(xiàn)財務管理精細化的基礎。有效運用信息化條件，重構高校財務報銷模式，建設標準化財務報銷環(huán)境，可以有效提高高校財務報銷的會計核算效率和水平，適應高校對財務部門的管理要求。隨著高校信息化建設的不斷深化，財務信息化建設也不斷完善，高校必將逐步實現(xiàn)財務共享服務模式，為精細化管理發(fā)揮關鍵作用。

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（編輯：王曉明）