李陽

摘要：當今社會對現(xiàn)代各職業(yè)的工作要求越來越高，秘書職業(yè)也不例外。秘書素質(zhì)的優(yōu)化是符合各企事業(yè)發(fā)展進步的必然要求，是遵循秘書事業(yè)發(fā)展規(guī)律的結(jié)果。秘書人員必須把握秘書事業(yè)發(fā)展的特征和趨勢，熟識秘書素質(zhì)的基本內(nèi)涵，掌握秘書素質(zhì)優(yōu)化的途徑，在社會和工作部門提供的環(huán)境氛圍下不斷提高自己。

關(guān)鍵詞：秘書人員;素質(zhì);職業(yè)能力培養(yǎng)

前言

辦公室秘書是從事辦公室程序工作、服務領(lǐng)導決策、協(xié)助領(lǐng)導處理相關(guān)事宜的主要人員，其崗位職能體現(xiàn)為輔助管理，主要服務對象為辦公室領(lǐng)導。因其工作的重要性與嚴謹性，所以對辦公室秘書的綜合素質(zhì)能力有著更高標準與要求。隨著國有企業(yè)的不斷發(fā)展，辦公室秘書所承擔的任務與壓力呈現(xiàn)出與日增長的態(tài)勢，而要想完全勝任辦公室秘書崗位，需要求秘書人員不斷提升綜合素質(zhì)能力，進而發(fā)揮出辦公室秘書的最大作用與價值。

1國有企業(yè)辦公室秘書綜合素質(zhì)要求

1.1職業(yè)素質(zhì)要求

隨著我國市場經(jīng)濟體制的愈發(fā)完善，國有企業(yè)面臨改革發(fā)展的局面。在此背景下，要想發(fā)揮出辦公室秘書的最大作用與價值，成為辦公室領(lǐng)導的重要助手，需要求秘書人員具備過硬的職業(yè)素質(zhì)，具體包括：（1）優(yōu)良的道德品質(zhì)。作為辦公室領(lǐng)導的重要輔助人員，辦公室秘書所接觸的工作內(nèi)容都十分重要，若稍有差池，極易對國企發(fā)展產(chǎn)生影響。所以，秘書人員需具備以下幾點職業(yè)道德。第一，辦公室秘書需具備扎實的理論、思想基礎(chǔ)，正確認知馬克思列寧主義理論，做到忠于黨，堅決服從黨的領(lǐng)導。第二，辦公室秘書因工作性質(zhì)因素，所以在工作期間會接觸到部分國企核心機密。對此，需要求秘書人員具有良好的職業(yè)操作，做到對國企機密的完全保守，對外界誘惑能夠不為所動，在工作期間實事求是，盡心盡力的完成領(lǐng)導交代的每一項任務。第三，秘書人員需具備愛崗敬業(yè)精神，對待任何一項工作都要盡職盡力，保持著嚴謹、嚴格的態(tài)度，不放過任何小事和細節(jié)。不能因工作內(nèi)容的繁瑣、瑣碎而產(chǎn)生厭煩、煩躁的情緒。（2）過硬的身體、心理素質(zhì)。因部分工作事關(guān)重大、刻不容緩，所以秘書人員在工作期間會遇到加班、熬夜的情況。這就要求秘書人員具備良好的身體素質(zhì)，能夠勝任辦公室秘書的崗位。其次，辦公室秘書涉及到部門溝通、協(xié)調(diào)的工作，所以需具備良好的心理素質(zhì)，做到在工作過程中保持謙虛謹慎、不卑不亢的態(tài)度，若工作遇到難題，需第一時間謙虛討教。而在面對誤會誤解時，能夠以飽滿的熱情投入到工作，做到對他人的成就與成績不嫉妒。（3）工作能力。辦公室秘書人員要想實現(xiàn)對崗位的有效勝任，需具備協(xié)調(diào)能力、語言能力、辦事能力、組織能力、交際能力等，在匯報工作時可以清晰且客觀的反映出工作開展取得的成效以及存在問題，做到言簡意賅、語言清晰、思路明確。

1.2職業(yè)素質(zhì)能力

（1）智能化服務

辦公室秘書需立足于長遠角度去看待問題，不斷提升自身思想與認知水平，做到以領(lǐng)導的角度去客觀的分析問題，進而為辦公室領(lǐng)導提供智能化服務，最大限度發(fā)揮出辦公室秘書輔助管理的職能作用。

（2）多樣化服務

在具體工作開展期間，辦公室秘書需在提供日常事務服務的基礎(chǔ)上，提供其它服務事項，如文字溝通等，做到全面性服務。對此，辦公室秘書需在精通崗位業(yè)務的前提下，為辦公室領(lǐng)導提供綜合業(yè)務服務，依據(jù)對領(lǐng)導需求、個性特點的分析，確保其服務提供的多樣化。

（3）主動性服務

通過多年的工作經(jīng)驗累積，辦公室秘書能做到對企業(yè)發(fā)展存在風險與問題的及時發(fā)掘，通過對問題風險的深入剖析，幫助領(lǐng)導第一時間解決問題，提升服務的主動性。以預見性的眼光來預測、分析領(lǐng)導要求，進而第一時間幫助領(lǐng)導解決困難。

（4）協(xié)同性服務

辦公室秘書工作具備綜合性、繁瑣性等特點，若僅憑借秘書人員單打獨斗，無法取得顯著的工作成效。因此，辦公室人員需做到相互配合、相互協(xié)調(diào)，在遇到相關(guān)問題與難題時，做到共同面對、共同解決。

2秘書人員的素質(zhì)和職業(yè)能力培養(yǎng)措施

2.1提高辦公室秘書業(yè)務能力

身為秘書，為了保證工作的順利進行就要有足夠的業(yè)務能力，辦公室秘書應當成為領(lǐng)導安排工作的推動者，其要能時刻理解領(lǐng)導的工作意圖，做好信息的收集工作，及時給領(lǐng)導提供信息，從而更好的幫助領(lǐng)導進行信息的處理，以推動企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)還應當讓秘書充分了解國家的各種政策和石油行業(yè)經(jīng)濟狀況以及科學技術(shù)的發(fā)展方向，從而使其可以把握企業(yè)的狀態(tài)。企業(yè)應當使辦公室包括秘書在內(nèi)的所有員工積極參與到工作中去，落實企業(yè)工作，提高管理水平。企業(yè)要不定期的組織人員展開業(yè)務能力培訓，在培訓的過程中注重辦公室秘書的工作業(yè)務能力，觀察秘書是否可以將理論應用于實際實踐當中，從而提高辦公室秘書的業(yè)務能力。

2.2培養(yǎng)秘書的個人素養(yǎng)

秘書是一項非常復雜的工作，因此這種工作對個人素養(yǎng)的要求很高。首先，秘書應當具備豐富的專業(yè)知識，從而可以應對各種工作當中出現(xiàn)的問題。其次，秘書還要具備優(yōu)秀的品德，身為領(lǐng)導身邊最近的人，秘書必須要做到對人真誠、守口如瓶、實事求是、踏實肯干的品格，從而使領(lǐng)導可以放心的將工作交給他。最后，秘書要有良好的智商與情商，秘書的工作一直是在各種人員之間充當“中間人”的作用，因此，這項工作需要秘書具有良好的交際能力，其要懂得如何與人拉近關(guān)系，如何建立豐厚的友誼，從而便于領(lǐng)導開展工作。

結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)應當不斷提高對辦公室秘書的要求。經(jīng)上文可知，在工作中，辦公室秘書只有充分發(fā)揮自身的職能，才能保證領(lǐng)導的工作順利開展，確保信息的傳達與落實，使整個企業(yè)上下級之間緊密聯(lián)系，從而提升企業(yè)的工作效率，提高企業(yè)的經(jīng)濟收益，為推動企業(yè)發(fā)展做出應有的貢獻。

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（作者單位：國網(wǎng)內(nèi)蒙古東部電力有限公司電力科學研究院）