劉萍萍

摘 要：隨著云時(shí)代在新型科技催化下的到來(lái)，海量數(shù)據(jù)正呈爆炸性的增長(zhǎng)，大數(shù)據(jù)迅速膨脹并決定著世界的未來(lái)走向。在這一時(shí)代背景下，對(duì)大數(shù)據(jù)的合理運(yùn)用可以使高校檔案工作的收集與整理變得更為實(shí)用高效，極大的提高高校檔案管理水準(zhǔn)。高校應(yīng)抓住大數(shù)據(jù)的機(jī)遇，面向挑戰(zhàn)，以期推動(dòng)高校檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;高校檔案工作;應(yīng)對(duì)策略

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)、云存儲(chǔ)技術(shù)不斷的發(fā)展，檔案記錄正朝著數(shù)字化的方向形成一種新型的檔案信息形態(tài)，實(shí)現(xiàn)資源共享的局面。大數(shù)據(jù)的井噴，信息量指數(shù)級(jí)的增長(zhǎng)，對(duì)高校傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來(lái)了巨大沖擊。高校檔案管理工作如何抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，平衡數(shù)字化處理與風(fēng)險(xiǎn)管控之間的關(guān)系，是現(xiàn)下主要研究與實(shí)踐的重點(diǎn)。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案工作的新特性

（一）信息量爆炸

高校檔案是指高等院校在招生工作、科學(xué)教研工作、學(xué)校管理工作等各項(xiàng)活動(dòng)中，收集存儲(chǔ)的大量資料，表現(xiàn)形式分為文字、影像、圖表等，具有多樣性。高等院校不僅要在招生時(shí)接收學(xué)生的過(guò)往資料與歷史記錄，還要在學(xué)生畢業(yè)后繼續(xù)保存可以為社會(huì)與企業(yè)提供的學(xué)生在校期間進(jìn)行活動(dòng)時(shí)所產(chǎn)生的大量具有留存查詢(xún)價(jià)值各類(lèi)資料[1]。我國(guó)高校的規(guī)模隨著生源增加而正逐年擴(kuò)大中，院校專(zhuān)業(yè)也隨著新興專(zhuān)業(yè)的加入變得更加細(xì)化，高校所需收集并分類(lèi)存儲(chǔ)管理的資料信息呈爆炸式的增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。高校在學(xué)生、教師以及教學(xué)資源上衍生出的大量文字圖表影音資料更適用于通過(guò)數(shù)字化辦公軟件、云儲(chǔ)存等大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)管理。

（二）信息多元化

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息數(shù)字化的推進(jìn)使社會(huì)、企業(yè)、院校調(diào)取檔案的工作變得更為便捷，相應(yīng)的需求也隨之大幅提升。如社會(huì)企業(yè)跨地區(qū)核查應(yīng)聘者學(xué)歷學(xué)位證書(shū)真?zhèn)?，相關(guān)政府部門(mén)查閱學(xué)校基礎(chǔ)建設(shè)工作、招生就業(yè)安排工作、干部任選工作、學(xué)習(xí)各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)使用明細(xì)等資料，學(xué)生出國(guó)深造時(shí)國(guó)外院校對(duì)學(xué)生成績(jī)公證文件的需求。為滿(mǎn)足越來(lái)越多元化的信息需求，國(guó)家教育部與檔案局聯(lián)合制定公布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》對(duì)高校檔案文件材料的歸檔范圍做出了黨群類(lèi)、行政類(lèi)、學(xué)生類(lèi)、教學(xué)類(lèi)、外事類(lèi)、科研類(lèi)等多項(xiàng)劃分[2]。信息多元化還要求高校對(duì)管理制度進(jìn)行完善，積極創(chuàng)造適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，為社會(huì)公眾服務(wù)等。因此高校在檔案整理分類(lèi)、鑒定編號(hào)的工作也變得更加繁重。

（三）高校檔案具有更高的價(jià)值

大數(shù)據(jù)最大的價(jià)值就是將龐大的資源信息數(shù)據(jù)進(jìn)行可靠的分析，深度的挖掘，最終得到有價(jià)值且真實(shí)的信息數(shù)據(jù)。高校檔案管理工作就是記錄高校所從事的科研、教學(xué)、師生管理等活動(dòng)的各類(lèi)高校記錄，同時(shí)也是最為真實(shí)可靠，最為權(quán)威的信息。隨著我國(guó)的教育水平及經(jīng)濟(jì)水平的不斷發(fā)展，高校在辦學(xué)及發(fā)展的過(guò)程中所沉淀的歷史底蘊(yùn)、科研資料及教學(xué)內(nèi)容等與高校相關(guān)的信息資料的價(jià)值也會(huì)不斷提升。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案工作的挑戰(zhàn)

（一）管理方式與技術(shù)不足

在紙質(zhì)檔案資源為主的傳統(tǒng)高校檔案管理工作中，檔案管理工作者的管理流程較為簡(jiǎn)單，按照原有的規(guī)章制度將相關(guān)文檔進(jìn)行歸類(lèi)整理后記錄款目，最后在查詢(xún)者前來(lái)查詢(xún)時(shí)做好查找調(diào)取工作就好，在檔案收集保管、整理歸類(lèi)、檢索利用等環(huán)節(jié)的技術(shù)性要求并不高。但隨著時(shí)代的進(jìn)步，這種傳統(tǒng)的管理方式與技術(shù)已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足發(fā)展的需求，與當(dāng)前高校檔案的發(fā)展進(jìn)度并不匹配。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，對(duì)于高校檔案管理的數(shù)據(jù)信息收集，檔案記錄管理，檢索利用工作效率的需求標(biāo)準(zhǔn)也越來(lái)越高，傳統(tǒng)的管理方式與技術(shù)亟待革新。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作效率低，查詢(xún)調(diào)取速度慢，無(wú)法及時(shí)滿(mǎn)足高校教務(wù)工作與人事、科研部門(mén)、社會(huì)企業(yè)等的差異化需求[3]。另一方面，數(shù)據(jù)泄露作為大數(shù)據(jù)時(shí)代的一大弊端，傳統(tǒng)的高校檔案管理方式無(wú)法保證信息儲(chǔ)存的安全性，在檔案整理維護(hù)過(guò)程中極易出現(xiàn)文件損毀、缺失、泄露等事件，對(duì)社會(huì)發(fā)展造成惡劣影響，拖慢了高校檔案信息化管理建設(shè)的步伐。高校檔案的管理系統(tǒng)技術(shù)滯后，不能應(yīng)對(duì)復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，極易遭遇病毒感染，數(shù)據(jù)泄露，惡意篡改等風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)被損毀，大量數(shù)據(jù)失密，給高校發(fā)展帶來(lái)不可估量的損失。

（二）管理人員專(zhuān)業(yè)性不足

高校檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)與引進(jìn)是實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理信息化的重要前提，構(gòu)建專(zhuān)業(yè)性檔案管理隊(duì)伍，要求構(gòu)成人員具備熟練掌握應(yīng)用計(jì)算機(jī)能力以及網(wǎng)絡(luò)新興技術(shù)等。但目前很多高校對(duì)于檔案管理的工作重視度不足，資金技術(shù)支持都不到位，在管理人員的招攬上對(duì)其知識(shí)素養(yǎng)與專(zhuān)業(yè)能力要求不高，后期工作過(guò)程中更缺乏完善的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)體制。在技術(shù)支持上：很多高校的檔案管理人員構(gòu)成多年不變，工作人員的檔案管理觀(guān)念還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理上，對(duì)于現(xiàn)代技術(shù)如數(shù)字化處理、數(shù)據(jù)分析整合等能力掌握不足，只會(huì)簡(jiǎn)單的電子文件掃描錄入、建檔歸類(lèi)等機(jī)械性的基礎(chǔ)工作。而大數(shù)據(jù)時(shí)代所要求的網(wǎng)頁(yè)制作與維護(hù)、系統(tǒng)升級(jí)、數(shù)據(jù)整合與分析等新技術(shù)在高校檔案管理工作的實(shí)際推行中缺少技術(shù)人員支持，難以落實(shí)到位。在資金支持方面：由于一般高校檔案管理職位設(shè)置較少，薪資待遇較低，是以不能真正留住具有專(zhuān)業(yè)技術(shù)的工作人員，一般任崗的都是專(zhuān)業(yè)能力較差的非專(zhuān)業(yè)人員。而后期院校又沒(méi)有足夠的資金展開(kāi)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)工作，檔案管理人員無(wú)法提升自我專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，付出與回報(bào)不成正比，因此對(duì)檔案資源的深度挖掘與處理解讀沒(méi)有動(dòng)力驅(qū)動(dòng)，導(dǎo)致高校檔案難以系統(tǒng)化的進(jìn)行升級(jí)革新。

（三）對(duì)于檔案信息隱私權(quán)保護(hù)的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案工作管理帶來(lái)便利的同時(shí)也帶來(lái)了一定的風(fēng)險(xiǎn)及挑戰(zhàn)。如計(jì)算機(jī)自身系統(tǒng)的漏洞及安裝各類(lèi)軟件所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)都有可能導(dǎo)致計(jì)算機(jī)病毒木馬入侵;網(wǎng)絡(luò)信息檢索中的搜索引擎設(shè)計(jì)本身就帶有一定的缺陷，對(duì)于高校檔案管理工作中的隱私權(quán)保護(hù)問(wèn)題來(lái)講也是一個(gè)必須要面對(duì)的挑戰(zhàn)。除此之外，隨著大數(shù)據(jù)的普遍應(yīng)用及發(fā)展，在所難免的也會(huì)在檔案資源開(kāi)發(fā)時(shí)出現(xiàn)檔案資源丟失、泄密以及被篡改等一系列的問(wèn)題。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案工作新挑戰(zhàn)的應(yīng)對(duì)策略

（一）建立高校檔案管理平臺(tái)，轉(zhuǎn)變管理觀(guān)念

為了應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)對(duì)高校檔案管理工作的沖擊，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)資源的有效整合，達(dá)到數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，有效開(kāi)放數(shù)據(jù)，高校有必要建立起完善的新型高校檔案管理平臺(tái)。從信息源開(kāi)始將不同院系不同專(zhuān)業(yè)的學(xué)生信息進(jìn)行統(tǒng)一收集整理，篩除沒(méi)有價(jià)值的繁冗數(shù)據(jù)，建立起高效率高價(jià)值的檔案管理平臺(tái)。為了方便后期的數(shù)據(jù)查詢(xún)工作，高校檔案管理人員要及時(shí)的對(duì)所收集的信息進(jìn)行整理、分類(lèi)、歸納工作，保證信息的準(zhǔn)確性與實(shí)時(shí)性[4]。平臺(tái)建立硬性客觀(guān)條件達(dá)成的同時(shí)還要轉(zhuǎn)變高校檔案管理人員的觀(guān)念，重視大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理工作的改革與升級(jí)。高校應(yīng)將學(xué)生檔案管理納入高校現(xiàn)代化建設(shè)的范疇，并作為重點(diǎn)目標(biāo)推進(jìn)。只有在平臺(tái)搭建的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)觀(guān)念轉(zhuǎn)變，高校檔案管理工作才能在大數(shù)據(jù)環(huán)境下順利開(kāi)展。

（二）加強(qiáng)高校檔案管理隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)化建設(shè)

要加快高校檔案信息化工程的進(jìn)度需要培養(yǎng)引進(jìn)專(zhuān)業(yè)性的檔案管理人才，加強(qiáng)高校檔案管理隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)化建設(shè)。從業(yè)人員不僅要對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理流程熟練掌握，還要具備一定水平的云數(shù)據(jù)、Python編程等技術(shù)，提升基本操作技能。高校定期開(kāi)展現(xiàn)代信息技術(shù)的培訓(xùn)工作，組織學(xué)術(shù)交流、專(zhuān)題講座等活動(dòng)，保證管理隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)水平能夠適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，全方位的提升高校檔案管理水平。

（三）推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立

目前，大部分高校進(jìn)行檔案收錄建檔歸類(lèi)等工作時(shí)采取的還是FoxPro、FoxBASE、Dbase等系統(tǒng)，這些系統(tǒng)的應(yīng)用范圍具有一定的局限性，無(wú)法保證數(shù)據(jù)完整性與安全性。大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案管理工作要想有效簡(jiǎn)化數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，摒棄復(fù)雜分布式的繁冗數(shù)據(jù)，就必須按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)投入一定的人力財(cái)力搭建安全的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。各高校協(xié)同合作，建設(shè)聯(lián)合云數(shù)據(jù)庫(kù)，兼容各類(lèi)操作系統(tǒng)，讓檔案信息流動(dòng)起來(lái)的同時(shí)又有規(guī)律可遵循，從而適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)：

互聯(lián)網(wǎng)+的大數(shù)據(jù)模式已經(jīng)是不可逆的潮流趨勢(shì)，高校檔案管理工作要抓住時(shí)代的機(jī)遇，順應(yīng)技術(shù)發(fā)展，迎接新挑戰(zhàn)。高校對(duì)檔案管理模式進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整轉(zhuǎn)化，轉(zhuǎn)變管理人員的傳統(tǒng)觀(guān)念，有效運(yùn)用新型技術(shù)手段，推動(dòng)檔案數(shù)字化的發(fā)展，加快高校檔案管理的信息化進(jìn)程，更高效的為社會(huì)、企業(yè)、師生提供便捷的檔案服務(wù)。

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