徐婷 中國(guó)鐵建房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司

一、建設(shè)目標(biāo)

公文管理系統(tǒng)旨在實(shí)現(xiàn)發(fā)文管理、收文管理、呈批件、呈閱件以及網(wǎng)絡(luò)通知的在線起草和審批辦理，集團(tuán)管控型企業(yè)還涉及到集團(tuán)總部與下屬單位之間的公文交換，從而不斷提升公文管理的效率和質(zhì)量，助推管理提升，打造綠色企業(yè)，真正實(shí)現(xiàn)低碳辦公。

二、業(yè)務(wù)功能需求說明

（一）業(yè)務(wù)需求描述。

1.功能模塊。本系統(tǒng)大致分為如下幾個(gè)模塊：發(fā)文管理、收文管理、呈批件、呈閱件、網(wǎng)絡(luò)通知等。

2.發(fā)文管理。發(fā)文管理實(shí)現(xiàn)的功能主要包括擬稿、審核、核稿、會(huì)簽、簽發(fā)、編號(hào)、套打、蓋章、校對(duì)、用印、分發(fā)等環(huán)節(jié)。

起草公文時(shí)，擬稿人打開發(fā)文稿紙，主辦部門、擬稿人由系統(tǒng)默認(rèn)提取為擬稿人的相關(guān)信息。主送、抄送、標(biāo)題均為必填項(xiàng)，由擬稿人在發(fā)文起草環(huán)節(jié)填寫，其中主送、抄送應(yīng)支持選取系統(tǒng)中已設(shè)置好的單位/單位組，也可以選擇手動(dòng)輸入，視具體情況而定。緩急、密級(jí)由擬稿人在起草環(huán)節(jié)手動(dòng)選擇，默認(rèn)為無。主辦部門審核、核稿人、會(huì)簽、簽發(fā)在公文流轉(zhuǎn)過程中系統(tǒng)自動(dòng)填入。編號(hào)、套紅頭由擬稿人操作；蓋章由公司文書操作。

3.收文管理。收文辦理一般包括：簽收、登記、審核、擬辦、批辦、分送、承辦等環(huán)節(jié)。公司文書接收到文件后，打開收文單，形成年度、文件日期、題名、來文單位、文件字號(hào)、來文日期、附件由系統(tǒng)自動(dòng)提??；承辦部門、收文序號(hào)、收文分類由公司文書手動(dòng)選取。

4.呈批件。呈批件用于同一機(jī)關(guān)內(nèi)請(qǐng)示工作使用，呈批件表單中承辦部門、擬稿人由系統(tǒng)自動(dòng)帶出；標(biāo)題、請(qǐng)示內(nèi)容由擬稿人手動(dòng)填寫；編號(hào)由擬稿人從系統(tǒng)中手動(dòng)獲取。部門領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)簽人、領(lǐng)導(dǎo)批示均在呈批件流轉(zhuǎn)過程中自動(dòng)填入。

5.呈閱件。呈閱件用于匯報(bào)工作、反映情況、報(bào)告交辦事項(xiàng)辦理結(jié)果。呈閱件表單中承辦部門、擬稿人由系統(tǒng)自動(dòng)帶出；標(biāo)題、請(qǐng)示內(nèi)容由擬稿人手動(dòng)填寫；編號(hào)由擬稿人從系統(tǒng)中手動(dòng)獲取。部門領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)簽人、領(lǐng)導(dǎo)批示均在呈批件流轉(zhuǎn)過程中自動(dòng)填入。

6.網(wǎng)絡(luò)通知。起草網(wǎng)絡(luò)通知時(shí)，擬稿人打開通知發(fā)文稿紙，主辦部門、擬稿人由系統(tǒng)默認(rèn)提取為擬稿人的相關(guān)信息。主送、標(biāo)題為必填項(xiàng)，由擬稿人在起草環(huán)節(jié)填寫，抄送、抄送人員、附件、緩急選填，其中主送、抄送應(yīng)支持選取系統(tǒng)中已設(shè)置好的單位/單位組，也可以選擇手動(dòng)輸入，視具體情況而定。主辦部門審核、簽發(fā)在公文流轉(zhuǎn)過程中系統(tǒng)自動(dòng)填入。編號(hào)、套紅頭由擬稿人操作；蓋章、轉(zhuǎn)PDF由公司文書操作。網(wǎng)絡(luò)通知發(fā)出后同時(shí)發(fā)送到主送單位及發(fā)布到門戶“通知公告”中。

（二）公文交換。系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司與下屬二級(jí)單位以及下屬二級(jí)單位與三級(jí)單位之間的公文交換，保證公文能夠及時(shí)、安全的傳送。

（三）公文查詢?？筛鶕?jù)系統(tǒng)已有字段定義各類查詢條件，具體包括標(biāo)題、編號(hào)、部門、擬稿人、簽發(fā)人、公文類型、流轉(zhuǎn)狀態(tài)、緩急、密級(jí)等。

（四）公文統(tǒng)計(jì)。可根據(jù)系統(tǒng)已有數(shù)據(jù)自定義各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，包括按部門統(tǒng)計(jì)文件數(shù)量、按類別統(tǒng)計(jì)文件數(shù)量以及公文明細(xì)列表，包括各單位的應(yīng)用情況統(tǒng)計(jì)等。

（五）公文配置。公文配置包括編號(hào)、公文模版、印章、簽名等，由各單位的系統(tǒng)管理員或文書來進(jìn)行配置。

（六）日志管理。系統(tǒng)可記錄用戶的操作信息，包括操作人員的姓名、操作時(shí)間、操作的功能、操作類型等，便于事后統(tǒng)計(jì)和追查用戶的訪問操作。

三、系統(tǒng)設(shè)計(jì)及技術(shù)要點(diǎn)解決方案

（一）數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)。本系統(tǒng)的設(shè)計(jì)目標(biāo)為，在滿足公司公文流轉(zhuǎn)需求的同時(shí)，遵循先進(jìn)性、便捷性原則，功能實(shí)用性原則，開放性和可擴(kuò)展性原則。根據(jù)需求分析，本系統(tǒng)需要的數(shù)據(jù)庫(kù)表包括：人員表、角色表、菜單表、發(fā)文表、收文表、公文配置表、字典表、編號(hào)表、人員角色關(guān)聯(lián)表、角色菜單關(guān)聯(lián)表。

（二）編輯word和wps。通過集成PageOffice控件實(shí)現(xiàn)Word和Wps的編輯功能。PageOffice實(shí)現(xiàn) Office文檔的在線打開、只讀瀏覽、編輯、保存、可編輯區(qū)域控制、強(qiáng)制痕跡保留、并發(fā)編輯控制等功能。

（三）痕跡稿版本管理。在套紅頭之前系統(tǒng)將會(huì)生成正文痕跡稿文件，系統(tǒng)在流轉(zhuǎn)過程中將會(huì)對(duì)痕跡稿文件進(jìn)行版本管理，所有的痕跡合并在一個(gè)痕跡稿文件中，默認(rèn)顯示最新的痕跡稿文件（其他版本痕跡稿可通過歷史版本查看）。

（四）公文交換。實(shí)現(xiàn)集團(tuán)總部與各二級(jí)單位的公文交換，即收發(fā)文之間的轉(zhuǎn)換。比如，當(dāng)集團(tuán)總部文書進(jìn)行發(fā)文操作時(shí)，系統(tǒng)獲取流程引擎中發(fā)文流程環(huán)節(jié)節(jié)點(diǎn)的屬性，如果當(dāng)前環(huán)節(jié)含有發(fā)文屬性，則顯示發(fā)文按鈕，點(diǎn)擊此按鈕后，將發(fā)文信息推送到公文交換中心，由公文交換中心處理發(fā)文。

（五）附件轉(zhuǎn)PDF。公文系統(tǒng)內(nèi)的附件保存在MongoDB數(shù)據(jù)庫(kù)中，Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)提供附件對(duì)應(yīng)表。

為保證轉(zhuǎn)換pdf準(zhǔn)確性更高：流程審批結(jié)束后，發(fā)文前就觸發(fā)office/wps文件轉(zhuǎn)換生成pdf文件，已預(yù)留出發(fā)文的時(shí)候?qū)ξ募臋z查處理時(shí)間。附件的轉(zhuǎn)換過程是調(diào)用服務(wù)器上安裝的office/wps軟件轉(zhuǎn)換PDF的技術(shù)進(jìn)行文件的轉(zhuǎn)換。整個(gè)轉(zhuǎn)換生成的pdf文件格式可以和word中排版的格式一致。

集團(tuán)管控型企業(yè)公文管理系統(tǒng)的應(yīng)用使公文處理業(yè)務(wù)以及流程規(guī)范、統(tǒng)一，極大地提高了辦公效率，同時(shí)也進(jìn)一步提升了企業(yè)信息化建設(shè)水平，降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本，

隨著對(duì)于公文管理系統(tǒng)解決方案的深入研究，必將促進(jìn)企業(yè)公文管理系統(tǒng)的優(yōu)化完善，助力企業(yè)管理水平的不斷提升。