王成

摘 要：檔案管理是每個公司不可或缺的一個重要組成部分，從檔案收集、檔案整理、檔案裝訂、檔案保管、檔案編目、檔案統(tǒng)計整個流程下來比較繁復(fù)，更能強調(diào)檔案工作的耐心嚴謹。檔案管理屬于非常細致的工作之一，隨著當(dāng)今社會針對檔案管理的發(fā)展，將對檔案管理工作的構(gòu)架又帶來了新的影響。而有助于給公司和社會提供更快速便捷的服務(wù)這是檔案管理的最終目的，隨之而來的是檔案管理系統(tǒng)的架構(gòu)也同樣根據(jù)這個原由而來。

關(guān)鍵詞：歸檔文件整理規(guī)則;電子檔案檔號;編制方法

社會發(fā)展速度突飛猛進，逐漸地被辦公自動化、無紙化等新鮮血液流入取而代之，檔案管理工作也在不斷的更新，工作方式也發(fā)生了很大的變化。自古至今檔案管理發(fā)生多樣變化，由簡單轉(zhuǎn)變到復(fù)雜、由經(jīng)驗轉(zhuǎn)變到科學(xué)管理、由手工轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C管理;擔(dān)任檔案管理工作對工作者的要求也是非常的高，身兼重任精細負責(zé)。在歸檔文件整理規(guī)則上不斷更新完善，檔案信息也即將進入信息化電子化的時代，電子檔案較傳統(tǒng)檔案管理在查詢服務(wù)方面更精準(zhǔn)、更快捷時效性非常強。而我們接下來將要進行的是關(guān)于歸檔文件整理規(guī)則的電子檔案檔號編制方法來深入的分析研究。

1 簡要說明歸檔文件整理規(guī)則

自2016年6月1日起開始實施由國家檔案局批準(zhǔn)為推薦性行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》現(xiàn)予以發(fā)布，此標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了作為文書檔案保存的歸檔文件單位和其他的社會組織機構(gòu)對應(yīng)相關(guān)歸檔文件的整理。在此說明電子檔案的編號可以參考《歸檔文件整理規(guī)則》相關(guān)條款，再結(jié)合實際情況來進行局部調(diào)整。該規(guī)則強調(diào)了五大原則分別為：歸檔的唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性。正確掌握關(guān)于歸檔文件整理的規(guī)則與要求。

2 關(guān)于電子檔案編號管理的現(xiàn)狀問題

現(xiàn)代化辦公使檔案部門在工作中少走了許多彎路，辦公過程中得心應(yīng)手，但在優(yōu)越的工作環(huán)境之下同時也發(fā)現(xiàn)了關(guān)于電子檔案管理方面的一些問題。

1）電子檔案系統(tǒng)不夠完善。由于檔案部門使用的辦公設(shè)備各不相同，各機構(gòu)研發(fā)的電子檔案軟件系統(tǒng)不一致，會有在同一直屬機構(gòu)使用的不同系統(tǒng)，無法相互調(diào)取相關(guān)信息，不能完全利用電腦來執(zhí)行電子檔案的管理工作，檔案工作是為社會服務(wù)的，不能及時調(diào)取到相關(guān)資料，最終犧牲的是人民群眾。他們需要各個機構(gòu)兩頭奔波為了調(diào)取檔案需要走訪好幾個地方，浪費時間消耗經(jīng)歷，影響辦事效率。

2）檔案管理基礎(chǔ)薄弱問題積累較多。檔案管理因有很多歷史遺留問題的原因造成了檔案管理基礎(chǔ)薄弱，工作人員流動性較大，通過相關(guān)了解可以發(fā)現(xiàn)檔案在交接工作問題上也是有很大的出入。管理人員責(zé)任心較差，只顧眼前導(dǎo)致歷史遺留問題積少成多，不能解決導(dǎo)致長久擱置。這樣一來無法實施全面性、規(guī)范性統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，引入電子檔案面對歷史遺留問題時也是一個老大難的問題，解決問題并沒有從根本上解決。

3）缺乏技術(shù)型電子檔案管理人員。檔案管理人員的素質(zhì)應(yīng)有待提高，電子信息化時代對檔案管理人員的要求也是逐步增高，傳統(tǒng)理念上的檔案管理人員一般情況下只要踏實沉穩(wěn)、細心謹慎就可以駕馭檔案的工作，通常年長人員居多，但這樣的人員思維不靈敏比較固化，不能與時俱進跟進時代的步伐，已經(jīng)失去學(xué)習(xí)的動力，所以導(dǎo)致檔案管理“養(yǎng)尊處優(yōu)”這一錯誤觀點。檔案信息的嚴謹需要有知識、有技術(shù)的人才來駕馭充分發(fā)揮現(xiàn)代化設(shè)備，把電子檔案真正引入時代的主流。

以上觀點表明了電子檔案編號管理的一個根本原因，根本問題諸多電子檔案編號管理現(xiàn)狀更是停滯不前，這些問題的由來不是短時間可以改變過來的，需要長時間的堅持戰(zhàn)斗，從某一個方面重點著手一個一個的整改落實到行動中去。

3 結(jié)合歸檔文件整理規(guī)則提出相關(guān)辦法

1）研發(fā)統(tǒng)一電子檔案軟件系統(tǒng)。為了促使電子檔案充分發(fā)揮電子信息的關(guān)鍵作用，結(jié)合歸檔文件整理規(guī)則建議研發(fā)一套關(guān)于電子檔案研發(fā)系統(tǒng)，這個系統(tǒng)是統(tǒng)一的，面向各大機關(guān)單位，所有關(guān)于檔案標(biāo)準(zhǔn)在此系統(tǒng)中都可以操作，地市聯(lián)網(wǎng)一些可對外公開的檔案屬于開放性質(zhì)，若調(diào)取相關(guān)檔案信息務(wù)必要經(jīng)相關(guān)負責(zé)人來授權(quán)審核同意后即可轉(zhuǎn)移備注只限于哪方面使用。這樣大大可以提高辦事效率而且對于執(zhí)行者來說方便群眾，群眾利益最大化。

2）從根本上解決歷史遺留問題。歷史遺留問題的堆積是很嚴重的，研發(fā)專屬電子檔案系統(tǒng)，可以設(shè)定一個板塊針對歷史遺留檔案的內(nèi)容，把問題電腦備份，系統(tǒng)可以自動匹配相關(guān)數(shù)據(jù)。根據(jù)匹配結(jié)果再結(jié)合紙質(zhì)檔案來重新整理歸檔排序，針對性的解決具體問題具體分析。

3）提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)。引入電子信息技術(shù)歸檔人員的自身素質(zhì)要加強提升，嚴格要求文化程度，避免招用大齡歲數(shù)的員工，整體年輕化，熟練掌握計算機電子歸檔的操作流程，敢于面對困難敢于承擔(dān)責(zé)任，盡職盡責(zé)遵紀守法。

4 電子檔案檔號編制注意事項

電子檔案檔號編制首先需要紙質(zhì)檔案歸檔組卷整理，再進行電子錄入系統(tǒng)分類、編號、排列、編目、歸檔電子文件格式的轉(zhuǎn)換、歸檔數(shù)據(jù)庫等相關(guān)要求。檔案管理較為復(fù)雜的工作，每個單位的檔案制度都各有不同，系統(tǒng)也是根據(jù)自身情況研發(fā)而定。簡單舉例：作為保險公司的檔案歸檔應(yīng)該算的上比較繁瑣了，收集來的手續(xù)要系統(tǒng)性的整理同時還存在手續(xù)的缺失，整套檔案按編號排序，一本檔案編號、手續(xù)齊全后打印目錄進行裝訂成冊。在檔案封皮處編輯檔案號年度—險種分類—印刷號排序，紙質(zhì)檔案裝訂完畢后，錄入電子系統(tǒng)險種的劃分、年度的劃分、理賠金額的劃分等系統(tǒng)自動生成電子檔案編號，再紙質(zhì)檔案中體現(xiàn)放入檔案盒歸檔完成。每本案卷都存在卷內(nèi)目錄所有案卷整合編輯為一個流水號段，比如一個目錄中出現(xiàn)了兩個以上的案卷流水號的時候就應(yīng)該重新編輯案卷號，或者可以拆分成兩個案卷目錄;如果是一個案卷流水號分為兩個以上的案卷目錄時，應(yīng)該合并為一個目錄號，還可以按照目錄來進行編設(shè)相應(yīng)的案卷流水號。

5 電子檔案檔號編制方法

編制方法是非?？茖W(xué)合理的并且明確提出了文書檔案檔號的機構(gòu)為：全宗號一檔案門類代碼·年度一保管期限一機構(gòu)（問題）代碼一件號其中，檔號左邊為上位代碼，右邊為下位代碼。上、下位代碼之間用短橫線“—”連接，同一級代碼之間用間隔號“·”隔開。歸檔文件較少的單位可以為：全宗號一年度一件號。具體檔號編制方法：

1）全宗號。全宗號是檔案機構(gòu)給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識，按照《檔號編制規(guī)則》編制。全宗號原則上由數(shù)字組成，也可采用字符+數(shù)字的方式編制，其中字符為全宗屬性代碼。全宗號不足4位的，應(yīng)在全宗號前補零，如21全宗，在檔號中應(yīng)為0021。全宗號第一位為全宗屬類代碼，且全宗號不足3位的，應(yīng)在全宗屬類代碼之后、數(shù)字前補零，如A12全宗，在檔號中應(yīng)為A012。

2）檔案門類代碼。歸檔文件的檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標(biāo)識。其他門類檔案，比如照片、科技、專業(yè)檔案，參照《規(guī)則》進行整理時，其門類代碼可以分別設(shè)置為“ZP”、“KJ”、“ZY”，科技、專業(yè)門類需要復(fù)分的，應(yīng)參照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822一2008）和國家基本專業(yè)檔案目錄執(zhí)行。

6 結(jié)語

檔案的歸檔與電子檔案檔號的編制方法，具體還要針對立檔單位的實際情況而定制，本文主要闡述了關(guān)于歸檔文件檔案管理涉及的問題及對策，電子檔案檔號編輯的整體思路。各個立檔機構(gòu)的情況各不相同，具體還要結(jié)合實際情況來有效避免檔案管理中存在的問題，告別紙質(zhì)化檔案時代，全面進入現(xiàn)代化電子檔案整理是我們共同的發(fā)展目標(biāo)。

參考文獻

[1]王吉壘.基于歸檔文件整理規(guī)則的電子檔案檔號編制方法探究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（31）：77-78.

[2]顏丙通.高校檔案檔號編制改革芻議——基于新版《歸檔文件整理規(guī)則》的啟示[J].檔案與建設(shè)，2018（07）：34-37.