富秀晴

摘 要：檔案信息化建設(shè)是關(guān)乎企事業(yè)單位發(fā)展的一項重要工作，從某種層面來說，也是對我國經(jīng)濟建設(shè)的一種推進。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;問題;決策

1 前言

隨著信息化技術(shù)在我國各行各業(yè)的蔓延和應(yīng)用，其已經(jīng)成為我國發(fā)展必不可少的一項先進技術(shù)，信息化建設(shè)也是我國與世界接軌的一項重要的建設(shè)工作。在檔案管理過程中，如果可以用到信息化管理技術(shù)，將可以有效地提高企事業(yè)單位檔案管理效率。

2 檔案信息化建設(shè)的含義

檔案信息化指的是在檔案活動當(dāng)中使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)等高科技手段來完成檔案信息資源的管理以及開發(fā)等。究其實質(zhì)，是對檔案管理模式以及工作方式的一種轉(zhuǎn)變，逐漸的從傳統(tǒng)化的檔案實體保管邁向現(xiàn)代化的信息化管理。但是由于該項技術(shù)發(fā)展的比較短暫，關(guān)于檔案信息化建設(shè)的理解以及認識方面還存在非常多的偏差以及不足，因此在思想觀念上還需要持續(xù)性的更新以及突破。

3 檔案信息化技術(shù)與制度建設(shè)

1）檔案信息化技術(shù)。檔案信息化建設(shè)屬于一項技術(shù)型，涉及面比較廣泛以及資金比較密集的工程，在建設(shè)中一定要遵照相應(yīng)的技術(shù)標準以及原則，最終可以實現(xiàn)全市檔案部門之間的信息資源共享，并且可以廣泛的開展一些聯(lián)機檢索以及聯(lián)合編目等業(yè)務(wù)，這樣可以進一步的促進交流，徹底改變之前各自為政的局面。在這種基礎(chǔ)之上，進一步的連接區(qū)域網(wǎng)以及廣域網(wǎng)，使得國家檔案信息資源的布局得到優(yōu)化。與此同時，還要重視檔案信息化以及社會信息化之間的協(xié)調(diào)化發(fā)展，爭取把檔案信息化建設(shè)納入總格局當(dāng)中，加快檔案事業(yè)的持續(xù)性發(fā)展，爭取推動國家得到持續(xù)的發(fā)展。

2）硬件設(shè)施。管理的信息化建設(shè)首先需要從硬件設(shè)施進行改革，硬件設(shè)施是檔案管理工作能夠開展的前提要素，如果不能保障硬件設(shè)施的質(zhì)量，檔案管理的質(zhì)量也會受到影響。檔案管理的硬件設(shè)施包括計算機、存儲區(qū)域、數(shù)據(jù)庫、局域網(wǎng)等，這些組成了檔案管理的支撐平臺。

3）制度建設(shè)。要保障檔案信息管理模式的健全化，就需要和先進性，科學(xué)性的管理技術(shù)以及相應(yīng)的管理理念相結(jié)合，在現(xiàn)代化的社會發(fā)展中，科技一直在不斷的進步，這樣以來就對檔案管理水平的提升起到了很大的促進作用。不斷的改進檔案管理的模式以及技術(shù)，可以進一步對檔案管理的發(fā)展起到拖動的作用。檔案管理的具體水平對檔案信息價值的發(fā)揮起到很大的影響，為了保障檔案信息可以在很大程度上發(fā)揮出比較大的價值，檔案部門的相關(guān)工作人員一定要持續(xù)的改進檔案管理的相關(guān)水平，還需要進一步完成檔案管理體系的持續(xù)優(yōu)化，要不斷的改革之前傳統(tǒng)的檔案管理模式，這樣以來才會更好的和現(xiàn)代化社會的需求之間相適應(yīng)。

4 檔案管理信息化的運用現(xiàn)狀

1）管理員綜合素質(zhì)不高。目前由于一些單位的檔案管理人員對檔案的管理工作未進行深入的了解，導(dǎo)致絕大多數(shù)的檔案管理工作還是按照最傳統(tǒng)的方法開展。相比較于專業(yè)的檔案管理人員，缺乏先進的理論實踐知識，較少掌握先進的檔案管理方法，未能意識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性。除此之外，部分檔案管理人員缺乏對檔案管理工作的熱情，不思進取，不擅于主動學(xué)習(xí)先進的檔案管理方法。所以，目前的檔案管理人員資質(zhì)不足。

2）檔案檢索效率不高。雖然檔案的檢索已經(jīng)不斷趨向自主化，但目前仍有很多單位還是采用的傳統(tǒng)的信息檢索手段，一般采用效率較低的人工檢索手段。人工檢索不僅效率較低，而且對于經(jīng)驗豐富的檔案管理人員也需要一定的時間才能夠正確檢索。雖然很多單位在原有的檢索方式上不斷進行創(chuàng)新，編制出新的檢索工具，但在效率上還是無法追趕信息化檔案管理模式。

3）重視程度不夠。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展進步，不少單位都已引進檔案信息化管理模式，但是實際的運行效果卻并不是那么理想。最主要的原因是單位的檔案管理人員對檔案信息化管理的重視程度并不高，不能充分認識到檔案管理的便利性和重要性，對于很多檔案未能及時進行歸檔處理，從而導(dǎo)致了信息的遺漏。由于很多單位的檔案管理人員不是善于接受新事物的年輕人，思想模式較為陳舊，對檔案的管理仍然堅持紙質(zhì)檔，人工操作，不能意識到網(wǎng)絡(luò)處理的方便和準確，對檔案的信息化管理起不到促進作用。

4）檔案信息化技術(shù)落后。檔案信息化建設(shè)屬于一項技術(shù)比較密集型的工程，在信息化的建設(shè)中，技術(shù)屬于比較重要的支撐。當(dāng)前檔案信息化仍然處于發(fā)展當(dāng)中，技術(shù)方面存在一定的差距，比如：壓縮技術(shù)，數(shù)據(jù)存儲以及檢索技術(shù)等，關(guān)于這些技術(shù)還不能比較熟悉的掌握。與此同時，非常的難以使用電子文件以及數(shù)字化來完成檔案的管理。因此如何更好的把關(guān)鍵技術(shù)應(yīng)用到檔案工作中去，屬于迫切需要解決的問題。

5 進行檔案宣貫培訓(xùn)

1）加強對檔案信息化建設(shè)的認識。隨著時代的發(fā)展，我國的信息化水平越來越高，檔案信息化也就成為大勢所趨。目前在各行各業(yè)中，由于計劃經(jīng)濟時代將大部分的精力都放置在了經(jīng)濟建設(shè)中，而在檔案管理系統(tǒng)中投入的資源較少，導(dǎo)致了目前眾多企事業(yè)單位的檔案管理水平并不高，歸根究底還是對檔案管理的重視不足。為了解決當(dāng)前某些檔案管人員因為意識不足而導(dǎo)致檔案管理水平不高的問題，需要企事業(yè)單位強化各人員對于檔案管理信息化的認識，應(yīng)用相應(yīng)的媒介平臺撰寫宣傳文章將檔案管理信息化的優(yōu)點和意義在企事業(yè)單位內(nèi)大力宣傳。

2）宣貫培訓(xùn)。一般來說，在進行宣貫培訓(xùn)時，檔案管理人員要針對歸檔范圍、歸檔要求、歸檔方式等方面的宣貫。其主要特點來確定歸檔的具體內(nèi)容，且在后期檢查的過程中，可以針對上述的文件資料進行嚴格的審查，并給出相應(yīng)的調(diào)整意見，這也是另一種形式的宣貫培訓(xùn)。

3）全面提高檔案工作者素質(zhì)。想要從根本上實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)，培養(yǎng)一批管理型、復(fù)合型以及技術(shù)型的人才是非常重要的。因此可以利用崗位培訓(xùn)、法律學(xué)習(xí)以及繼續(xù)教育等方式使檔案人員掌握更多的法律、經(jīng)濟、歷史等現(xiàn)代化的管理內(nèi)容，發(fā)展為精通業(yè)務(wù)以及具備創(chuàng)新精神的有用人才。與此同時，廣大檔案工作者應(yīng)該主動的學(xué)習(xí)信息技術(shù)以及現(xiàn)代管理等知識，只有這樣才可以成為檔案信息化管理當(dāng)中的實用型人才。

4）加強檔案信息化技術(shù)的應(yīng)用。檔案信息可以對人們的社會實踐活動進行比較真實的反映，為了給企業(yè)、政府以及人們提供相應(yīng)的文件以及信息，我們一定要對檔案信息實施全面性的管理，這樣將會非常的利于人們進一步的完成決策。社會一直在迅速的發(fā)展，關(guān)于檔案信息的數(shù)據(jù)也在不斷的出現(xiàn)增加的趨勢，規(guī)模也變得非常大，如果在工作的過程中，利用之前比較傳統(tǒng)的管理模式進行處理這些檔案信息，在很大程度上會使得工作出現(xiàn)一定的失誤，這樣就會和社會的發(fā)展要求之間無法更好的適應(yīng)。因此我們一定要使用一些比較先進的設(shè)備以及技術(shù)進行處理這些檔案信息，保障檔案在管理的過程中更加的面向信息化以及現(xiàn)代化，更好的造福于人類。

6 結(jié)束語

管理模式的變革是時代變遷下的必然產(chǎn)物，在過去20年，檔案的管理從紙質(zhì)化過渡到了電子化，而經(jīng)歷過信息技術(shù)革命后，從電子化過渡到信息化是趨勢所在，也是目前我國發(fā)展和社會進步的重要環(huán)節(jié)。在進行檔案信息化建設(shè)的過程中，需要注意多項問題，需要進行深入研究，希望本文提出的幾點可以為同行作出參考。

參考文獻

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