馬鑫

摘要：基于對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位的調(diào)查分析結(jié)果，總結(jié)部分科研單位在檔案管理中存在的主要問(wèn)題，借鑒國(guó)內(nèi)外成功的管理經(jīng)驗(yàn)，提出切實(shí)可行的改善措施和建議。通過(guò)建立程序化、科學(xué)化的檔案管理機(jī)制，提升科研檔案的管理水平。

關(guān)鍵詞：科研檔案;農(nóng)業(yè);綜述;管理制度;設(shè)施

2017—2018年的調(diào)查研究表明，遼寧、山東、河南等省的農(nóng)業(yè)科研單位在科研檔案管理過(guò)程中，普遍存在制度和管理不規(guī)范、激勵(lì)和考核機(jī)制缺乏、設(shè)備設(shè)施落后、檔案利用率低等問(wèn)題，造成檔案文件材料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)，歸檔率低。通過(guò)分析造成上述問(wèn)題的主要原因，提出切實(shí)可行的改善措施，對(duì)建立程序化、科學(xué)化的檔案管理機(jī)制具有重要的意義。

1 農(nóng)業(yè)科研檔案管理存在的主要問(wèn)題

1.1 制度和管理不規(guī)范

調(diào)查結(jié)果顯示，大部分科研單位未制定切實(shí)可行的檔案管理制度，或制度執(zhí)行和落實(shí)力度不足，致使檔案管理處于不完整歸檔和零散保管狀態(tài)。

目前，農(nóng)業(yè)科研檔案的管理依據(jù)主要是《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》、《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》（DA/T2-1992）和農(nóng)業(yè)部的農(nóng)業(yè)科技檔案工作部頒標(biāo)準(zhǔn)《分類、著錄與標(biāo)引匯編》等文件，但這些文件只是農(nóng)業(yè)科研單位開(kāi)展檔案管理時(shí)的參考文件，并非強(qiáng)制執(zhí)行的文件和規(guī)定，也沒(méi)有嚴(yán)格的檢查、獎(jiǎng)懲機(jī)制，容易導(dǎo)致農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理制度不統(tǒng)一、不規(guī)范，具體表現(xiàn)為：周期不同，格式各異，制度規(guī)范有別，保管期限有待統(tǒng)一;分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，管理各自為政;未集中統(tǒng)一管理，網(wǎng)絡(luò)體系不健全。

1.2 激勵(lì)和考核機(jī)制缺失

農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的“三納入”“四同步”未得到落實(shí)。“三納入”是指將檔案工作納入單位工作計(jì)劃，納入領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入職工經(jīng)濟(jì)責(zé)任制和崗位責(zé)任制。“四同步”是指單位下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與文件材料歸檔要求同步;檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查文件材料形成同步;評(píng)審鑒定成果與驗(yàn)收、鑒定檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況同步;上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員晉級(jí)考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。

在缺少激勵(lì)機(jī)制和考核制度的情況下，科研人員和檔案管理人員欠缺整理、管理農(nóng)業(yè)科研檔案的動(dòng)力，在一定程度上制約了農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的規(guī)范化。

1.3 設(shè)備設(shè)施落后

調(diào)查結(jié)果顯示，遼寧省農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理設(shè)備設(shè)施相差懸殊，有的單位配備先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備并購(gòu)置相應(yīng)的檔案管理軟件，而多數(shù)農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理設(shè)備非常落后，缺少計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、照相、掃描儀、記錄機(jī)、服務(wù)器等電子設(shè)備，未實(shí)現(xiàn)電子化管理，只有少部分單位處于向現(xiàn)代化數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)化中。電子化管理設(shè)備的缺失，使檔案管理方式和檢索手段顯得落后，直接影響其查閱和利用。

1.4 檔案資源利用率低

當(dāng)前，檔案資源未能得到充分開(kāi)發(fā)利用的原因主要有：1） 農(nóng)業(yè)科研檔案專業(yè)性強(qiáng)，需要查閱者少。2） 服務(wù)對(duì)象單一，僅限于相關(guān)專業(yè)的農(nóng)業(yè)科研人員，利用率低。3） 農(nóng)業(yè)科研檔案不齊全，無(wú)法滿足查閱需求，影響查閱人員的積極性。4） 宣傳不到位。農(nóng)業(yè)科研人員對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案的了解有限，影響檔案的開(kāi)發(fā)利用。5） 當(dāng)代社會(huì)科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，知識(shí)更新快，農(nóng)業(yè)科研檔案需向情報(bào)型、交流型發(fā)展，以文獻(xiàn)形式編寫報(bào)告和進(jìn)行交流，而各單位普遍缺乏促進(jìn)科研檔案交流的機(jī)制和措施。6） 課題成果鑒定驗(yàn)收后，在申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)或成果轉(zhuǎn)化中材料形成周期長(zhǎng)、不定期，造成歸檔不及時(shí)、材料不完整，使科研人員可能對(duì)檔案室提供的數(shù)據(jù)、核心內(nèi)容產(chǎn)生質(zhì)疑，信息資源不能發(fā)揮應(yīng)有作用。7） 檔案信息資源開(kāi)發(fā)嚴(yán)重滯后，多數(shù)停留在一二次文獻(xiàn)編研上，無(wú)法滿足科研人員高層次的需求。

2 提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理水平的建議

2.1 完善制度和規(guī)范管理

實(shí)施檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，規(guī)范檔案的收集、整理、開(kāi)發(fā)利用等程序，是做好農(nóng)業(yè)科研檔案管理的基礎(chǔ)和前提。為此，遼寧省應(yīng)結(jié)合農(nóng)業(yè)科研單位的具體情況，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等，制定切實(shí)可行的農(nóng)業(yè)科研檔案制度，如《農(nóng)業(yè)科研檔案管理辦法》《農(nóng)業(yè)科研檔案分類標(biāo)準(zhǔn)》《農(nóng)業(yè)科研檔案工作規(guī)范》等，進(jìn)一步指導(dǎo)和規(guī)范農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作，提升農(nóng)業(yè)科研檔案管理水平和規(guī)范化程度，加強(qiáng)科研檔案的利用與開(kāi)發(fā)。同時(shí)，對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案工作實(shí)行規(guī)范化管理。一是科研檔案本身規(guī)范化。歸檔以前，根據(jù)科技文件材料的形成規(guī)律分類建檔，且書(shū)寫、質(zhì)量、格式、形式、程序、整理、加工等按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)集中管理。二是科研檔案管理工作規(guī)范化。制定整理、保管、利用、鑒定、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、銷毀、移交等規(guī)章制度，強(qiáng)化科研原始記錄撰寫的規(guī)范化、正規(guī)化、嚴(yán)謹(jǐn)化、詳實(shí)化，確保檔案具有連續(xù)性、完整性和科學(xué)性。

電子檔案作為檔案的數(shù)字化形態(tài)，已成為農(nóng)業(yè)科研單位科研管理的重要組成部分，其規(guī)范化管理是科研管理手段提升的重要標(biāo)志。將電子文件的收集納入各科室崗位責(zé)任制，在形成紙質(zhì)文件時(shí)留存電子版本，并以只讀形式保存。

2.2 健全激勵(lì)與考核機(jī)制

提高領(lǐng)導(dǎo)者、檔案員和農(nóng)業(yè)科研人員對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案重要性的認(rèn)識(shí)，將農(nóng)業(yè)科研檔案管理納入單位工作計(jì)劃、議事日程，真正把檔案工作"三納入、四同步"落到實(shí)處。制定科研檔案收集的獎(jiǎng)懲制度，并與單位綜合目標(biāo)管理、年度考核、檔案管理及科研人員職稱晉升掛鉤，定期開(kāi)展檔案工作評(píng)定。通過(guò)制定切實(shí)可行的考核制度，激勵(lì)和促進(jìn)科研人員、檔案員做好科研檔案的收集和管理工作。

2.3 增加設(shè)備設(shè)施投入

在現(xiàn)代農(nóng)業(yè)快速發(fā)展的當(dāng)今，加大農(nóng)業(yè)科研檔案設(shè)施設(shè)備投入、改善農(nóng)業(yè)科研檔案管理?xiàng)l件、提升管理水平是大勢(shì)所趨。配備相應(yīng)硬件設(shè)施，如大型數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、圖文掃描儀、刻錄機(jī)、移動(dòng)硬盤、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、空調(diào)、防靜電設(shè)備等，可以改善檔案管理軟環(huán)境。

推進(jìn)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化進(jìn)程，是當(dāng)前檔案工作的發(fā)展方向和趨勢(shì)。在以計(jì)算機(jī)為主的信息時(shí)代，要求農(nóng)業(yè)科研檔案管理現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化。在更新技術(shù)設(shè)備的基礎(chǔ)上，與辦公自動(dòng)化技術(shù)相結(jié)合，開(kāi)發(fā)靈活、實(shí)用的檔案信息管理軟件，研制具有查詢、檢索、閱讀、打印、添加等功能的農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。

2.4 提高檔案利用率

農(nóng)業(yè)科研檔案作為內(nèi)部情報(bào)資料，重在歸檔保存，具有一定的封閉性。同時(shí)，農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)相對(duì)獨(dú)立，缺少跨機(jī)構(gòu)、跨部門的科研文件檔案管理機(jī)制，不利于信息與知識(shí)的交流和共享。在信息化飛速發(fā)展的今天，應(yīng)將科研檔案在一定范圍內(nèi)開(kāi)放，通過(guò)信息資源共享實(shí)現(xiàn)群體互動(dòng)式學(xué)習(xí)。

美國(guó)的四大科技報(bào)告（AD報(bào)告、NASA報(bào)告、DE報(bào)告、PB報(bào)告）以“交流和使用”為中心，將科技檔案工作融于情報(bào)信息工作，充分發(fā)揮其交流和使用的功能?？蓪W(xué)習(xí)借鑒國(guó)外做法，使科研檔案由“以管為中心”向“交流和使用為中心”轉(zhuǎn)變。將原始記錄材料編寫成能夠交流的科技報(bào)告（如總結(jié)報(bào)告、研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、進(jìn)展報(bào)告）、實(shí)驗(yàn)室筆記、觀察報(bào)告等，對(duì)外提供可公開(kāi)的部分信息，內(nèi)部和涉密部分信息只在單位內(nèi)部交流。

3 結(jié)語(yǔ)

在農(nóng)業(yè)科研檔案管理中，應(yīng)按專業(yè)理順關(guān)系，開(kāi)展檔案收集、整理、編研等業(yè)務(wù)，建立符合現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展需求的體系化管理模式。遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院以院圖書(shū)檔案館為核心，以各業(yè)務(wù)所、重大課題組為紐帶組建分級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)，各單位選派專（兼）職檔案管理人員管理所在單位的課題和成果檔案。這種管理模式加大了科研檔案管理力度，可及時(shí)有效指導(dǎo)科研資料歸檔，確保歸檔材料齊全完整?？蒲袉挝坏目蒲袡n案管理既有共性又有個(gè)性，選擇適合本單位科研特點(diǎn)的管理模式，對(duì)提高科研管理效率具有重要意義。

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