鄔杭龍 張玉軍 王偉祥 李想

摘要：OA（辦公自動化）系統(tǒng)自20世紀70年代被提出，經(jīng)過半個世紀的發(fā)展已經(jīng)廣泛應用到了現(xiàn)代各個領域的企業(yè)中;ERP（企業(yè)資源計劃）自1990年被美國Gartner Group公司提出，旨在建立在信息技術基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。然而，當今企業(yè)已經(jīng)不能僅僅滿足于OA系統(tǒng)或ERP系統(tǒng)，兩種軟件并行使用又加重開發(fā)、使用等負擔，所以將ERP系統(tǒng)與OA相結合，是在“工業(yè)4.0”概念下的主要發(fā)展方向。

關鍵詞：OA;ERP;系統(tǒng)整合;資源高度共享;信息化

中圖分類號：TP317 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）12-0093-02

1背景

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，智能化、系統(tǒng)化以及信息化的企業(yè)管理逐漸在各個企業(yè)中不斷萌芽，各種企業(yè)管理信息技術也不斷開發(fā)。傳統(tǒng)的辦公自動化系統(tǒng)往往已經(jīng)不能滿足于現(xiàn)代企業(yè)的業(yè)務邏輯，OA系統(tǒng)正在變得不再主流。同時ERP系統(tǒng)又不能很好地兼容企業(yè)辦公管理。所以，在信息化發(fā)展的推動下，OA與ERP的整合是自動化管控現(xiàn)代企業(yè)業(yè)務的主要途徑。

2OA和ERP的特點

OA的本質(zhì)是管理企業(yè)的日常辦公，涉及行政、人事、財務、客戶、項目、資金、開發(fā)等方面，企業(yè)不同，細節(jié)的個性化差異很大，是一個服務監(jiān)管型的系統(tǒng)。OA系統(tǒng)由多個工作模塊事件流組成，表面看這些事件流不相關聯(lián)，實際上又數(shù)據(jù)互通，使得信息傳遞的速度提升、規(guī)范提高。OA系統(tǒng)目的是整體化的企業(yè)管理。OA系統(tǒng)有著易用、健壯、開放、嚴密、實用的特點。這些特點提供給企業(yè)各種數(shù)據(jù)的總體概覽、數(shù)據(jù)可視化、月度年度數(shù)據(jù)報表可視化。

ERP是對企業(yè)資源進行重新規(guī)劃和系統(tǒng)管理的一種重要系統(tǒng)，同時ERP是針對物資資源、人力資源、財務資源、以及信息資源所結合成一體化的企業(yè)管理軟件。ERP將客戶資源、企業(yè)內(nèi)部活動和供應商資源相結合，形成企業(yè)完整的供應鏈。

3OA與ERP的集成軟件系統(tǒng)的設計

那么OA和ERP軟件提供的功能類似嗎？OA是否可以被ERP取代呢？首先，這兩種系統(tǒng)都是信息化的產(chǎn)品，而OA側(cè)重于辦公管理，ERP則側(cè)重于業(yè)務流程管理，如果這兩者可以集成，可以減少許多管理的漏洞，而且兩種系統(tǒng)的整合集成將很好地解決和彌補各自的劣勢，使得整個整合系統(tǒng)使用起來更加靈活，管理更加方便。在軟件的設計上需要做到以下幾點：

OA與ERP的集成將實現(xiàn)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的高度共享。ERP可以根據(jù)OA中的數(shù)據(jù)安排物料、人力、財務等業(yè)務進度和資源，相應的OA還可以根據(jù)ERP管控業(yè)務的相關數(shù)據(jù)，合理安排企業(yè)資源;

為了實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的高度共享，系統(tǒng)設計應統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫，以提高系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的完整性、準確性和一致性;

做到這些以后，因為數(shù)據(jù)的統(tǒng)一和共享，那么在算法處理上要保證高效、實時傳輸數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)內(nèi)部自動處理數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的及時性和完整性;

在開發(fā)中要考慮到目標企業(yè)各個部門在協(xié)同工作上的賬戶權限問題，嚴格管控用戶權限，保證用戶完成自己工作的同時不會權限溢出，追蹤責任，保障數(shù)據(jù)安全;

OA系統(tǒng)本身具有開放性可拓展，設計時要考慮將OA系統(tǒng)做根基構建其他功能模塊，更大程度的使系統(tǒng)高內(nèi)聚、低耦合。

4OA與ERP的集成軟件系統(tǒng)的應用

由于不同企業(yè)的生存環(huán)境、業(yè)務重點、工作流程、管理模式、工作習慣等的差異，不同企業(yè)在軟件需求上有很大的差異，如果開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)，開發(fā)企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)，成本高，并且兩個未使用的軟件系統(tǒng)的并行使用會造成更多的工作重復和復雜的數(shù)據(jù)。兩個系統(tǒng)的開發(fā)花費大量人力物力，卻并不能有效地提高工作效率。實際使用空間低，經(jīng)常無法滿足企業(yè)業(yè)務需求。為了解決這一尷尬問題，基于OA系統(tǒng)良好的擴展性，基于OA集成ERP的軟件系統(tǒng)的應用將是企業(yè)辦公軟件的主要發(fā)展方向。

舉個例子，在企業(yè)工程施工時，工程人員要根據(jù)庫存去判斷要購買多少零件，購買后庫存管理者要管理物資資源變化，物資資源的變化有直接影響到財務的資金管理，而所有的一切還需要報告給行政部門進行審批與留檔。OA與ERP集成后，在庫存中可以查看每一件零件的使用情況;施工流程信息中又能追蹤到每一環(huán)節(jié)應用到的人力物力資源。

基于OA集成ERP的軟件系統(tǒng)具有良好的擴展性和模塊化設計特點。在開發(fā)中要考慮升級與維護。在實際應用中，應定期進行數(shù)據(jù)備份、源代碼備份、數(shù)據(jù)庫備份和系統(tǒng)日志備份。制定安全合理的用戶組織框架。做好網(wǎng)絡安全防護、內(nèi)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)隔離，確保數(shù)據(jù)安全。

5結束語

OA與ERP集成系統(tǒng)汲取了兩種系統(tǒng)各自的優(yōu)勢即高效辦公和業(yè)務管理，有效地規(guī)避了原系統(tǒng)使用上與企業(yè)實際工作流程不一致、不貼合等問題。系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)共享和傳輸提供了便利和及時性;為領導的審批操作帶來了便捷和高效;全面提升了員工的辦事效率;給系統(tǒng)開發(fā)人員帶來方便。