陳莉蓉

摘 要：隨著我國市場經濟的快速發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展空間得到了較大的提升，很多企業(yè)在銷售過程中應用了ERP、RPA等先進的信息化軟件，實現(xiàn)了銷售財務流程的自動化，但在銷售財務流程自動化的過程中也會出現(xiàn)一些管理問題，這些問題增加了銷售財務風險，因此要加大對銷售財務流程自動化風險控制的研究力度。本文以辦公設備銷售企業(yè)為例，從銷售流程自動化出發(fā)，分析了銷售財務的日常財務風險，并提出了幾點銷售財務流程自動化和風險控制的對策，目的在于提高銷售財務流程自動化水平，規(guī)避銷售財務風險，提升辦公設備銷售企業(yè)的綜合競爭實力。

關鍵詞：銷售財務流程;自動化;風險控制

一、銷售財務流程自動化的應用

在大數(shù)據(jù)時代背景下，企業(yè)銷售模式正面臨IT新技術的挑戰(zhàn)，大量新技術的廣泛應用給企業(yè)的管理人員和員工工作帶來了較大的沖擊。軟件流程自動化，也被稱作RPA，是指用軟件自動化方式實現(xiàn)各個行業(yè)中本來是人工操作的業(yè)務由計算機完成。它讓軟件機器人自動處理大量重復的、基于規(guī)則的工作流程任務。比如：在企業(yè)的業(yè)務流程中，通常有紙質文件錄入、證件票據(jù)驗證、從電子郵件和文檔中提取數(shù)據(jù)、跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)遷移、企業(yè)IT應用自動操作等，而軟件機器人能準確快速地完成這些工作，減少人工錯誤，確保零失誤，提高效率，大幅度降低運營成本。RPA依靠先進的軟件自動化技術，極大降低了開發(fā)成本，縮短了開發(fā)周期，實現(xiàn)了企業(yè)內部跨系統(tǒng)及工作流程的自動化，提高了生產效率，因此很多企業(yè)在銷售過程中已經實現(xiàn)了財務流程的自動化，并取得了顯著的效果。企業(yè)銷售財務流程自動化的應用效果主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）申報增值稅方面

某辦公設備銷售企業(yè)在應用RPA之前并沒有實現(xiàn)財務、稅務軟件之間的無縫銜接，因此該企業(yè)希望在發(fā)票開具、稅務信息錄入、納稅申報方面實現(xiàn)流程自動化，避免人工錄入失誤問題。在該企業(yè)引入RPA之后，填報、匯總一家公司的財務數(shù)據(jù)僅僅需要十分鐘時間，既提高了該企業(yè)的財務工作效率，還可以對原來的稅務系統(tǒng)進行完善，降低人為填報出現(xiàn)錯誤的幾率，也大大簡化了稅務申報工作，規(guī)避了可能出現(xiàn)的稅務風險。

（二）核對報銷單據(jù)方面

辦公設備銷售企業(yè)在財務報銷的過程中有很多費用要審批、單據(jù)要核對，工作量大，若不謹慎細致，極有可能出錯。在應用RPA之后，有效解決了重復審核問題，財務人員可以從重復性的審核工作中解脫出來，有足夠時間來完成其他財務分析工作，也大大提高了核對報銷單據(jù)工作的效率與水平。

（三）合并財務報表方面

某辦公設備銷售企業(yè)在月末合并財務報表時，希望利用現(xiàn)有軟件快速完成匯總報表、抵消合并財務報表，提升合并財務報表的工作效率。在應用RPA之后，該企業(yè)從原來合并財務報表需要花費一個小時，縮短為兩分鐘內完成，并且可以隨時更改合并財務報表，大大緩解了財務人員月結的工作壓力，為管理者提供了及時準確的財務報表。

二、銷售財務管理的日常風險

（一）實際銷售數(shù)據(jù)與預算差異較大

銷售財務的一個突出問題是銷售額的提升以及如何控制市場銷售費用，將有限資金的效力發(fā)揮到最大。然而，在完成預算和批準報告之后，內部各個部門對費用進行自行控制，由于未得到相關預算系統(tǒng)的鏈接與控制，在報銷實際費用時缺少了預算數(shù)據(jù)進行比對控制，這就會導致實際費用大大超出預算。

（二）增加成本，浪費大量存貨

一些企業(yè)在加快存貨周轉速度時，雖然使資金使用率得到了提升，但也對存貨報廢的數(shù)量進行了非正常削減。例如：將長期庫存積壓率作為業(yè)績考核指標，為降低庫存占用，企業(yè)對存貨的入庫量進行了嚴格的控制，同時為減少庫存積壓，將長期存貨申報報廢處理，這樣反而增加了成本，造成大量資源浪費，不利于辦公設備企業(yè)銷售業(yè)務的正常運轉。

（三）線上銷售的競爭壓力大

企業(yè)的線下銷售正面臨線上銷售的競爭壓力，因此現(xiàn)階段急需解決的問題是如何為線上客戶提供高質量的服務，提升線上商鋪的信譽水平。例如，某公司作為世界排名第三的打印機銷售公司，為適應國際經濟市場競爭需要，提高了線上銷售的比率，但也隨之出現(xiàn)了一些問題，如七天無理由退貨導致二手商品較線下銷售翻倍增加，延遲開具發(fā)票或延遲退款的現(xiàn)象頻發(fā)，這會引發(fā)經營性罰款、降低企業(yè)商鋪信譽等。

三、銷售財務流程自動化和風險控制對策

（一）銷售財務流程自動化一攬子解決方案

一方面，搭建ERP系統(tǒng)。通過ERP預算系統(tǒng)實現(xiàn)自下到上地填報財務預算數(shù)據(jù)，細分每一項銷售業(yè)務活動費用的性質，如網絡平臺促銷費用、廣告制作費用、會展費用、裝修店鋪費用等，在經過逐層審批后，把最終確認的預算管理數(shù)據(jù)嵌入到日常報銷費用的系統(tǒng)中，實現(xiàn)預算管理和費用報銷業(yè)務的融合控制。

對銷售型企業(yè)的財務活動來說，其日常報銷中最復雜的工作就是審核單據(jù)以及網上轉賬工作，因此可以將預算系統(tǒng)與報銷系統(tǒng)直連、SAP系統(tǒng)與報銷系統(tǒng)直連，實現(xiàn)銷售財務流程自動化。具體流程如下：首先，預算數(shù)據(jù)自動聯(lián)入費用報銷系統(tǒng)，對實際報銷進行自動控制，保證報銷不超出預算;其次，為了日后比較分析預算與實際，實際報銷使用的明細科目應與預算系統(tǒng)費用明細目錄保持一致;再次，經過審核之后未完成支付的單據(jù)，需要采用銀企直連的方法自動上傳到網銀，在生成數(shù)據(jù)包后進行審核支付;最后，對于支付成功的數(shù)據(jù)，要實現(xiàn)SAP賬務系統(tǒng)的自動對接，財務部門可以通過系統(tǒng)來糾正人工出現(xiàn)的偏差。

另一方面，靈活應用RPA人工智能。近年來，人工智能（AI）已經是一個熱度很高的名詞，很多企業(yè)在經營過程中已經廣泛應用了人工智能，企業(yè)在財務管理過程中也要靈活應用RPA人工智能，例如：財務部門可以利用RPA系統(tǒng)完成發(fā)票抵扣聯(lián)的掃描和認證以及收款清賬工作，實現(xiàn)客戶訂單與網銀系統(tǒng)的對接，自動進行清賬處理。

（二）做好防控風險的日常工作

首先，對于存貨，要把長期庫存占有率納入到業(yè)績考核中，對庫存報廢進行嚴格審批，這樣可以防止一些人員為了業(yè)績考評而出現(xiàn)虛假報廢的問題。

其次，加大對信用的控制力度。企業(yè)在銷售過程中為避免發(fā)生壞賬，需要制定相關的信用控制計劃。第一，設置控制信用崗位，采用實地拜訪客戶的方法了解其實際情況，這樣可以合理判定其信用額度，提高應收賬款期限的合理性;第二，構建信用控制系統(tǒng)，合理使用天眼查、企業(yè)查等追蹤信用軟件，增加信用維度，如客戶近期是否有抵押、客戶自身風險情況、抵押的實際情況、客戶是否存在重大訴訟、客戶變更工商登記情況、客戶法人變動情況、客戶高管人員的變化情況等，也要從企業(yè)年報、客戶公司的新聞輿情、行政處罰等緯度透析該公司的潛在信用風險情況;第三，與第三方評估公司簽訂合約，這樣可以直接取得客戶的信用評級報告，降低壞賬損失發(fā)生的概率。

再次，對于線上銷售管理，銷售型企業(yè)可建立一個集中管理平臺，即ECP管理平臺，實現(xiàn)統(tǒng)一標準的及時服務，如微店、京東、蘇寧易購、淘寶、天貓等將所有銷售訂單都匯入到ECP系統(tǒng)中進行管理，實現(xiàn)了實時推送電子發(fā)票。如果客戶提出特殊要求，如改變快遞接收地址、要求開具增值稅發(fā)票、退款等，可以將要求傳送到ECP系統(tǒng)中，這樣就可以大大降低投訴量，提高商鋪的好評率。

同時，企業(yè)不應忽視流程上線后對系統(tǒng)的持續(xù)監(jiān)督。數(shù)字化操作與人工操作一樣，都需要監(jiān)督。如果銷售財務自動化系統(tǒng)投入使用，就需要持續(xù)進行監(jiān)督。監(jiān)督涉及管理工作隊列、日程安排、執(zhí)行規(guī)則以及系統(tǒng)的端到端可視性、系統(tǒng)活動的實時儀表板，還要實施自動化與控制和調度的職責分離。

（三）培養(yǎng)高素質的銷售財務流程自動化人才

鑒于銷售財務流程自動化是一項相對較新的技術，企業(yè)能雇傭到的有相關經驗的人才非常有限。一個有效的選擇是引入外部咨詢公司力量，以應對銷售財務流程自動化實施初期的挑戰(zhàn)。同時，企業(yè)應加強培訓，也可以借助外部咨詢力量對內部財務和IT人員進行培訓，并建立自己的人才儲備。

四、結語

銷售財務流程自動化是辦公設備銷售企業(yè)適應大數(shù)據(jù)時代的必然選擇，也是其提升自身核心競爭力的關鍵，因此，企業(yè)管理者要認識到銷售財務流程自動化的重要性，從銷售財務日常問題入手，積極采用合理方法來防控銷售財務流程自動化帶來的財務風險，這樣才能充分發(fā)揮出銷售財務流程自動化的作用，提升辦公設備銷售企業(yè)的管理水平。

參考文獻

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