摘要：隨著高等教育教學(xué)改革的不斷深化，很多高校擁有了更多的行政自主權(quán)。辦公室作為高校管理與服務(wù)的核心部門，在內(nèi)部起著承上啟下溝通作用，肩負(fù)著信息傳遞的重要使命。而辦公室行政秘書作為行政管理的安排者與執(zhí)行者，更應(yīng)認(rèn)識到自身工作的重要性，其工作效率的高低直接影響行政管理的質(zhì)量。在新形勢下，高校行政秘書應(yīng)當(dāng)具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力、政治素養(yǎng)與服務(wù)意識。

關(guān)鍵詞：行政秘書 管理 基本素養(yǎng)

中圖分類號：D6? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? 文章編號：1009-5349（2020）12-0215-02

秘書工作是高校發(fā)展與改革管理工作中重要組成部分，習(xí)總書記評價(jià)他們，工作苦、工作任務(wù)重、工作復(fù)雜;在工作中，應(yīng)堅(jiān)持馬克思列寧主義、以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以新的理念新的思想新的戰(zhàn)略方針。依法治校及平安和諧校園的構(gòu)建，對學(xué)校行政管理工作特別是高校辦公室提出了更高的要求。如何更高效地開展工作，如何高水平地服務(wù)，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供參謀與意見等服務(wù)，獲得更好的滿意度，等等。本文分別從管理、政治、教育等領(lǐng)域出發(fā)，探討提升高校行政秘書的職業(yè)素養(yǎng)與工作能力問題，以便做好秘書這一重要工作。

一、高校行政秘書角色定位與重要性

學(xué)校辦公室的工作具有復(fù)雜、綜合等特點(diǎn)，因其負(fù)責(zé)管理事情種類繁多，例如學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)指示的傳達(dá)、資料收集整理、大型活動組織安排，這些工作的開展均需要多方協(xié)同調(diào)節(jié)，這就要求行政秘書具有良好的溝通能力和應(yīng)變能力，針對所接觸的不同群體采用不同的溝通方式。以辦公室行政秘書為例，不僅要有豐富的專業(yè)知識，而且要能更好地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，幫助領(lǐng)導(dǎo)更好地完成工作;因此，秘書應(yīng)通過精細(xì)化分配工作時(shí)間，合理安排工作內(nèi)容，避免遺漏工作內(nèi)容，按照工作的輕重緩急開展工作，以保證各項(xiàng)工作的順利開展。

這種自律、精細(xì)化的管理可以使行政秘書自我能力不斷提升，在日積月累中養(yǎng)成良好工作習(xí)慣，更好履行自身工作職責(zé);更好地發(fā)揮橋梁與紐帶作用，及時(shí)將教職工的意見反饋給校領(lǐng)導(dǎo)，從而使領(lǐng)導(dǎo)更及時(shí)地了解教職工需求，增強(qiáng)教職工的幸福感與滿意度。

二、行政秘書工作面臨的問題

1.工作任務(wù)過于煩瑣

行政秘書是學(xué)校辦公室精細(xì)化管理實(shí)施的主體，其素質(zhì)與能力的高低會直接影響工作效率。例如，許多秘書在溝通時(shí)方式過于單一，沒有根據(jù)不同的溝通對象采取不同的溝通方式，這也是影響溝通效果的主要原因之一。秘書的工作量大，且工作煩瑣，導(dǎo)致有些人在具體工作的開展過程中存在消極怠工的行為，這既有自身原因，也有外部原因。民辦高校，存在人員少、流動性大等問題，很多行政人員往往是身兼數(shù)職，這也是其工作出現(xiàn)厭煩情緒的原因之一。

2.工作方法欠科學(xué)

面對煩瑣復(fù)雜的管理工作，應(yīng)善于制定相應(yīng)的工作計(jì)劃，避免出現(xiàn)遺漏。不重視工作計(jì)劃制定，便會導(dǎo)致工作出現(xiàn)偏差;如果沒有詳細(xì)的工作計(jì)劃，工作的開展只是按照時(shí)間順序進(jìn)行，秘書在工作中就會處于被動地位，影響學(xué)校工作的開展。學(xué)校應(yīng)開展合理的監(jiān)督衡量機(jī)制，高校對于行政人員的考核更多的是出勤的考核，未將其工作效率、服務(wù)滿意度納入考核工作中，這就影響考核結(jié)果的真實(shí)性，也影響秘書的工作熱情。因此，在具體工作中，應(yīng)講求科學(xué)的工作方法，學(xué)校應(yīng)適當(dāng)采取鼓勵(lì)機(jī)制，以激發(fā)行政人員的工作熱情。

3.自我認(rèn)同感的缺失

秘書對自身工作角色的認(rèn)知責(zé)任感對其工作能力的提升，起著極大的推動與促進(jìn)作用。角色意識和自我認(rèn)同感既是一種心理體驗(yàn)，也是一種心理認(rèn)知過程。如果秘書在工作中對自己的角色沒有明確認(rèn)識，很可能導(dǎo)致責(zé)任意識欠缺，工作消極被動。所謂個(gè)人角色認(rèn)知，是清楚知道自己在行政工作中的總體定位，做到心里有數(shù)，知道其崗位職責(zé)，不斷強(qiáng)化自身對崗位的角色意識與工作責(zé)任感，保障自己在行使工作職能時(shí)，強(qiáng)化與規(guī)范自己的服務(wù)行為和服務(wù)態(tài)度，靈活獲取處理工作所需要的信息。

三、行政秘書能力提升的優(yōu)化措施

1.主觀能動性的提升

高校在注重教師激勵(lì)的同時(shí)，也應(yīng)采用各種辦法激勵(lì)行政人員，例如鼓勵(lì)并支持他們參加相關(guān)專業(yè)短期培訓(xùn)，更好地幫助他們完善工作方法與知識結(jié)構(gòu)、溝通技巧與溝通手段;如果時(shí)間允許，可開展短期進(jìn)修，讓他們更好地與同行之間進(jìn)行交流，通過溝通與學(xué)習(xí)取長補(bǔ)短，避免出現(xiàn)其他人工作中所出現(xiàn)的錯(cuò)誤。這種短期進(jìn)修更重要的是可以幫著他們增強(qiáng)專業(yè)認(rèn)同感，明晰自己的不足之處。例如通過溝通與交流，了解其他同行的工作方法并應(yīng)用到自己的工作中，揚(yáng)長避短，將每日每周所做的工作時(shí)間截點(diǎn)進(jìn)行標(biāo)注，按照工作的輕重緩急去完成，以保障工作的順利完成。學(xué)校在監(jiān)督方面也應(yīng)發(fā)揮其應(yīng)有的作用，如了解行政人員的工作滿意度及工作情況，對工作中所存在問題進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，了解他們的需求，幫助他們更好地規(guī)劃自己的職業(yè)生涯。

2.增加角色定位，強(qiáng)化服務(wù)意識

新時(shí)期高校行政秘書在牢記黨的宗旨基礎(chǔ)上，應(yīng)更好地強(qiáng)化高校政治服務(wù)意識。學(xué)校辦公室日常工作涉及教職工的隱私、重要機(jī)密文件、人事流動信息、上級批示等，這就要求行政秘書務(wù)必做好保密工作;這不僅是工作要求，也是一名行政秘書必須具備的職業(yè)素養(yǎng)，與同事不談工作隱私、廢棄的公文文件立即粉碎。在學(xué)校的行政管理過程中，學(xué)校辦公室的行政秘書既有相關(guān)職能，也要有服務(wù)意識，妥善處理好各方面的關(guān)系。若想做好服務(wù)工作，必須全面了解秘書的服務(wù)對象。秘書的服務(wù)對象很廣，既有教職工，又有校外服務(wù)人員，涉及的人員類型眾多，有不同學(xué)歷層次、文化素養(yǎng);因此，秘書工作就帶有復(fù)雜與多元化的特點(diǎn)，這就要求行政秘書既要具備一定的專業(yè)知識，又要掌握相關(guān)法律法規(guī)，了解上級領(lǐng)導(dǎo)部門新政策，具備應(yīng)急事件、突發(fā)事件處理的能力。不僅如此，在日常辦公中，秘書應(yīng)對所面臨事情影響范圍、輕重緩急等后果進(jìn)行科學(xué)判斷，為每個(gè)服務(wù)對象提供的服務(wù)做好記錄，做到有據(jù)可查，盡責(zé)、負(fù)責(zé)，從而提高管理服務(wù)的滿意度。

3.加強(qiáng)自身素養(yǎng)提升

在自身素質(zhì)提升的基礎(chǔ)上，秘書必須具備高度的團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識與精神，秉承突出學(xué)校特色、崇尚創(chuàng)新的工作理念，在工作中堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，積極開展理論學(xué)習(xí)，注重理論與工作實(shí)踐相結(jié)合。俗話說，實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)，通過社會實(shí)踐達(dá)到知識創(chuàng)新、工作創(chuàng)新、規(guī)范等目的，讓秘書明確自身職責(zé)與義務(wù)，為高校相關(guān)事務(wù)的實(shí)施提供有力條件。講究溝通方式與技巧。與其他行政人員不同的是，秘書在行政溝通中首先要理清思路、將所要表達(dá)的內(nèi)容條理化，讓領(lǐng)導(dǎo)很快明白你所表達(dá)的意思，抓住關(guān)鍵點(diǎn)，盡快進(jìn)入主題;如實(shí)反饋，做到不添油加醋、無中生有;在與其他人員溝通時(shí)注意說話的態(tài)度和方式技巧，力求熱情友好，做到“張弛有度”;在具體工作中也要勇于擔(dān)當(dāng)。以民辦高校為例，行政人員編制緊張，因此當(dāng)辦公室人員出現(xiàn)空缺時(shí)，要勇于承擔(dān)個(gè)人崗位職責(zé)以外的工作，或是幫助其他同事，分擔(dān)工作任務(wù)，遇到學(xué)校重大或臨時(shí)性工作時(shí)，要積極參與，這就要求在日常工作中與本部門或其他部門同事多交流、多溝通。

4.加強(qiáng)行政綜合知識的學(xué)習(xí)

行政秘書工作量大，覆蓋面廣，這就需要培養(yǎng)他們多元化的業(yè)務(wù)技能，以適應(yīng)工作特性，充分利用時(shí)間補(bǔ)充新知識，提高自身能力。行政秘書的基礎(chǔ)工作即管理工作，應(yīng)加強(qiáng)管理學(xué)相關(guān)知識的學(xué)習(xí)和研究，掌握現(xiàn)代行政管理規(guī)律與制度。同時(shí)置身于互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的今天，高校的各項(xiàng)工作基本實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化與信息化;因此，我們更要與時(shí)俱進(jìn)，提高信息管理和運(yùn)用水平。公文寫作也是行政秘書工作的重要一項(xiàng)，比如完成最基本的會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)的擬寫、校對等。由于秘書工作任務(wù)繁重，很多公文的寫作基本是照搬網(wǎng)絡(luò)模板，長此以往，導(dǎo)致公文寫作水平無法提升，公文的寫作深度不夠，無法結(jié)合學(xué)校實(shí)際，呈送的材料反復(fù)刪減等情況出現(xiàn)。這就要求他們要夯實(shí)理論基礎(chǔ)，從日常工作中研究公文寫作方法，掌握其文體必要的詞匯，閱讀與學(xué)習(xí)上級部門下發(fā)的各類文件，學(xué)習(xí)遣詞造句方法。

四、結(jié)語

綜上所述，行政秘書的工作環(huán)境較其他崗位更為開放，工作對象復(fù)雜，雜事瑣事多。工作性質(zhì)要求他們具備嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的作風(fēng)。工作強(qiáng)度大、內(nèi)容的枯燥乏味，容易導(dǎo)致他們心理焦慮等負(fù)面情緒的出現(xiàn);因此，面對高強(qiáng)度工作，自身要擺正心態(tài)，增強(qiáng)自身抗壓能力，強(qiáng)化心理素質(zhì)，不斷學(xué)習(xí)和擴(kuò)充自己，讓自身的素質(zhì)穩(wěn)步提升，更好地為學(xué)校發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

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責(zé)任編輯：趙世鵬

[作者簡介]姚迪，長春大學(xué)旅游學(xué)院研究實(shí)習(xí)員，碩士，研究方向：高等教育管理與行政管理。