謝迎杰

摘 要：我國的檔案管理工作普遍還處于一種比較落后的環(huán)境之中，與互聯(lián)網(wǎng)時代的需求脫節(jié)，跟不上社會的快速變化，這是檔案管理工作面臨的巨大挑戰(zhàn)，放任不管甚至會造成更嚴重的影響。因此，本文主要從數(shù)字化管理入手，探討檔案管理工作如何從五個方面開始改善，逐漸完成向數(shù)字化的轉(zhuǎn)型，以供其他機構(gòu)參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案管理

隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代帶給人們的不僅僅有便利性，隨之而來的還有激烈的行業(yè)競爭和對以往傳統(tǒng)理念的不斷變革。檔案數(shù)字化的管理打破了傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法，在當前這個大數(shù)據(jù)時代之下，電子檔案管理給人們帶來了一定的便利性，但是也為檔案工作人員的管理帶來了不小的考驗。

一、大數(shù)據(jù)的概念

大數(shù)據(jù)的目的最早是為了對網(wǎng)絡(luò)上各種數(shù)據(jù)進行整理分析。大數(shù)據(jù)其實也并不是最近幾年才出現(xiàn)的新概念，早在20世紀，大數(shù)據(jù)就已經(jīng)在各個領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了應(yīng)用，但是由于當時的環(huán)境和社會比較落后，就導(dǎo)致了不同行業(yè)和不同領(lǐng)域?qū)τ诖髷?shù)據(jù)的定義也不相同。

大數(shù)據(jù)一般又可以分成三種類型：結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)指的是能夠通過表結(jié)構(gòu)來進行實現(xiàn)的數(shù)據(jù)。反之，沒有辦法通過表結(jié)構(gòu)來進行實現(xiàn)的數(shù)據(jù)就叫做非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。介于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)兩者之間的就是半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。

二、檔案管理的概述

檔案的重要性不言而喻，而如何管理檔案更是有著其獨有的重要性。但是傳統(tǒng)的檔案管理方法好像已經(jīng)似乎并不適用于這個飛速發(fā)展的社會。當今社會的主題是創(chuàng)新，在各行各業(yè)都要進行創(chuàng)新的理念。在這個信息化的時代之下，任何行業(yè)多多少少都會與互聯(lián)網(wǎng)、計算機等技術(shù)結(jié)合在一起。當然，檔案管理工作也是不例外的。在大數(shù)據(jù)時代，隨著社會的不斷發(fā)展，檔案管理工作的方法也要隨著社會的不斷進步而完善自身，不能再以落后的姿態(tài)出現(xiàn)在人們的視野當中。

三、檔案管理工作發(fā)展面臨的困境

1.檔案整理不夠系統(tǒng)化，工作效率低下

在日常生活中，大部分企業(yè)的檔案管理部門都更像是一間倉庫，堆滿了很多資料，長久不見天日，檔案分類混亂，想要查找自己所需要的文字或者影像資料十分困難。而管理工作人員大多由很多年紀較大的人擔任，他們?nèi)狈ΜF(xiàn)代化檔案管理的認識，堅持沿用傳統(tǒng)的老一套方法，導(dǎo)致檔案管理的效率非常低。到了需要進行盤點總結(jié)工作的時候，往往是部門所有人齊上陣，也仍舊費時費力，難以快速整合分析。

追根溯源地來看，這種現(xiàn)象的普遍存在是因為管理層對于檔案管理工作沒有明確的規(guī)章制度，而是更多的采取忽視的態(tài)度。當檔案管理工作出現(xiàn)問題時，管理層一般選擇追究到個人頭上，而不是思考整個體系的弊端。這樣的態(tài)度完成了檔案管理工作進行混亂，效率極低的結(jié)果，對于公司來說，發(fā)生了檔案缺失帶來的影響是很大的。如果長期忽視檔案管理工作的重要性，將會造成更嚴重的利息損失。

根據(jù)現(xiàn)實的實際情況來看，大數(shù)據(jù)時代之下企業(yè)檔案管理工作存在規(guī)劃落后的問題。檔案的管理容易受到很多方面的影響，比如檔案管理的權(quán)限和檔案管理的資金等等。正式上述問題的出現(xiàn)，導(dǎo)致了檔案的管理工作難以出臺出一個全國統(tǒng)一的方案來進行解決。這些問題就決定了檔案管理的方式具有很強的不確定性。這就要求各地的政府和相關(guān)企業(yè)進行自我改造和自我完善。

2.檔案管理設(shè)備老舊，無法應(yīng)對時代需求

在幾乎人均一部手機的大數(shù)據(jù)時代，越年輕的群體越習慣在線上處理問題。網(wǎng)絡(luò)世界四通八達，讓距離不再是距離，人與人之間的溝通也更加有效和及時。然而在檔案管理部門，企業(yè)卻很少有配備先進的設(shè)備，用于管理工作使用。管理工作人員始終采用紙質(zhì)記錄的方式，這種方式很容易出現(xiàn)漏洞，導(dǎo)致檔案丟失后找不到源頭和線索。很多高等學校的圖書館也是在近兩年才取消了讀書卡，轉(zhuǎn)而采用線上預(yù)約借還的新方式。

除此之外，檔案管理其實對于環(huán)境的要求很高，但是很多企業(yè)并不明白這一點。放大了來說，故宮博物館之所以能夠完好無損地把中華五千年來的寶藏保存地這么好，是因為每天都有非常多的檔案管理人員在這背后默默努力。什么樣的溫度和濕度能夠保證書畫不易破損腐朽。要達到怎樣的存儲條件，才能讓瓷器一直擁有盛世時期的光澤。這些都是故宮博物館的工作人員們經(jīng)過了無數(shù)的學習和研究之后總結(jié)出來的的經(jīng)驗。然而在企業(yè)的檔案管理工作部門，我們經(jīng)常看到的是灰塵飛舞，這些珍貴的資料在不合適的環(huán)境下，逐漸褪去墨跡。失去意義，甚至有很多文檔已經(jīng)被老鼠咬爛。陳舊的設(shè)備，不恰當?shù)沫h(huán)境，這些遠遠不足以應(yīng)對當下日漸增多的檔案管理需求，給企業(yè)的檔案管理帶來了很多麻煩。

3.缺乏專業(yè)性較強的人才，數(shù)字化意識薄弱

任何時候任何領(lǐng)域，人才都是引領(lǐng)未來發(fā)展的重中之重?，F(xiàn)在的年輕人處在壓力極大的社會競爭之下，整個大環(huán)境都驅(qū)使著他們一切以利益為重，要用最少的時間創(chuàng)造最大的財富。因此，很多年輕人不愿意選擇檔案管理之類的工作，他們認為這樣的工作工資比較低，日常多重復(fù)瑣碎無聊，不能夠帶來很大的價值。這種市場需求的收窄直接導(dǎo)致了各大高校對于檔案管理專業(yè)的開設(shè)。舉個例子來說，很多高校新開設(shè)了電競專業(yè)，卻取消了歷史悠久的檔案管理專業(yè)。當然這么做也無可厚非，高校需要保障學生的畢業(yè)就業(yè)率，但是在這種長期的發(fā)展之下。在檔案管理工作上愿意鉆研的人就會越來做少。

流動到企業(yè)這一末端，能夠招聘到的檔案管理專家也十分稀少，企業(yè)為了提高效率，所以更多的選擇招聘一些不懂得這份工作的人來坐這個位置。總體上還是因為企業(yè)對于檔案管理工作的意識非常薄弱，導(dǎo)致了這樣的惡性循環(huán)。而缺乏專業(yè)性的人才，會直接體現(xiàn)在檔案管理工作跟不上時代發(fā)展。如果想要讓檔案管理工作得到優(yōu)化，與數(shù)字時代接軌，當下的企業(yè)急需改變這一點。

4.網(wǎng)絡(luò)安全事件頻發(fā)，檔案管理具有一定風險

網(wǎng)絡(luò)科技的廣泛應(yīng)用和飛速發(fā)展使得人們的生活越來越便捷，數(shù)據(jù)化在檔案管理中的運用，增加了檔案管理工作的系統(tǒng)性、條理性、全面性，多樣性。同時數(shù)字化工具還節(jié)約了時間，提高了工作效率，但是不可忽視的一個情況就是。信息泄露的情況每天都在發(fā)生，往小了說，存在著手機號碼被賣給貸款公司，之后用戶接到無數(shù)個貸款電話的騷擾的事情;往大了說，知名的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)突然被黑客攻擊，要求企業(yè)用戶支付比特幣才能解決封鎖，否則產(chǎn)品會無法正常使用的事情在近兩年也非常常見;一些著名的演員，網(wǎng)絡(luò)紅人經(jīng)常被莫名其妙盜號;甚至發(fā)生過企業(yè)機密被黑客盜用的事件?？梢姡瑪?shù)字化的飛速列車除了帶來便捷的春風，也給身處其中的人帶來了一定的風險。而檔案管理工作在進行數(shù)字化轉(zhuǎn)型時，同樣面臨著這樣的困境，如果沒有經(jīng)過專業(yè)程序人員的重重保護，機密文件很有可能被盜或者被惡意損壞，即使安裝上了防火墻，也需要有人定時看管，以應(yīng)對突發(fā)狀況的來臨。

四、應(yīng)用數(shù)字化優(yōu)化檔案管理工作的具體方法

1.專項人才儲備充足，從核心上提升競爭力

人才就是最核心最尖端的競爭力，一位在檔案管理領(lǐng)域卓有建樹的專家，能夠大大提升公司的檔案管理效率，進而產(chǎn)生長遠的影響，促進公司在數(shù)字化時代更好的發(fā)展。因此，企業(yè)在進行招聘的過程中，需要舍得下成本，用較高的薪資吸納人才，讓這些人才為己所用，改變公司的檔案管理工作存在的問題。同時通過這種對于檔案管理工作的重視，能夠提升市場的活力，讓檔案管理這個看似不起眼但實際上非常重要的專業(yè)恢復(fù)往日活力。這樣才能有源源不斷的專業(yè)人才輸送到企業(yè)當中，幫助企業(yè)優(yōu)化檔案管理工作，促進其他部門與檔案管理部門的協(xié)同合作，最終從核心出發(fā)，提升企業(yè)的競爭力，獲得更加長遠的收益。

一定要加強檔案管理的工作人員的服務(wù)意識，強化他們服務(wù)的觀念。因為檔案管理人員的工作并不是一項可有可無的簡單工作，其實它關(guān)系到很多方方面面。檔案工作人員應(yīng)該把檔案管理信息化工作當成是一個作為國家信息建設(shè)的其中一個非常重要的分支。有些機密檔案只能夠永久保存和給有關(guān)部門的人員進行查閱，除了那些絕對機密的文件，其它的文件可以加強其服務(wù)的領(lǐng)域。并且一定要把國家在檔案管理信息化上投入的人力、物力、財力發(fā)揮到正確的地方，不要造成成本的浪費，使所有的經(jīng)濟效益達到最大化。

2.數(shù)據(jù)培訓(xùn)定期進行，提高員工數(shù)字化意識

只有一個人懂得要進行符合現(xiàn)代的檔案管理工作，這是不夠的。如今的網(wǎng)絡(luò)時代，對我們每個人都提出了明確的要求，想要在大浪淘沙中得以生存，就必須順應(yīng)時代做出改變。數(shù)字化意識是每個在當今時代的人必須具有的素養(yǎng)，從小事談起，每個人的日常生活中，都應(yīng)該保持數(shù)字化的好習慣。對于很多文檔的存儲和查找。要學會熟練利用數(shù)字化工具。從而跟上時代。

放在工作條件下，這種高度的數(shù)字化素養(yǎng)能夠幫助企業(yè)規(guī)避很多問題。在各部門的溝通上更加及時和高效，文件丟失或者損壞的現(xiàn)象更少大聲。

如何達到這種全體的意識提升，需要我們的檔案管理工作專家結(jié)合當下情景，定期對全體員工展開培訓(xùn)，傳授相關(guān)的正確做法。從而提高全體員工的數(shù)字化意識。最終促進公司整體水平的提升。

3.推陳出新完善設(shè)備，為優(yōu)化提供堅實保障

好的開始是成功的一半。想要改善檔案管理工作，就必須提前準備好專業(yè)的最新的設(shè)備。企業(yè)需要改變觀念，意識到這項工作的重要性，在資源分配的選擇上，更多地支持檔案管理部門設(shè)備的采買。我們要把這份工作從線下轉(zhuǎn)移到線上，就要用專業(yè)的數(shù)字化設(shè)備來完成。每一份檔案都要經(jīng)過掃描以后上傳保存，增加其安全性，實現(xiàn)雙重保障，避免紙質(zhì)版本丟失。掃描機器，電腦組建，高功能攝像機，這些必不可少。只有數(shù)字化設(shè)備到位，環(huán)境適宜，我們才有討論后續(xù)管理工作的基礎(chǔ)。

“安全第一”不管在那個行業(yè)都是一個非常重要的理念。在大數(shù)據(jù)時代的環(huán)境之下，檔案信心的安全性也是企業(yè)檔案管理當中不能夠被忽視的一個部分。

檔案信息的安全性威脅一方面來自于電腦和計算機的設(shè)備管理，另一方面的威脅來自于互聯(lián)網(wǎng)。所以說，想要做好企業(yè)檔案管理的安全性管理，就要從這幾個方面來進行出發(fā)，才能最大程度上保證企業(yè)檔案管理的安全性。

首先，要加強對于企業(yè)檔案管理人員的思想意識培養(yǎng)，加強每一個員工的安全責任意識，在日常的企業(yè)檔案管理工作當中，工作人員應(yīng)該定期對各種企業(yè)檔案管理的設(shè)備和機器進行檢查和定期維護，一旦發(fā)現(xiàn)了問題或者說是問題出現(xiàn)的隱患應(yīng)該及時上報。其次，還要建立安全的網(wǎng)絡(luò)屏障，要利用各種軟件來建立起屬于本電力公司的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并且一定要保障企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)的安全性。

企業(yè)不能因為成本的增加，就選擇性疏忽的檔案管理的需求，嚴肅對待，現(xiàn)在的付出是為了以后的一本萬利，而不是一直承受檔案缺失損壞的困擾。

4.設(shè)置合理獎懲機制，監(jiān)督數(shù)字化工作開展

合理的獎懲機制能夠讓員工的工作更有動力，更加高效。因此，在檔案管理工作像數(shù)字化轉(zhuǎn)變的過程中，企業(yè)并不能撒手不管，放任新工作模式的開展。而是要設(shè)計一個專門的監(jiān)督小組，從新的策略開始實行的第一天起，監(jiān)督小組的成員就必須活躍外各個部門之間，認真履行自己的職責。對于數(shù)字化工作完成地積極高效的工作人員進行適當獎勵，而對那些沒有嚴格按照制度執(zhí)行的工作人員，也要提出相應(yīng)的批評。

同時，監(jiān)督小組可以及時的接收工作人員對于數(shù)字化新政策的反饋，吸收有用的意見，讓制度更加完善。這是一個長久而雙向的互動與溝通，通過這種方式，能大大提升各部門之間的聯(lián)系，并且快速提高全體員工的數(shù)字化管理意識。

5.明確制度規(guī)范流程，讓數(shù)字化工作有據(jù)可依

沒有明確的制度，沒有清晰的流程，即使員工想要開展數(shù)字化工作，也會無從下手。良好的約束才能確保事情的穩(wěn)步發(fā)展。對于網(wǎng)絡(luò)世界充滿重重風險的現(xiàn)狀，規(guī)范流程就顯得尤為重要，一旦進行了數(shù)字化的轉(zhuǎn)型，就意味著負責檔案管理的人員并不是只有在公司的時間才需要履行職責，而是24小時都必須守護好檔案的安全。這對于工作人員的互聯(lián)網(wǎng)各項操作的熟練掌握能力要求很高，同時也需要相關(guān)的人員具有比較強的責任意識，能夠把自己的使命和檔案管理的重要性牢記心中。除此之外，公司需要對于檔案數(shù)字化平臺的維護制定嚴格明晰的流程，平日里數(shù)字化平臺的維護和管理需要做哪些工作，遇到緊急情況需要怎么申報流程如何處理等等，這樣才能使得檔案管理更加規(guī)范化，安全化。

企業(yè)負責檔案管理工作的專業(yè)人士，需要結(jié)合部門的情況，以企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀作為依據(jù)，制定出一套規(guī)范化的流程，高度清晰明確，下發(fā)到管理人員手中，這樣才能在開展數(shù)字化工作的時候，有據(jù)可依，不至于產(chǎn)生溝通之間的矛盾，降低管理效率。

結(jié)語

從全文的分析我們可以看出，企業(yè)在檔案管理工作中存在的主要問題是對于檔案管理不夠重視，缺乏數(shù)字化的意識導(dǎo)致工作跟不上時代發(fā)展，沒有專業(yè)的團隊來進行檔案管理工作的轉(zhuǎn)型。如果想要在未來的環(huán)境里，把檔案管理工作做的更好，企業(yè)必須采取措施，促進檔案管理工作的改善。具體可以從優(yōu)化管理設(shè)備，招聘專業(yè)管理人才，制定明確規(guī)章流程，提升數(shù)字化素養(yǎng)這些方面來入手。從而使得企業(yè)在未來的發(fā)展中能夠更加順利和成功。

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（作者單位：河北省秦皇島市北戴河區(qū)就業(yè)服務(wù)局）