田益峰　宋啟杰　崔雪峰

摘要：文章從研究公共部門采購合同管理現(xiàn)狀入手，初步設(shè)計了公共部門采購合同管理系統(tǒng)的基本框架，從要素、功能和結(jié)構(gòu)分析，定位了系統(tǒng)模式，設(shè)計了運行流程，在此基礎(chǔ)上從三個方面進行了功能模塊設(shè)計，分析了系統(tǒng)開發(fā)工具，提出了開發(fā)的基本思路，最后針對總體設(shè)計的問題提出了建議對策。

關(guān)鍵詞：公共部門;采購合同管理;功能設(shè)計

公共部門采購工作主要是國家機關(guān)、各級政府事業(yè)部門以及使用公共資金的非營利組織等單位部門依托自身資源或者是委托第三方采購機構(gòu)所實施采購業(yè)務(wù)工作。合同管理作為公共部門采購重要組成，是確保采購有效實施的重要手段，是保證公共事務(wù)順利開展的有力支撐。采購合同管理是一項多要素管理工作，它不僅對合同的價格要素、質(zhì)量要求進行管理，而且還要充分了解供應(yīng)商的信譽、能力及以往的履約情況。目前，公共部門采購管理系統(tǒng)已經(jīng)運行，但是在使用過程中還局限于合同形式審核和數(shù)據(jù)統(tǒng)計，服務(wù)的成分多于管理，采購效果不夠明顯。究其原因，主要是因為在采購合同管理過程中沒有將關(guān)鍵數(shù)據(jù)深度挖掘，尚未形成動態(tài)管理。因此，有必要通過改進現(xiàn)有模式，強化采購合同管理頂層設(shè)計，深入研究公共部門采購合同管理的內(nèi)涵外延、系統(tǒng)要素、業(yè)務(wù)需求、功能結(jié)構(gòu)、運行機理等內(nèi)容，強化采購合同管理的功能結(jié)構(gòu)設(shè)計，運用信息化和大數(shù)據(jù)技術(shù)，實現(xiàn)采購合同的科學(xué)高效管理，從而不斷提高采購工作的質(zhì)量和效益。

一、公共部門采購合同管理系統(tǒng)的基本框架

按照系統(tǒng)論觀點，合同管理系統(tǒng)包含多種要素，同時它又從屬采購這個系統(tǒng)。我們研究合同管理系統(tǒng)必須從公共部門采購這個基本點上進行思考。

（一）系統(tǒng)組成

1.?采購合同管理系統(tǒng)要素

包括采購合同管理的主體和客體，也就是采購管理部門、采購機構(gòu)、采購單位（需求單位）、供應(yīng)商、采購合同以及簽訂合同的相關(guān)活動等內(nèi)容，其中采購合同又包含了價格、數(shù)量等諸多內(nèi)容。

2.?采購合同管理系統(tǒng)功能

它源于合同管理的基本目標和定位，包括采購供應(yīng)商資質(zhì)、合同計劃、合同進度、價格、質(zhì)量、績效、結(jié)算以及聯(lián)合監(jiān)督管理等功能模塊。

3.?采購合同管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

按照業(yè)務(wù)職能劃分，可以分為采購機構(gòu)、需求單位、財務(wù)部門、管理部門等。其中，采購機構(gòu)是將采購結(jié)果整理提交管理部門審核;采購單位根據(jù)規(guī)定按合同建議方案簽訂合同;管理部門和財務(wù)部門負責對采購合同審核備案和結(jié)算審批。

（二）總體框架

按照管理職能劃分，采購合同管理系統(tǒng)可以分為決策層、管理層、執(zhí)行層和保障層。其中，決策層負責大政方針的制定與起草，屬國家機關(guān)層面;管理層則負責采購合同的規(guī)劃計劃管理，處于省部級單位層面;執(zhí)行層又可以區(qū)分成常設(shè)機構(gòu)與臨時機構(gòu)，負責合同的運行管理;保障層，也可以理解為支撐層，主要是負責合同管理系統(tǒng)的運行和維護保障。其中，執(zhí)行機構(gòu)和保障機構(gòu)屬于微觀層面。

1.?合同管理系統(tǒng)運行模式

合同管理系統(tǒng)根據(jù)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)分布，實行自上而下管理：決策機構(gòu)負責負責制定方針政策，實現(xiàn)對采購合同管理工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo);管理機構(gòu)通過規(guī)劃計劃組織協(xié)調(diào)工作貫徹最高決策層的指示要求;執(zhí)行層則保證管理層相應(yīng)計劃的落實。合同管理根據(jù)新的運行規(guī)程可以采取采購機構(gòu)集中簽訂合同或由采購單位自行組織簽訂合同等方式進行。

2.?合同管理的運行流程

（1）前期管理。主要包括采購合同準備和合同訂立，合同前期準備主要側(cè)重于合同建議方案審核，包括預(yù)成交供應(yīng)商的資質(zhì)審核，物資工程服務(wù)等標的技術(shù)、商務(wù)狀態(tài)審核。采購合同的訂立管理包括采購合同的技術(shù)商務(wù)條款的確定、合同簽訂主體的明確及合同的審批，其中還包括合同的變更與取消等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

（2）中期管理。主要是采購合同的履履行與監(jiān)管，是采購合同管理的關(guān)鍵過程，包括采購合同的質(zhì)量控制、采購的結(jié)算審價及與之相關(guān)的監(jiān)督管理工作。其中，采購合同的質(zhì)量控制包括了生產(chǎn)前的技術(shù)狀態(tài)交付、生產(chǎn)過程中的質(zhì)量監(jiān)管及生產(chǎn)結(jié)束后的質(zhì)量檢驗驗收等諸多環(huán)節(jié)。采購結(jié)算審價則包括了采購合同履行過程中相關(guān)票據(jù)的審核和支付審批工作，對于需要審價的單一來源項目，則由系統(tǒng)平臺單位安排相應(yīng)的審價機構(gòu)或者小組實施審價，并通過數(shù)據(jù)系統(tǒng)對審價結(jié)果進行橫向的審核比對。

（3）后期管理。主要是采購合同的數(shù)據(jù)統(tǒng)計與合同項目的績效評價。采購合同的績效評價將合同相關(guān)要素及供應(yīng)商履約績效評定成績，進入產(chǎn)品價格庫和供應(yīng)商庫等對應(yīng)的數(shù)據(jù)中心，綜合采購合同履行的質(zhì)量維度、交付維度、經(jīng)費使用維度、對整個系統(tǒng)保障的貢獻率等情況綜合進行評估，并與歷史數(shù)據(jù)進行綜合比較，從而評定合同履行的績效。采購合同的數(shù)據(jù)統(tǒng)計則是在整個系統(tǒng)運行的基礎(chǔ)上對所有數(shù)據(jù)進行分類并進行相應(yīng)處理。

3.?合同管理系統(tǒng)的監(jiān)管機制

公共部門采購合同管理，通過網(wǎng)上運行和信息處理，經(jīng)過采購合同關(guān)鍵數(shù)據(jù)與歷史數(shù)據(jù)的橫向、縱向比對，對存在偏離歷史數(shù)據(jù)較大的合同項目進行預(yù)警、分析，實現(xiàn)采購實時監(jiān)管的目的。同時，根據(jù)分析結(jié)果進行必要的處理，對相關(guān)內(nèi)容進行必要背書，存疑項目責成采購機構(gòu)或采購單位對項目實施情況做出相應(yīng)的說明，存在違規(guī)違紀的單位或個人移交相關(guān)部門，將相關(guān)處理結(jié)果在網(wǎng)上進行公示，并關(guān)聯(lián)相關(guān)誠信網(wǎng)站自動更新信用狀態(tài)。

二、公共部門采購合同管理的功能模塊設(shè)計

公共部門采購合同處理過程中涉及海量數(shù)據(jù)，如何將這些終端數(shù)據(jù)加以有效利用，進行相應(yīng)的信息處理、業(yè)務(wù)管理和輔助決策是相當必要的。根據(jù)公共部門采購合同履約實務(wù)操作的步驟、環(huán)節(jié)和關(guān)鍵節(jié)點，可以梳理出需要重點設(shè)計的內(nèi)容。

（一）合同訂立變更取消模塊的功能設(shè)計

1.?合同建議方案審核模塊功能設(shè)計

主要針對合同的符合性維度進行考核。采購機構(gòu)或采購單位與成交中標供應(yīng)商，根據(jù)招標文件、投標文件和承諾的相關(guān)內(nèi)容簽訂采購合同草本，合同建議方案通過合同模版的規(guī)范性審查，經(jīng)過綜合比對，符合要求的合同進入正式合同簽訂及履約階段，如果不符合要求則返回采購機構(gòu)或采購單位重新修改。主要內(nèi)容包括采購合同模版的設(shè)計與合同建議方案審核流程。

2.?合同變更、取消模塊功能設(shè)計

主要針對合同的剛性維度進行考核。合同是對公共部門用戶和供應(yīng)商雙方利益的約束和規(guī)范，在合同簽訂之后不能夠隨意進行變更或者取消，如果確需變更取消的，必須進行相應(yīng)的報批或者公示程序，通過該模塊可以規(guī)范采購合同的變更管理，并且對采購項目中的變更或者取消情況進行相應(yīng)的規(guī)范和監(jiān)督。

（二）合同履約過程模塊的功能設(shè)計

合同履約過程模塊包括合同質(zhì)量控制、結(jié)算數(shù)據(jù)共享對接以及履約監(jiān)管設(shè)計等三個子功能模塊。

1.?合同檢驗驗收質(zhì)量控制功能模塊設(shè)計

主要針對合同的質(zhì)量符合性、可靠性維度進行考核。合同標的的質(zhì)量控制，就是對產(chǎn)品標的在前期、中期和后期進行的全壽命周期質(zhì)量管控，質(zhì)量管控一方面是針對合同文本的技術(shù)、商務(wù)要求的符合性檢測;另一方面包括了產(chǎn)品性能的質(zhì)量提升和可靠性指標考量，通過系統(tǒng)有效管理和控制，不斷提升采購的產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量。

2.?合同與結(jié)算數(shù)據(jù)共享對接功能模塊設(shè)計

主要針對合同的經(jīng)費維度進行考核，通過全維度信息反饋和數(shù)據(jù)比對，利用偏差分析等統(tǒng)計工具，對合同履約過程中的價格因素進行動態(tài)跟蹤與反饋，確保在資金支付前能夠結(jié)合以往歷史數(shù)據(jù)提供預(yù)警功能，降低資金使用風(fēng)險。

3.?合同履約監(jiān)管模塊功能設(shè)計

主要針對合同的時空維度、關(guān)聯(lián)關(guān)系和關(guān)鍵事件進行考核。合同履約監(jiān)管應(yīng)該針對供應(yīng)商履約的時間要素和空間要素進行集中考核，并且將供應(yīng)商的在公共部門內(nèi)部、外部的履約情況進行關(guān)聯(lián)考核，同時對其發(fā)生的關(guān)鍵性事件進行重點考核。對于違規(guī)、違法或者是違反信用規(guī)定的行為實施一票否決、聯(lián)合懲戒，并且通過信息網(wǎng)絡(luò)平臺進行共享。

（三）合同后續(xù)評價監(jiān)管模塊的功能設(shè)計

合同后續(xù)評價監(jiān)管模塊包括合同完成績效評估和合同管理統(tǒng)計分析兩個子功能模塊。

1.?合同完成績效評估模塊功能設(shè)計

主要針對合同的綜合維度進行考核。針對合同的價格因素、交付因素、履約情況、供應(yīng)商綜合表現(xiàn)、公共部門用戶滿意度等諸多維度進行綜合考量，并且針對考核結(jié)果對供應(yīng)商資質(zhì)進行正面反饋，并進行相應(yīng)評級累計。

2.?合同管理統(tǒng)計分析模塊功能設(shè)計

主要針對合同的綜合維度進行考核。針對合同要素和管理的相關(guān)內(nèi)容及對應(yīng)的相關(guān)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計、歸納、整理，生成有效的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，來有效指導(dǎo)采購合同管理實踐。

三、公共部門采購合同管理系統(tǒng)功能設(shè)計的技術(shù)應(yīng)用

根據(jù)目前情況，結(jié)合合同管理系統(tǒng)功能設(shè)計需求，主要采用相關(guān)的數(shù)據(jù)采集、預(yù)處理、存儲與訪問和數(shù)據(jù)應(yīng)用等技術(shù)。

（一）公共部門采購合同數(shù)據(jù)采集及預(yù)處理技術(shù)

數(shù)據(jù)收集作為一項基礎(chǔ)性工作，主要從潛在數(shù)據(jù)源中獲取數(shù)據(jù)，并面向后續(xù)數(shù)據(jù)存儲管理、數(shù)據(jù)分析建模進行預(yù)處理。公共部門采購合同數(shù)據(jù)的主要采集來源是國家、省市級政府采購網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)、政府開源數(shù)據(jù)、工商管理系統(tǒng)和其他單位主體運營數(shù)據(jù)等。通過數(shù)據(jù)采集技術(shù)可以大大拓寬供應(yīng)商信息的收集渠道，除了政府管理部門的工商信息、信用信息、商標專利信息、法律訴訟信息等，還可以通過網(wǎng)絡(luò)爬蟲等技術(shù)手段從互聯(lián)網(wǎng)獲取供應(yīng)商經(jīng)營情況、庫存情況、擴產(chǎn)融資信息、產(chǎn)品質(zhì)量評價、售后服務(wù)滿意度等信息，為簽訂采購合同、確定合同條款提供信息依據(jù)。

（二）公共部門采購合同數(shù)據(jù)存儲與訪問技術(shù)

分布式存儲技術(shù)具有經(jīng)濟、高效、容錯好特點，它與數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)的類型和數(shù)據(jù)的組織管理形式直接相關(guān)。對于公共部門采購合同數(shù)據(jù)來說，供應(yīng)商與供應(yīng)商、供應(yīng)商與采購機構(gòu)、采購機構(gòu)之間是一個典型的網(wǎng)絡(luò)關(guān)系，如果再考慮到具體采購的項目屬性來說，更是一個復(fù)雜的圖形數(shù)據(jù);標書、合同、供應(yīng)商資質(zhì)等文件可以采用文檔存儲;供應(yīng)商、專家、采購機構(gòu)等基本信息的存儲就適合用關(guān)系數(shù)據(jù)庫。

（三）公共部門采購合同數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)

在合同數(shù)據(jù)分析過程中，可以通過大量采購交易記錄的關(guān)聯(lián)分析，分析陪標、圍標、串標等情形。利用大數(shù)據(jù)可視化技術(shù)，建立數(shù)據(jù)化的供應(yīng)商評價模型，在合同訂立前，對投標人的信用、相互之間有沒有利益關(guān)系等這些以往很難界定、不能直觀顯示的問題，可以利用網(wǎng)絡(luò)關(guān)系圖呈現(xiàn)出來，真正實現(xiàn)量化評標，從而為優(yōu)選供應(yīng)商隊伍提供數(shù)據(jù)支持;可以利用圖表展示供應(yīng)商固定存貨數(shù)量、生產(chǎn)規(guī)模和最大生產(chǎn)能力，以及物流企業(yè)的存儲、包裝、運輸、配送能力等。

四、對策建議及展望

一是通盤考慮、統(tǒng)籌謀劃。要構(gòu)建一張圖、一張網(wǎng)，建設(shè)采購合同管理系統(tǒng)不是完全獨立的工作，它是在采購系統(tǒng)基礎(chǔ)上的拓展和延伸。因此，在功能模型設(shè)計過程中，既不能囿于以前的發(fā)展模式單純做修修補補的工作，同時又不能就事論事，只見樹木不見森林，要提高宏觀站位，運用最新理念和最先進技術(shù)，把合同管理系統(tǒng)研發(fā)設(shè)計置身于整個采購系統(tǒng)中去思考研究。

二是積極穩(wěn)妥、建成先用。在設(shè)計的時候，要在整個大的平臺上進行技術(shù)對接，實現(xiàn)互聯(lián)互通互用，同時又要保持合同管理子系統(tǒng)、子模塊相對獨立，要在設(shè)計的理念和方式上考慮到大量數(shù)據(jù)的冗余和負載，有效提高計算速度和處理速率，在完成系統(tǒng)后盡快投入試驗和試用，并根據(jù)使用情況及時進行反饋，并對系統(tǒng)進行有效維護和更新完善。

三是善于拿來、為我所用。在對公共部門采購合同管理系統(tǒng)進行設(shè)計調(diào)研的過程中，要充分考慮現(xiàn)有京東、順豐、阿里巴巴、政采云等系統(tǒng)的架構(gòu)應(yīng)用，要選擇經(jīng)驗豐富的大型企業(yè)或者單位，與公共部門建立長期深遠的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，一方面要通過借鑒先進企業(yè)實現(xiàn)技術(shù)上短期內(nèi)的快速提升，另一方面要在一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)上要通過精度加密方式確保系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定。

（作者單位：宋啟杰，軍委后勤保障部采購服務(wù)中心;田益峰、崔雪峰，國防大學(xué)聯(lián)合勤務(wù)學(xué)院）