許娜 鄧延春

摘 要：我國(guó)的經(jīng)濟(jì)正在飛速發(fā)展，社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)也在逐漸的完善，推動(dòng)了信息技術(shù)的改革與創(chuàng)新?；ヂ?lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化設(shè)備被廣泛的應(yīng)用到各行各業(yè)中，事業(yè)化單位是我國(guó)發(fā)展的重要力量，當(dāng)前已經(jīng)實(shí)行電算化的管理方式。會(huì)計(jì)電算化技術(shù)要比以往人工的核算方法更加精準(zhǔn)，能夠提高資金使用率，對(duì)單位的資金情況做到全面的把控，會(huì)計(jì)檔案的管理工作也得到了進(jìn)一步的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;電算化后;會(huì)計(jì)檔案;管理工作

隨著我國(guó)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，事業(yè)性單位已經(jīng)實(shí)行電算化的會(huì)計(jì)管理，采用信息技術(shù)開展單位的會(huì)計(jì)核算工作已經(jīng)是今后單位會(huì)計(jì)管理的必然趨勢(shì)。會(huì)計(jì)電算化不僅有助于核算數(shù)據(jù)的結(jié)果更加精準(zhǔn)，同時(shí)能夠提升工作效率，節(jié)約時(shí)間的同時(shí)為單位提供更準(zhǔn)確、更全面的信息。因此，要針對(duì)會(huì)計(jì)電算化管理工作中的不足之處進(jìn)行改善，確保事業(yè)性單位的穩(wěn)定發(fā)展。

1 事業(yè)單位實(shí)行電算化會(huì)計(jì)檔案管理方式的主要特點(diǎn)

1.1 儲(chǔ)存范圍更廣

首先，電算化會(huì)計(jì)檔案儲(chǔ)存的相關(guān)范圍較比之前更加的廣闊，傳統(tǒng)的手工記賬方法得出的檔案僅為紙質(zhì)這一種形式。但電算化會(huì)計(jì)的檔案管理方式能夠使會(huì)計(jì)儲(chǔ)存的范圍擴(kuò)大，不僅包括在計(jì)算機(jī)硬盤中儲(chǔ)存的相關(guān)數(shù)據(jù)，也包含著磁性介質(zhì)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。

1.2 保管難度增加

會(huì)計(jì)電算化檔案管理的難度更高，其原因在于，會(huì)計(jì)電算化是通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)的核算，而電腦設(shè)備容易發(fā)生各種故障，數(shù)據(jù)如果只保存在計(jì)算機(jī)中，會(huì)有丟失的風(fēng)險(xiǎn)，因此，相關(guān)數(shù)據(jù)要保存在硬盤或磁性介質(zhì)中，并進(jìn)行定期的清理與檢查，確保數(shù)據(jù)不發(fā)生丟失的情況，因此，對(duì)管理人員的要求也更高。

1.3 對(duì)安全完整性的要求更高

會(huì)計(jì)電算化檔案在完整與安全方面的要求更高，采用電算化會(huì)計(jì)的管理方式必須要備份相關(guān)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)與資料。光盤與磁性介質(zhì)都要保存會(huì)計(jì)資料。因此，要求電子數(shù)據(jù)是無(wú)法修改與篡改的，否則黑客入侵時(shí)會(huì)丟失數(shù)據(jù)。此外，在沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)許可下。不可隨意的復(fù)制硬盤中的數(shù)據(jù)，對(duì)于資料硬盤與磁性介質(zhì)的保存環(huán)境也有極高要求，因此，要求檔案保管的技術(shù)人員有著較高的水平。同時(shí)要防火防潮，防止銷毀。電算化會(huì)計(jì)檔案調(diào)用也需要軟硬件的環(huán)境。傳統(tǒng)的手動(dòng)自動(dòng)化會(huì)計(jì)檔案管理形式更加的直觀清晰，磁性介質(zhì)中存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案對(duì)環(huán)境的要求更高。

2 電算化會(huì)計(jì)檔案與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案的區(qū)別

2.1 兩種檔案管理方式的范圍不同

首先是兩種檔案的管理方式范圍不同，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是以紙質(zhì)為主，這其中包含了會(huì)計(jì)的憑證與賬簿、報(bào)表等，主要是記錄或報(bào)告企業(yè)中的交易等事項(xiàng)。電算化的會(huì)計(jì)檔案除了需要對(duì)會(huì)計(jì)的憑證、賬簿、報(bào)表等主要的資料外，更需要設(shè)計(jì)相關(guān)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與可以識(shí)別的代碼、程序文件與數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)文件等，例如用戶的使用手冊(cè)與相關(guān)的操作規(guī)范、計(jì)算公式這些內(nèi)容。雖然這些項(xiàng)目不是傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)結(jié)算系統(tǒng)中的環(huán)節(jié)，但確是電算化會(huì)計(jì)檔案管理不能缺少的重要前提。是維護(hù)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)、降低風(fēng)險(xiǎn)與故障排除的重要基礎(chǔ)，同時(shí)也是新范疇下的會(huì)計(jì)檔案管理。

2.2 兩種檔案管理方式的載體不同

其次是當(dāng)種檔案的載體不同，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案載體主要是以紙質(zhì)為主的，而電算化會(huì)計(jì)檔案的載體以光盤與磁性介質(zhì)為主。二者相較來(lái)說(shuō)，灰塵與一些有害氣體或磁場(chǎng)對(duì)電算化的管理方式影響更多一些，如若保存的方式不當(dāng)，會(huì)受到一定程度的損毀。因此，對(duì)檔案的存放環(huán)境有著極高的要求。需要嚴(yán)格的防塵、防磁、防火防潮、防火等。此外，在電算化的環(huán)境中，利用計(jì)算機(jī)與其他科技手段進(jìn)行數(shù)據(jù)的復(fù)制與修改銷毀等工作會(huì)更加的方便，快速，能夠做到不留痕跡。而傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案中發(fā)現(xiàn)弄虛作假等相關(guān)的違規(guī)違法行為的難度更高，導(dǎo)致的損失與危害也更大，因此，新時(shí)代的會(huì)計(jì)檔案面臨著較嚴(yán)重的安全問(wèn)題與挑戰(zhàn)，要對(duì)載體加強(qiáng)管理與維護(hù)，才能確保檔案的

安全。

2.3 兩種檔案管理的數(shù)據(jù)獲取方式不同

其三就是兩種檔案管理獲取數(shù)據(jù)的方式不同，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案在正常情況下需要將相關(guān)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)全部完成后才能夠在賬面中獲取數(shù)據(jù)，有著一定的滯后性。而電算化會(huì)計(jì)檔案的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)都會(huì)在第一時(shí)間保存到計(jì)算機(jī)中，查詢時(shí)通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行查找能夠很快的獲取到相關(guān)數(shù)據(jù)，能夠幫助決策者在較快的時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確的、迅速的制定出相關(guān)的經(jīng)營(yíng)方針與經(jīng)營(yíng)政策。能夠幫助企業(yè)提高自身的經(jīng)濟(jì)效益，在競(jìng)爭(zhēng)中勝出。此外，計(jì)算機(jī)快捷操作的特點(diǎn)可以使檔案在進(jìn)行查詢時(shí)，通過(guò)設(shè)置的標(biāo)記標(biāo)識(shí)與索引等方式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行更好的整理與分類。使獲取數(shù)據(jù)具有一定的時(shí)效性與針對(duì)性。

2.4 兩種檔案管理方式的銷毀方法不同

最后是兩種檔案管理方式的銷毀方法不同，傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案需要耗費(fèi)大量的人力，而電算化的會(huì)計(jì)檔案銷毀方式是需要根據(jù)其索引分類，輸入需要留下的內(nèi)容并將其打印輸出就可保留紙質(zhì)的載體與磁性的載體兩個(gè)部分。對(duì)于要銷毀的內(nèi)容進(jìn)行篩選，并制作銷毀清單，在獲得領(lǐng)導(dǎo)的審批以后，能夠快速的進(jìn)行清除，降低了對(duì)人物物力與財(cái)力的消耗。

3 目前電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的不足之處

3.1 管理制度體系不完善

首先是會(huì)計(jì)管理檔案工作的管理制度體系不完善，單位進(jìn)行電算化管理的內(nèi)容更加的多元化，如果制度不夠完善、不夠規(guī)范，會(huì)造成檔案混亂的情況發(fā)生，對(duì)精準(zhǔn)獲取數(shù)據(jù)帶來(lái)不利影響。此外，會(huì)計(jì)電算化檔案管理 如果缺乏相關(guān)制度，會(huì)導(dǎo)致管理工作的效率低下，不能達(dá)到單位的檔案管理要求，就會(huì)導(dǎo)致丟失等不良情況發(fā)生，更有資料外流等嚴(yán)重后果。

3.2 對(duì)檔案管理工作的重視度不高

檔案管理人員對(duì)電算化會(huì)計(jì)的檔案管理工作不夠重視也是存在的主要問(wèn)題。管理人員是電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的實(shí)施者，在過(guò)去傳統(tǒng)的手動(dòng)管理檔案的方式影響下，許多檔案的管理人員對(duì)電算化的會(huì)計(jì)新型管理方式認(rèn)知度不夠，對(duì)主要的構(gòu)成不了解，并缺少相關(guān)的管理經(jīng)驗(yàn)。許多管理人員認(rèn)為只要將會(huì)計(jì)憑證做好就可以，沒(méi)有從本質(zhì)上了解并掌握會(huì)計(jì)電算化的重要意義，缺乏對(duì)電子檔案管理的重視，導(dǎo)致資料極易丟失，檔案沒(méi)有做到分類的處理，對(duì)今后數(shù)據(jù)的查詢工作帶來(lái)一定難度。同時(shí)，由于缺乏管理，會(huì)發(fā)生人為破壞的現(xiàn)象，導(dǎo)致數(shù)據(jù)被破壞。

3.3 保存期限不到位

還有就是某些會(huì)計(jì)檔案無(wú)法滿足保存期限的問(wèn)題，事業(yè)單位的資料保管是需要在一定保管期限內(nèi)的，但是經(jīng)過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多事業(yè)單位進(jìn)行電算化會(huì)計(jì)時(shí)，采用針式打印的方法進(jìn)行單位憑證的打印，這種方法打印出的憑證容易發(fā)生褪色，在規(guī)定的期限內(nèi)就無(wú)法完好的保存下來(lái)。

3.4 管理人員素質(zhì)有待提高

最后，檔案管理人員的素質(zhì)需要進(jìn)一步的提高，當(dāng)前的現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備的使用率得到突飛猛進(jìn)的增加，但由于專業(yè)的人才相對(duì)匱乏，技能與管理水平不佳，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理工作造成一定影響。因此，檔案管理人員要不斷的提高自身的專業(yè)技術(shù)與綜合素質(zhì)，不僅要提高自身的會(huì)計(jì)技能，也有提高管理能力，確保管理工作的順利

開展。

4 完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效措施

針對(duì)以上提出的相關(guān)問(wèn)題，要進(jìn)行針對(duì)性的解決，不斷的完善檔案管理工作，提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效性。

4.1 健全完善管理制度

任何事物的運(yùn)作都需要以完善健全相關(guān)的制度為前提條件，只有管理制度的完善，才能夠使管理人員在相關(guān)的制度下進(jìn)行規(guī)范的管理工作。會(huì)計(jì)電算化的檔案管理工作實(shí)施后，相關(guān)的工作內(nèi)容涉及了較多的方面，因此需要更加完善的制度與要求。結(jié)合會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作的重要特點(diǎn)，事業(yè)性單位要制定并完善相關(guān)的管理制度，根據(jù)本單位的實(shí)際情況，將制度進(jìn)行分類，并對(duì)管理內(nèi)容進(jìn)行完善，資料要備份、檔案要進(jìn)行定期的維護(hù)。

此外，要制定規(guī)范的保管制度，根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中的相關(guān)規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的保管期限分別是三年、五年、十年、十五年、二十五年這五大年限。只讀為電子檔案的保存方式，并作相關(guān)的備份進(jìn)行儲(chǔ)存保管。對(duì)光盤與磁盤等載體進(jìn)行標(biāo)記編號(hào)的工作，并交由專業(yè)人員保管，保存環(huán)境在上文中提到過(guò)。同時(shí)，光盤等磁性介質(zhì)的保存會(huì)計(jì)檔案需要報(bào)備到財(cái)政部與國(guó)家的檔案局。最后，制定相關(guān)的備份制度，在電算化的會(huì)計(jì)檔案管理工作中，檔案的管理人員要定期的將全部數(shù)據(jù)進(jìn)行多種介質(zhì)中的備份，并全面檢查備份時(shí)間與備份的人員，進(jìn)行詳細(xì)的記錄，防治信息的損毀與丟失。

4.2 管理人員要增強(qiáng)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的認(rèn)知

電算化檔案管理與傳統(tǒng)的管理方式存在很大差異，因此，管理人員要重視對(duì)管理的認(rèn)知，才能更好地提高管理工作的效率。管理人員要轉(zhuǎn)變錯(cuò)誤的思想觀念，加強(qiáng)管理力度，并增加資金的投入，對(duì)管控的條件進(jìn)行加強(qiáng)。資金要運(yùn)用到實(shí)處，完善軟硬件設(shè)施設(shè)備，要設(shè)立管理部門，并安裝全方位的監(jiān)控設(shè)備。事業(yè)單位要定期加強(qiáng)培訓(xùn)，提高管理人員的對(duì)電算化會(huì)計(jì)的重視。

4.3 管理工作中定期檢查

在電算化會(huì)計(jì)的管理工作中，要做到定期的檢查，由于檔案內(nèi)容涉及的方面較廣，而計(jì)算機(jī)容易發(fā)生病毒入侵等問(wèn)題，數(shù)據(jù)會(huì)因此丟失。因此，為了避免資料的丟失與篡改，單位要加強(qiáng)監(jiān)管力度，定期的檢查與維護(hù)，要選擇質(zhì)量較好的硬盤進(jìn)行資料的保存工作，并且注意防濕、放熱與防塵，確保資料的安全與完整性。

4.4 提升管理人員的自身素質(zhì)

同時(shí)，管理人員的專業(yè)技能與自身素質(zhì)也要持續(xù)提高，事業(yè)性單位在開展檔案管理工作時(shí)，要持續(xù)的提高管理人員的綜合素質(zhì)，最大限度的發(fā)揮管理人員的相關(guān)職責(zé)。應(yīng)當(dāng)從根本上加強(qiáng)管理人員的管理能力，事業(yè)單位在進(jìn)行管理人員的選拔時(shí)，要做到認(rèn)真細(xì)致，對(duì)管理人員的專業(yè)技能進(jìn)行全面的考核，確保其技術(shù)水平的專業(yè)性。要挑選管理能力與會(huì)計(jì)知識(shí)過(guò)硬的人員上崗工作，并定期的開展培訓(xùn)與交流會(huì)，對(duì)有能力、有潛力的管理人員進(jìn)行外派學(xué)習(xí)，穩(wěn)定的提高管理人員的專業(yè)技術(shù)與管理能力，促進(jìn)電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的穩(wěn)定

發(fā)展。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，利用信息技術(shù)開展會(huì)計(jì)管理已經(jīng)是今后會(huì)計(jì)工作的必然趨勢(shì)，傳統(tǒng)的手動(dòng)管理檔案方法對(duì)相關(guān)管理人員的專業(yè)水平要求不高，但新的檔案管理方法則需要管理人員善于分析傳統(tǒng)模式中的不足之處，并不斷的完善新型檔案管理工作，將相關(guān)的制度體系建立健全，提升自身素質(zhì)，避免檔案的丟失，保障會(huì)計(jì)檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

許娜（1986-），女，四川省內(nèi)江市，檔案館員，本科，主要從事和研究財(cái)務(wù)檔案和文書檔案工作。

鄧延春，女，四川省內(nèi)江市，檔案館員，本科，主要從事和研究財(cái)務(wù)檔案和文書檔案工作。