仝毓平

摘 要：在企業(yè)的辦公工作中，文書工作作為一個非常重要的組成部分，具有很強的政治性和服務性。通過文書工作，既能及時落實和傳達政策法規(guī)，又能及時傳遞信息，有利于提高工作效率。做好文書工作，有利于科學決策的貫徹落實、企業(yè)管理的規(guī)范化、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的順利推進、增強企業(yè)活力，本文通過對加強辦公室文書業(yè)務能力的有效措施的探討，來明晰具體情況。

關鍵詞：辦公室文書;業(yè)務能力;有效措施探討

辦公室是一個企業(yè)的樞紐和橋梁，直接為企業(yè)領導和中心工作服務，起著承上啟下、左右溝通、上下協(xié)調(diào)、方方面面聯(lián)系的重要作用。辦公室參與企業(yè)政務，是領導的參謀，決策的助手，其主要功能是辦文辦會、辦事，上服務企業(yè)領導，下服務企業(yè)職工及到企業(yè)來辦事的人員，是企業(yè)對內(nèi)、對外的窗口。辦公室的工作的好壞，直接影響到單位整體形象和企業(yè)全局工作能否順利地開展，而辦公室人員素質(zhì)的高低，又直接影響到辦公室功能的發(fā)揮，特別是隨著計算機網(wǎng)絡化、信息化快速發(fā)展，對企業(yè)辦公室人員提出了更高的要求。

1 辦公室文書應具有的業(yè)務能力

業(yè)務能力是一個工作人員的核心競爭力，是其在企業(yè)中價值的體現(xiàn)，下面我們將對辦公室文書應具有的能力進行闡述。

1.1 熟練運用各種辦公軟件

辦公室文書的工作經(jīng)常要使用各類辦公軟件，文書要熟練地去運用，否則基本工作都不能被保證。辦公軟件的應用提高了文書的工作效率，舉個例子，文書利用郵件去通知各個部門開會時，可以根據(jù)文件發(fā)送記錄了解通知情況，文書不用像以往一樣逐個部門去通知，省下的時間可以去處理其他工作。

1.2 與人交流順暢

身為辦公室文書，與人交流一定要順暢。對內(nèi)，企業(yè)文書要向領導報各項工作，向下級傳達領導的指示;對外，辦公室文書要與其他企業(yè)打交道，加強企業(yè)之間的交流溝通，所以辦公室文書具有練好的溝通能力很重要。在溝通時，文書的態(tài)度要真誠熱情，用詞要準確客氣，及時捕捉交流中的有效訊息。

1.3 寫作能力強

辦公室文書經(jīng)常要進行公文寫作，所以其寫作能力一定要強。對內(nèi)，文書要進行會議和大事件的記錄，良好的寫作能力能讓記錄內(nèi)容準確精悍，以便企業(yè)日后借鑒使用;對外，在與其他企業(yè)交流時，辦公室文書要提前擬定各種計劃和合同，要注意行文的語氣是否規(guī)范、用詞是否準確、行文格式是否正確等。

1.4 掌握一門外語

隨著近些年來國際化交流的不斷深入，企業(yè)很多時候需要與外國公司進行合作。掌握一門外語能夠加快文書處理文件、郵件、回信的速度，提高工作效率。辦公室文書在進行對外交流時，代表的是公司的整體實力和形象，如果辦公室文書在與外國公司交流時侃侃而談，展示本身風采，想必企業(yè)也會給外國公司帶來深刻印象。

1.5 學習能力強

辦公室文書要經(jīng)常學習新的理論知識，不斷地去更新自己的知識庫，再用新的知識去進行工作中的指導，所以文書的學習能力一定要強。

1.6 協(xié)調(diào)能力強

一個企業(yè)是有多個部門共同構(gòu)成的，當各個部門之間出現(xiàn)歧義的時候，需要辦公室文書進行多方協(xié)調(diào)來達到共識，所以企業(yè)文書要有較強的協(xié)調(diào)能力。

1.7 文件管理能力

企業(yè)辦公室文書日常需要接觸的文件數(shù)量龐大，文書應該進行整理分類?？梢园凑瘴募乃鶎兕愋瓦M行分類，比如招商文件、策劃書、合同等;也可以按照文件的重要程度進行分類。文件的分類便于資料的管理和查看，提高文書的工作效率，也為文書工作提供了整潔環(huán)境。

2 加強辦公室文書業(yè)務能力的主要措施

2.1 參加相關知識技能的培訓

“吾生也有涯，而知也無涯”。社會的快速發(fā)展讓企業(yè)的工作模式發(fā)生著改變。早期進入企業(yè)的文書如今年齡也大了，他們所接觸的依舊是以前固有的知識體系;對于剛進入公司的辦公室文書來講，他們?nèi)狈ぷ鹘?jīng)驗，接受的還是學校傳授的書本知識，所以，進行相應知識技能的培訓是必要的。知識技能的培訓有助于辦公室文書接觸新的工作方式，也會拓寬他們在工作中的思路，提高工作效率。

2.2 制定工作計劃并注重細節(jié)問題

出于對辦公室文書工作性質(zhì)的考慮，辦公室文書可以每天制定相應的工作計劃，避免因為繁重的工作導致失誤。文書經(jīng)常會面臨緊急任務，接到這種任務時，不要亂了陣腳，要時刻保持冷靜的頭腦，處理時要謹記以企業(yè)的利益為中心。

文書工作也要求工作人員細心，在擬定公文或者合同時要注意格式和用詞的準確性以及數(shù)據(jù)的正確性，完成以后一定要進行檢查核實，不可馬虎大意，往往一個小錯誤就會對企業(yè)造成巨大的損失。日常事項處理時，要多加思考，將所有的情況都考慮在內(nèi)。

2.3 加大對工作設備的資金投入

現(xiàn)如今是信息化社會，很多工作的完成都需要信息技術的協(xié)助，所以一臺性能良好的計算機是必要的。雖然很多企業(yè)已經(jīng)發(fā)展很多年了，但這期間很多企業(yè)都沒有進行計算機的更新?lián)Q代，這對于一些機密文件和檔案的管理是不安全的，因為這些計算機沒有一個強大的數(shù)據(jù)庫、沒有先進的殺毒軟件、沒有性能優(yōu)秀的管理軟件和防火墻，所以企業(yè)應當拿出部分資金進行工作設備的購買，有好的輔助，辦公室文員的工作效率自然提高，業(yè)務能力自然不斷提升。

2.4 制定有效的管理、獎罰制度

沒有制度的企業(yè)就像一盤散。辦公室文書本來的工作就比較枯燥乏味，隨著工作年頭的增長，很多文書慢慢就對工作失去了新鮮感。倘若公司沒有一套完善的規(guī)章制度，很多文書會養(yǎng)成散漫的工作態(tài)度，輕則工作效率低下，重則會出現(xiàn)工作失誤，導致企業(yè)損失。

工作不僅僅是為了見證多年知識學習的成果和實現(xiàn)個人價值，也是為了在社會上生存下去，所以公司可以適當制定獎罰制度來激勵人心。舉個例子來講，公司進行每日打卡，對于遲到早退者，進行相應的懲罰，對于每月按時出勤文書進行一定的嘉獎，同理，對于工作表現(xiàn)突出的文書，進行獎金獎勵，而出現(xiàn)工作失誤者，則進行懲罰，這會讓文書時刻處于緊張認真的工作狀態(tài)，也會讓其有工作和學習新技能的動力。

3 結(jié)束語

行文至此，對于加強辦公室文書業(yè)務能力的有效措施的探討就結(jié)束了，企業(yè)的發(fā)展需要工作人員的共同努力，文書作為企業(yè)中重要的一部分，一定要提高自身的業(yè)務能力，在工作中實現(xiàn)自己的價值，和企業(yè)共同發(fā)展進步。

參考文獻

[1]趙錕.提高辦公室文書處理質(zhì)量的幾點建議[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2015（22）：76.

[2]白宇紅，侯明.談如何提升辦公室檔案文書管理工作[J].辦公室業(yè)務，2012（03）：113+115.

[3]吳永森.如何做好辦公室文書工作[J].科技創(chuàng)新導報，2017，14

（36）：186-187.