江林

摘 要：隨著我國經(jīng)濟水平的不斷提升，以及社會經(jīng)濟發(fā)展形勢的不斷好轉(zhuǎn)，在當(dāng)前的社會中，檔案管理工作逐漸開始受到各行業(yè)從業(yè)人員的關(guān)注，并且各行業(yè)的管理者紛紛開始意識到這一工作的重要性，委派專業(yè)的人員開展相對應(yīng)的工作。相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作來說，現(xiàn)代化的工作形式能夠更好地提升檔案管理的效率，并且能夠有效強化檔案信息的真實性以及準確性，對其形成安全保障?；诖耍瑢θ绾卧跈n案管理現(xiàn)代化的環(huán)境中開展檔案管理工作進行分析，對檔案管理的作用以及理念進行簡單概述，并對具體應(yīng)用進行深入研究。

關(guān)鍵詞：問題;現(xiàn)代化;檔案;管理

1 檔案現(xiàn)代化管理的必要性

1.1 適應(yīng)信息時代的必然要求

檔案管理實現(xiàn)創(chuàng)新與發(fā)展才能夠適應(yīng)信息時代新時期的社會需求。信息技術(shù)更新升級不斷加快，社會信息化不斷增強，從而單位檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展十分關(guān)鍵。社會信息化帶來了信息收集處理的需求[1]。人們對于時效性強、具有較高價值的檔案信息的需求更高。面臨這種新的信息化需求，單位只有做好檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，才能夠滿足信息化發(fā)展帶來的實際需求。

1.2 提升檔案資源利用率的內(nèi)在要求

現(xiàn)如今，檔案管理工作在社會中的不斷發(fā)展中已經(jīng)成為一種重要的戰(zhàn)略資源，它作為各行各業(yè)不斷成長的載體，對于信息的合理使用和開發(fā)具有重要作用。檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展能有助于提升檔案資源利用率。隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展以及計算機技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的現(xiàn)代化、計算機化已經(jīng)成為檔案管理的發(fā)展和計算機科技發(fā)展的必然趨勢[2]。因此，為適應(yīng)當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)時代的需求，充分開發(fā)檔案管理的信息資源，提高檔案管理工作的效率，檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)已成必然。

2 檔案現(xiàn)代化管理工作中存在的問題

2.1 未將檔案現(xiàn)代化管理納入工作規(guī)劃

多數(shù)單位未將檔案現(xiàn)代化管理工作納入單位發(fā)展規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)年度工作目標責(zé)任制，沒有檔案現(xiàn)代化管理工作規(guī)劃和目標。沒有建立健全檔案工作制度和管理規(guī)范，沒能建立起符合現(xiàn)代信息社會需要的檔案管理模式[3]。

2.2 檔案現(xiàn)代化管理設(shè)施參差不齊

單位檔案現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施配置不盡合理，在硬件設(shè)施方面主要有計算機、打印機、掃描儀、復(fù)印機、存儲器等及其他必備的組件。多數(shù)單位檔案基礎(chǔ)設(shè)施參差不齊，有的軟硬件都購置了，有的僅有硬件或者軟件。有的在配置硬件時，不管是否實際需要盲目購置，造成

浪費。

2.3 檔案管理軟件應(yīng)用混亂

多數(shù)單位未配置檔案管理軟件，包括檔案信息處理系統(tǒng)，檔案信息數(shù)據(jù)庫以及相關(guān)軟件和程序等。一些單位使用的是上級主管部門設(shè)計的辦公軟件管理檔案;極少數(shù)單位使用的是專門檔案管理軟件。由于辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)不兼容，數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無法進行在線歸檔。

2.4 檔案人員的專業(yè)技能較低

多數(shù)單位的檔案人員年齡偏大，身兼多職，沒有時間學(xué)習(xí)和鉆研檔案業(yè)務(wù)，對現(xiàn)代化設(shè)備操作能力較差。單位因為人員編制等因素的限制，很難選擇專業(yè)人才從事這項工作，尤其缺乏年輕的綜合性人才，限制了檔案現(xiàn)代化管理工作的良性發(fā)展。

2.5 檔案信息查詢利用方式落后

多數(shù)單位檔案現(xiàn)代化管理方式落后，各科室之間沒有網(wǎng)絡(luò)連接，沒有實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)查詢，利用者只能到檔案室查閱檔案，致使檢索速度慢，查準率、查全率低。雖然一些單位檔案室配置了現(xiàn)代化管理設(shè)備，但有的沒有配備檔案管理軟件，有檔案管理軟件的單位，只是錄入了文件目錄，沒有錄入檔案全文數(shù)據(jù)，利用計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)很難查到需要的檔案信息。

3 做好單位檔案現(xiàn)代化管理工作的思路

3.1 加強對檔案管理現(xiàn)代化工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

第一，納入單位發(fā)展規(guī)劃和計劃。單位檔案現(xiàn)代化管理工作成效如何，關(guān)鍵在于單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，尤其是領(lǐng)導(dǎo)思想認識的提高。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視和支持這項工作，將其納入單位發(fā)展規(guī)劃，在財力、人力和組織協(xié)調(diào)上給予充分的重視，把檔案管理現(xiàn)代化作為單位發(fā)展的一項重要內(nèi)容，早安排、訂措施、抓落實。第二，列入相關(guān)部門及人員崗位責(zé)任制。把檔案現(xiàn)代化管理作為的一項重要工作，納入單位有關(guān)部門和人員崗位責(zé)任制，納入績效考核內(nèi)容，逐步構(gòu)建起檔案現(xiàn)代化管理體系。充分調(diào)動有關(guān)工作人員積極性，努力把檔案現(xiàn)代化建設(shè)作為服務(wù)單位中心工作的一個重要內(nèi)容，提高工作水平、效率和服務(wù)質(zhì)量。第三，加大檔案現(xiàn)代化建設(shè)投入。單位應(yīng)加強對檔案現(xiàn)代化管理工作的資金支持，科學(xué)有效地購買和配置檔案現(xiàn)代化管理所需要的硬件設(shè)施設(shè)備和軟件，保障檔案現(xiàn)代化管理工作的順利開展。

3.2 建立檔案現(xiàn)代化管理體系

單位檔案現(xiàn)代化管理工作，是一項實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的高標準系統(tǒng)工程，因此，必須建立一整套的檔案現(xiàn)代化管理體系。第一，推進檔案管理內(nèi)容的標準化。在推進檔案現(xiàn)代化管理進程中，以往以傳統(tǒng)載體管理為主線進行的業(yè)務(wù)活動難于滿足管理需求，檔案管理工作必須隨之變化和調(diào)整，由此形成了一些新型的檔案業(yè)務(wù)活動，如各類檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)、信息安全管理業(yè)務(wù)、電子文件的長久保存管理、信息系統(tǒng)開發(fā)等業(yè)務(wù)活動，都體現(xiàn)出強烈的現(xiàn)代化特點。這些業(yè)務(wù)都應(yīng)符合有關(guān)標準的規(guī)定。第二，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)工作流程現(xiàn)代化。隨著檔案信息化的逐步推進和發(fā)展，以手工操作為主的傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)新的信息環(huán)境。在文件歸檔、目錄編制、統(tǒng)計、編研、檔案信息開發(fā)利用等諸多管理環(huán)節(jié)都需要隨之而變，如利用計算機進行全文的存貯與檢索、自動標引、借閱、庫房管理等，實現(xiàn)用計算機儲存整個單位的各種檔案。在檔案管理的各個環(huán)節(jié)、各個步驟，從初步收集、整理到最后歸檔存入計算機，都應(yīng)做到條理清晰、目的明確，避免漏失檔案的記載內(nèi)容，系統(tǒng)而正確無誤地記錄、存檔，保證檔案齊全完整、保存有序。

3.3 實現(xiàn)檔案信息資源應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)化

充分利用先進的數(shù)字化技術(shù)手段實現(xiàn)資源的有效積累，有計劃、分步驟地開展各類載體檔案的數(shù)字化工作，建設(shè)起可共享的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫。逐步推進檔案信息資源共享平臺建設(shè)，把檔案的目錄及全文上傳到這個平臺上，真正實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化共享;廣大利用者能夠及時查找閱讀檔案信息資源，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實現(xiàn)無縫銜接。

3.4 開展多種形式的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)

通過各種形式的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，如座談會、沙龍、現(xiàn)場演練等;也可以聘請檔案現(xiàn)代化方面的專家進行專題講座，進行檔案現(xiàn)代化背景下的電子文件管理系統(tǒng)以及其他自動化辦公系統(tǒng)培訓(xùn);還可通過開展知識競賽、技能競賽等活動，營造良好的檔案文化氛圍。

4 結(jié)束語

在當(dāng)前的社會中，針對現(xiàn)代化的檔案管理工作來說，結(jié)合科學(xué)的檔案管理理念開展工作能夠有效提升工作的效率以及價值，同時也能夠有效地緩解檔案管理人員的工作難度。此外，就當(dāng)前的社會發(fā)展形勢而言，將現(xiàn)代化的管理手段融合進檔案管理工作中，也是當(dāng)代檔案工作發(fā)展的必然趨勢，同時也是其提升自身工作效果的關(guān)鍵性對策之一。因此，作為一名新時代中的工作者，其必須要掌握現(xiàn)代化的檔案管理思維以及技術(shù)，以此有效提升整體的工作效率。

參考文獻

[1]許麗.單位檔案現(xiàn)代化管理工作的思路[J].蘭臺內(nèi)外，2020（12）：54-55.

[2]何曉敏.檔案管理及其在現(xiàn)代化管理中的應(yīng)用思考[J].湖北農(nóng)機化，2019（17）：38-39.

[3]王哲.信息化條件下的現(xiàn)代化檔案管理策略[J].蘭臺世界，2019（S1）：67.