劉小保

摘 要：隨著信息時代的到來，各行各業(yè)對信息技術的應用也越來越廣泛了，檔案管理的工作在信息技術的廣泛應用下也發(fā)生了變革，電子檔案的產(chǎn)生和應用尤其明顯。但是，電子檔案在檔案管理工作中不僅是便利和快捷，同樣也帶來了新的挑戰(zhàn)，對電子檔案和傳統(tǒng)檔案的區(qū)別研究，這樣可以使檔案管理工作進一步的提高和發(fā)展。

關鍵詞：檔案管理;電子檔案;管理模式

科技在發(fā)展，社會在不斷進步，人們的生產(chǎn)和生活也日益豐富，隨之產(chǎn)生的和需求的信息量也在不斷增加，大量的信息需要整理和保存，這就對檔案管理工作提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。檔案管理部門積極創(chuàng)新檔案管理方法，開拓檔案管理的各項功能已迫在眉睫。大數(shù)據(jù)時代的到來，為檔案管理的信息化處理提供了可能。新時代要求我們用發(fā)展的眼光去認識檔案的價值，用創(chuàng)新的思維方式來拓展檔案的功能領域，使用先進的科學技術來提升對檔案的管理能力，使檔案的價值得以充分發(fā)揮。

1 電子檔案管理模式的特點分析

與傳統(tǒng)的檔案管理相比，電子檔案管理模式主要是對電子化文件進行管理，這些電子文件不具備紙質(zhì)文件的直接可讀性，而是將實體檔案信息以字節(jié)、比特的方式存儲在介質(zhì)如磁盤、磁帶或光盤上，借助計算機等現(xiàn)代辦公設備來閱讀利用。其主要特點為：信息的查詢和檢索可以脫離人工操作，可以用更小的空間存儲更大量的信息，信息內(nèi)容可以與承載體進行分離，信息內(nèi)容可以同時在不同媒體共享查閱，必須依靠系統(tǒng)來實現(xiàn)管理。這些特點決定了電子檔案存儲模式相比于傳統(tǒng)檔案存儲方式具有更加節(jié)約存儲空間，存儲量更大，處理與傳遞信息的效率更快以及更加節(jié)省人力的優(yōu)勢，但由于其材質(zhì)的限制，電子文件存檔對于環(huán)境溫濕度和電磁干擾等要求很高。在當前的云計算時代，電子檔案大部分采用的是云存儲方式，這樣，電子檔案文件除了存儲在磁盤、光盤等介質(zhì)中之外，還可以存儲在云端的網(wǎng)絡空間，不僅大大拓展了存儲空間而且使得數(shù)據(jù)更加方便存儲和隨時

讀取。

傳統(tǒng)的檔案管理，主要是對檔案進行分門別類，由各個部門分別對本部門的檔案進行管理，這種管理相對封閉，雖然一定程度上保護了檔案的機密和安全性，但是卻限制了檔案信息的即時傳遞和共享，無法良好地發(fā)揮檔案在生產(chǎn)管理過程中的積極作用，因而，無法滿足現(xiàn)代管理的要求。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲，由于內(nèi)容多，信息量大，翻閱查找信息難度很大，浪費時間和人力，而使用電子存檔可以快速對有價值的信息進行檢索，節(jié)約了時間，提高了工作效率。

2 電子檔案信息資源開發(fā)利用

1）使用權(quán)限的審核。首先，要根據(jù)各種人員級別、層次進行使用權(quán)限的認定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。在利用中，由系統(tǒng)自動判定當前使用者身份的合法性及其所使用功能的范圍，并由系統(tǒng)自動對其使用各種功能操作的路徑進行跟蹤與記錄。對涉及使月未經(jīng)授權(quán)的功能，應能拒絕響應并給予警告提示。其次，在電子檔案存儲載體的使用上，要根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級和開放程度，來確定其使用控制程度，在使用中依據(jù)利用者背景情況和利用目的來決定對他的

授權(quán)。

2）利用中的安全措施。一是采用的利用方式應視利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式。二是依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進行有效的管理。一般情況下，對于內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對于提供拷貝的制作，必須在有效監(jiān)控下進行。三是采用通信傳輸或直接利用等利用方式時，對有密級的信息內(nèi)容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的更換。四是系統(tǒng)應對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動進行相關記錄，作為對利用工作查證的依據(jù)。五是系統(tǒng)應有較強容錯能力，避免由于誤操作所帶來不可挽回的損失。

3）拷貝的提供與回收。提供電子檔案拷貝是一種主要的利用方式，但必然帶來利用時間與利用地點的分散，如果管理不好，將會造成檔案信息無原則的散失。因而，必須采取有效的措施和方法，對其進行嚴格管理。應依據(jù)利用者的需求和確認使用權(quán)限后再進行拷貝的制作。原則上盡量避免把載體上存儲的電子檔案信息全部拷貝，并通過技術手段防止所提供拷貝的再復制。除公開發(fā)行的電子出版物外，對那些提供利用的拷貝必須進行回收。要有完善的提供拷貝手續(xù)，提供者和利用者雙方應對提供拷貝的內(nèi)容進行確認，并對使用載體的類型、數(shù)量、使用時同、最后回收期限及雙方責任人等情況進行登記。對回收來的拷貝，應做信息內(nèi)容的消除處理。

3 信息時代背景下電子檔案管理的有效措施

1）完善電子檔案管理體系。在信息時代，企業(yè)想要加強電子檔案管理工作，就必須先完善電子檔案管理體系，完善電子檔案管理體系是企業(yè)有序開展電子檔案管理工作的重要保障。因此，企業(yè)必須要重視電子檔案管理工作，對管理人員進行電子檔案管理方面的教育和培訓，使其了解電子檔案管理工作的重要性，樹立起正確的管理理念，強化管理意識，從而促進電子檔案管理工作有效開展。一個完善的電子檔案管理工作流程中，完善的管理制度是必不可少的，因此，企業(yè)必須要建立完善的電子檔案管理制度，有效規(guī)范電子檔案管理工作的流程以及管理人員的操作行為，使企業(yè)有序開展電子檔案管理工作。此外，企業(yè)還需要建立與其相配套的獎懲制度，使工作人員在工作過程中重視檔案管理質(zhì)量，規(guī)范自身行為，防止檔案管理工作出現(xiàn)失誤，提高電子檔案管理工作的質(zhì)量。

2）提高電子檔案的真實性。在電子檔案管理工作中，提高電子檔案的真實性也是管理工作的重要內(nèi)容，是保證電子檔案發(fā)揮作用和提升服務水平的重要途徑，因此，企業(yè)在開展電子檔案管理工作時，必須要加強檔案真實性管理。在收集檔案信息數(shù)據(jù)前，必須要利用信息技術擴大信息數(shù)據(jù)來源，并認真甄別信息，提高信息的真實性;此外，在管理工作的過程中，工作人員必須要嚴格遵循電子檔案管理的相關流程和操作規(guī)范要求，加強對檔案的細節(jié)管理，規(guī)范檔案信息格式，提高檔案信息數(shù)據(jù)的真實性。

3）加強對電子檔案管理專業(yè)人員的培養(yǎng)。專業(yè)的檔案管理人員是開展電子檔案管理工作的必然要求，因此，企業(yè)在進行電子檔案管理工作時，必須要對檔案管理人員進行專業(yè)化培訓，提高檔案管理人員的專業(yè)化水平和技能操作水平，尤其要增強管理人員的電子檔案管理系統(tǒng)操作能力。企業(yè)想要提高電子檔案管理人員的素質(zhì)，可以在招聘階段錄取一些網(wǎng)絡信息技術的專業(yè)人才，或者對管理人員進行專業(yè)化培訓，提高他們的信息技術操作水平。

4）加強信息技術的應用。在信息時代，企事業(yè)單位想要開展電子檔案管理工作，就必須要應用信息技術，尤其是在建立電子檔案時，需要收集和整理大量的信息資料。同時，企業(yè)要加強信息技術在電子檔案中的應用，加強信息技術和系統(tǒng)的有效應用，將這些先進信息技術利用在電子檔案管理中，以此提高工作人員的工作積極性。

4 結(jié)語

隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，科學技術的進步以及檔案信息需求的多樣性，電子檔案管理模式逐漸進入人們的視野，并以其獨特的優(yōu)勢迅速得以普及應用。電子檔案管理能夠有效的節(jié)省人力和物力，擴大檔案資源的收集范圍和存儲空間，方便檔案的動態(tài)存儲和全面快速服務功能地實現(xiàn)，很大程度上能夠滿足人們逐漸多樣化的需求以及社會發(fā)展的需求，已經(jīng)成為檔案數(shù)據(jù)存儲管理的主要方式，在檔案的存儲管理中發(fā)揮著重要作用。

參考文獻

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