楊莉

摘 要：近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，制造領(lǐng)域迎來(lái)了一輪又一輪變革。檔案工作開(kāi)始傾向于資源的整合、利用，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始重視檔案工作。制造企業(yè)有別于其他企業(yè)，在制造企業(yè)中檔案部門(mén)兼具了更多的職能，管理及技術(shù)的變化對(duì)制造企業(yè)檔案工作影響就愈發(fā)明顯。這些影響重點(diǎn)表現(xiàn)在亟待調(diào)整的管理思路、管理模式和亟待提高的管理水平?；诖?，本篇文章對(duì)信息技術(shù)管理視域下企業(yè)綜合檔案室的建立與管理，以供相關(guān)從業(yè)人員參考。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);綜合檔案;企業(yè);檔案管理

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化建設(shè)成為檔案管理工作的重要方向。文檔一體化是檔案管理的重要指導(dǎo)思想，要求在文檔管理過(guò)程中注重文件流轉(zhuǎn)和歸檔的一體化管理，注重檔案信息化建設(shè)，進(jìn)一步提升文檔管理效率，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用和價(jià)值。

1 新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理的意義

新形勢(shì)下，企業(yè)檔案管理的模式已經(jīng)逐漸摒棄了傳統(tǒng)檔案管理模式，朝著以價(jià)值為導(dǎo)向的檔案知識(shí)管理模式轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)。企業(yè)檔案管理模式是采取積極有效的信息規(guī)范與整理以及數(shù)據(jù)清除，設(shè)計(jì)信息流動(dòng)的環(huán)節(jié)等相關(guān)具體的工作，憑借信息自動(dòng)化管理的平臺(tái)，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理，提升企業(yè)的檔案管理工作效率，從而有效降低企業(yè)檔案管理者的工作壓力和工作量，有助于減少企業(yè)的管理成本。在大數(shù)據(jù)支持的時(shí)代下，企業(yè)檔案管理也實(shí)現(xiàn)了電子化，有效提高了企業(yè)的工作效率，利用電子軟件，能夠讓工作人員隨時(shí)隨地對(duì)檔案進(jìn)行檢索、查閱以及歸檔等工作，提高企業(yè)檔案管理工作效率，達(dá)到事倍功半效果，從而減少企業(yè)的人力成本，并有效降低了企業(yè)檔案管理過(guò)程中潛在的風(fēng)險(xiǎn)，提高了企業(yè)檔案的利用效率，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中發(fā)揮了重要的作用。

2 信息技術(shù)管理視域下企業(yè)綜合檔案室建設(shè)的現(xiàn)狀

2.1 各部門(mén)歸檔材料不全

在信息技術(shù)管理視域下企業(yè)綜合檔案室建立過(guò)程中，往往出現(xiàn)各部門(mén)歸檔案材料不全問(wèn)題，甚至還會(huì)出現(xiàn)檔案遺失無(wú)法歸檔等現(xiàn)象。企業(yè)綜合檔案室建立過(guò)程中，檔案收集工作既是綜合檔案室建立的基礎(chǔ)和起點(diǎn)，也是直接影響到企業(yè)綜合檔案室建立與管理的直接因素。出現(xiàn)歸檔材料不全問(wèn)題的主要原因是由于原有檔案多由各部門(mén)分設(shè)、分管，個(gè)別部門(mén)管理層認(rèn)為關(guān)鍵的、核心的檔案材料一旦交到企業(yè)綜合檔案室后會(huì)在部門(mén)需要利用、查找時(shí)產(chǎn)生諸多不便，還不如自己保管方便;也有個(gè)別企業(yè)的生產(chǎn)部門(mén)認(rèn)為：生產(chǎn)類檔案材料是在自身在日常生產(chǎn)、管理工作中逐步形成的，應(yīng)由生產(chǎn)部門(mén)來(lái)保管。另外，也有的部門(mén)因不了解綜合檔案室歸檔范圍，進(jìn)而將一些不屬于歸檔范圍的檔案材料也進(jìn)行了歸檔，卻將一些關(guān)鍵性的圖紙、圖片等留為自用，進(jìn)而也造成了檔案材料流失問(wèn)題。

2.2 缺乏資金，設(shè)備落后

在大部分企業(yè)中，技術(shù)檔案信息化體系還不夠完善，而且對(duì)于技術(shù)檔案的歸檔仍然在被動(dòng)狀態(tài)，上頭傳下來(lái)什么文件，便對(duì)什么文件進(jìn)行處理，工作人員的主動(dòng)性難以得到發(fā)揮，無(wú)法有意識(shí)地對(duì)檔案中的內(nèi)容進(jìn)行篩選，從而導(dǎo)致后期工作中資源整合工作的加重。另外，構(gòu)建檔案管理信息化時(shí)，前期需要用到大量的資金來(lái)對(duì)軟硬件進(jìn)行購(gòu)買，而企業(yè)中許多設(shè)備需要升級(jí)，因此，企業(yè)還需要優(yōu)化其工作環(huán)境。

3 信息技術(shù)管理視域下企業(yè)綜合檔案室的建立與管理策略

3.1 豐富綜合檔案室檔案資源

將之建成企業(yè)的信息中心大數(shù)據(jù)“互聯(lián)網(wǎng)+”以及信息技術(shù)管理背景下，企業(yè)在綜合檔案室的建立過(guò)程中，必須充分借助現(xiàn)代信息技術(shù)及相關(guān)管理手段來(lái)不斷豐富企業(yè)檔案資源、更新管理理念，將企業(yè)綜合檔案室建設(shè)成為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理的信息中心。

3.2 數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

數(shù)字檔案室要想發(fā)揮其基本功能，就需要完善的配套措施，檔案室在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面需要完善硬件設(shè)施和軟件設(shè)施。檔案管理部門(mén)需配備數(shù)字檔案室必要的硬件設(shè)施，主要包括存儲(chǔ)器、服務(wù)器、電子計(jì)算機(jī)、打印機(jī)和其他輸入輸出設(shè)備等，為電子文件的收集整理提供硬件支撐。軟件管理系統(tǒng)包含數(shù)字檔案室建設(shè)需求的各類軟件，通過(guò)這些軟件的運(yùn)行，能夠?yàn)闄n案資料的收集、整理和利用提供平臺(tái)和技術(shù)支撐。

3.3 構(gòu)建信息資源平臺(tái)

運(yùn)用信息化技術(shù)來(lái)管理檔案。對(duì)于制造企業(yè)而言，構(gòu)建信息資源平臺(tái)不是一蹴而就的事，要有選擇有針對(duì)性地進(jìn)行構(gòu)建?！皵?shù)字化檔案管理系統(tǒng)”也是一個(gè)信息資源平臺(tái)，但是對(duì)于制造企業(yè)而言，生產(chǎn)數(shù)據(jù)、質(zhì)量數(shù)據(jù)等更為關(guān)鍵，檔案工作人員在對(duì)資源進(jìn)行管控時(shí)，要結(jié)合具體實(shí)際，在構(gòu)建其他信息資源平臺(tái)時(shí)，要有預(yù)見(jiàn)性地提出相關(guān)要求，為后續(xù)資源整合做好準(zhǔn)備工作。

3.4 創(chuàng)新管理理念與內(nèi)容

首先，應(yīng)該更新工作觀念，轉(zhuǎn)變以往的“重視收藏、忽視使用”的觀念，將被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變成為主動(dòng)服務(wù)，在檔案管理的工作中，不僅需要注重檔案資料的收藏，還需將其提供給生產(chǎn)部門(mén)與其他部門(mén)，全面提升檔案資料的利用率，確保各方面工作的有效實(shí)施。在樹(shù)立創(chuàng)新理念的過(guò)程中，還需將社會(huì)化當(dāng)作是檔案管理的主要目標(biāo)，形成檔案管理的社會(huì)化工作理念，使得檔案資料可以向著知識(shí)化、科技化與信息化方向發(fā)展。其次，在企業(yè)的檔案管理內(nèi)容創(chuàng)新工作中，應(yīng)該轉(zhuǎn)變以往單調(diào)性的內(nèi)容，豐富其中的檔案部分。

3.5 數(shù)字檔案室查詢網(wǎng)站建設(shè)

數(shù)字檔案室要想發(fā)揮更廣泛的服務(wù)作用，就必須通過(guò)網(wǎng)站建設(shè)服務(wù)更多群體。數(shù)字檔案室的網(wǎng)站查詢服務(wù)，能夠在檔案資源和用戶之間搭建起平臺(tái)，對(duì)數(shù)字檔案室的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行有效利用。這就需要在網(wǎng)站搭建過(guò)程中，既注重美觀性也要注重功能性，確保網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)科學(xué)合理，確保網(wǎng)站查詢符合相關(guān)要求，進(jìn)一步提升檢索效率，更好地滿足用戶多樣化需求。

3.6 信息化技術(shù)

建構(gòu)開(kāi)放式的平臺(tái)，讓網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)能夠真正地為檔案管理工作進(jìn)行服務(wù)，并且在此基礎(chǔ)上，不斷的將檔案管理工作進(jìn)行完善，提高其使用效率?？茖W(xué)的完善電子檔案管理系統(tǒng)，保證技術(shù)的先進(jìn)性，在進(jìn)行電子信息系統(tǒng)建立時(shí)，充分使用電子信息技術(shù)。在進(jìn)行電子檔案信息管理構(gòu)建時(shí)，要對(duì)其管理行為進(jìn)行規(guī)范，從而保證資源能夠得到有效的開(kāi)發(fā)。

3.7 培養(yǎng)復(fù)合型人才

未來(lái)的檔案人才培養(yǎng)對(duì)策，應(yīng)更加側(cè)重培養(yǎng)精通信息技術(shù)和檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。一是提高檔案人員素質(zhì)，要培養(yǎng)信息意識(shí)，掌握檢索、選擇、整理、利用等基本信息技能。二是抓好檔案管理系統(tǒng)專家型人才培養(yǎng)，可以依據(jù)檔案信息化建設(shè)自身的特點(diǎn)，采取崗位培訓(xùn)與工作實(shí)際相結(jié)合的辦法，引導(dǎo)檔案人員對(duì)系統(tǒng)主要的功能開(kāi)展專門(mén)研究，儲(chǔ)備相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理手段和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。結(jié)合蓬勃開(kāi)展的信息化建設(shè)工作為檔案人員營(yíng)造良好的成長(zhǎng)環(huán)境。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，企業(yè)應(yīng)在信息技術(shù)管理視域下依托現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)來(lái)逐步完成企業(yè)綜合檔案室的數(shù)字化建設(shè)，并以電子文件、專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)等新型檔案資源歸檔為綜合檔案室建設(shè)的重點(diǎn)。

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