沈玲

摘 要??隨著大數(shù)據(jù)、云處理、區(qū)塊鏈等信息技術(shù)的運(yùn)用，檔案事業(yè)取得了長足的發(fā)展。但學(xué)生檔案信息化的發(fā)展較為滯后。文章以湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，從學(xué)生檔案工作的現(xiàn)狀出發(fā)，探討學(xué)生檔案工作信息化建設(shè)的背景、意義、內(nèi)容、方向和目標(biāo)，以期實(shí)現(xiàn)學(xué)院學(xué)生檔案工作的初步信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞? 高職院校 學(xué)生檔案 信息化 檔案價(jià)值

中圖分類號(hào) G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 收稿日期 2019-12-26

Abstract Along with the application of big data， cloud processing， block chain and other information technologies， great progress has been made in the archival undertaking. However， the development of student archives informatization is lagging behind. Taking Hunan Urban Construction College as an example， this paper starts from the current situation of student archives work， probes into the background， significance， content， direction and objective of the informatization construction of student archives， in order to realize the preliminary informatization construction of student archives in the college.

Keyword higher vocational college; student archives; informatization; archives value

2019年，我國檔案法制建設(shè)取得新進(jìn)展，新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）即將出臺(tái)。在新修訂的《檔案法》中，擬增加“信息化建設(shè)”專章，對(duì)電子文檔歸檔、電子檔案管理、運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)促進(jìn)檔案資源的共享共用、檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展等將提供法律支撐;此外，國家鼓勵(lì)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，國家推進(jìn)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用。

一、基于生命周期理論的我院檔案管理現(xiàn)狀

截至目前，我院學(xué)生檔案管理部門現(xiàn)存檔案共計(jì)16015份，其中在校生檔案共計(jì)11216份，歷屆遺留學(xué)生檔案3962份，遺留高考檔案614份，擇業(yè)期內(nèi)遺留檔案223份。鑒于高職擴(kuò)招政策的影響，可以預(yù)見的是，學(xué)生檔案的規(guī)模將會(huì)不斷擴(kuò)大，檔案工作量急劇增加，我院基于生命周期理論的檔案管理模式將面臨新的挑戰(zhàn)。

在現(xiàn)有檔案管理模式下，我院的學(xué)生檔案工作多以實(shí)體檔案工作為主，側(cè)重檔案紙質(zhì)資料的收集、轉(zhuǎn)遞與封閉式保管。該模式主要有以下弊端。

1.歸檔質(zhì)量不高。目前，我院學(xué)生檔案工作基本能夠做到“一人一檔”，檔案具有完整性，但歸檔質(zhì)量普遍不高，具體表現(xiàn)在由于歸檔單位對(duì)于檔案內(nèi)容缺乏監(jiān)管，學(xué)生填寫也較為隨意，個(gè)人資料信息不全、不準(zhǔn)確的現(xiàn)象仍普遍存在，導(dǎo)致檔案信息缺乏參考價(jià)值，難以得到用人單位的垂青。

2.缺乏檔案宣傳。以2019年為例，在檔案管理部門官方網(wǎng)頁上，沒有關(guān)于學(xué)生檔案的信息;我院官方微信公眾號(hào)僅在6月4日發(fā)表了一篇題為《畢業(yè)季/@全體畢業(yè)生 檔案知識(shí)知多少》的文章;在AIC系統(tǒng)平臺(tái)有一篇《關(guān)于做好2019級(jí)新生檔案工作的通知》，且僅教職工可見。

3.制度建設(shè)滯后。目前我院的學(xué)生檔案工作缺乏相應(yīng)的制度支撐，沒有適用的學(xué)生檔案管理辦法或細(xì)則，我院學(xué)生檔案工作的管理機(jī)制、工作機(jī)制、運(yùn)行機(jī)制等都缺乏明確的規(guī)定，檔案資料的收集、鑒別、移交等缺乏嚴(yán)格的、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理多沿襲之前的管理經(jīng)驗(yàn)，隨意性較大。

4.檔案價(jià)值無法實(shí)現(xiàn)。檔案具有“存憑、留史、資政、育人”價(jià)值。然而，我院目前的學(xué)生檔案仍側(cè)重“重藏輕用”、封閉式保管，檔案工作的考核標(biāo)準(zhǔn)在于檔案資料是否收齊？是否妥投？對(duì)于檔案利用價(jià)值的挖掘沒有引起足夠的重視。

5.檔案查詢利用方式落后。受限于我院學(xué)生檔案紙質(zhì)存檔的唯一方式，檔案用戶想要查詢檔案信息，必須到檔案室查詢方可;此外針對(duì)檔案用戶查詢檔案去向、調(diào)取檔案等無法實(shí)現(xiàn)異地、遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)操作。目前，針對(duì)異地檔案用戶的調(diào)檔需求方面，僅提供檔案員個(gè)人郵箱以接收往屆畢業(yè)生（已開報(bào)到證）的調(diào)檔材料，并無專門的檔案網(wǎng)頁進(jìn)行統(tǒng)一管理。

6.軟硬件投入有限。主要表現(xiàn)有以下四個(gè)方面：信息化辦公設(shè)備配備不足，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)進(jìn)程較緩慢;檔案庫房標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不夠，不利于紙質(zhì)檔案的長期保存;從業(yè)人員參加專業(yè)檔案培訓(xùn)的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)有限，閉門造車無法實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)能力的提升;檔案工作隊(duì)伍不穩(wěn)定，兼職檔案人員流動(dòng)頻繁，檔案工作缺乏積累，不利于工作創(chuàng)新。

7.全員檔案意識(shí)不強(qiáng)。我院學(xué)生檔案工作一直處于學(xué)院管理工作的邊緣，對(duì)于檔案工作的理解和重視程度不夠，但是檔案內(nèi)容的形成又牽涉到學(xué)院多個(gè)部門（單位），檔案工作缺乏凝聚力，創(chuàng)新的阻力較大，是當(dāng)前我院學(xué)生檔案工作面臨的一個(gè)大的難題。此外，老師和學(xué)生對(duì)于學(xué)生檔案的認(rèn)知普遍停留在畢業(yè)后的檔案提取，對(duì)于學(xué)生檔案的具體內(nèi)容、學(xué)生檔案的作用、學(xué)生檔案與在校期間的綜合表現(xiàn)之間的聯(lián)系、甚至對(duì)于為什么要建檔等問題存在諸多疑問，導(dǎo)致檔案工作的價(jià)值得不到體現(xiàn)。

二、基于AIC系統(tǒng)平臺(tái)的學(xué)生檔案信息化建設(shè)研究

筆者分析認(rèn)為，我院現(xiàn)有的基于生命周期理論的檔案管理模式對(duì)于傳統(tǒng)、紙質(zhì)、實(shí)體檔案管理較為適用。而檔案信息化建設(shè)則需要另外建立一套基于工作流程（即收集、鑒別、整理、利用、保管、轉(zhuǎn)遞等）的線上檔案管理模式?；趯W(xué)院工作實(shí)際，學(xué)生檔案信息化建設(shè)可以依托AIC系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)，促使檔案工作由管理實(shí)體紙質(zhì)檔案向管理檔案信息資源轉(zhuǎn)變，并通過信息資源管控，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)提質(zhì)增效、工作網(wǎng)絡(luò)化、管理智能化、服務(wù)能力全面升級(jí)。

1.學(xué)生檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容與促進(jìn)信息化建設(shè)的建議。信息化建設(shè)是一個(gè)過程性事務(wù)，不可能一蹴而就，需要高屋建瓴地制定學(xué)院學(xué)生檔案信息化發(fā)展的整體規(guī)劃。就現(xiàn)階段我院實(shí)際情況而言，筆者認(rèn)為可以依托現(xiàn)有的AIC信息平臺(tái)，從以下五個(gè)方面著手進(jìn)行檔案信息化初期建設(shè)。

加強(qiáng)制度建設(shè)與執(zhí)行力度，規(guī)范內(nèi)部管理。檔案工作是一項(xiàng)制度性很強(qiáng)的工作，符合校情的《湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生檔案管理辦法》即將出臺(tái)，它以制度的形式對(duì)“歸檔范圍”“材料鑒別”“整理要求”“安全保密”等制定業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，制定“利用服務(wù)”“檔案移交”“檔案轉(zhuǎn)遞”“去向查詢”“異地調(diào)檔程序”等實(shí)施細(xì)則，明確檔案工作各環(huán)節(jié)及各部門工作職責(zé)，為信息化建設(shè)的開展提供制度支撐。

完善學(xué)生檔案的領(lǐng)導(dǎo)體制，明確學(xué)生工作部（處）為學(xué)生檔案的管理部門。根據(jù)我院學(xué)生工作的實(shí)際，必須明確學(xué)生工作部（處）作為學(xué)生檔案信息化建設(shè)的管理和領(lǐng)導(dǎo)部門，主要負(fù)責(zé)完善工作流程，負(fù)責(zé)建立一整套完善、系統(tǒng)的方法理論，負(fù)責(zé)建立一支專業(yè)人才隊(duì)伍，避免我院學(xué)生檔案工作管理松散、工作不銜接等問題。

實(shí)行“二級(jí)管理”，優(yōu)化檔案工作流程：就學(xué)生檔案的歸檔范圍而言，檔案工作僅憑一個(gè)人或一個(gè)部門的力量是不可能完成的，必須將檔案工作各部門緊密聯(lián)系起來，構(gòu)建檔案管理部門與歸檔單位各司其職、密切配合的二級(jí)工作網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息的共建、共享、共用。

堅(jiān)決落實(shí)“雙套制”，解決紙質(zhì)檔案備份難題。鑒于學(xué)生檔案的特性和我國檔案系統(tǒng)的信息化水平不一，學(xué)生檔案仍以紙質(zhì)檔案為主，因此實(shí)行學(xué)生檔案信息化建設(shè)并不是要摒棄紙質(zhì)檔案，而是要彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案難以長期保存的問題。在學(xué)生檔案信息化初期建設(shè)中，實(shí)行線上采集檔案數(shù)據(jù)信息或掃描全文圖像、線下紙質(zhì)歸檔的“雙套制”，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)勢互補(bǔ)。

加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)檔案信息化專門人才。檔案信息化建設(shè)需要一批既熟悉檔案業(yè)務(wù)又有一定信息素養(yǎng)的復(fù)合型人才。首先，通過完善檔案系列職稱評(píng)定體系，穩(wěn)定檔案工作隊(duì)伍，鼓舞更多的人投入到檔案工作中來。其次，加強(qiáng)檔案部門與信息技術(shù)部門的合作，利用高校的人才和技術(shù)優(yōu)勢提高檔案從業(yè)人員的信息化水平。再次，實(shí)施“走出去”戰(zhàn)略，可以通過外出交流學(xué)習(xí)、參加檔案研討會(huì)等途徑，提高檔案從業(yè)人員的信息素養(yǎng)與信息化綜合水平。

2.學(xué)生檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和方向。綜合學(xué)生檔案工作的實(shí)際與用途，我院學(xué)生檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)應(yīng)是全面深化學(xué)生檔案工作與信息化的融合發(fā)展，搭建基于AIC系統(tǒng)的學(xué)生檔案管理平臺(tái)，建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫，并致力于將其打造成學(xué)生綜合信息資源庫，為學(xué)院各項(xiàng)學(xué)生工作的開展提供第一手的憑證資料和決策依據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。

學(xué)生檔案信息化建設(shè)應(yīng)牢牢把握“服務(wù)”方向。我國著名的檔案學(xué)家吳寶康教授曾說過：“檔案必須利用，通過利用來充分發(fā)揮其作用，實(shí)現(xiàn)檔案的自身價(jià)值?！蔽以簩W(xué)生檔案信息化建設(shè)工作應(yīng)將出發(fā)點(diǎn)與重心落在為檔案用戶提供“利用需求”服務(wù)這一層面。比如實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息查詢的“一站式”服務(wù)，綜合檔案信息數(shù)據(jù)分析特殊學(xué)生群體（如心理困惑型、學(xué)習(xí)困難型、經(jīng)濟(jì)困難型、單親或孤兒、違紀(jì)學(xué)生、生理缺陷、網(wǎng)絡(luò)成癮、逃課、戀愛等）產(chǎn)生的根源、預(yù)估發(fā)展方向，為學(xué)生工作開展提供憑證與決策依據(jù);利用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的快捷與便利，提供遠(yuǎn)程檔案利用服務(wù)等，異地檔案用戶只需輕擊鼠標(biāo)，按要求輸入相關(guān)信息或提交掃描件，就能輕松完成檔案查詢與轉(zhuǎn)遞。

三、學(xué)生檔案信息化建設(shè)的意義

基于AIC系統(tǒng)平臺(tái)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的建立，對(duì)于完善檔案工作流程，實(shí)現(xiàn)檔案信息化有著積極的促進(jìn)作用。

實(shí)現(xiàn)檔案“收集”智能化。通過前端控制理論，在學(xué)院AIC系統(tǒng)平臺(tái)提前預(yù)設(shè)“歸檔要求”與“歸檔期限”，從源頭把控檔案材料的生成質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案信息的按時(shí)按質(zhì)歸檔。

實(shí)現(xiàn)檔案“管理”規(guī)范化。通過建立檔案“管理”部門與“收集”部門（單位）的二級(jí)管理體制，明確各部門的歸檔范圍、工作職責(zé)，實(shí)行實(shí)時(shí)更新與定期移交，構(gòu)建共建共享共用的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

實(shí)現(xiàn)檔案“利用”網(wǎng)絡(luò)化。通過內(nèi)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息資源的校內(nèi)共享共用;通過外網(wǎng)實(shí)時(shí)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程服務(wù)，提供檔案去向查詢和檔案郵寄業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化，使得異地檔案用戶只需按照網(wǎng)頁提供相關(guān)信息即可輕松辦理檔案業(yè)務(wù)，方便快捷。

實(shí)現(xiàn)檔案“保管”電子化。紙質(zhì)載體固有的保存期限難以實(shí)現(xiàn)長期保存，通過信息化建設(shè)，對(duì)遺留學(xué)生檔案材料、學(xué)籍卡和成績單進(jìn)行全文圖像掃描，解決檔案備份難題。

四、當(dāng)前我院學(xué)生檔案信息化建設(shè)存在的困難與解決方法

目前，我院的學(xué)生檔案信息化建設(shè)處于初級(jí)建設(shè)階段：2019級(jí)新生的檔案數(shù)據(jù)庫已經(jīng)初步建立，畢業(yè)生成績單打印模板已經(jīng)確定。但是檔案信息化建設(shè)仍存在以下四個(gè)方面問題。

學(xué)籍卡問題，指AIC系統(tǒng)中的學(xué)籍訪問權(quán)限、照片粘貼問題以及獎(jiǎng)懲信息、獎(jiǎng)助學(xué)金情況、學(xué)籍異動(dòng)如何在學(xué)籍卡中體現(xiàn)、學(xué)籍卡的打印與歸檔問題，接下來將由檔案管理部門與教務(wù)、信息中心、各教學(xué)系部、AIC系統(tǒng)開發(fā)者等商定。

信息安全問題，學(xué)生檔案涉及學(xué)生的隱私，在信息采集和利用過程中應(yīng)遵循保密性原則;對(duì)于不同的用戶，其開放的程度和內(nèi)容應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況而定;數(shù)字信息的長期保存與信息安全問題等。

軟硬件投入不足問題，希望學(xué)院在政策、預(yù)算經(jīng)費(fèi)、信息化設(shè)備配置、辦公用房、人員配置等方面給予更大支持。

全員檔案意識(shí)有待加強(qiáng)的問題，一來在國際檔案日、新生入學(xué)教育、畢業(yè)季加強(qiáng)檔案宣傳;二來促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，突出檔案工作的重要性。

五、結(jié)語

在我院學(xué)生檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)階段，工作的重點(diǎn)應(yīng)在于制度建設(shè)、檔案信息安全問題、前端控制理論下檔案工作的規(guī)范化程度、檔案實(shí)體工作如何開展等問題。然后應(yīng)逐步將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到檔案制度的執(zhí)行力度、如何通過檔案編研與宣傳體現(xiàn)檔案的“育人”功效、如何通過檔案利用價(jià)值的挖掘提升檔案地位等問題上來。

參考文獻(xiàn)

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